Finanças autônomas 101: não perca mais tempo

O gerenciamento de processos contábeis e financeiros pode ser demorado e estressante.

Eles envolvem trabalho manual intensivo, como mineração e descoberta de detalhes financeiros, o que é tedioso e consome muitos recursos. Os contadores podem gastar muito tempo lidando com bancos de dados e números e muitas vezes ficam exaustos por longos dias de trabalho.

Desperdiçar o tempo e o esforço de sua equipe financeira em processos manuais complicados não faz sentido quando a automação pode facilitar suas vidas. Se você ou sua equipe ainda copiam e colam dados manualmente entre planilhas do Excel, você está preso nos anos 90 e é melhor avançar mais cedo ou mais tarde.

Entramos oficialmente na era da “civilização automática”. Para operar de forma eficaz, as empresas precisam trazer insights orientados por dados e análises avançadas para seus sistemas financeiros autônomos, em vez de se envolver em tarefas repetitivas e demoradas.

No ambiente dinâmico e competitivo de hoje, as práticas de negócios não convencionais superam os métodos tradicionais. Para acompanhar o ritmo e melhorar seus fluxos de trabalho, as empresas precisam ser mais ágeis e com visão de futuro. Como as finanças são um dos departamentos mais demorados e complicados de qualquer empresa, você pode evitar muitos problemas automatizando seus processos financeiros.

Usar a tecnologia certa ajuda sua equipe a lidar com tarefas tediosas, como contabilidade, gerenciamento de despesas e reconciliação bancária com o mínimo de intervenção humana. Isso libera o tempo dos funcionários para se concentrar no fortalecimento de suas organizações e influenciar a transformação e o crescimento gerais.

Mas, antes de nos aprofundarmos nas finanças autônomas, vamos entender as áreas do seu departamento onde você pode usá-las com sucesso. Assim como você não gostaria de começar o treinamento de força sem saber a diferença entre um haltere e uma barra, você não deve mergulhar de cabeça em finanças autônomas sem entender as áreas que você pode automatizar.

Quais processos financeiros você deve priorizar a automação?

As finanças lidam com vários processos e afetam mais diretamente os resultados de uma empresa. Aqui estão os principais processos financeiros em uma organização.

Fonte: HighRadius

Contas a pagar

Contas a pagar (AP) é o dinheiro que uma organização deve a seus fornecedores por bens ou serviços adquiridos a crédito. Inclui receber os pedidos de vendas, revisar e reconciliar os detalhes do pedido, encaminhá-los para aprovação, negociar os termos, processar os pagamentos e garantir que os fornecedores sejam pagos no prazo. A falta de pagamento no prazo pode resultar em cobranças atrasadas e arruinar seu relacionamento com seus fornecedores.

Contas a receber

Recebíveis são os pagamentos pendentes que seus clientes devem à sua empresa. As contas a receber incluem o envio e rastreamento de faturas, lembrando os clientes dos pagamentos e garantindo que as contas abertas sejam fechadas a tempo. Receber pagamentos em dia e manter um relatório de contas a receber é crucial para evitar afetar negativamente o fluxo de caixa de sua organização. Um dia de vendas pendentes (DSO) de menos de 45 dias é saudável para a maioria dos setores.

Reconciliação da conta

As reconciliações de contas incluem todas as atividades realizadas no final do mês e durante o encerramento do ano. Simplificando, ele compara contas do razão geral com sub-razões e dados de terceiros, como extratos bancários e outros detalhes de transações subjacentes. Se os saldos não corresponderem, os contadores investigam a causa das discrepâncias e fazem ajustes para corrigir os erros ou transações ausentes.

Como o processo de reconciliação afeta diretamente os lucros e o fluxo de caixa de uma empresa, os gerentes financeiros devem priorizar a automatização. Vejamos a taxa de crescimento anual composta (CAGR) para soluções de automação associadas a cada processo financeiro.

As estatísticas acima ressaltam a velocidade com que os três processos financeiros estão sendo automatizados. Portanto, as chances de seus concorrentes já terem implementado os sistemas financeiros autônomos necessários são bastante altas.

Quando você deve priorizar a automação financeira?

Se você está enfrentando todos ou alguns dos problemas listados abaixo, é hora de transformar seus processos existentes e transformar digitalmente seu departamento financeiro.

• Um alto volume de tarefas repetitivas
• Muitas pessoas envolvidas nas tarefas diárias
• Fluxos de trabalho atrasados
• Impacto negativo significativo em outros processos e sistemas
• Discrepâncias na conformidade e nas trilhas de auditoria

Por que os processos financeiros existentes podem não funcionar

O modelo financeiro tradicional baseava-se inteiramente em processos manuais. Os contadores cuidavam das tarefas financeiras do início ao fim e a maior parte do tempo era gasto em tarefas de baixo valor, como preparar faturas, enviar correspondência e agregar remessas.

