Jak stworzyć list z ofertą, który wzmocni Twoje nowe osoby?

Kluczem do sukcesu w każdej firmie jest odpowiedni wynajem.

Pierwszą wymianą dokumentów formalnych, która ma miejsce między pracodawcą a pracownikiem, jest list ofertowy . Porozmawiajmy o znaczeniu tak ważnego dokumentu i jakie komponenty powinny zostać uwzględnione.

Co to jest list ofertowy?

List z ofertą jest dowodem potwierdzenia pracy. Dokument jest udostępniany wybranemu kandydatowi, podając oferty pracy. Zawiera podstawowe informacje, takie jak oznaczenie kandydata, całkowite wynagrodzenie, świadczenia i datę rozpoczęcia zatrudnienia.

Kandydat musi podpisać pismo potwierdzające przyjęcie oferty.

Cały proces selekcji, zatrudniania i wysyłania listów ofertowych do pracowników jest czynnością ograniczoną czasowo, która wymaga szybkiego i bezbłędnego wydawania wymaganych dokumentów. Oto kilka nakazów i zakazów, o których należy pamiętać przed wysłaniem listu z ofertą do swojego pracownika.

Robić:

• Użyj papieru firmowego, aby udostępnić listy ofertowe. To jasno określi nazwę Twojej firmy.
• Upewnij się, że poprawnie zaktualizowałeś imię i nazwisko pracownika oraz pełny adres.
• Jasno określ przeznaczenie, okres zatrudnienia, wynagrodzenie i świadczenia
• Wspomnij o klauzuli „do woli”, aby uniknąć przyjęcia przez kandydata listu z ofertą jako prawnie wiążącej umowy. Klauzula ta umożliwia pracodawcy lub pracownikowi rozwiązanie stosunku pracy w dowolnym momencie bez podania przyczyny lub wypowiedzenia
• Określ inne nieprzewidziane okoliczności, które regulują umowę i stosunek pracy, takie jak wymagania dotyczące podpisania umowy o zachowaniu poufności, umowy o zakazie konkurencji, odbycie określonego szkolenia lub testów itp.
• Używaj prostego języka, który pracownik rozumie. Staraj się, aby język był prosty, aby nie zmylić pracownika.
• Powitaj pracownika w swojej organizacji. Wspomnij, że cieszysz się, że pracownik jest częścią Twojej organizacji i nie możesz się doczekać współpracy z nim.

Nie:

• Wspomnij o jakichkolwiek obietnicach promocji lub wycen
• Używaj żargonu technicznego i prawnego. Może to prowadzić do błędnej interpretacji i powodować niepotrzebne kłopoty.

Pozyskanie nowego pracownika na pokład może być bardzo ekscytujące, ale upewnij się, że jasno przekazujesz warunki swojemu pracownikowi. Nie zostawiaj miejsca na jakiekolwiek niejasności. Co uwzględnić, a czego nie uwzględnić, może się różnić w zależności od tego, z jakiego kraju lub regionu działa Twoja firma. Starannie sformułowany list ofertowy może spełniać dowolne lub wszystkie niezbędne przepisy prawa.

Nadal istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia problemów, takich jak pominięcie określonej klauzuli lub terminu, nieprawidłowy żargon prawniczy lub błędy ortograficzne. Aby poradzić sobie z takimi sytuacjami, możesz użyć sprawdzonych szablonów listów ofertowych, które można dostosować zgodnie z wymaganiami i wytycznymi Twojej organizacji. Upraszcza to proces tworzenia dokumentu i daje przewagę.

Bądź bardzo świadomy, jaki dokument przygotowujesz. Ludzie często mylą się między zastosowaniem i celem listu z ofertą a listem o pracę. Wyjaśnijmy tę atmosferę zamieszania, zanim zagłębimy się w składniki listu z ofertą.

Czym różni się list ofertowy od umowy o pracę?

Listy ofertowe są dokumentami zwięzłymi w porównaniu z umową o pracę. Listy ofertowe zawierają podstawowe warunki. Z kolei umowy o pracę to obszerne dokumenty zawierające bardziej skomplikowane warunki regulujące okres zatrudnienia.

