Keuangan Otonom 101: Jangan Buang Waktu Lagi

Akuntansi dan manajemen proses keuangan dapat memakan waktu dan stres.

Mereka melibatkan pekerjaan manual yang intensif seperti menambang dan mengungkap detail keuangan, yang membosankan dan intensif sumber daya. Akuntan dapat menghabiskan banyak waktu berurusan dengan database dan angka dan sering kelelahan karena hari kerja yang panjang.

Membuang-buang waktu dan tenaga tim keuangan Anda untuk proses manual yang rumit tidak masuk akal ketika otomatisasi dapat membuat hidup mereka lebih mudah. Jika Anda atau tim Anda masih menyalin dan menempelkan data secara manual di antara lembar bentang Excel, Anda terjebak di era 90-an, dan lebih baik mempercepat lebih cepat daripada nanti.

Kita telah resmi memasuki era “peradaban otomatis”. Untuk beroperasi secara efektif, bisnis perlu membawa wawasan berbasis data dan analitik lanjutan ke dalam sistem keuangan otonom mereka alih-alih terlibat dalam tugas berulang yang memakan waktu.

Dalam lingkungan yang dinamis dan kompetitif saat ini, praktik bisnis yang tidak konvensional mengambil alih metode tradisional. Untuk mengimbangi dan meningkatkan alur kerja mereka, bisnis harus lebih gesit dan berpikiran maju. Karena keuangan adalah salah satu departemen yang paling memakan waktu dan rumit dalam bisnis apa pun, Anda dapat menghemat banyak kerumitan dengan mengotomatiskan proses keuangan Anda.

Menggunakan teknologi yang tepat membantu tim Anda menangani tugas-tugas yang membosankan seperti pembukuan, manajemen pengeluaran, dan rekonsiliasi bank dengan sedikit campur tangan manusia. Ini membebaskan waktu karyawan untuk fokus pada penguatan organisasi mereka dan mempengaruhi transformasi dan pertumbuhan secara keseluruhan.

Namun, sebelum menyelam lebih dalam ke keuangan otonom, mari kita pahami area di dalam departemen Anda di mana Anda dapat menggunakannya dengan sukses. Sama seperti Anda tidak ingin memulai latihan kekuatan tanpa mengetahui perbedaan antara halter dan barbel, Anda tidak boleh terjun langsung ke keuangan otonom tanpa memahami area yang dapat Anda otomatisasi.

Proses keuangan mana yang harus Anda prioritaskan untuk diotomatisasi?

Keuangan menangani banyak proses dan paling langsung berdampak pada keuntungan bisnis. Berikut adalah proses keuangan utama dalam sebuah organisasi.

Sumber: HighRadius

Akun hutang

Hutang usaha (AP) adalah uang yang harus dibayar organisasi kepada pemasoknya untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit. Ini termasuk menerima pesanan penjualan, meninjau dan merekonsiliasi detail pesanan, mengarahkannya untuk persetujuan, menegosiasikan persyaratan, memproses pembayaran, dan memastikan vendor dibayar tepat waktu. Kegagalan untuk melakukan pembayaran tepat waktu dapat mengakibatkan biaya keterlambatan dan merusak hubungan Anda dengan vendor Anda.

Piutang

Piutang adalah pembayaran terutang yang harus dibayar pelanggan Anda kepada perusahaan Anda. Piutang usaha termasuk mengirim dan melacak faktur, mengingatkan pelanggan akan pembayaran, dan memastikan rekening terbuka ditutup tepat waktu. Mengumpulkan pembayaran tepat waktu dan memelihara laporan piutang sangat penting untuk menghindari pengaruh negatif terhadap arus kas organisasi Anda. A Days Sales Outstanding (DSO) kurang dari 45 hari sehat untuk sebagian besar industri.

Rekonsiliasi akun

Rekonsiliasi akun mencakup semua aktivitas yang dilakukan pada akhir bulan dan selama penutupan akhir tahun. Sederhananya, ini membandingkan akun buku besar dengan sub-buku besar dan data pihak ketiga seperti laporan bank dan detail transaksi mendasar lainnya. Jika saldo tidak cocok, akuntan menyelidiki penyebab perbedaan dan membuat penyesuaian untuk memperbaiki kesalahan atau transaksi yang hilang.

