Zarządzanie wydatkami 101: Twój przewodnik po raportowaniu wydatków

Zarządzanie wydatkami to proces często opisywany jako czasochłonny, pracochłonny, podatny na błędy i frustrujący. Odgrywa jednak kluczową rolę w utrzymaniu zysków Twojej firmy.

Z definicji zarządzanie wydatkami to system organizacji wdrożony do przetwarzania raportów wydatków, zatwierdzeń i zwrotów kosztów dla pracowników.

Jednak w dalszej części lektury zobaczysz, w jaki sposób drobiazgowe zarządzanie wydatkami może spowodować lub zepsuć firmy dowolnej wielkości, jeśli zostanie pozostawione bez opieki. Ten artykuł mówi o tym, dlaczego firmy muszą zwracać większą uwagę na zarządzanie wydatkami i wynikające z tego korzyści.

Dlaczego zarządzanie wydatkami jest ważne?

Zarządzanie wydatkami ma różne konsekwencje dla różnych interesariuszy. W przypadku zespołów finansowych głównym celem jest prowadzenie dokładnych ewidencji i planowanie finansowe. W przypadku pracowników oznacza to szybszy zwrot kosztów przy minimalnym tarciu. Dla właścicieli lub kierownictwa chodzi o wzrost, wydajność, zarządzanie ryzykiem, oszczędność kosztów i satysfakcję pracowników.

Oto kilka korzyści związanych z zarządzaniem wydatkami:

• Gdy proces zarządzania wydatkami przebiega sprawnie, daje dokładny wgląd w kondycję finansową organizacji. Pomaga to kierownictwu w identyfikacji możliwości obniżenia kosztów i potencjalnych zagrożeń.
• Z kolei, gdy cykle zwrotu kosztów pracowników są krótsze, przekłada się to na większą satysfakcję i zaufanie pracowników. Odgrywa to kluczową rolę w określaniu wydajności pracowników i wydajności finansowej.
• Wreszcie, jeśli dokładasz starań, aby zachować zgodność i prowadzić szczegółowe rejestry, otrzymujesz korzyści podatkowe. Dobrze przemyślany i wdrożony system zarządzania wydatkami ma więc zarówno wymierne, jak i niematerialne korzyści.

Jak wygląda proces zarządzania wydatkami?

Proces zarządzania wydatkami obejmuje:

• Raportowanie wydatków służbowych przez pracowników
• Weryfikacja i walidacja raportów przez kierowników/zatwierdzających
• Audyt raportów wydatków pod kątem zgodności przez zespoły księgowe/finansowe
• Przetwarzanie płatności za zwrot kosztów pracowniczych
• Przechowywanie wydatków, wpływów i ewidencji dla audytów zewnętrznych

Oto schemat blokowy, który pomoże Ci zwizualizować proces:

Wygląda to dość prosto, ale w rzeczywistości na każdym etapie procesu pojawiają się wyzwania, które, jeśli nie zostaną wykonane prawidłowo, stanowią poważne zagrożenie dla stabilności i rozwoju firmy. Dlatego niezbędne jest zrozumienie tych wyzwań, aby zbudować efektywny system zarządzania wydatkami.

Wyzwania w procesie zarządzania podróżami i wydatkami

Oprócz tego, że jest czasochłonny i pracochłonny, proces zarządzania wydatkami jest pełen wyzwań już od momentu skonfigurowania zasad do przetworzenia zwrotów. A potem jeszcze kilka. Oto trzy najczęstsze wyzwania w zarządzaniu wydatkami.

1. Niejasne zasady dotyczące podróży i wydatków

Cykl raportowania wydatków zaczyna się od pracowników, a przy niejasnej polityce wydatków pierwszym krokiem jest początek kłopotów. Zwłaszcza, że ​​raportowanie wydatków to zawsze praca na ostatnią chwilę i wszyscy się jej boją.

Problemy pracowników związane z niejasną polityką podróży i wydatków:

• Trudno jest zapamiętać zasady i kategorie wydatków.
• Powoduje to, że pracownicy ubiegają się o zwrot kosztów poza polisą.
• Raporty są odsyłane do pracowników w celu ponownego przesłania, co skutkuje opóźnionymi wypłatami.
• Wydatki niezgodne, jeśli zostaną zwrócone, liczą się jako oszustwo w sprawozdaniu z wydatków.
• Pracownicy mogą próbować powtarzać niesprawdzone naruszenia, ponieważ mogą nie być w pełni świadomi konsekwencji popełnienia oszustwa związanego z raportami wydatków.

