Finance autonome 101 : Ne perdez plus de temps

La gestion des processus comptables et financiers peut être chronophage et stressante.

Ils impliquent un travail manuel intensif comme l'extraction et la découverte de détails financiers, ce qui est fastidieux et gourmand en ressources. Les comptables peuvent passer beaucoup de temps à gérer des bases de données et des chiffres et s'épuisent souvent après de longues journées de travail.

Gaspiller le temps et les efforts de votre équipe financière sur des processus manuels fastidieux n'a aucun sens lorsque l'automatisation peut leur faciliter la vie. Si vous ou votre équipe copiez et collez encore manuellement des données entre des feuilles de calcul Excel, vous êtes coincé dans les années 90 et mieux vaut avancer plus tôt que plus tard.

Nous sommes officiellement entrés dans l'ère de la « civilisation automatique ». Pour fonctionner efficacement, les entreprises doivent apporter des informations basées sur les données et des analyses avancées dans leurs systèmes financiers autonomes au lieu de s'engager dans des tâches chronophages et répétitives.

Dans l'environnement dynamique et concurrentiel d'aujourd'hui, les pratiques commerciales non conventionnelles prennent le pas sur les méthodes traditionnelles. Pour suivre le rythme et améliorer leurs flux de travail, les entreprises doivent être plus agiles et avant-gardistes. Étant donné que la finance est l'un des départements les plus chronophages et les plus délicats de toute entreprise, vous pouvez vous épargner beaucoup de tracas en automatisant vos processus financiers.

L'utilisation de la bonne technologie aide votre équipe à gérer des tâches fastidieuses telles que la tenue de livres, la gestion des dépenses et le rapprochement bancaire avec une intervention humaine minimale. Cela libère du temps pour que les employés se concentrent sur le renforcement de leurs organisations et influencent la transformation et la croissance globales.

Mais, avant de plonger plus profondément dans la finance autonome, comprenons les domaines au sein de votre département où vous pouvez l'utiliser avec succès. Tout comme vous ne voudriez pas commencer la musculation sans connaître la différence entre un haltère et une barre, vous ne devriez pas plonger tête baissée dans la finance autonome sans comprendre les domaines que vous pouvez automatiser.

Quels processus financiers devez-vous automatiser en priorité ?

La finance gère de nombreux processus et a le plus d'impact direct sur les résultats d'une entreprise. Voici les principaux processus financiers d'une organisation.

Source : Rayon élevé

Comptes à payer

Les comptes créditeurs (AP) sont l'argent qu'une organisation doit à ses fournisseurs pour des biens ou des services achetés à crédit. Cela comprend la réception des bons de commande, l'examen et le rapprochement des détails des commandes, leur acheminement pour approbation, la négociation des conditions, le traitement des paiements et la garantie que les fournisseurs sont payés à temps. Le non-paiement à temps peut entraîner des frais de retard et ruiner votre relation avec vos fournisseurs.

Comptes débiteurs

Les créances sont les impayés que vos clients doivent à votre entreprise. Les comptes débiteurs comprennent l'envoi et le suivi des factures, le rappel des paiements aux clients et la fermeture des comptes ouverts à temps. La collecte des paiements en temps opportun et la tenue d'un rapport sur les comptes clients sont essentielles pour éviter d'affecter négativement les flux de trésorerie de votre organisation. Un Days Sales Outstanding (DSO) de moins de 45 jours est sain pour la plupart des industries.

Rapprochement des comptes

Les rapprochements de comptes incluent toutes les activités effectuées à la fin du mois et lors de la clôture de fin d'année. En termes simples, il compare les comptes du grand livre général aux sous-livres et aux données de tiers comme les relevés bancaires et d'autres détails de transaction sous-jacents. Si les soldes ne correspondent pas, les comptables enquêtent sur la cause des écarts et font des ajustements pour corriger les erreurs ou les transactions manquantes.

