Autonome Finanzen 101: Verschwenden Sie keine Zeit mehr

Das Management von Buchhaltungs- und Finanzprozessen kann zeitaufwändig und stressig sein.

Sie beinhalten intensive manuelle Arbeit wie das Mining und Aufdecken von Finanzdetails, was mühsam und ressourcenintensiv ist. Buchhalter können viel Zeit damit verbringen, sich mit Datenbanken und Zahlen zu beschäftigen, und brennen oft durch lange Arbeitstage aus.

Es macht keinen Sinn, die Zeit und Mühe Ihres Finanzteams mit umständlichen manuellen Prozessen zu verschwenden, wenn die Automatisierung ihr Leben einfacher machen kann. Wenn Sie oder Ihr Team Daten immer noch manuell zwischen Excel-Tabellen kopieren und einfügen, stecken Sie in den 90er Jahren fest und spulen Sie besser früher als später vor.

Wir sind offiziell in die Ära der „automatischen Zivilisation“ eingetreten. Um effektiv zu arbeiten, müssen Unternehmen datengesteuerte Erkenntnisse und fortschrittliche Analysen in ihre autonomen Finanzsysteme einbringen, anstatt sich mit zeitaufwändigen, sich wiederholenden Aufgaben zu beschäftigen.

In der heutigen dynamischen und wettbewerbsorientierten Umgebung überholen unkonventionelle Geschäftspraktiken traditionelle Methoden. Um Schritt zu halten und ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, müssen Unternehmen agiler und vorausschauender sein. Da die Finanzen eine der zeitaufwändigsten und kniffligsten Abteilungen in jedem Unternehmen sind, können Sie sich viel Ärger ersparen, indem Sie Ihre Finanzprozesse automatisieren.

Die Verwendung der richtigen Technologie hilft Ihrem Team, lästige Aufgaben wie Buchhaltung, Spesenverwaltung und Bankabstimmung mit minimalem menschlichem Eingriff zu erledigen. Dies gibt den Mitarbeitern Zeit, sich auf die Stärkung ihrer Organisationen und die Beeinflussung der gesamten Transformation und des Wachstums zu konzentrieren.

Aber bevor wir tiefer in die autonome Finanzierung eintauchen, lassen Sie uns die Bereiche in Ihrer Abteilung verstehen, in denen Sie sie erfolgreich einsetzen können. Genauso wie Sie nicht mit dem Krafttraining beginnen möchten, ohne den Unterschied zwischen einer Hantel und einer Langhantel zu kennen, sollten Sie nicht kopfüber in die autonome Finanzierung eintauchen, ohne die Bereiche zu verstehen, die Sie automatisieren können.

Welche Finanzprozesse sollten Sie vorrangig automatisieren?

Das Finanzwesen wickelt zahlreiche Prozesse ab und wirkt sich am unmittelbarsten auf das Endergebnis eines Unternehmens aus. Hier sind die wichtigsten Finanzprozesse in einer Organisation.

Quelle: HighRadius

Abbrechnungsverbindlichkeiten

Kreditorenbuchhaltung (AP) ist das Geld, das eine Organisation ihren Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen schuldet, die auf Kredit gekauft wurden. Dazu gehören das Empfangen der Verkaufsaufträge, das Überprüfen und Abgleichen der Auftragsdetails, das Weiterleiten zur Genehmigung, das Aushandeln von Bedingungen, das Verarbeiten von Zahlungen und das Sicherstellen, dass die Lieferanten pünktlich bezahlt werden. Nicht rechtzeitige Zahlungen können zu verspäteten Gebühren führen und Ihre Beziehung zu Ihren Lieferanten ruinieren.

Accounts erhaltbar

Forderungen sind die ausstehenden Zahlungen, die Ihre Kunden Ihrem Unternehmen schulden. Zu den Forderungen gehören das Versenden und Verfolgen von Rechnungen, das Erinnern von Kunden an Zahlungen und das Sicherstellen, dass die offenen Konten rechtzeitig geschlossen werden. Das rechtzeitige Einziehen von Zahlungen und das Führen eines Debitorenberichts ist entscheidend, um negative Auswirkungen auf den Cashflow Ihres Unternehmens zu vermeiden. Ein Days Sales Outstanding (DSO) von weniger als 45 Tagen ist für die meisten Branchen gesund.

Kontenabstimmung

Kontenabstimmungen umfassen alle Aktivitäten, die am Monatsende und während des Jahresabschlusses durchgeführt wurden. Einfach ausgedrückt, vergleicht es Hauptbuchkonten mit Nebenbüchern und Daten von Drittanbietern wie Kontoauszügen und anderen zugrunde liegenden Transaktionsdetails. Wenn die Salden nicht übereinstimmen, untersuchen Buchhalter die Ursache der Abweichungen und nehmen Anpassungen vor, um die Fehler oder fehlenden Transaktionen zu korrigieren.