Karena proses rekonsiliasi secara langsung mempengaruhi laba dan arus kas perusahaan, manajer keuangan harus memprioritaskan untuk mengotomatiskannya. Mari kita lihat Compound Annual Growth Rate (CAGR) untuk solusi otomatisasi yang terkait dengan setiap proses keuangan.

Statistik di atas menggarisbawahi kecepatan di mana tiga proses keuangan sedang diotomatisasi. Jadi, kemungkinan pesaing Anda telah menerapkan sistem keuangan otonom yang diperlukan cukup tinggi.

Kapan Anda harus memprioritaskan otomatisasi keuangan?

Jika Anda mengalami semua atau beberapa masalah yang tercantum di bawah ini, inilah saatnya untuk mengubah proses yang ada dan mengubah departemen keuangan Anda secara digital.

• Volume tugas berulang yang tinggi
• Terlalu banyak orang yang terlibat dalam tugas sehari-hari
• Alur kerja tertunda
• Dampak negatif yang signifikan pada proses dan sistem lain
• Perbedaan dalam kepatuhan dan jejak audit

Mengapa proses keuangan yang ada mungkin tidak berhasil?

Model keuangan tradisional didasarkan sepenuhnya pada proses manual. Akuntan menangani tugas-tugas keuangan dari awal sampai akhir, dan sebagian besar waktu mereka dihabiskan untuk tugas-tugas bernilai rendah seperti menyiapkan faktur, mengirim korespondensi, dan mengumpulkan pengiriman uang.

Selain banyak tugas sepele, menggabungkan dokumen seperti faktur dan kuitansi bank merupakan tantangan. Akuntan sering kali harus mengumpulkan informasi yang diperlukan dari beberapa lokasi karena data disimpan di banyak basis data daripada di gudang pusat.

Selain itu, proses yang membutuhkan informasi atau masukan dari entitas yang berbeda melambat karena ketergantungan pada banyak pemangku kepentingan. Misalnya, seluruh proses macet jika pemangku kepentingan sedang berlibur atau sakit. Rintangan-rintangan ini meningkatkan risiko melewatkan tenggat waktu atau tidak mematuhi peraturan.

Apa manfaat keuangan otonom?

Keuangan otonom menawarkan berbagai keuntungan bagi perusahaan. Berikut adalah tujuh alasan utama mengapa para pemimpin keuangan berinvestasi dalam keuangan otonom, dan Anda juga harus melakukannya!

Sumber: HighRadius

1. Menghemat waktu. Tugas manual seperti agregasi pengiriman uang dan rekonsiliasi memakan waktu. Anda dapat menghemat waktu dan tenaga karyawan Anda dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berlebihan tersebut.
2. Mengurangi kesalahan manusia. Melakukan fungsi keuangan dan akuntansi secara manual sering menyebabkan kesalahan manusia. Dengan alat otomatisasi keuangan, Anda dapat mengurangi intervensi manual dan kemungkinan kesalahan tersebut.
3. Meningkatkan konsistensi. Mengotomatiskan proses keuangan berdasarkan praktik terbaik khusus industri menstandarisasi proses. Setiap karyawan memiliki cara kerja masing-masing, dan standarisasi dapat menyebabkan inkonsistensi dalam mengumpulkan data atau berbagi informasi.
4. Keamanan data. Menyimpan data keuangan sensitif dalam spreadsheet dan format lain yang sering dibagikan ke seluruh tim adalah praktik keamanan yang buruk. Hal ini sering mengakibatkan pelanggaran data yang dapat membuktikan bencana bagi sebuah organisasi. Solusi otomatisasi yang ideal dapat membatasi akses data hanya kepada pemangku kepentingan yang relevan.
5. Analisis cerdas. Solusi keuangan otonom memberikan analitik yang kuat dan kemampuan pelaporan untuk wawasan yang lebih luas tentang fungsi keuangan organisasi. Ini meningkatkan pengambilan keputusan dan penilaian risiko.
6. Skalabilitas. Solusi otomatisasi memungkinkan perusahaan untuk berkembang tanpa karyawan tambahan dan mengikuti pertumbuhan mereka. Ini, pada gilirannya, mengurangi overhead dan meningkatkan modal kerja.
7. Pemanfaatan sumber daya yang dioptimalkan. Anda dapat membebaskan waktu karyawan Anda untuk lebih fokus pada tugas yang menambah nilai. Hal ini juga memungkinkan para pemimpin keuangan untuk fokus pada tantangan bisnis yang mendesak.