Étant donné que le processus de rapprochement affecte directement les bénéfices et les flux de trésorerie d'une entreprise, les responsables financiers doivent donner la priorité à son automatisation. Examinons le taux de croissance annuel composé (TCAC) des solutions d'automatisation associées à chaque processus financier.

Les statistiques ci-dessus soulignent la vitesse à laquelle les trois processus financiers sont automatisés. Ainsi, les chances que vos concurrents aient déjà mis en place les systèmes financiers autonomes nécessaires sont assez élevées.

Quand devriez-vous donner la priorité à l'automatisation des finances ?

Si vous rencontrez tout ou partie des problèmes répertoriés ci-dessous, il est temps de transformer vos processus existants et de transformer numériquement votre service financier.

• Un volume élevé de tâches répétitives
• Trop de personnes impliquées dans les tâches quotidiennes
• Flux de travail retardés
• Impact négatif important sur les autres processus et systèmes
• Écarts dans la conformité et les pistes d'audit

Pourquoi les processus financiers existants peuvent ne pas fonctionner

Le modèle financier traditionnel reposait entièrement sur des processus manuels. Les comptables s'occupaient des tâches financières du début à la fin, et la plupart de leur temps était consacré à des tâches de faible valeur comme la préparation de factures, l'envoi de correspondance et l'agrégation des envois de fonds.

En plus de nombreuses tâches triviales, la fusion de documents tels que des factures et des reçus bancaires était un défi. Les comptables devaient souvent rassembler les informations requises à partir de plusieurs emplacements, car les données étaient stockées dans de nombreuses bases de données plutôt que dans un référentiel central.

De plus, les processus qui nécessitent des informations ou des contributions de différentes entités ralentissent en raison de la dépendance vis-à-vis de plusieurs parties prenantes. Par exemple, tout le processus se bloque si un intervenant est en vacances ou malade. Ces obstacles augmentent le risque de manquer des délais ou de ne pas se conformer aux réglementations.

Quels sont les avantages de la finance autonome ?

La finance autonome offre divers avantages aux entreprises. Voici sept principales raisons pour lesquelles les dirigeants financiers investissent dans la finance autonome, et vous devriez aussi !

Source : Rayon élevé

1. Gain de temps. Les tâches manuelles telles que l'agrégation et le rapprochement des envois de fonds prennent du temps. Vous pouvez économiser du temps et des efforts à vos employés en automatisant ces tâches redondantes.
2. Réduit l'erreur humaine. L'exécution manuelle de fonctions financières et comptables entraîne souvent des erreurs humaines. Grâce aux outils d'automatisation financière, vous pouvez réduire les interventions manuelles et la probabilité de telles erreurs.
3. Améliore la cohérence. L'automatisation des processus financiers basée sur les meilleures pratiques spécifiques à l'industrie normalise les processus. Chaque employé a sa façon de travailler et la standardisation peut entraîner des incohérences dans la collecte des données ou le partage des informations.
4. Sécurité des données. Stocker des données financières sensibles dans des feuilles de calcul et d'autres formats souvent partagés entre les équipes est une mauvaise pratique de sécurité. Cela entraîne souvent des violations de données qui peuvent s'avérer désastreuses pour une organisation. Une solution d'automatisation idéale peut limiter l'accès aux données aux seules parties prenantes concernées.
5. Analytique intelligente. Les solutions financières autonomes offrent de solides capacités d'analyse et de création de rapports pour une meilleure compréhension des fonctions financières d'une organisation. Cela améliore la prise de décision et l'évaluation des risques.
6. Évolutivité. Les solutions d'automatisation permettent aux entreprises d'évoluer sans employés supplémentaires et de suivre leur croissance. Ceci, à son tour, réduit les frais généraux et augmente le fonds de roulement.
7. Utilisation optimisée des ressources. Vous pouvez libérer le temps de vos employés pour qu'ils se concentrent davantage sur des tâches à valeur ajoutée. Cela permet également aux responsables financiers de se concentrer sur les défis commerciaux urgents.