Oto kilka punktów, które kładą kres twojemu zamieszaniu:

Zasadnicza różnica między listami ofertowymi a umowami o pracę polega na tym, że - Listy ofertowe są pisemnym potwierdzeniem ustnego porozumienia, jakie zaszło pomiędzy kandydatem a pracodawcą. Natomiast umowa o pracę jest umową wiążącą, której obie strony muszą przestrzegać przez cały okres zatrudnienia.

10 elementów do umieszczenia w liście z ofertą pracy

Składa się z 10 różnych elementów, które składają się na list z ofertą. Bardzo ważne jest uwzględnienie tych komponentów w dobrze ustrukturyzowanym formacie, aby zapewnić lepszą komunikację i zrozumienie. Oto kilka podstawowych elementów, które musisz uwzględnić podczas tworzenia listu z ofertą.

1. Tytuł i opis stanowiska

Podaj tytuł roli, na którą kandydat jest wybierany. Kontynuuj z krótkim opisem tego, czego oczekuje się od tej roli i wspomnij o wszelkich konkretnych wymaganiach, których wymaga ta praca. Może to być dobry punkt odniesienia, jeśli w przyszłości pojawią się jakiekolwiek pytania dotyczące roli i jej obowiązków.

2. Data rozpoczęcia zatrudnienia

Podaj datę dołączenia pogrubioną czcionką w liście ofertowym. Zapewni to, że zarówno Ty, jak i pracownik jesteście na tej samej stronie. Wyraźna data dołączenia zapewnia pracownikowi czas na zarządzanie i zakończenie wcześniejszych zobowiązań oraz dołączenie do Twojej organizacji bez wcześniejszego kaca w pracy. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy pracownik przenosi się lub robi sobie przerwę przed dołączeniem do firmy.

3. Zespół i struktura raportowania

Informowanie pracownika o zespole, z którym będzie współpracował oraz menedżerach, którym będzie podlegał, daje poczucie pewności i komfortu. Informacje dotyczące zespołów i struktury raportowania będą się różnić w zależności od roli, do której pracownik jest zatrudniony.

Jeśli pracownik jest zatrudniony na stanowisko podstawowe lub kierownicze, możesz podać, kto będzie jego kierownikiem, wraz z tytułem kierownika wraz z możliwą strukturą raportowania.

Podczas gdy pracownik na poziomie zarządzania powinien zostać poinformowany o zespole, którym ma kierować, takim jak nr. osób w zespole i jak hierarchia w strukturze raportowania będzie miała zastosowanie do jego roli.

4. Czego kandydaci powinni oczekiwać pierwszego dnia?

Pomocne będzie wcześniejsze przygotowanie zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Spisanie podstawowych oczekiwań da pracownikowi poczucie, na co może się spodziewać i może odpowiednio przygotować się do pracy. Informacje te pomogą również pracodawcy w zapewnieniu sprawnego procesu onboardingu dla pracownika.

5. Wynagrodzenie, świadczenia i dodatki

Jedną z najważniejszych informacji, jakie zawiera list z ofertą, jest wynagrodzenie, świadczenia i dodatki związane z pracą.

Określ, ile zarobi pracownik, czy otrzyma premię - jeśli tak, to czy są z tym związane jakieś szczególne warunki, jaka jest struktura prowizji i jakakolwiek inna struktura wynagrodzenia, o której powinien wiedzieć.

Wyjaśnij, jak działa harmonogram płatności. Czy pracownicy będą otrzymywać wynagrodzenie dzienne, tygodniowe czy miesięczne. Pomocne jest podanie całkowitej kwoty, którą otrzymają i podzieli ją zgodnie z harmonogramem płatności.

Np. pracownik zarabia 12 000 USD rocznie, a organizacja, dla której pracuje, płaci co miesiąc. Pracownik będzie zarabiał 1000 USD miesięcznie.

Na koniec musisz wspomnieć o korzyściach, jakie oferuje Twoja organizacja. Świadczenia są przyznawane ponad stałą rekompensatę, z której mogą korzystać pracownicy, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, plan 401k itp. Niektórzy pracodawcy oferują również drobne świadczenia, takie jak kupony, kupony na lunch, płatności rachunków telefonicznych i wiele innych.