Da sich der Abstimmungsprozess direkt auf die Gewinne und den Cashflow eines Unternehmens auswirkt, sollten Finanzmanager die Automatisierung priorisieren. Schauen wir uns die Compound Annual Growth Rate (CAGR) für Automatisierungslösungen an, die mit jedem Finanzprozess verbunden sind.

Die obigen Statistiken unterstreichen die Geschwindigkeit, mit der die drei Finanzprozesse automatisiert werden. Die Chancen, dass Ihre Konkurrenten die notwendigen autonomen Finanzsysteme bereits implementiert haben, sind also ziemlich hoch.

Wann sollten Sie der Finanzautomatisierung Priorität einräumen?

Wenn bei Ihnen alle oder einige der unten aufgeführten Probleme auftreten, ist es an der Zeit, Ihre bestehenden Prozesse zu transformieren und Ihre Finanzabteilung digital zu transformieren.

• Ein hohes Volumen sich wiederholender Aufgaben
• Zu viele Menschen in alltägliche Aufgaben involviert
• Verzögerte Arbeitsabläufe
• Erhebliche negative Auswirkungen auf andere Prozesse und Systeme
• Diskrepanzen bei der Einhaltung von Vorschriften und Audit-Trails

Warum bestehende Finanzprozesse möglicherweise nicht funktionieren

Das traditionelle Finanzmodell basierte vollständig auf manuellen Prozessen. Buchhalter erledigten die finanziellen Aufgaben von Anfang bis Ende, und die meiste Zeit verbrachten sie mit geringwertigen Aufgaben wie dem Erstellen von Rechnungen, dem Versenden von Korrespondenz und dem Sammeln von Überweisungen.

Neben vielen trivialen Aufgaben war das Zusammenführen von Dokumenten wie Rechnungen und Bankbelegen herausfordernd. Buchhalter mussten die erforderlichen Informationen oft an mehreren Stellen sammeln, da die Daten in zahlreichen Datenbanken und nicht in einem zentralen Repository gespeichert waren.

Darüber hinaus verlangsamen sich Prozesse, die Informationen oder Eingaben von verschiedenen Stellen erfordern, aufgrund der Abhängigkeit von mehreren Beteiligten. Beispielsweise gerät der gesamte Prozess ins Stocken, wenn ein Stakeholder im Urlaub oder krank ist. Diese Hürden erhöhen das Risiko, Fristen zu verpassen oder Vorschriften nicht einzuhalten.

Was sind die Vorteile der autonomen Finanzierung?

Autonome Finanzen bieten Unternehmen verschiedene Vorteile. Hier sind sieben Hauptgründe, warum Finanzführer in autonome Finanzen investieren, und Sie sollten es auch tun!

Quelle: HighRadius

1. Spart Zeit. Manuelle Aufgaben wie die Aggregation und Abstimmung von Überweisungen sind zeitaufwändig. Sie können Ihren Mitarbeitern Zeit und Mühe ersparen, indem Sie solche redundanten Aufgaben automatisieren.
2. Reduziert menschliches Versagen. Die manuelle Ausführung von Finanz- und Buchhaltungsfunktionen führt oft zu menschlichen Fehlern. Mit Tools zur Finanzautomatisierung können Sie manuelle Eingriffe und die Wahrscheinlichkeit solcher Fehler reduzieren.
3. Verbessert die Konsistenz. Die Automatisierung von Finanzprozessen basierend auf branchenspezifischen Best Practices standardisiert Prozesse. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Arbeitsweise, und die Standardisierung kann zu Inkonsistenzen bei der Erfassung von Daten oder dem Austausch von Informationen führen.
4. Datensicherheit. Das Speichern sensibler Finanzdaten in Tabellenkalkulationen und anderen Formaten, die häufig von Teams gemeinsam genutzt werden, ist eine schlechte Sicherheitspraxis. Dies führt häufig zu Datenschutzverletzungen, die sich für ein Unternehmen als katastrophal erweisen können. Eine ideale Automatisierungslösung kann den Datenzugriff nur auf relevante Stakeholder beschränken.
5. Intelligente Analytik. Autonome Finanzlösungen bieten robuste Analyse- und Berichtsfunktionen für einen besseren Einblick in die Finanzfunktionen eines Unternehmens. Dies verbessert die Entscheidungsfindung und die Risikobewertung.
6. Skalierbarkeit. Automatisierungslösungen ermöglichen es Unternehmen, ohne zusätzliche Mitarbeiter zu skalieren und mit ihrem Wachstum Schritt zu halten. Dies wiederum reduziert die Gemeinkosten und erhöht das Betriebskapital.
7. Optimierte Ressourcennutzung. Sie können die Zeit Ihrer Mitarbeiter freisetzen, um sich mehr auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Dies ermöglicht es auch Finanzleitern, sich auf dringende geschäftliche Herausforderungen zu konzentrieren.

