تخيل أنك تجلس على طاولة من أفراد متشابهين في التفكير ينخرطون في محادثة هادفة أثناء الاستمتاع بوجبة لذيذة. إنها أمسية لشرب نخب منظمة رائعة ، وفرصة للتواصل مع أقرانك ، وفرصة لدعم قضية عظيمة ، ومنتدى لبناء علاقات طويلة الأمد. يُعرف هذا الحدث باسم حفل جمع التبرعات ، وهو حدث شائع لجمع التبرعات للمنظمات غير الربحية من جميع الأحجام.
الحفل هو احتفال يقام مرة في السنة يعترف بنجاح منظمة غير ربحية ويساعد الحضور على فهم التأثير الفريد للمؤسسة غير الربحية على قضيتهم بشكل أفضل. تعد حفلات جمع التبرعات الاحتفالية فرصة رائعة للفرق غير الربحية للتواصل وجهًا لوجه مع المتبرعين ومعرفة المزيد عن التزامهم بالقضية. إنها أيضًا فرصة للحضور لمقابلة فريقك ، والتعرف على التأثير البرنامجي ، والاستماع إلى قصص المستفيدين ، والتي نأمل أن تجبرهم على التبرع.
تنزيل مجاني: ورقة الغش في حدث التذاكر
5 نصائح لاستضافة حفل ناجح
قبل كل شيء ، يجب أن تمنح الحاضرين ليلة لا تنسى. وفر فرصة لهم للمساهمة في التغيير بحدث مرتبط ارتباطًا وثيقًا بقضيتك لمساعدتهم على الشعور بأنهم جزء من مجتمع منظمتك غير الربحية. مع الإستراتيجية الصحيحة ، يمكن لأي منظمة غير ربحية من أي حجم تقريبًا استضافة حفل عشاء ناجح أو عشاء لجمع التبرعات.
اتبع هذه النصائح الخمس لملء مقاعدك بأفراد من أصحاب الثروات العالية ، وبث حياة جديدة في حفلك السنوي ، وعرّض مؤسستك لمؤيدين محتملين مدى الحياة.
1. شرارة العاطفة
عند تحديد من ستدعوه إلى حفلتك السنوية ، فمن المحتمل أن تنظر إلى المتبرعين الراسخين للحصول على الدعم. لقد دعموا مؤسستك من خلال السراء والضراء ومن المرجح أن يقدموا مؤيدين محتملين جدد لقضيتك. تواصل مع هؤلاء الأشخاص ، الذين لديهم بالفعل اتصال قوي بمؤسستك ، أولاً وقم ببناء حالة تفسر سبب وجوب دعمهم للحدث.
لتشجيع مؤيديك المخلصين على حضور حدث بسعر تذكرة أعلى من المعتاد ، عليك أن تفي بوعدك بأمسية رائعة. إذا كنت تقدم نفس الوجبة المكونة من أربعة أطباق أو تحشر المتبرعين في قاعات احتفالات صغيرة بالفندق عامًا بعد عام ، فقد يبدأ حفلك السنوي في فقدان قوته وبالتالي التبرعات. قم بتضمين جوانب جديدة في حفلتك كل عام لزيادة التبرعات كل عام ، لا تخسرها.
يمكن أن تكون إضافة جوانب جديدة كل عام بسيطة مثل زيادة كيفية الاستفادة من التكنولوجيا لحدثك. على سبيل المثال ، يمكنك:
- ضاعف استخدام التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي للأحداث
- أرسل صفحة التبرع بالبريد الإلكتروني إلى الحاضرين مسبقًا
- أبلغ الحاضرين أنه يمكنهم التبرع لقضيتك من هواتفهم مباشرة
- ضع صفحة التبرع الخاصة بك على الحائط خلال حفلتك للحصول على تحديث مباشر
تنزيل: خطة الترويج لحدث الوسائط الاجتماعية لمدة 10 أسابيع
2. جرب عبوتين
ما مدى احتمالية حضور حدث ما إذا كان بإمكانك إحضار صديق؟ بدلاً من بيع التذاكر الفردية لحفلتك السنوية ، قم بقصر مبيعاتك على حزمتين - يجب على الحاضرين إحضار ضيف جديد واحد على الأقل. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص للمنظمات غير الربحية الأصغر التي ترغب في تنمية قاعدة المؤيدين وإنشاء اتصالات جديدة.