Teknologi apa yang digunakan dalam keuangan otonom?

Berikut adalah beberapa teknologi umum yang merupakan bagian dari keuangan otonom.

Sumber: HighRadius

Otomatisasi proses robotik

Otomatisasi proses robot (RPA) mengotomatiskan fungsi bisnis volume tinggi yang berulang untuk membebaskan sumber daya manusia untuk tugas yang lebih bernilai tinggi. Ini memungkinkan perusahaan untuk mempercepat inisiatif transformasi digital dan meningkatkan laba atas investasi (ROI).

Karena RPA adalah otomatisasi berbasis aturan, ini ideal untuk menangani tugas-tugas biasa yang berulang tanpa campur tangan manusia. Banyak kasus penggunaan RPA yang populer, seperti otomatisasi penagihan dan penanganan uang tunai, telah membuat RPA populer di kalangan bisnis menengah.

Solusi RPA juga dapat mengotomatiskan tugas-tugas penting seperti agregasi pengiriman uang. Alih-alih masuk secara manual dan mengekstrak detail pengiriman uang yang diunggah oleh pelanggan di portal web, solusinya menggunakan bot web untuk mendapatkan informasi yang diperlukan secara otomatis. Dalam hal ini, waktu yang dihabiskan untuk mengekstrak detail pengiriman uang dari portal web berkurang secara drastis.

Meskipun RPA adalah teknologi yang sangat penting, seharusnya tidak menjadi satu-satunya fokus Anda. Sulit untuk menangani skenario kompleks hanya dengan RPA. Misalnya, RPA dapat mengekstrak informasi pengiriman uang dari email, tetapi tidak dapat memverifikasi keaslian informasi atau mengisi atau memprediksi celah yang hilang di dalamnya. Jadi, lebih baik menganggap RPA lebih sebagai teknologi "lakukan".

Anda memberi bot RPA data terstruktur dan aturan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan dengan data, dan itu menyelesaikan pekerjaan dengan sempurna. Tetapi ketika berhadapan dengan data yang tidak terstruktur, itu tidak membawa hasil yang diinginkan.

Kecerdasan buatan (AI)

Karena RPA memiliki keterbatasan dan tidak dapat menangani semuanya secara mandiri, AI ikut bermain. Setelah proses rutin diotomatisasi dengan RPA, Anda dapat menerapkan AI untuk mensimulasikan kecerdasan seperti manusia untuk proses otomatisasi yang digerakkan oleh bot, mengekstrak data yang Anda butuhkan, dan membuat keputusan bisnis dengan cepat.

AI meningkatkan kekuatan RPA dengan mencegah bot agar tidak gagal saat aturan yang mendasarinya berubah di situs web eksternal. AI juga membantu dengan analisis prediktif dan menemukan pola dalam data historis untuk mengidentifikasi informasi yang paling relevan untuk pengambilan keputusan yang tepat.

Solusi RPA terbaik di kelasnya memanfaatkan AI untuk penanganan pengecualian yang lebih baik. Misalnya, mereka dapat memprediksi bagian yang hilang dalam pengiriman uang.

Pembelajaran mesin (ML)

Teknologi pembelajaran mesin memungkinkan solusi keuangan otomatis untuk memprediksi hasil secara lebih akurat tanpa diprogram secara eksplisit. Algoritma pembelajaran mesin mengambil data historis sebagai input dan memprediksi nilai output baru berdasarkan informasi yang diberikan.

Banyak alat otomatisasi keuangan teratas menggunakan ML untuk mendorong pengumpulan proaktif. Mempelajari tanggal pembayaran pelanggan sebelumnya juga membantu memprediksi tanggal pembayaran pelanggan di masa depan dan memungkinkan kolektor untuk mengambil pendekatan yang lebih proaktif.

Cara mengotomatisasi proses keuangan

Siap untuk memulai? Berikut adalah beberapa cara Anda dapat mengotomatisasi proses keuangan Anda.

Garis besar proses keuangan Anda

Langkah pertama untuk menstandardisasi proses keuangan Anda adalah memahami statusnya saat ini. Langkah kedua adalah mendokumentasikan proses yang ada dan menyorot area yang akan diotomatisasi.