Welche Technologien werden in der autonomen Finanzierung verwendet?

Hier sind einige gängige Technologien, die Teil der autonomen Finanzierung sind.

Quelle: HighRadius

Robotische Prozessautomatisierung

Robotic Process Automation (RPA) automatisiert sich wiederholende, hochvolumige Geschäftsfunktionen, um Humanressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen. Es ermöglicht Unternehmen, Initiativen zur digitalen Transformation zu beschleunigen und den Return on Investment (ROI) zu steigern.

Da es sich bei RPA um eine regelbasierte Automatisierung handelt, eignet es sich ideal für die Bewältigung alltäglicher, sich wiederholender Aufgaben ohne menschliches Eingreifen. Viele beliebte Anwendungsfälle von RPA, wie z. B. die Automatisierung von Rechnungsstellung und Bargeldabwicklung, haben RPA bei mittelständischen Unternehmen beliebt gemacht.

RPA-Lösungen können auch kritische Aufgaben wie die Aggregation von Überweisungen automatisieren. Anstatt sich manuell anzumelden und Überweisungsdetails zu extrahieren, die von Kunden auf Webportalen hochgeladen wurden, verwendet die Lösung Webbots, um die erforderlichen Informationen automatisch zu erhalten. In diesem Fall wird der Zeitaufwand für das Extrahieren von Überweisungsdetails aus Webportalen drastisch reduziert.

Obwohl RPA eine äußerst wichtige Technologie ist, sollte sie nicht Ihr einziger Fokus sein. Es ist schwierig, komplexe Szenarien nur mit RPA zu bewältigen. Beispielsweise kann RPA Überweisungsinformationen aus E-Mails extrahieren, aber es kann weder die Authentizität der Informationen überprüfen noch die fehlenden Lücken darin füllen oder vorhersagen. Daher ist es besser, RPA eher als eine „Do“-Technologie zu betrachten.

Sie liefern RPA-Bots strukturierte Daten und klare Regeln, was mit den Daten zu tun ist, und es erledigt die Arbeit perfekt. Aber beim Umgang mit unstrukturierten Daten bringt es nicht die gewünschten Ergebnisse.

Künstliche Intelligenz (KI)

Da RPA Einschränkungen hat und nicht alles selbstständig bewältigen kann, kommt KI ins Spiel. Sobald Routineprozesse mit RPA automatisiert sind, können Sie KI anwenden, um menschenähnliche Intelligenz für den Bot-gesteuerten Automatisierungsprozess zu simulieren, die benötigten Daten zu extrahieren und schnell Geschäftsentscheidungen zu treffen.

KI steigert die Leistung von RPA, indem sie verhindert, dass die Bots versagen, wenn sich die zugrunde liegenden Regeln auf externen Websites ändern. KI hilft auch bei der Vorhersageanalyse und dem Auffinden von Mustern in historischen Daten, um die relevantesten Informationen für eine fundierte Entscheidungsfindung zu identifizieren.

Erstklassige RPA-Lösungen nutzen KI für eine bessere Ausnahmebehandlung. Beispielsweise können sie fehlende Teile in Überweisungen vorhersagen.

Maschinelles Lernen (ML)

Die Technologie des maschinellen Lernens ermöglicht es automatisierten Finanzlösungen, Ergebnisse genauer vorherzusagen, ohne explizit programmiert zu werden. Algorithmen für maschinelles Lernen nehmen historische Daten als Input und prognostizieren neue Ausgabewerte basierend auf den bereitgestellten Informationen.

Viele Top-Tools zur Finanzautomatisierung verwenden ML, um proaktive Sammlungen voranzutreiben. Das Studium vergangener Kundenzahlungsdaten hilft auch bei der Vorhersage zukünftiger Kundenzahlungsdaten und ermöglicht Inkassomitarbeitern, proaktivere Mahnansätze zu wählen.

So automatisieren Sie Finanzprozesse

Bereit anzufangen? Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Finanzprozesse automatisieren können.

Skizzieren Sie Ihre Finanzprozesse

Der erste Schritt zur Standardisierung Ihres Finanzprozesses besteht darin, seinen aktuellen Status zu verstehen. Der zweite Schritt besteht darin, die bestehenden Prozesse zu dokumentieren und zu automatisierende Bereiche hervorzuheben.