2. Nieefektywne procesy zatwierdzania wydatków

Podobnie jak w przypadku polityki dotyczącej podróży i wydatków, jeśli przepływ pracy zatwierdzania nie jest dobrze zdefiniowany, raport z wydatków może po prostu nie dotrzeć do właściwej osoby i we właściwym czasie. Powoduje to frustrację, zamieszanie i opóźnienia w zwracaniu pracownikom pieniędzy, które wydali z kieszeni na Twoją firmę.

Problemy, z jakimi borykają się pracownicy i zespoły finansowe z nieefektywnymi przepływami pracy zatwierdzania:

• Pracownicy i osoby zatwierdzające nie znają całego procesu zwrotu kosztów.
• Marnują produktywnie godziny na zrozumienie, które raporty trafiają do kogo.
• Istnieje duże prawdopodobieństwo, że osoba zatwierdzająca nie otrzyma wiadomości e-mail z raportem wydatków.
• Fałszywe lub niezgodne z zasadami roszczenia mogą pozostać niezaznaczone.
• W wyniku ciągłych i długich tam i z powrotem zwroty są opóźnione.
• Nie ma jednego miejsca, w którym śledzone są wszystkie działania w raporcie z wydatków.
• Zespołom finansowym trudno jest śledzić wąskie gardła i zgodność.
• Nieuchronnie, bez szczegółowej ścieżki audytu, firma otwiera się na audyty.

3. Opóźnione zwroty kosztów pracowników

Zwrot kosztów to długi i męczący proces. Czy to wielokrotna wymiana danych między pracownikami i zespołami finansowymi, czy też kolosalna ilość ręcznego wprowadzania, weryfikacji i przetwarzania danych – nikt nie lubi raportowania wydatków.

Dodatkowo opóźnione zwroty kosztów pracowniczych prowadzą do:

• Niezadowolenie pracowników i obniżone morale.
• Pracownicy tracą pieniądze, które wydali na firmę.
• Nie masz wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na rzeczach, które są naprawdę ważne.
• Zatwierdzenia w ostatniej chwili mogą skutkować zatwierdzeniem roszczeń niezgodnych z zasadami.
• Zespoły finansowe nie mogą zamykać ksiąg na czas.

Opóźnienia, błędy, oszustwa i bolesne audyty są charakterystyczne dla tradycyjnego zarządzania wydatkami. To właśnie firmy, małe i duże, zwracają się ku bardziej efektywnym metodom zarządzania wydatkami.

Czym jest tradycyjne zarządzanie wydatkami?

Tradycyjne procesy zarządzania wydatkami opierają się na paragonach i dokumentach w formie papierowej. Aby namalować obraz, tak wygląda tradycyjny system zarządzania wydatkami:

• Pracownicy mają za zadanie przechowywać wszystkie paragony biznesowe w bezpieczny sposób, aby móc ubiegać się o zwrot kosztów na początku każdego cyklu zwrotu.
• Osoby zatwierdzające muszą ręcznie zweryfikować wnioski o zwrot wydatków i upewnić się, że są one zgodne z polityką podróży i wydatków firmy.
• Zespoły finansowe mają za zadanie skontrolować wszystkie zatwierdzone pokwitowania wydatków wraz ze śladami papierowymi przed przetworzeniem.
• Zespoły finansowe muszą następnie zachowywać wszystkie rachunki i zapisy w zorganizowany sposób na potrzeby przyszłych audytów wewnętrznych/zewnętrznych.

Wyzwania związane z tradycyjnym zarządzaniem wydatkami

Przejście z księgowania na papierze było księgowaniem w programie Excel. Oba systemy są jednak czasochłonne i pracochłonne, polegające wyłącznie na ręcznym wprowadzaniu i weryfikacji danych. Oto kilka wyzwań i ograniczeń tradycyjnego zarządzania wydatkami:

• Wysokie prawdopodobieństwo błędów wprowadzania danych: Tradycyjne zarządzanie wydatkami polega na ręcznym wprowadzaniu danych w celu raportowania wydatków, zatwierdzania, a nawet prowadzenia dokumentacji. Dodatkowe zero lub brakujące może przekrzywić twoje księgi i otworzyć cię na audyty.
• Wysokie ryzyko oszustw związanych z raportami wydatków: Istnieje duże prawdopodobieństwo, że niuanse polityki prześlizgną się przez szczeliny i spowodują oszustwa związane z raportami wydatków. To kosztuje firmy dużo pieniędzy i może blokować Twoje kalendarze z powodu nieprzyjemnego zapytania z organami podatkowymi.
• Brak wglądu w wydatki pracowników: zespoły finansowe nie mają możliwości sprawdzenia, ile pracownicy wydają na różne projekty, dopóki nie prześlą raportów wydatków na koniec miesiąca. Zmniejsza to wydajność finansową i może spowodować poważne zagrożenie dla zysków Twojej firmy.