Menulis narasi melalui diagram alur, diagram, atau sketsa alur kerja dengan cepat mengungkap kesenjangan dan ketergantungan antara proses. Ini dapat membantu Anda membuat perubahan yang sesuai dan merampingkan tugas. Penting juga untuk berbicara dengan pemangku kepentingan untuk mendapatkan perspektif mereka tentang perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan proses.

Setelah Anda menguraikan kebutuhan Anda, Anda dapat mengevaluasi alat manajemen keuangan untuk membuat versi digital dari proses keuangan yang ingin Anda otomatisasi.

Integrasikan dengan perangkat lunak lain

Setelah mengidentifikasi proses keuangan untuk diotomatisasi, pastikan sistem Anda dapat berkomunikasi dan berbagi informasi dengan lancar. Pilih alat yang dapat dengan mudah diintegrasikan dan agnostik sistem.

Uji prosesnya

Mulailah dengan lingkungan pengujian dan evaluasi proses dalam skala kecil untuk melihat cara kerja solusi. Ukur hasilnya terhadap tujuan Anda. Identifikasi kesenjangan dan buat penyesuaian yang diperlukan.

Apa tantangan dalam mengotomatisasi proses keuangan?

Bisnis setiap hari lebih memilih proses keuangan yang sederhana, efektif, dan efisien daripada sistem tradisional dan kompleks. Meskipun otomatisasi dapat membantu hampir semua tugas yang membosankan, beberapa perusahaan tetap khawatir tentang menginstal perangkat lunak baru karena berbagai faktor.

Perangkat lunak yang rumit

Bisnis yang melakukan semua operasi keuangan mereka secara manual selama bertahun-tahun merasa sulit untuk beradaptasi dengan nuansa sistem otomatis. Alasan paling umum yang diberikan perusahaan untuk keengganan untuk mengintegrasikan otomatisasi adalah bahwa mereka mungkin tidak memiliki pengetahuan teknis untuk mengoperasikan perangkat lunak yang canggih.

Karyawan mungkin perlu menginvestasikan waktu mereka untuk memahami bagaimana berbagai proses keuangan berjalan dalam perangkat lunak otomatis untuk menggunakan program tersebut. Kebutuhan untuk membiasakan diri dengan program menghambat proses otomatisasi.

Belanja modal

Investasi modal besar yang diperlukan untuk beralih dari manual ke proses keuangan otomatis adalah alasan lain perusahaan lebih memilih untuk melanjutkan praktik manual.

Pembuat keputusan sering khawatir tentang menghabiskan uang untuk perangkat lunak di bawah standar. Tidak mungkin untuk menentukan perangkat lunak mana yang akan terintegrasi dengan sempurna dengan proses manual mereka saat ini. Sebagian besar perusahaan ingin proses mereka dapat diulang, tetapi tidak semua vendor perangkat lunak dapat memberikan ini, sehingga sulit bagi para pemimpin bisnis untuk mempercayai dan menerapkan proses keuangan otomatis sepenuhnya.

Semua perusahaan pada akhirnya berusaha untuk mendapatkan pengembalian positif atas investasi mereka. Alasan nomor satu orang takut mengotomatisasi prosedur adalah untuk ROI. Bisnis perlu merinci bagaimana otomatisasi dapat menguntungkan mereka karena pengambil keputusan utama khawatir bahwa pengeluaran modal yang tinggi untuk mengotomatisasi proses mungkin tidak sepadan.

Buatlah pilihan yang cerdas

Pemimpin keuangan dapat mengubah proses keuangan mereka dengan menerapkan sistem RPA mandiri atau otomatisasi cerdas (kombinasi AI dan ML) untuk menghadirkan tingkat kemahiran yang lebih tinggi ke proses ujung ke ujung. Pembiayaan otonom tidak hanya membantu dalam optimalisasi proses tetapi juga diperlukan untuk tetap kompetitif di pasar.

Memilih solusi otomatisasi Anda dengan bijak akan menyederhanakan tugas untuk semua orang di tim. Otomatisasi menghilangkan kemacetan, meningkatkan ROI, memastikan hasil berkualitas, menghemat sumber daya, dan membawa transparansi ke semua proses.

Sudah saatnya para pemimpin keuangan merangkul teknologi baru dan mengotomatiskan fungsi keuangan back-office biasa untuk memfokuskan sumber daya mereka pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi dengan lebih baik.

Lihat bagaimana pengadaan digital membantu bisnis Anda mengotomatiskan proses pengadaan perangkat lunak dan menghemat biaya.