Além de muitas tarefas triviais, a fusão de documentos como faturas e recibos bancários era um desafio. Os contadores geralmente precisavam coletar as informações necessárias de vários locais porque os dados eram armazenados em vários bancos de dados, e não em um repositório central.

Além disso, os processos que exigem informações ou entradas de diferentes entidades ficam mais lentos devido à dependência de várias partes interessadas. Por exemplo, todo o processo fica travado se uma parte interessada estiver de férias ou doente. Esses obstáculos aumentam o risco de perder prazos ou não cumprir os regulamentos.

Quais são os benefícios do financiamento autônomo?

O financiamento autônomo oferece diversas vantagens para as empresas. Aqui estão sete principais razões pelas quais os líderes financeiros estão investindo em finanças autônomas, e você também deveria!

Fonte: HighRadius

1. Poupa tempo. Tarefas manuais, como agregação e reconciliação de remessas, são demoradas. Você pode economizar tempo e esforço de seus funcionários automatizando essas tarefas redundantes.
2. Reduz o erro humano. A execução manual de funções financeiras e contábeis geralmente leva a erros humanos. Com ferramentas de automação financeira, você pode reduzir a intervenção manual e a probabilidade de tais erros.
3. Melhora a consistência. A automatização de processos financeiros com base nas melhores práticas específicas do setor padroniza os processos. Cada colaborador tem sua forma de trabalhar, e a padronização pode causar inconsistências na coleta de dados ou no compartilhamento de informações.
4. Segurança de dados. Armazenar dados financeiros confidenciais em planilhas e outros formatos frequentemente compartilhados entre equipes é uma má prática de segurança. Isso geralmente resulta em violações de dados que podem ser desastrosas para uma organização. Uma solução de automação ideal pode restringir o acesso aos dados apenas para as partes interessadas relevantes.
5. Análise inteligente. As soluções financeiras autônomas fornecem recursos robustos de análise e geração de relatórios para maior percepção das funções financeiras de uma organização. Isso melhora a tomada de decisões e a avaliação de riscos.
6. Escalabilidade. As soluções de automação permitem que as empresas escalem sem funcionários adicionais e acompanhem seu crescimento. Isso, por sua vez, reduz as despesas gerais e aumenta o capital de giro.
7. Utilização otimizada de recursos. Você pode liberar o tempo de seus funcionários para se concentrarem mais em tarefas que agregam valor. Isso também permite que os líderes financeiros se concentrem em desafios de negócios urgentes.

Quais tecnologias são usadas nas finanças autônomas?

Aqui estão algumas tecnologias comuns que fazem parte das finanças autônomas.

Fonte: HighRadius

Automação robótica de processos

A automação robótica de processos (RPA) automatiza funções de negócios repetitivas e de alto volume para liberar recursos humanos para tarefas de maior valor. Ele permite que as empresas acelerem as iniciativas de transformação digital e aumentem o retorno sobre o investimento (ROI).

Como o RPA é uma automação baseada em regras, é ideal para lidar com tarefas mundanas e repetitivas sem intervenção humana. Muitos casos de uso populares de RPA, como automação de faturamento e manuseio de dinheiro, tornaram o RPA popular entre empresas de médio porte.

As soluções de RPA também podem automatizar tarefas críticas, como agregação de remessas. Em vez de fazer login manualmente e extrair os detalhes das remessas carregados pelos clientes em portais da web, a solução usa bots da web para obter as informações necessárias automaticamente. Nesse caso, o tempo gasto na extração de detalhes de remessas de portais da web é drasticamente reduzido.

Embora o RPA seja uma tecnologia extremamente importante, não deve ser seu único foco. É difícil lidar com cenários complexos apenas com RPA. Por exemplo, o RPA pode extrair informações de remessa de e-mails, mas não pode verificar a autenticidade das informações nem preencher ou prever as lacunas ausentes. Portanto, é melhor pensar no RPA como mais uma tecnologia do tipo “fazer”.

Você fornece aos bots de RPA dados estruturados e regras claras sobre o que fazer com os dados, e isso faz o trabalho perfeitamente. Mas ao lidar com dados não estruturados, não traz os resultados desejados.

Inteligência Artificial (IA)

Como o RPA tem limitações e não pode lidar com tudo de forma independente, a IA entra em ação. Depois que os processos de rotina são automatizados com RPA, você pode aplicar a IA para simular inteligência semelhante à humana para o processo de automação orientado por bot, extrair os dados necessários e tomar decisões de negócios rapidamente.

