Автономные финансы 101: не теряйте больше времени

Бухгалтерский учет и управление финансовыми процессами могут отнимать много времени и вызывать стресс.

Они включают в себя интенсивную ручную работу, такую ​​как добыча полезных ископаемых и раскрытие финансовых деталей, что является утомительным и ресурсоемким. Бухгалтеры могут тратить много времени на работу с базами данных и цифрами и часто устают от долгих рабочих дней.

Нет смысла тратить время и усилия вашего финансового отдела на громоздкие ручные процессы, когда автоматизация может облегчить их жизнь. Если вы или ваша команда по-прежнему вручную копируете и вставляете данные между электронными таблицами Excel, вы застряли в 90-х годах и лучше перемотать вперед раньше, чем позже.

Мы официально вступили в эпоху «автоматической цивилизации». Чтобы работать эффективно, компаниям необходимо внедрять аналитические данные и расширенную аналитику на основе данных в свои автономные финансовые системы, а не выполнять повторяющиеся задачи, отнимающие много времени.

В сегодняшней динамичной и конкурентной среде нетрадиционные методы ведения бизнеса вытесняют традиционные методы. Чтобы идти в ногу со временем и совершенствовать свои рабочие процессы, компаниям необходимо быть более гибкими и дальновидными. Поскольку финансы — это один из самых трудоемких и сложных отделов в любом бизнесе, вы можете избежать многих хлопот, автоматизировав свои финансовые процессы.

Использование правильной технологии помогает вашей команде выполнять утомительные задачи, такие как ведение бухгалтерского учета, управление расходами и выверка банковских счетов, с минимальным вмешательством человека. Это высвобождает время сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на укреплении своих организаций и влиянии на общую трансформацию и рост.

Но прежде чем углубиться в автономные финансы, давайте разберемся, в каких областях вашего отдела вы можете успешно его использовать. Точно так же, как вы не хотели бы начинать силовые тренировки, не зная разницы между гантелями и штангой, вы не должны с головой погружаться в автономные финансы, не понимая, какие области вы можете автоматизировать.

Какие финансовые процессы следует автоматизировать в первую очередь?

Финансы управляют многочисленными процессами и самым непосредственным образом влияют на итоговую прибыль бизнеса. Вот ключевые финансовые процессы в организации.

Источник: HighRadius

Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность (AP) — это деньги, которые организация должна своим поставщикам за товары или услуги, приобретенные в кредит. Он включает в себя получение заказов на продажу, просмотр и согласование деталей заказа, направление их на утверждение, согласование условий, обработку платежей и обеспечение своевременной оплаты поставщикам. Несвоевременная оплата может привести к просроченным платежам и испортить ваши отношения с поставщиками.

Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это непогашенные платежи, которые ваши клиенты должны вашей компании. Дебиторская задолженность включает в себя отправку и отслеживание счетов, напоминание клиентам об оплате и своевременное закрытие открытых счетов. Сбор своевременных платежей и ведение отчета о дебиторской задолженности имеет решающее значение, чтобы избежать негативного влияния на денежный поток вашей организации. Дни выдающихся продаж (DSO) менее 45 дней подходят для большинства отраслей.

Сверка счетов

Выверка счетов включает все действия, выполненные в конце месяца и во время закрытия года. Проще говоря, он сравнивает счета главной книги с вспомогательными книгами и сторонними данными, такими как банковские выписки и другие сведения о базовых транзакциях. Если балансы не совпадают, бухгалтеры исследуют причину расхождений и вносят коррективы, чтобы исправить ошибки или отсутствующие транзакции.

Поскольку процесс согласования напрямую влияет на прибыль и движение денежных средств компании, финансовые менеджеры должны уделить первоочередное внимание его автоматизации. Давайте посмотрим на совокупный годовой темп роста (CAGR) для решений автоматизации, связанных с каждым финансовым процессом.

Приведенная выше статистика подчеркивает скорость, с которой автоматизируются три финансовых процесса. Так что шансы на то, что ваши конкуренты уже внедрили необходимые автономные финансовые системы, довольно высоки.

Когда следует отдавать приоритет автоматизации финансов?

Если вы столкнулись со всеми или некоторыми из перечисленных ниже проблем, пришло время преобразовать ваши существующие процессы и провести цифровую трансформацию вашего финансового отдела.

• Большой объем повторяющихся задач
• Слишком много людей заняты повседневными делами
• Отложенные рабочие процессы
• Существенное негативное влияние на другие процессы и системы
• Несоответствия в следах соответствия и аудита

Почему существующие финансовые процессы могут не работать

Традиционная финансовая модель полностью основывалась на ручных процессах. Бухгалтеры справлялись с финансовыми задачами от начала до конца, и большую часть своего времени они тратили на малозначительные задачи, такие как подготовка счетов, отправка корреспонденции и агрегирование денежных переводов.