Co to jest automatyczne zarządzanie wydatkami?

Oprogramowanie do zautomatyzowanego zarządzania wydatkami wykorzystuje funkcje zaprojektowane specjalnie w celu wyeliminowania wszystkich przyziemnych zadań związanych z raportowaniem finansowym. Pomaga to wyeliminować frustrację związaną z ręcznym raportowaniem wydatków.

Oprócz łatwego raportowania wydatków i śledzenia, oto kilka innych korzyści, jakie niesie ze sobą automatyczne zarządzanie wydatkami:

• Oferuje pracownikom łatwe sposoby śledzenia i raportowania wydatków z dowolnego, wybranego przez nich urządzenia.
• Przeprowadza kontrole zasad w czasie rzeczywistym w przypadku każdego roszczenia dotyczącego wydatków, nawet przed jego zgłoszeniem, aby zapewnić zgodność z zasadami.
• Umożliwia dostosowanie i automatyzację przepływów pracy zatwierdzania oraz uzgadniania bankowych i korporacyjnych kart kredytowych.
• Integruje się z innym oprogramowaniem księgowym, ERP i HRMS, aby zapewnić scentralizowanie wszystkich danych dotyczących pracowników oraz zarządzania podróżami i wydatkami.

Korzyści z przejścia na automatyczne zarządzanie wydatkami

Przejście z papierowego i opartego na Excelu raportowania wydatków na cyfrowe może być znaczącą transformacją dla firm. Oto kilka korzyści, jakie oferuje automatyczne zarządzanie wydatkami w porównaniu z tradycyjnym zarządzaniem wydatkami.

• Pracownicy poświęcają mniej czasu na sporządzanie i przesyłanie raportów wydatków.
• Osoby zatwierdzające poświęcają mniej czasu na weryfikację i zatwierdzanie raportów wydatków.
• O zgodność dba oprogramowanie do zarządzania wydatkami.
• Gotowość do audytu jest zapewniona bez dodatkowego wysiłku manualnego.
• Zespoły finansowe mają stały wgląd w wydatki pracowników.

Przejście na zautomatyzowane zarządzanie wydatkami przejmuje ręczne, podatne na błędy i czasochłonne zadania i pomaga firmom zwiększyć wydajność finansową, produktywność pracowników i zoptymalizować zarządzanie budżetem.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania wydatkami?

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami służy do automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem podróżami i wydatkami, w tym raportowania wydatków, zatwierdzania, zwrotu kosztów i rezerwacji podróży. Zautomatyzowany proces zarządzania wydatkami minimalizuje ryzyko, które zwykle jest charakterystyczne dla tradycyjnego zarządzania wydatkami. Oto kilka zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania wydatkami zorganizowanego przez interesariuszy.

Dla pracowników oferuje:

Wydajne śledzenie i raportowanie paragonów

Większość programów do zarządzania wydatkami oferuje łatwe opcje śledzenia paragonów biznesowych, aby skrócić czas i wysiłek, jaki pracownicy inwestują w raportowanie wydatków. Najbardziej istotną funkcją raportowania wydatków jest skaner optycznego rozpoznawania znaków (OCR), który można znaleźć w prawie wszystkich aplikacjach mobilnych do zarządzania wydatkami.

Ta funkcja pozwala pracownikom po prostu zrobić zdjęcie paragonu papierowego za pomocą skanera OCR. Następnie oprogramowanie automatycznie wypełnia szczegóły wydatków z przechwyconego obrazu, gotowe do zgłoszenia. Gwarantuje to, że doświadczenie za pomocą jednego kliknięcia zastępuje żmudny, ręczny proces raportowania wydatków.

Szybszy zwrot kosztów

Oprogramowanie do zautomatyzowanego zarządzania podróżami i wydatkami ułatwia pracownikom przesyłanie zgodnych raportów z wydatków. Eliminuje również potrzebę ciągłego przesyłania i wymiany między zainteresowanymi stronami, aby zapewnić terminowe przesyłanie i zatwierdzanie raportów wydatków oraz zwrot kosztów pracowników.