Quelles technologies sont utilisées dans la finance autonome ?

Voici quelques technologies courantes qui font partie de la finance autonome.

Source : Rayon élevé

Automatisation des processus robotisés

L'automatisation robotique des processus (RPA) automatise les fonctions commerciales répétitives et à volume élevé afin de libérer des ressources humaines pour des tâches plus importantes. Il permet aux entreprises d'accélérer les initiatives de transformation numérique et d'augmenter le retour sur investissement (ROI).

La RPA étant une automatisation basée sur des règles, elle est idéale pour s'attaquer à des tâches banales et répétitives sans intervention humaine. De nombreux cas d'utilisation populaires de la RPA, tels que l'automatisation de la facturation et de la gestion des espèces, ont rendu la RPA populaire parmi les entreprises de taille moyenne.

Les solutions RPA peuvent également automatiser des tâches critiques telles que l'agrégation des envois de fonds. Au lieu de se connecter manuellement et d'extraire les détails de paiement téléchargés par les clients sur les portails Web, la solution utilise des robots Web pour obtenir automatiquement les informations requises. Dans ce cas, le temps passé à extraire les détails des envois de fonds à partir des portails Web est considérablement réduit.

Bien que la RPA soit une technologie extrêmement importante, elle ne devrait pas être votre seule priorité. Il est difficile de gérer des scénarios complexes avec uniquement RPA. Par exemple, la RPA peut extraire les informations de versement des e-mails, mais elle ne peut pas vérifier l'authenticité des informations ni combler ou prévoir les lacunes manquantes. Il est donc préférable de considérer la RPA comme une technologie « à faire ».

Vous fournissez aux bots RPA des données structurées et des règles claires sur ce qu'il faut faire avec les données, et cela fait parfaitement le travail. Mais lorsqu'il s'agit de données non structurées, cela n'apporte pas les résultats escomptés.

Intelligence artificielle (IA)

Étant donné que la RPA a des limites et ne peut pas tout gérer de manière indépendante, l'IA entre en jeu. Une fois les processus de routine automatisés avec RPA, vous pouvez appliquer l'IA pour simuler une intelligence de type humain pour le processus d'automatisation piloté par des robots, extraire les données dont vous avez besoin et prendre rapidement des décisions commerciales.

L'IA renforce la puissance de la RPA en empêchant les bots d'échouer lorsque les règles sous-jacentes changent sur des sites Web externes. L'IA aide également à l'analyse prédictive et à la recherche de modèles dans les données historiques afin d'identifier les informations les plus pertinentes pour une prise de décision éclairée.

Les meilleures solutions RPA de leur catégorie tirent parti de l'IA pour une meilleure gestion des exceptions. Par exemple, ils peuvent prédire les pièces manquantes dans les envois de fonds.

Apprentissage automatique (ML)

La technologie d'apprentissage automatique permet aux solutions financières automatisées de prédire les résultats avec plus de précision sans être explicitement programmées. Les algorithmes d'apprentissage automatique prennent des données historiques en entrée et prédisent de nouvelles valeurs de sortie en fonction des informations fournies.

De nombreux outils d'automatisation financière de premier plan utilisent le ML pour générer des recouvrements proactifs. L'étude des dates de paiement passées des clients aide également à prévoir les dates de paiement futures des clients et permet aux agents de recouvrement d'adopter des approches de relance plus proactives.

Comment automatiser les processus financiers

Prêt à commencer? Voici quelques façons d'automatiser vos processus financiers.

Décrivez vos processus financiers

La première étape pour normaliser votre processus financier consiste à comprendre son état actuel. La deuxième étape consiste à documenter les processus existants et à mettre en évidence les domaines à automatiser.