A IA aumenta o poder do RPA, impedindo que os bots falhem quando as regras subjacentes mudam em sites externos. A IA também ajuda na análise preditiva e na descoberta de padrões em dados históricos para identificar as informações mais relevantes para a tomada de decisões informadas.

As melhores soluções de RPA da categoria aproveitam a IA para um melhor tratamento de exceções. Por exemplo, eles podem prever peças faltantes em remessas.

Aprendizado de máquina (ML)

A tecnologia de aprendizado de máquina permite que soluções financeiras automatizadas prevejam resultados com mais precisão sem serem explicitamente programadas. Os algoritmos de aprendizado de máquina usam dados históricos como entrada e preveem novos valores de saída com base nas informações fornecidas.

Muitas das principais ferramentas de automação financeira usam ML para gerar cobranças proativas. Estudar as datas de pagamento anteriores do cliente também ajuda a prever as datas futuras de pagamento do cliente e permite que os cobradores adotem abordagens de cobrança mais proativas.

Como automatizar processos financeiros

Pronto para começar? Aqui estão algumas maneiras de automatizar seus processos financeiros.

Descreva seus processos financeiros

O primeiro passo para padronizar seu processo financeiro é entender seu status atual. A segunda etapa é documentar os processos existentes e destacar as áreas a serem automatizadas.

Escrever as narrativas por meio de fluxogramas, diagramas ou esboços de fluxo de trabalho revela rapidamente as lacunas e dependências entre os processos. Isso pode ajudá-lo a fazer as alterações apropriadas e simplificar as tarefas. Também é importante conversar com as partes interessadas para obter suas perspectivas sobre as mudanças necessárias para melhorar o processo.

Depois de definir suas necessidades, você pode avaliar as ferramentas de gestão financeira para criar uma versão digital dos processos financeiros que deseja automatizar.

Integrar com outros softwares

Depois de identificar os processos financeiros a serem automatizados, certifique-se de que seus sistemas possam se comunicar e compartilhar informações sem problemas. Escolha ferramentas que possam ser facilmente integradas e independentes do sistema.

Teste o processo

Comece com um ambiente de teste e avalie o processo em pequena escala para ver como as soluções funcionam. Meça os resultados em relação aos seus objetivos. Identifique as lacunas e faça os ajustes necessários.

Quais são os desafios na automatização de processos financeiros?

As empresas preferem um processo financeiro simples, eficaz e eficiente a sistemas tradicionais e complexos. Embora a automação possa ajudar em praticamente qualquer tarefa tediosa, algumas empresas continuam preocupadas com a instalação de novos softwares devido a vários fatores.

Software complicado

As empresas que realizam todas as suas operações financeiras manualmente há anos têm dificuldade em se adaptar às nuances de um sistema automatizado. A desculpa mais comum que as empresas dão para relutar em integrar a automação é que elas podem não ter o conhecimento técnico para operar softwares sofisticados.

Os funcionários podem precisar investir seu tempo para entender como os vários processos financeiros são executados no software automatizado para usar o programa. A necessidade de se acostumar com o programa dificulta a automatização de processos.

Despesas de capital

O grande investimento de capital necessário para mudar de um processo financeiro manual para um automatizado é outra razão pela qual as empresas preferem continuar com as práticas manuais.

Os tomadores de decisão geralmente se preocupam em gastar dinheiro em software abaixo da média. É impossível determinar qual software se integrará perfeitamente com seus processos manuais atuais. A maioria das empresas deseja que seus processos sejam repetíveis, mas nem todos os fornecedores de software podem oferecer isso, tornando difícil para os líderes de negócios confiar e implementar totalmente os processos financeiros automatizados.

Em última análise, todas as empresas lutam por um retorno positivo de seus investimentos. A principal razão pela qual as pessoas temem automatizar procedimentos é o ROI. As empresas precisam detalhar como a automação pode beneficiá-las, pois os principais tomadores de decisão se preocupam que o alto desembolso de capital para automatizar o processo pode não valer a pena.

Faça escolhas inteligentes

Os líderes financeiros podem transformar seus processos financeiros implementando um sistema RPA independente ou automação inteligente (uma combinação de IA e ML) para trazer um nível mais alto de sofisticação aos processos de ponta a ponta. O financiamento autônomo não apenas auxilia na otimização dos processos, mas também é necessário para se manter competitivo no mercado.

Escolher sua solução de automação com sabedoria simplificará a tarefa para todos da equipe. A automação elimina gargalos, melhora o ROI, garante resultados de qualidade, economiza recursos e traz transparência a todos os processos.

Já é hora de os líderes financeiros adotarem novas tecnologias e automatizarem funções financeiras de back-office mundanas para concentrar melhor seus recursos em tarefas de maior valor.

Veja como a aquisição digital ajuda sua empresa a automatizar o processo de aquisição de software e economizar custos.