Dla osób zatwierdzających oferuje:

Niestandardowe przepływy pracy z automatycznym zatwierdzaniem

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania wydatkami menedżerowie lub osoby zatwierdzające nie muszą odpowiadać na e-maile „czy mógłbyś wskazać mi właściwą osobę”. Gdy przepływ pracy zostanie wprowadzony do systemu i ustawionych zasad, można nawet ustawić automatyczne przypomnienia o przesyłaniu raportów i automatycznie zatwierdzać raporty oraz całkowicie wyeliminować wąskie gardła w procesie zatwierdzania wydatków.

Skuteczne egzekwowanie polityki wydatków

Jako menedżerowie, szefowie działów lub dział finansowy są lepsze i ważniejsze rzeczy, które musisz zrobić niż weryfikacja wniosków o zwrot wydatków z polisami. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami automatyzuje sprawdzanie zasad i ostrzega o wszelkich naruszeniach. Dzięki temu możesz podjąć odpowiednie działania i nie tracić produktywnych godzin na weryfikację.

Dla zespołów finansowych oferuje:

Automatyczne uzgadnianie korporacyjnych kart kredytowych

Jakiś czas temu, kiedy karty firmowe były w modzie, wydawały się najlepszym rozwiązaniem do zarządzania wydatkami biznesowymi. Tylko zespoły finansowe znają problemy związane z dopasowywaniem wyciągów z kart kredytowych do rachunków, a następnie sprawdzaniem ich zgodności.

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami może być prawdziwym dobrodziejstwem, jeśli chodzi o uzgadnianie kart kredytowych. Oprogramowanie automatycznie dopasowuje wydatki, wpływy i transakcje, usuwając ręczną interwencję z równania. Integruje się również z dostawcami kart kredytowych, aby uzyskać bezpośrednie kanały na pulpicie zarządzania wydatkami. Pomaga to zespołom finansowym uzyskać w czasie rzeczywistym wgląd w to, gdzie dokładnie mają miejsce wydatki, a nie tylko w informacje o wydatkach.

Cyfrowe ścieżki audytu zapewniające ciągłą zgodność

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami utrzymuje szczegółowe cyfrowe ścieżki audytu dla każdego wydatku i odpowiednich działań wszystkich interesariuszy. Ułatwia to zespołom finansowym przeprowadzanie audytu raportów wydatków przed przetworzeniem zwrotów. Eliminuje to również potrzebę przechowywania stosów papierowych paragonów i martwienia się o ich bezpieczeństwo.

Szybsze przetwarzanie płatności

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami integruje istniejące portale ERP, księgowe, HRMS i bankowe. Dzięki temu możesz przenieść wszystkie dane dotyczące pracowników i wydatków na jedną platformę i inicjować płatności bezpośrednio z pulpitu zarządzania wydatkami. Co więcej, umożliwi Ci śledzenie postępów w płatnościach, zapewniając, że zawsze będziesz na bieżąco.

Bezpieczne przechowywanie w chmurze na potrzeby rachunków

Wszystkie pokwitowania wydatków dołączone do wniosków o zwrot wydatków są przechowywane w bezpiecznej i przeszukiwalnej chmurze. Ułatwia to zespołom finansowym wyszukiwanie dowolnych wydatków, paragonów lub raportów za pomocą filtrów. Następnym razem, gdy zasiądziesz do audytu, nie będzie godziny niezręcznej ciszy między tobą a audytorem, podczas gdy będziesz sortować stosy raportów, aby znaleźć ten, o który prosił audytor.

Wgląd w czasie rzeczywistym do analizy danych o wydatkach

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym i wgląd w wydatki pracowników w całej organizacji lub wielu organizacjach. Te informacje są dostępne na pulpicie zarządzania wydatkami, gdzie można przeglądać wydatki według działów, projektów, kategorii i nie tylko.

Analizy danych o wydatkach w czasie rzeczywistym pomogą Ci zoptymalizować wydatki zawsze i wszędzie, gdzie to konieczne. Zapewnia również trzymanie się przewidywanych/przydzielonych budżetów. Ponadto wgląd w dane historyczne umożliwia lepszą analizę potrzeb finansowych organizacji w celu podejmowania decyzji opartych na danych.