Помимо многих тривиальных задач, объединение таких документов, как счета и банковские квитанции, было сложной задачей. Бухгалтерам часто приходилось собирать необходимую информацию из нескольких мест, поскольку данные хранились в многочисленных базах данных, а не в центральном хранилище.

Более того, процессы, требующие информации или ввода от разных субъектов, замедляются из-за зависимости от множества заинтересованных сторон. Например, весь процесс останавливается, если заинтересованное лицо находится в отпуске или болеет. Эти препятствия увеличивают риск нарушения сроков или несоблюдения правил.

Каковы преимущества автономных финансов?

Автономные финансы предлагают компаниям различные преимущества. Вот семь основных причин, по которым финансовые лидеры инвестируют в автономные финансы, и вы тоже должны!

Источник: HighRadius

1. Экономит время. Ручные задачи, такие как агрегирование денежных переводов и сверка, требуют много времени. Вы можете сэкономить время и силы своих сотрудников, автоматизировав такие избыточные задачи.
2. Уменьшает человеческий фактор. Выполнение финансовых и бухгалтерских функций вручную часто приводит к человеческим ошибкам. С помощью инструментов автоматизации финансов вы можете уменьшить ручное вмешательство и вероятность таких ошибок.
3. Улучшает консистенцию. Автоматизация финансовых процессов на основе лучших отраслевых практик стандартизирует процессы. У каждого сотрудника свой стиль работы, и стандартизация может привести к несоответствиям в сборе данных или обмене информацией.
4. Безопасность данных. Хранение конфиденциальных финансовых данных в электронных таблицах и других форматах, которые часто используются несколькими командами, является плохой практикой безопасности. Это часто приводит к утечкам данных, которые могут иметь катастрофические последствия для организации. Идеальное решение для автоматизации может ограничить доступ к данным только для соответствующих заинтересованных сторон.
5. Интеллектуальная аналитика. Автономные финансовые решения обеспечивают надежную аналитику и возможности отчетности для лучшего понимания финансовых функций организации. Это улучшает процесс принятия решений и оценку рисков.
6. Масштабируемость. Решения по автоматизации позволяют компаниям масштабироваться без дополнительных сотрудников и идти в ногу со своим ростом. Это, в свою очередь, снижает накладные расходы и увеличивает оборотный капитал.
7. Оптимизированное использование ресурсов. Вы можете освободить время своих сотрудников, чтобы больше сосредоточиться на задачах, добавляющих ценность. Это также позволяет финансовым руководителям сосредоточиться на неотложных бизнес-задачах.

Какие технологии используются в автономных финансах?

Вот некоторые распространенные технологии, которые являются частью автономных финансов.

Источник: HighRadius

Роботизированная автоматизация процессов

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) автоматизирует повторяющиеся крупномасштабные бизнес-функции, освобождая человеческие ресурсы для выполнения более важных задач. Это позволяет компаниям ускорить инициативы по цифровому преобразованию и повысить рентабельность инвестиций (ROI).

Поскольку RPA — это автоматизация на основе правил, она идеально подходит для решения рутинных повторяющихся задач без вмешательства человека. Многие популярные варианты использования RPA, такие как автоматизация выставления счетов и обработки наличных, сделали RPA популярным среди предприятий среднего размера.

Решения RPA также могут автоматизировать важные задачи, такие как агрегирование денежных переводов. Вместо того, чтобы вручную входить в систему и извлекать детали денежных переводов, загруженные клиентами на веб-порталы, решение использует веб-ботов для автоматического получения необходимой информации. В этом случае время, затрачиваемое на извлечение данных о денежных переводах с веб-порталов, резко сокращается.

Хотя RPA — чрезвычайно важная технология, она не должна быть вашей единственной целью. Сложно обрабатывать сложные сценарии только с помощью RPA. Например, RPA может извлекать информацию о денежных переводах из электронных писем, но не может ни проверить подлинность информации, ни заполнить или предсказать недостающие пробелы в ней. Так что лучше думать о RPA как о технологии «сделать».

Вы предоставляете ботам RPA структурированные данные и четкие правила того, что делать с данными, и они отлично справляются со своей задачей. Но при работе с неструктурированными данными это не приносит желаемых результатов.

Искусственный интеллект (ИИ)

Поскольку RPA имеет ограничения и не может справиться со всем самостоятельно, в игру вступает ИИ. После того как рутинные процессы будут автоматизированы с помощью RPA, вы сможете применить искусственный интеллект для имитации человеческого интеллекта для процесса автоматизации, управляемого ботами, извлекать необходимые данные и быстро принимать бизнес-решения.

ИИ повышает эффективность RPA, предотвращая сбои ботов при изменении основных правил на внешних веб-сайтах. ИИ также помогает с прогнозным анализом и поиском закономерностей в исторических данных, чтобы определить наиболее актуальную информацию для принятия обоснованных решений.