6. Przewidywane KPI i KRA dla roli

List ofertowy powinien zawierać jasno określone kluczowe obszary odpowiedzialności (KRA) oraz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) pracowników. Identyfikacja KRA i KPI zapewnia przejrzystość roli, pozwala pracownikowi skoncentrować się na zadaniu, aby uzyskać pożądany rezultat, i pomaga podejmować decyzje, które dodają wartości do rozwoju organizacji.

KRA a KPI i czym się różnią

Wciąż jest trochę zamieszania co do tych terminów i są one stale używane zamiennie.

Oto przykład KRA i KPI opracowanych dla dyrektora ds. marketingu.

KRA:

• Tworzenie kampanii w mediach społecznościowych, opracowywanie pomysłów i strategii
• Badanie i analiza grupy docelowej
• Dystrybucja treści rynkowych
• Ekspertyza w działaniach promocyjnych

KPI:

• Liczba obserwowanych, odwiedzin profilu, zaangażowanie w posty dziennie/tydzień/miesiąc z nowo uruchomionej kampanii w mediach społecznościowych
• Zasięg działań promocyjnych
• Liczba leadów wchodzących w ramach kampanii w mediach społecznościowych
• Liczba zapisów z blogów internetowych
• Linki zwrotne generowane co tydzień z postów gości

Możesz być bardziej rozbudowany, wymieniając KRA i KPI dla swoich nowych pracowników, aby dać im większą jasność co do ich roli i oczekiwań wobec nich.

7. Wszelkie zasady okresu próbnego lub ewentualność zatrudnienia

Spora liczba pracodawców wymaga od nowych pracowników pracy w okresie próbnym na ustaloną liczbę. dni lub miesięcy. Czas trwania może się różnić w zależności od organizacji. Jeśli Twoja firma ma określony okres próbny, pracownik powinien zostać o tym poinformowany w liście ofertowym wraz z ewentualnymi dodatkowymi warunkami.

List ofertowy powinien również określać szczegóły dotyczące innych nieprzewidzianych okoliczności związanych z niniejszą umową. Pracodawca może poprosić ich o podpisanie kilku dodatkowych umów, takich jak umowy o zakazie konkurencji, umowy o zachowaniu poufności lub poprosić o jakiś dokument do sprawdzenia przeszłości. Czasami pracownik może również przejść test narkotykowy, aby upewnić się, że oferta pozostaje ważna.

Nie powinno być zaskoczenia, jeśli chodzi o coś tak krytycznego jak oferty pracy. Niezwykle ważne jest, aby pracownik został poinformowany o takich ewentualnościach przed dołączeniem do organizacji.

8. Zapoznanie się z kulturą firmy

Zapewnienie, że wszystkie szczegóły techniczne zostały wyjaśnione w liście ofertowym, jest koniecznością, ale nie powinno to ograniczać możliwości zapoznania się z kulturą organizacji. Powitaj pracownika pogodnym tonem, dzięki któremu poczuje się częścią Twojej organizacji. Wspomnij o ogólnej misji i wizji swojej firmy. Spraw, aby nowy pracownik poczuł się pożądany i ważny członek zespołu.

9. Zajmij się technicznymi kwestiami prawnymi

Na koniec upewnij się, że wszystkie niezbędne informacje wymagane w liście ofertowym są zawarte w celu zachowania oczekiwań z obu stron, takich jak klauzula woli.

10. Potwierdzenie przyjęcia oferty przez kandydata

Dopiero gdy wszystkie wymagane komponenty są dołączone i kompletnie zapakowane, możesz wysłać list z ofertą do kandydata do akceptacji i podpisu.

Gdy list z ofertą zostanie udostępniony kandydatowi, Twoja praca jest skończona, czy to prawda? Jest jeszcze kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby być na szczycie swojej gry rekrutacyjnej.

Utwórz list ofertowy w narzędziu do zarządzania dokumentami, w którym możesz śledzić aktywność użytkownika, tj. czy przesłany dokument został otwarty przez kandydata, czy podpisał dokument i tak dalej.

Możesz również zapewnić płynny proces podpisywania, łącząc list ofertowy z funkcją podpisu elektronicznego. Kandydat może pozbyć się kłopotów z pobieraniem, drukowaniem, podpisywaniem, a następnie wysyłaniem dokumentu pocztą elektroniczną. Wystarczy kliknąć narzędziem do podpisywania elektronicznego i podpisać list z ofertą.