العلبة المكونة من قطعتين هي شكل موثوق به من أشكال التعرض للمانحين المحتملين. يؤمن الداعم الحالي بالفعل بقضيتك ومن المحتمل أن يشيد بمنظمتك غير الربحية ، ونأمل أن ضيفهم سيفعل ذلك أيضًا بعد حضور حفلتك.
تأكد من قيام جميع الحاضرين بالتسجيل في الحدث بحيث يمكنك المتابعة مع مؤيدين جدد بعد الحدث. ابذل جهدًا واعًا للتحدث وجهًا لوجه مع كل ضيف من خلال بريد إلكتروني مخصص لسماع أفكارهم حول العمل الذي تقوم به مؤسستك وأي من برامجك قد يكونون مهتمين بدعمها. بعد محادثتك ، يمكنك بعد ذلك إضفاء الطابع الشخصي على اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك مع هذا المتبرع لتشجيع الهدايا المستقبلية وتكريمهم ليصبحوا داعمين مخلصين مدى الحياة.
دليل مجاني: 13 نموذج بريد إلكتروني للاحتفاظ بالمانحين
3. الاستفادة من الشراكات الخاصة بك
لا يجب أن يكون عقد حفل سنوي جهدًا منفردًا. بدلاً من ذلك ، يمكنك الاستفادة من الشراكات الحالية أو دعوة الشركات المحلية للرعاية والمساعدة في تعويض بعض التكاليف. يمكن لشركائك ضمان تكلفة حدث مثل تأجير المكان أو القطع المركزية أو الطعام ، أو يمكنهم التبرع نقدًا.
عند الاتصال بشريكك ، تأكد من إتقان عرضك. المقترحات ليست مقاسًا واحدًا يناسب الجميع. تعرف على مبادرات شريكك المحددة وركز على المبادرات التي تتوافق مع العمل الذي تقوم به مؤسستك. قم بتضمين إحصائيات حول مؤسستك ، وتأثيرك ، وملفات المتبرعين للمساعدة في دعم عرضك التقديمي.
قراءة التالي: كيفية تحسين العرض التقديمي المخطّط لمنظمتك غير الربحية [فيديو]
بالإضافة إلى ذلك ، قم بالتفصيل بالمزايا التي سيحصل عليها شريكك في الشركة ، مثل:
- التضمين في برامجك
- الاعتراف على موقع الويب الخاص بك وصفحة الحدث
- القدرة على وضع البضائع ذات العلامات التجارية في أكياس الهدايا الخاصة بالحضور
- فرصة للتحدث في هذا الحدث الخاص بك
ليس لديك شريك محتمل للوصول إليه؟ لا مشكلة. مثلما تزرع المتبرعين ، يمكنك أيضًا تنمية رعاة الحدث. لتعزيز فرصك في النجاح ، يجب عليك:
- ابحث عن منظمة تشترك في نفس الشغف لقضيتك. على سبيل المثال ، قد يبحث مأوى للمشردين عن شراكة مع محل بقالة محلي.
- الاستفادة من العلاقات الشخصية. اسأل أعضاء مجلس الإدارة والموظفين عن جهات الاتصال التي قد تكون لديهم في الشركات التي ستكون مناسبة لمنظمتك غير الربحية.
- اعرض donorbase الخاص بك. زود شريكك المحتمل بالتركيبة السكانية لجمهورك بما في ذلك:
- عدد الضيوف المتوقع
- عدد الضيوف في السنوات السابقة
- عدد المدعوين
- النطاق الاجتماعي والاقتصادي
- الفئة العمرية
- إنشاء مستويات الرعاية. أظهر الفوائد المرتبطة بكل مستوى من مستويات الرعاية. أظهر بوضوح كيف يمكن أن تفيد رعاية حفلك الراعي.
