5 consigli per la raccolta fondi di gala per le piccole organizzazioni no profit

Immagina di sederti a un tavolo di persone che la pensano allo stesso modo impegnate in una conversazione significativa mentre ti godi un pasto delizioso. È una serata di brindisi a un'organizzazione fantastica, un'opportunità per fare rete con i tuoi colleghi, un'opportunità per sostenere una grande causa e un forum per costruire relazioni durature. Questo evento è meglio conosciuto come una raccolta fondi di gala, che è un popolare evento di raccolta fondi per organizzazioni senza scopo di lucro di tutte le dimensioni.

Un gala è una celebrazione annuale che riconosce il successo di un'organizzazione non profit e aiuta i partecipanti a comprendere meglio l'impatto unico di un'organizzazione non profit sulla loro causa. Le raccolte fondi di gala sono una grande opportunità per i team no profit di entrare in contatto uno contro uno con i loro donatori e saperne di più sul loro impegno per la causa. È anche un'opportunità per i partecipanti di incontrare il tuo team, conoscere l'impatto programmatico e ascoltare le storie dei beneficiari, che si spera li costringeranno a donare.

5 consigli per ospitare un gala di successo

Soprattutto dovresti regalare ai partecipanti una notte da ricordare. Offri loro l'opportunità di contribuire al cambiamento con un evento strettamente legato alla tua causa per aiutarli a sentirsi parte della comunità della tua organizzazione no profit. Con la giusta strategia, un'organizzazione senza scopo di lucro di quasi tutte le dimensioni può ospitare una cena di gala o una raccolta fondi di successo.

Segui questi cinque suggerimenti per riempire i tuoi posti con individui con un patrimonio netto elevato, dare nuova vita al tuo gala annuale ed esporre la tua organizzazione a potenziali sostenitori per tutta la vita.

1. Spark passione

Quando decidi chi invitare al tuo gala annuale, probabilmente guarderai ai tuoi donatori affermati per il supporto. Hanno supportato la tua organizzazione nel bene e nel male e sono i più propensi a presentare nuovi potenziali sostenitori alla tua causa. Contatta prima queste persone, che hanno già un forte legame con la tua organizzazione, e costruisci un caso sul perché dovrebbero sostenere l'evento.

Per incoraggiare i tuoi fedeli sostenitori a partecipare a un evento con un prezzo del biglietto più alto del solito, devi mantenere la promessa di una grande serata. Se servi lo stesso pasto di quattro portate o riempi anno dopo anno i tuoi donatori nelle sale da ballo di piccoli hotel, il tuo gala annuale potrebbe iniziare a perdere forza e quindi donazioni. Incorpora nuovi aspetti nel tuo gala ogni anno per aumentare le donazioni ogni anno, non perderle.

Aggiungere nuovi aspetti ogni anno potrebbe essere semplice come aumentare il modo in cui sfrutti la tecnologia per il tuo evento. Ad esempio, potresti:

• Raddoppia l'utilizzo del social media marketing per gli eventi
• Invia la tua pagina delle donazioni via email ai partecipanti in anticipo
• Informa i partecipanti che possono donare alla tua causa direttamente dal loro telefono
• Proietta la tua pagina delle donazioni sulla bacheca durante il gala per un aggiornamento dal vivo

2. Prova una confezione da due

Quante più probabilità saresti di partecipare a un evento se potessi portare un amico? Invece di vendere biglietti singoli per il tuo gala annuale, limita le vendite a due pacchi: i partecipanti devono portare almeno un nuovo ospite. Ciò può essere particolarmente vantaggioso per le organizzazioni no profit più piccole che desiderano ampliare la propria base di sostenitori e stabilire nuove connessioni.

Una confezione da due è una forma credibile di esposizione per i potenziali donatori. L'attuale sostenitore crede già nella tua causa e probabilmente parla molto bene della tua organizzazione no profit, e si spera che, dopo aver partecipato al tuo gala, anche il loro ospite lo farà.

Assicurati che tutti i partecipanti si registrino all'evento in modo da poter seguire i nuovi sostenitori dopo l'evento. Fai uno sforzo consapevole per parlare faccia a faccia con ogni ospite tramite un'e-mail personalizzata per ascoltare i loro pensieri sul lavoro che sta facendo la tua organizzazione e quali dei tuoi programmi potrebbero essere interessati a supportare. Dopo la conversazione, puoi personalizzare ulteriormente le tue comunicazioni e-mail con questo donatore per incoraggiare futuri doni e aiutarlo a diventare un fedele sostenitore per tutta la vita.

3. Sfrutta le tue partnership

Tenere un gala annuale non deve essere uno sforzo da solista. Invece, puoi sfruttare le partnership esistenti o proporre attività commerciali locali per sponsorizzare e aiutare a compensare alcuni dei costi. I tuoi partner possono sottoscrivere un costo per un evento come l'affitto della sede, i centrotavola o il cibo, oppure possono donare denaro.

Quando contatti il ​​tuo partner, assicurati di aver perfezionato il tuo tono. Le proposte non sono taglia unica. Conosci le iniziative specifiche del tuo partner e concentrati sulle iniziative che sono in linea con il lavoro svolto dalla tua organizzazione. Includi statistiche sulla tua organizzazione, impatto e profili dei donatori per supportare la tua presentazione.