Das Schreiben der Erzählungen durch Flussdiagramme, Diagramme oder Workflow-Skizzen deckt schnell Lücken und Abhängigkeiten zwischen Prozessen auf. Dies kann Ihnen dabei helfen, entsprechende Änderungen vorzunehmen und Aufgaben zu optimieren. Es ist auch wichtig, mit Stakeholdern zu sprechen, um ihre Perspektiven zu den Änderungen zu erfahren, die zur Verbesserung des Prozesses erforderlich sind.

Sobald Sie Ihre Anforderungen skizziert haben, können Sie Finanzmanagement-Tools evaluieren, um eine digitale Version der Finanzprozesse zu erstellen, die Sie automatisieren möchten.

Integration mit anderer Software

Nachdem Sie die zu automatisierenden Finanzprozesse identifiziert haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme nahtlos kommunizieren und Informationen austauschen können. Wählen Sie Tools, die einfach integriert werden können und systemunabhängig sind.

Testen Sie den Prozess

Beginnen Sie mit einer Testumgebung und evaluieren Sie den Prozess in kleinem Maßstab, um zu sehen, wie die Lösungen funktionieren. Messen Sie die Ergebnisse an Ihren Zielen. Identifizieren Sie die Lücken und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor.

Was sind die Herausforderungen bei der Automatisierung von Finanzprozessen?

Unternehmen bevorzugen jeden Tag einen einfachen, effektiven und effizienten Finanzprozess gegenüber traditionellen und komplexen Systemen. Obwohl die Automatisierung bei praktisch jeder langwierigen Aufgabe helfen kann, bleiben einige Unternehmen aufgrund verschiedener Faktoren besorgt über die Installation neuer Software.

Komplizierte Software

Unternehmen, die all ihre Finanzgeschäfte jahrelang manuell abwickeln, finden es schwierig, sich an die Nuancen eines automatisierten Systems anzupassen. Die häufigste Entschuldigung von Unternehmen für die Zurückhaltung bei der Integration von Automatisierung ist, dass ihnen möglicherweise das technische Wissen fehlt, um anspruchsvolle Software zu betreiben.

Mitarbeiter müssen möglicherweise ihre Zeit investieren, um zu verstehen, wie die verschiedenen Finanzprozesse in der automatisierten Software ablaufen, um das Programm zu verwenden. Die Einarbeitung in das Programm erschwert die Automatisierung von Prozessen.

Investitionen

Die große Kapitalinvestition, die erforderlich ist, um von einem manuellen zu einem automatisierten Finanzprozess zu wechseln, ist ein weiterer Grund, warum Unternehmen es vorziehen, mit manuellen Praktiken fortzufahren.

Entscheidungsträger machen sich oft Sorgen darüber, Geld für unterdurchschnittliche Software auszugeben. Es ist unmöglich zu bestimmen, welche Software sich einwandfrei in ihre aktuellen manuellen Prozesse integrieren lässt. Die meisten Unternehmen möchten, dass ihre Prozesse wiederholbar sind, aber nicht alle Softwareanbieter können dies liefern, was es für Unternehmensleiter schwierig macht, automatisierten Finanzprozessen zu vertrauen und sie vollständig zu implementieren.

Alle Unternehmen streben letztlich eine positive Rendite ihrer Investitionen an. Der wichtigste Grund, warum Menschen die Automatisierung von Verfahren fürchten, ist der ROI. Unternehmen müssen detailliert darlegen, wie sie von der Automatisierung profitieren könnten, da wichtige Entscheidungsträger befürchten, dass sich die hohen Kapitalausgaben für die Automatisierung des Prozesses möglicherweise nicht lohnen.

Treffen Sie kluge Entscheidungen

Finanzleiter können ihre Finanzprozesse transformieren, indem sie entweder ein eigenständiges RPA-System oder eine intelligente Automatisierung (eine Kombination aus KI und ML) implementieren, um ihre End-to-End-Prozesse auf ein höheres Maß an Finesse zu bringen. Autonome Finanzierung hilft nicht nur bei der Prozessoptimierung, sondern ist auch notwendig, um am Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die kluge Auswahl Ihrer Automatisierungslösung vereinfacht die Aufgabe für alle im Team. Automatisierung beseitigt Engpässe, verbessert den ROI, sichert qualitativ hochwertige Ergebnisse, spart Ressourcen und bringt Transparenz in alle Prozesse.

Es ist höchste Zeit, dass Führungskräfte im Finanzbereich auf neue Technologien setzen und banale Backoffice-Finanzfunktionen automatisieren, um ihre Ressourcen besser auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Erfahren Sie, wie die digitale Beschaffung Ihrem Unternehmen hilft, den Softwarebeschaffungsprozess zu automatisieren und Kosten zu sparen.