Лучшие в своем классе решения RPA используют искусственный интеллект для лучшей обработки исключений. Например, они могут предсказать недостающие части денежных переводов.

Машинное обучение (МО)

Технология машинного обучения позволяет автоматизированным финансовым решениям более точно прогнозировать результаты без явного программирования. Алгоритмы машинного обучения принимают исторические данные в качестве входных данных и прогнозируют новые выходные значения на основе предоставленной информации.

Многие ведущие инструменты автоматизации финансов используют машинное обучение для проактивного сбора платежей. Изучение прошлых дат платежей клиентов также помогает прогнозировать будущие даты платежей клиентов и позволяет коллекторам использовать более активные подходы к напоминанию.

Как автоматизировать финансовые процессы

Готовы начать? Вот несколько способов, которыми вы можете автоматизировать свои финансовые процессы.

Опишите свои финансовые процессы

Первым шагом к стандартизации вашего финансового процесса является понимание его текущего состояния. Второй шаг — задокументировать существующие процессы и выделить области для автоматизации.

Написание повествований с помощью блок-схем, диаграмм или набросков рабочего процесса быстро выявляет пробелы и зависимости между процессами. Это может помочь вам внести соответствующие изменения и оптимизировать задачи. Также важно поговорить с заинтересованными сторонами, чтобы узнать их точку зрения на изменения, необходимые для улучшения процесса.

Определив свои потребности, вы можете оценить инструменты управления финансами, чтобы создать цифровую версию финансовых процессов, которые вы хотите автоматизировать.

Интеграция с другим ПО

После определения финансовых процессов, которые необходимо автоматизировать, убедитесь, что ваши системы могут беспрепятственно взаимодействовать и обмениваться информацией. Выбирайте инструменты, которые можно легко интегрировать и которые не зависят от системы.

Протестируйте процесс

Начните с тестовой среды и оцените процесс в небольшом масштабе, чтобы увидеть, как работают решения. Сравните результаты с вашими целями. Определите пробелы и внесите необходимые коррективы.

Какие проблемы возникают при автоматизации финансовых процессов?

В любой день предприятия предпочитают простой, эффективный и действенный финансовый процесс традиционным и сложным системам. Хотя автоматизация может помочь практически в любой утомительной задаче, некоторые компании по-прежнему обеспокоены установкой нового программного обеспечения из-за различных факторов.

Сложное программное обеспечение

Предприятиям, которые годами проводят все свои финансовые операции вручную, сложно адаптироваться к нюансам автоматизированной системы. Наиболее распространенное оправдание, которое компании приводят для нежелания интегрировать автоматизацию, заключается в том, что им может не хватать технических знаний для работы со сложным программным обеспечением.

Сотрудникам может потребоваться потратить свое время на понимание того, как различные финансовые процессы выполняются в автоматизированном программном обеспечении, чтобы использовать программу. Необходимость привыкания к программе тормозит автоматизацию процессов.

Капитальные затраты

Крупные капиталовложения, необходимые для перехода от ручного финансового процесса к автоматизированному, являются еще одной причиной, по которой компании предпочитают продолжать ручную практику.

Лица, принимающие решения, часто беспокоятся о том, чтобы тратить деньги на некачественное программное обеспечение. Невозможно определить, какое программное обеспечение безупречно интегрируется с их текущими ручными процессами. Большинство компаний хотят, чтобы их процессы были воспроизводимыми, но не все поставщики программного обеспечения могут это обеспечить, что затрудняет доверие бизнес-лидеров и полное внедрение автоматизированных финансовых процессов.

Все компании в конечном итоге стремятся к положительной отдаче от своих инвестиций. Причина номер один, по которой люди боятся автоматизации процедур, связана с окупаемостью инвестиций. Предприятиям необходимо подробно описать, какую пользу автоматизация может принести им, поскольку ключевые лица, принимающие решения, опасаются, что высокие капитальные затраты на автоматизацию процесса могут оказаться неоправданными.

Делайте разумный выбор

Финансовые лидеры могут преобразовать свои финансовые процессы, внедрив либо автономную систему RPA, либо интеллектуальную автоматизацию (сочетание ИИ и машинного обучения), чтобы повысить уровень совершенства своих сквозных процессов. Автономное финансирование не только помогает оптимизировать процессы, но и необходимо для сохранения конкурентоспособности на рынке.

Разумный выбор решения для автоматизации упростит задачу для всех в команде. Автоматизация устраняет узкие места, повышает рентабельность инвестиций, обеспечивает качественные результаты, экономит ресурсы и обеспечивает прозрачность всех процессов.

Финансовым руководителям пора освоить новые технологии и автоматизировать рутинные финансовые функции бэк-офиса, чтобы лучше сосредоточить свои ресурсы на более важных задачах.

Узнайте, как цифровые закупки помогают вашему бизнесу автоматизировать процесс закупки программного обеспечения и сократить расходы.