Inoltre, specifica in dettaglio i vantaggi che riceverà il tuo partner aziendale, come ad esempio:

• Inclusione nei tuoi programmi
• Riconoscimento sul tuo sito web e sulla pagina dell'evento
• Possibilità di mettere merce di marca nelle borse swag dei partecipanti
• Possibilità di parlare al tuo evento

Non hai un potenziale partner a cui rivolgerti? Nessun problema. Proprio come coltivi i donatori, puoi anche coltivare sponsor di eventi. Per aumentare le tue possibilità di successo dovresti:

1. Trova un'organizzazione che condivida la stessa passione per la tua causa. Ad esempio, un rifugio per senzatetto potrebbe cercare di collaborare con un negozio di alimentari locale.
2. Sfrutta le relazioni personali. Chiedi ai membri del consiglio e al personale i contatti che potrebbero avere presso le società che sarebbero adatti alla tua organizzazione no profit.
3. Mostra la tua base di donatori. Fornisci al tuo potenziale partner i dati demografici sul tuo pubblico, tra cui:
   • Numero di ospiti previsti
   • Numero di ospiti negli anni precedenti
   • Numero di invitati
   • Gamma socioeconomica
   • Fascia di età
4. Crea livelli di sponsorizzazione. Mostra i vantaggi legati a ciascun livello di sponsorizzazione. Mostra chiaramente come la sponsorizzazione del tuo galà potrebbe avvantaggiare uno sponsor.
5. Scrivi una lettera a tono solido. Mantieni la tua lettera breve, una pagina al massimo. Menziona nel primo paragrafo chiunque sia associato alle tue organizzazioni che abbia una relazione diretta, nonché qualsiasi comunità degna di nota o leader del settore che partecipi al tuo gala.
6. Segui i tuoi potenziali clienti. I potenziali sponsor potrebbero non rispondere al tuo sforzo di sensibilizzazione iniziale. Continua sempre con una telefonata da cinque a sette giorni dopo l'invio della lettera di sponsorizzazione o dopo la telefonata iniziale.

4. Presenta un video

Assumere un esperto del settore o una celebrità per parlare al tuo gala può aumentare esponenzialmente il costo del tuo evento. Comprensibilmente, le organizzazioni non profit vogliono onorare coloro che hanno contribuito al loro successo. Inoltre, assumere un oratore ha i suoi rischi: alcuni oratori continuano più a lungo del previsto o semplicemente non sono preparati. Poi, dopo che hanno concluso, arriva “la richiesta” di donazioni. Un appello per il supporto può essere meno efficace se il tuo oratore ha annoiato i tuoi ospiti o ha passato del tempo a parlare di qualcosa che non ha attinenza con la tua causa.

Un breve video professionale realizzato per un'azienda, in media, costa tra $ 1.000 e $ 10.000. Tuttavia, alcune società di produzione video possono offrire uno sconto o donare i loro servizi poiché sei un'organizzazione no profit.

La tua organizzazione può risparmiare tempo e denaro investendo in un video anziché in un relatore. Questo video può includere testimonianze di coloro che sono stati colpiti dalla tua organizzazione, volontari che hanno sostenuto i tuoi sforzi e sponsor principali che hanno contribuito a finanziare la tua causa. La riproduzione di un video al posto di un oratore ti assicurerà anche di rispettare il programma e di onorare l'attenzione e il tempo del tuo partecipante.

5. Coinvolgi i dati demografici più giovani

A seconda della causa, delle dimensioni e degli anni di attività della tua organizzazione, la tua base di sostenitori potrebbe mostrare un'ampia gamma di dati demografici. Più ti rivolgi a ciascun gruppo, più è probabile che si impegnino con le tue iniziative. Ad esempio, i giovani donatori potrebbero non essere così motivati ​​a partecipare ai galà della "vecchia scuola" come lo sono i loro genitori. In effetti, i donatori più giovani possono anche esprimere preoccupazione per aver vestito i loro abiti più eleganti per una cena di lusso quando la causa sostiene le famiglie che muoiono di fame.

I donatori millenari sono meno interessati a ciò che viene servito a cena e più all'impatto della tua organizzazione. Per questo motivo, potresti voler optare per un approccio più non tradizionale al tuo gala per attirare una generazione più giovane. Potresti anche voler organizzare un evento completamente diverso. Ad esempio, un donatore di un'organizzazione sanitaria può preferire un tour del sito con i ricercatori o incontrare i pazienti. Un sostenitore di un'organizzazione ambientale potrebbe voler scendere in campo e vedere il tuo lavoro in prima persona.

Crea un evento personalizzato

Conoscere i propri donatori è la chiave per ospitare un gala annuale di successo. Lascia che ti guidino nell'organizzazione del tuo miglior evento, quello che si adatta alla tua causa e coinvolge i tuoi sostenitori. Forse è una cena di raccolta fondi o forse sta portando i tuoi donatori a fare un'escursione per dimostrare l'importanza di preservare un sentiero. La costruzione di relazioni forti, durature e significative inizia con esperienze personali condivise. Ascolta i tuoi donatori e crea opportunità per interagire con loro e anche loro si impegneranno con te.