La rédaction des récits à l'aide d'organigrammes, de diagrammes ou de croquis de flux de travail permet de découvrir rapidement les lacunes et les dépendances entre les processus. Cela peut vous aider à apporter les modifications appropriées et à rationaliser les tâches. Il est également important de parler aux parties prenantes pour obtenir leur point de vue sur les changements nécessaires pour améliorer le processus.

Une fois que vous avez défini vos besoins, vous pouvez évaluer les outils de gestion financière pour créer une version numérique des processus financiers que vous souhaitez automatiser.

Intégration avec d'autres logiciels

Après avoir identifié les processus financiers à automatiser, assurez-vous que vos systèmes peuvent communiquer et partager des informations de manière transparente. Choisissez des outils faciles à intégrer et indépendants du système.

Testez le processus

Commencez par un environnement de test et évaluez le processus à petite échelle pour voir comment les solutions fonctionnent. Mesurez les résultats par rapport à vos objectifs. Identifiez les lacunes et faites les ajustements nécessaires.

Quels sont les défis de l'automatisation des processus financiers ?

Les entreprises préfèrent de tous les jours un processus financier simple, efficace et efficient aux systèmes traditionnels et complexes. Bien que l'automatisation puisse aider à pratiquement toutes les tâches fastidieuses, certaines entreprises restent préoccupées par l'installation de nouveaux logiciels en raison de divers facteurs.

Logiciel compliqué

Les entreprises effectuant toutes leurs opérations financières manuellement pendant des années ont du mal à s'adapter aux nuances d'un système automatisé. L'excuse la plus courante donnée par les entreprises pour expliquer leur réticence à intégrer l'automatisation est qu'elles n'ont peut-être pas les connaissances techniques nécessaires pour utiliser des logiciels sophistiqués.

Les employés peuvent avoir besoin d'investir leur temps pour comprendre comment les divers processus financiers s'exécutent dans le logiciel automatisé pour utiliser le programme. La nécessité de s'habituer au programme entrave l'automatisation des processus.

Dépenses en capital

L'important investissement en capital requis pour passer d'un processus financier manuel à un processus financier automatisé est une autre raison pour laquelle les entreprises préfèrent continuer avec des pratiques manuelles.

Les décideurs craignent souvent de dépenser de l'argent pour des logiciels de qualité inférieure. Il est impossible de déterminer quel logiciel s'intégrera parfaitement à leurs processus manuels actuels. La plupart des entreprises souhaitent que leurs processus soient reproductibles, mais tous les éditeurs de logiciels ne peuvent pas fournir cela, ce qui rend difficile pour les chefs d'entreprise de faire confiance et de mettre pleinement en œuvre des processus financiers automatisés.

Toutes les entreprises s'efforcent en fin de compte d'obtenir un retour positif sur leurs investissements. La principale raison pour laquelle les gens craignent l'automatisation des procédures est le retour sur investissement. Les entreprises doivent détailler comment l'automatisation pourrait leur être bénéfique, car les principaux décideurs craignent que la dépense en capital élevée pour automatiser le processus n'en vaille la peine.

Faites des choix intelligents

Les responsables financiers peuvent transformer leurs processus financiers en mettant en œuvre un système RPA autonome ou une automatisation intelligente (une combinaison d'IA et de ML) pour apporter un niveau de finesse supérieur à leurs processus de bout en bout. Le financement autonome contribue non seulement à l'optimisation des processus, mais est également nécessaire pour rester compétitif sur le marché.

Choisir judicieusement votre solution d'automatisation simplifiera la tâche de tous les membres de l'équipe. L'automatisation élimine les goulots d'étranglement, améliore le retour sur investissement, garantit des résultats de qualité, économise des ressources et apporte de la transparence à tous les processus.

Il est grand temps que les responsables financiers adoptent les nouvelles technologies et automatisent les fonctions financières banales du back-office pour mieux concentrer leurs ressources sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

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