5 wskazówek dotyczących zbierania funduszy na galę dla małych organizacji non-profit

Wyobraź sobie, że siedzisz przy stole osób o podobnych poglądach i angażujesz się w konstruktywną rozmowę, delektując się pysznym posiłkiem. To wieczór wznoszenia toastów za fantastyczną organizację, okazja do nawiązania kontaktów z rówieśnikami, szansa na wsparcie wielkiej sprawy i forum do budowania długotrwałych relacji. To wydarzenie jest lepiej znane jako galowa zbiórka pieniędzy, która jest popularnym wydarzeniem pozyskiwania funduszy dla organizacji non-profit każdej wielkości.

Gala to obchodzone raz w roku uroczystość, która jest wyrazem uznania dla sukcesu organizacji non-profit i pomaga uczestnikom lepiej zrozumieć wyjątkowy wpływ organizacji non-profit na jej sprawę. Galowe zbiórki pieniędzy to świetna okazja dla zespołów non-profit, aby nawiązać kontakt z darczyńcami i dowiedzieć się więcej o ich zaangażowaniu w sprawę. To także okazja dla uczestników, aby spotkać się z Twoim zespołem, dowiedzieć się o wpływie programowym i usłyszeć historie beneficjentów, co, miejmy nadzieję, zmusi ich do przekazania darowizny.

5 wskazówek, jak zorganizować udaną galę

Przede wszystkim powinieneś dać uczestnikom niezapomnianą noc. Daj im możliwość wniesienia wkładu w zmiany w ramach wydarzenia ściśle związanego z Twoją sprawą, aby poczuli się częścią społeczności Twojej organizacji non-profit. Przy odpowiedniej strategii organizacja non-profit niemal dowolnej wielkości może zorganizować udaną galę lub kolację w celu zebrania funduszy.

Postępuj zgodnie z tymi pięcioma wskazówkami, aby wypełnić swoje miejsca osobami o wysokiej wartości netto, tchnąć nowe życie w coroczną galę i wystawić swoją organizację na potencjalnych zwolenników na całe życie.

1. Spark Pasja

Decydując, kogo zaprosić na coroczną galę, prawdopodobnie spojrzysz na wsparcie znanych darczyńców. Wspierali twoją organizację na dobre i na złe i najprawdopodobniej wprowadzą nowych potencjalnych zwolenników do twojej sprawy. Dotrzyj do tych osób, które mają już silną więź z Twoją organizacją, najpierw i zbuduj argument, dlaczego powinni wspierać wydarzenie.

Aby zachęcić swoich lojalnych kibiców do wzięcia udziału w wydarzeniu z wyższą niż zwykle ceną biletu, musisz dotrzymać obietnicy udanego wieczoru. Jeśli rok po roku podajesz ten sam czterodaniowy posiłek lub wpychasz darczyńców do małych hotelowych sal balowych, Twoja coroczna gala może zacząć tracić na sile, a tym samym darowizny. Każdego roku włączaj nowe aspekty do swojej gali, aby co roku zwiększać darowizny, a nie je tracić.

Dodawanie nowych aspektów każdego roku może być tak proste, jak zwiększenie wykorzystania technologii podczas wydarzenia. Na przykład możesz:

• Podwójnie wykorzystując marketing w mediach społecznościowych na wydarzeniach
• Wyślij e-mailem swoją stronę darowizny do uczestników z wyprzedzeniem
• Poinformuj uczestników, że mogą przekazać darowiznę na Twoją sprawę bezpośrednio z telefonu
• Wyświetlaj swoją stronę z darowiznami na ścianie podczas gali, aby uzyskać aktualizację na żywo

2. Wypróbuj dwupak

O ile bardziej prawdopodobne jest, że weźmiesz udział w wydarzeniu, gdybyś mógł przyprowadzić przyjaciela? Zamiast sprzedawać pojedyncze bilety na coroczną galę, ogranicz sprzedaż do dwupaków — Twoi uczestnicy muszą przyprowadzić co najmniej jednego nowego gościa. Może to być szczególnie korzystne dla mniejszych organizacji non-profit, które chcą powiększyć bazę swoich zwolenników i nawiązać nowe kontakty.