11. Oświadczenie końcowe i podziękowanie

Zakończ list z ofertą swobodnym podziękowaniem w imieniu firmy i przekaż pracownikowi, że cieszysz się, że jest częścią i czekamy na jego włączenie, gdy tylko zaakceptuje ofertę.

Oferta listu motywacyjnego

Aby wyróżnić się i przykuć uwagę swojego kandydata, powinieneś zrobić coś innego niż to, co robią inne firmy. W tym celu nie musisz ciężko pracować, ale pracuj mądrze ze sprawdzonymi, gotowymi do użycia szablonami; możesz sporządzić kreatywny list z ofertą, który przyciągnie uwagę kandydata i pomoże Ci szybciej pracować.

Dodaj stronę tytułową do listu z ofertą, która zawiera standardowe informacje, takie jak logo Twojej firmy i dla kogo jest przygotowany dokument. Oto jak może wyglądać strona tytułowa:

Szablon listu ofertowego

[PAPIER FIRMOWY]

[Data]

[Imię i nazwisko kandydata]

[Adres kandydata ]

Drogi [Imię i nazwisko kandydata],

Z przyjemnością oferujemy Państwu pełnoetatowe stanowisko [Oznaczenie lub tytuł] w [Nazwa firmy]. Twoja wstępna data dołączenia to [Date], w zależności od pomyślnego zakończenia weryfikacji w tle.

Oczekuje się, że będziesz pracować dla [Nie. godzin tygodniowo] od poniedziałku do piątku. Oferujemy pracę zdalną do [nr. dni w tygodniu lub w miesiącu]. W załączeniu znajduje się streszczenie opisu stanowiska, aby zapoznać Cię z rolami i obowiązkami oraz strukturą raportowania.

Twoja roczna pensja wyniesie [kwota] USD i będzie wypłacana co miesiąc, z uwzględnieniem obowiązujących podatków. Podział rocznego wynagrodzenia znajduje się w Załączniku-A.

Ta oferta jest ważna do [Data]. Prosimy o potwierdzenie przyjęcia tej oferty poprzez podpisanie i odesłanie niniejszego listu w wyznaczonym terminie. Jeśli nie potwierdzisz swojej akceptacji, mamy prawo wycofać ofertę.

Należy pamiętać, że [Nazwa firmy] oferuje tę możliwość zatrudnienia na zasadzie dobrowolności. Ten list z ofertą nie stanowi umowy o pracę i po przystąpieniu otrzymasz umowę o pracę.

Czekamy na Ciebie w naszym zespole. Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z nami.

Z poważaniem,

[Twoje imię]

Załączniki:

• załącznik A
• Podsumowanie opisu stanowiska

[Wstawić roczny podział wynagrodzeń]

[Zdefiniuj KRA i KPI]

[Podaj strukturę raportowania]

[Nazwisko i stanowisko kierownika raportującego]

Wniosek

Uzyskanie zasobów odpowiednich do roli może zdziałać cuda dla Twojej organizacji. Jak wspomniano na początku bloga, zatrudnianie jest bardzo czasową pracą. Jeśli nie zatrudnisz najlepszych ludzi do swojej pracy, zrobi to ktoś inny.

Aby to osiągnąć, musisz wypracować pierwszą formalną lub powiedzmy półformalną interakcję w zakresie dokumentacji poprzez list z ofertą. Upewnij się, że wszystkie twoje i są wykropkowane i wycięte, zanim wyślesz je do kandydata do podpisania.

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, aby język był prosty. Nie używaj prawniczego i technicznego żargonu, który mógłby zmylić kandydata. Postaraj się, aby list był prosty i rzeczowy, zawierał wystarczającą ilość informacji, aby przekazać swoją ofertę kandydatowi.

Oto kilka listów ofertowych i różnych szablonów dokumentów HR, z których możesz skorzystać. Chcesz być jeszcze lepiej przygotowany? Sprawdź tę bibliotekę szablonów zawierającą ponad 400 sprawdzonych i gotowych do użycia szablonów dokumentów opracowanych i zaprojektowanych przez profesjonalistów, aby uspokoić Twój umysł.