Ochrona danych

Bezpieczeństwo danych jest ogromnym problemem we wszystkim, co wiąże się z oprogramowaniem. Dobre oprogramowanie do zarządzania wydatkami biznesowymi jest zgodne ze standardowymi w branży środkami bezpieczeństwa, aby zapewnić, że Twoje dane są zawsze bezpieczne. Oferują również funkcje, takie jak dostęp oparty na rolach, dostęp oparty na adresach IP i dostęp audytora, aby zapewnić, że różni interesariusze o różnych rolach mają dostęp tylko do danych, które zdecydujesz się im udostępnić.

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami pomaga zautomatyzować cały system zarządzania wydatkami, oszczędzając czas i koszty. Pomaga również zmniejszyć ryzyko i oszustwa, jednocześnie zwiększając morale pracowników i ogólną rentowność. Jeśli chcesz sprawdzić, czysto pod względem finansowym, zwrot z inwestycji w oprogramowanie do zarządzania wydatkami, możesz skorzystać z bezpłatnego kalkulatora zwrotu z inwestycji.

Jak wybrać oprogramowanie do zarządzania wydatkami dla swojej firmy?

Jeśli korzystałeś z kalkulatora ROI, o którym właśnie mówiliśmy, prawdopodobnie jesteś przekonany, że oprogramowanie do zarządzania wydatkami jest warte inwestycji.

Ale automatyzacja raportowania wydatków to coś więcej niż tylko zwrot z inwestycji. Musisz wybrać oprogramowanie do raportowania wydatków, które odpowiada Twoim potrzebom biznesowym. Aby pomóc Ci przejść przez ten proces, przygotowaliśmy przydatną listę kontrolną, która pomoże Ci wybrać najlepsze opcje oprogramowania do obsługi wydatków dla Twojej firmy:

Sprawdź niezbędne funkcje zarządzania wydatkami

Wybrany dostawca oprogramowania do zarządzania wydatkami powinien oferować następujące możliwości, aby zapewnić możliwość zautomatyzowania każdego etapu procesu zarządzania wydatkami:

• Aplikacja mobilna z łatwymi opcjami śledzenia wydatków dla pracowników.
• W pełni konfigurowalne przepływy pracy zatwierdzania wydatków.
• Solidny silnik reguł biznesowych (automatyzacja polityki podróży i wydatków).
• Możliwość automatycznego uzgadniania rachunków bankowych i kart kredytowych.
• Dogłębna analiza danych o wydatkach w czasie rzeczywistym.
• Kompleksowy pulpit zarządzania wydatkami.
• Integracje z oprogramowaniem travel desk, ERP, księgowością, HRMS.
• Wydajne i łatwe do wdrożenia systemy ERP z integracją API.

Zrozum swoje wymagania dotyczące obsługi klienta

Przed utworzeniem krótkiej listy dostawców musisz poznać wymagania swojej organizacji dotyczące obsługi klienta. Jeśli masz często podróżujących pracowników, możesz potrzebować wysoko ocenianego dostawcy z szybkimi odpowiedziami, aktywnymi czatami na żywo i terminową obsługą klienta.

Jeśli wolisz mieć szczegółowe filmy instruktażowe, dokumenty i inne zasoby, upewnij się, że Twój dostawca może udostępnić takie zasoby Twojemu zespołowi. Zapewnia to szybsze i łatwiejsze przyjęcie nowszej technologii.

Sprawdź opinie użytkowników na zaufanych platformach

Opinie klientów korzystających z oprogramowania zapewniają wgląd w ich doświadczenia po wdrożeniu. Te recenzje odgrywają kluczową rolę w zrozumieniu, czy dane oprogramowanie jest opłacalnym produktem dla Twojej firmy, czy nie.

Platformy do recenzowania oprogramowania, takie jak G2, upraszczają i przyspieszają proces, oceniając oprogramowanie na podstawie prawdziwych recenzji użytkowników na różnych platformach. Oceniają oprogramowanie na podstawie różnych kryteriów, takich jak łatwość użytkowania, jakość wsparcia, łatwość wdrożenia i inne. Zapewnia to zaufany skrót do uzyskania najlepszego oprogramowania do raportowania wydatków, aby osiągnąć pożądane cele biznesowe.

Przygotuj swoje zyski na przyszłość

Głównymi składnikami sukcesu organizacji są bezproblemowa współpraca między zespołami przy stałym wzroście wydajności finansowej i produktywności pracowników. Można to osiągnąć poprzez usprawnienie procesu zarządzania wydatkami, aby zaoszczędzić czas, wysiłek, zapewnić dokładność i bezpieczeństwo oraz zapewnić cenny wgląd w dane dotyczące wydatków.