Dwupak to wiarygodna forma ekspozycji dla potencjalnych dawców. Obecny zwolennik już wierzy w twoją sprawę i prawdopodobnie wypowiada się z uznaniem o twojej organizacji non-profit, i miejmy nadzieję, że po wzięciu udziału w twojej gali jego gość również.

Upewnij się, że wszyscy uczestnicy zarejestrowali się na wydarzenie, abyś mógł śledzić nowych zwolenników po wydarzeniu. Podejmij świadomy wysiłek, aby porozmawiać indywidualnie z każdym gościem za pośrednictwem spersonalizowanego e-maila, aby usłyszeć ich opinie na temat pracy wykonywanej przez Twoją organizację i które z Twoich programów mogą być zainteresowane wspieraniem. Po rozmowie możesz dalej spersonalizować komunikację e-mailową z tym darczyńcą, aby zachęcić przyszłe prezenty i zadbać o to, aby stali się lojalnymi, wspierającymi przez całe życie.

3. Wykorzystaj swoje partnerstwa

Organizacja dorocznej gali nie musi być wysiłkiem solowym. Zamiast tego możesz wykorzystać istniejące partnerstwa lub zachęcić lokalne firmy do sponsorowania i zrekompensowania niektórych kosztów. Twoi partnerzy mogą pokryć koszty wydarzenia, takie jak wynajem lokalu, dekoracje lub jedzenie, lub mogą przekazać pieniądze.

Kontaktując się ze swoim partnerem, upewnij się, że Twoja tonacja jest perfekcyjna. Propozycje nie są uniwersalne. Poznaj konkretne inicjatywy swojego partnera i skup się na inicjatywach, które są zgodne z pracą wykonywaną przez Twoją organizację. Dołącz statystyki dotyczące Twojej organizacji, wpływu i profili darczyńców, aby wesprzeć swoją ofertę.

Dodatkowo opisz korzyści, jakie otrzyma Twój partner korporacyjny, takie jak:

• Włączenie do swoich programów
• Rozpoznawalność na Twojej stronie internetowej i stronie wydarzenia
• Możliwość umieszczania markowych towarów w torebkach prezentowych uczestników
• Możliwość przemówienia na Twoim wydarzeniu

Nie masz potencjalnego partnera, z którym możesz się skontaktować? Nie ma problemu. Tak jak kultywujesz darczyńców, możesz również kultywować sponsorów wydarzeń. Aby zwiększyć swoje szanse na sukces, powinieneś:

1. Znajdź organizację, która podziela tę samą pasję do Twojej sprawy. Na przykład schronisko dla bezdomnych może współpracować z lokalnym sklepem spożywczym.
2. Wykorzystaj relacje osobiste. Zapytaj członków zarządu i pracowników o kontakty, które mogą mieć w korporacjach, które byłyby odpowiednie dla Twojej organizacji non-profit.
3. Zaprezentuj swoją bazę darczyńców. Podaj potencjalnemu partnerowi dane demograficzne dotyczące odbiorców, w tym:
   • Przewidywana liczba gości
   • Liczba gości w poprzednich latach
   • Liczba zaproszonych
   • Zasięg społeczno-ekonomiczny
   • Zakres wieku
4. Twórz poziomy sponsorowania. Pokaż korzyści związane z każdym poziomem sponsorowania. Wyraźnie pokaż, w jaki sposób sponsorowanie Twojej gali może przynieść korzyści sponsorowi.
5. Napisz solidny list. Postaraj się, aby Twój list był krótki, najwyżej jedna strona. Wskaż w pierwszym akapicie osoby związane z Twoją organizacją, które mają bezpośredni związek, a także wszystkich godnych uwagi liderów społeczności lub branży uczestniczących w Twojej gali.
6. Kontynuuj kontakt z potencjalnymi klientami. Potencjalni sponsorzy mogą nie reagować na Twoje początkowe działania informacyjne. Zawsze skontaktuj się telefonicznie pięć do siedmiu dni po wysłaniu listu sponsorskiego lub wykonaniu pierwszej rozmowy telefonicznej.

4. Zaprezentuj wideo

Zatrudnienie eksperta branżowego lub celebryty do przemówienia na gali może gwałtownie podnieść koszty wydarzenia. Zrozumiałe jest, że organizacje non-profit chcą uhonorować tych, którzy przyczynili się do ich sukcesu. Dodatkowo, zatrudnienie prelegenta wiąże się z pewnym ryzykiem — niektórzy mówcy pracują dłużej niż planowano lub po prostu nie są przygotowani. Potem, po ich zakończeniu, pojawia się „prośba” o darowizny. Apel o wsparcie może być mniej skuteczny, jeśli Twój mówca znudził Twoich gości lub spędził czas na rozmowie o czymś niezwiązanym z Twoją sprawą.

Krótki, profesjonalny film nagrany dla korporacji kosztuje średnio od 1000 do 10 000 dolarów. Jednak niektóre firmy zajmujące się produkcją wideo mogą oferować zniżkę lub przekazywać swoje usługi, ponieważ jesteś organizacją non-profit.

Twoja organizacja może zaoszczędzić czas i pieniądze, inwestując w wideo zamiast w głośnik. Ten film może zawierać świadectwa osób, na które Twoja organizacja wpłynęła, wolontariuszy, którzy wspierali Twoje wysiłki, oraz głównych sponsorów, którzy pomogli sfinansować Twoją sprawę. Odtworzenie filmu zamiast mówcy zapewni również przestrzeganie harmonogramu i szanowanie czasu i czasu skupienia uwagi uczestników.

5. Angażuj młodsze grupy demograficzne

W zależności od przyczyny, wielkości i lat działalności Twojej organizacji, Twoja baza zwolenników może wykazywać szeroki zakres danych demograficznych. Im bardziej dbasz o każdą grupę, tym bardziej prawdopodobne jest, że zaangażują się w Twoje inicjatywy. Na przykład młodzi darczyńcy mogą nie być tak zmotywowani do przychodzenia na gale „starej szkoły”, jak ich rodzice. W rzeczywistości młodsi dawcy mogą nawet wyrażać zaniepokojenie przebraniem się w najlepszy strój na wykwintną kolację, gdy sprawa wspiera głodujące rodziny.

Milenijni darczyńcy są mniej zainteresowani tym, co jest podawane podczas obiadu, a bardziej wpływem Twojej organizacji. Z tego powodu możesz zdecydować się na bardziej nietradycyjne podejście do swojej gali, aby przyciągnąć młodsze pokolenie. Możesz nawet zorganizować zupełnie inne wydarzenie. Na przykład darczyńca organizacji zdrowotnej może preferować wycieczkę po terenie z naukowcami lub spotkanie z pacjentami. Zwolennik organizacji ekologicznej może chcieć wyjść w teren i zobaczyć swoją pracę na własne oczy.

Utwórz dostosowane wydarzenie

Znajomość darczyńców jest kluczem do zorganizowania udanej corocznej gali. Niech poprowadzą Cię w zorganizowaniu najlepszego wydarzenia – takiego, które pasuje do Twojej sprawy i angażuje Twoich zwolenników. Może jest to kolacja ze zbiórką pieniędzy, a może zabranie darczyńców na wycieczkę, aby zademonstrować, jak ważne jest zachowanie szlaku. Budowanie silnych, trwałych i znaczących relacji zaczyna się od wspólnych osobistych doświadczeń. Wysłuchaj swoich darczyńców i stwórz możliwości nawiązania z nimi kontaktu, a oni również zaangażują się z Tobą.