- اكتب حرف خط متين. اجعل رسالتك قصيرة ، صفحة واحدة على الأكثر. اذكر في الفقرة الأولى أي شخص مرتبط بمؤسستك لديه علاقة مباشرة بالإضافة إلى أي مجتمع أو قادة صناعة جديرين بالملاحظة يحضرون حفلتك.
- متابعة مع آفاقك. قد لا يستجيب الرعاة المحتملون لجهود التوعية الأولية. تابع دائمًا بمكالمة هاتفية بعد خمسة إلى سبعة أيام من إرسال خطاب الرعاية أو إجراء مكالمتك الهاتفية الأولية.
4. تقديم مقطع فيديو
يمكن أن يؤدي تعيين خبير في الصناعة أو أحد المشاهير للتحدث في حفلتك إلى زيادة تكلفة الحدث بشكل كبير. من المفهوم أن المنظمات غير الربحية تريد تكريم أولئك الذين ساهموا في نجاحها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التعاقد مع متحدث له مخاطر - فبعض المتحدثين يستمرون في العمل لفترة أطول مما هو مخطط له أو ببساطة غير مستعدين. ثم بعد الانتهاء ، يأتي "طلب" التبرعات. قد يكون طلب الدعم أقل فعالية إذا ملل المتحدث الخاص بك ضيوفك أو أمضى وقتًا في الحديث عن شيء لا علاقة له بقضيتك.
يتكلف مقطع الفيديو القصير والاحترافي المصمم لشركة ، في المتوسط ، ما بين 1000 دولار إلى 10000 دولار. ومع ذلك ، قد تقدم بعض شركات إنتاج الفيديو خصمًا أو تتبرع بخدماتها نظرًا لأنك مؤسسة غير ربحية.
يمكن لمؤسستك توفير الوقت والمال من خلال الاستثمار في مقطع فيديو بدلاً من مكبر صوت. يمكن أن يتضمن هذا الفيديو شهادات من أولئك الذين تأثروا بمنظمتك ، والمتطوعين الذين دعموا جهودك ، والجهات الراعية الرئيسية التي ساعدت في تمويل قضيتك. سيؤدي تشغيل مقطع فيديو بدلاً من وجود مكبر صوت أيضًا إلى ضمان التزامك بالجدول الزمني وتكريم فترة انتباه الحاضرين ووقته.
شاهد: 5 نصائح لسرد القصص غير الربحية لجذب التبرعات
5. إشراك الفئات السكانية الشابة
اعتمادًا على سبب مؤسستك وحجمها وسنوات عملها ، قد تعرض قاعدة المؤيدين نطاقًا واسعًا من التركيبة السكانية. وكلما زاد اهتمامك بكل مجموعة ، زادت احتمالية مشاركتهم في مبادراتك. على سبيل المثال ، قد لا يكون المتبرعون الصغار متحمسين للحضور إلى حفلات "المدرسة القديمة" مثل والديهم. في الواقع ، قد يعرب المتبرعون الأصغر سنًا عن قلقهم بشأن ارتداء أفضل ملابسهم لتناول عشاء فاخر عندما يدعم السبب الأسر الجائعة.
لا يهتم المانحون من جيل الألفية بما يتم تقديمه في العشاء وأكثر اهتمامًا بتأثير مؤسستك. لهذا السبب ، قد ترغب في اختيار نهج غير تقليدي لحفلتك لجذب جيل الشباب. قد ترغب في عقد حدث مختلف تمامًا. على سبيل المثال ، قد يفضل متبرع لمنظمة صحية القيام بجولة في الموقع مع الباحثين أو مقابلة المرضى. قد يرغب أحد مؤيدي منظمة بيئية في الخروج إلى الميدان ورؤية عملك بشكل مباشر.
قراءة التالي: 3 طرق إبداعية للانخراط في الجيل Z مع مؤسستك غير الربحية
قم بإنشاء حدث مخصص
إن معرفة الجهات المانحة أمر أساسي لاستضافة حفل سنوي ناجح. دعهم يرشدونك في إقامة أفضل حدث لديك حتى الآن - حدث يناسب قضيتك ويشرك مؤيديك. ربما يكون عشاءًا لجمع التبرعات أو ربما يأخذ المتبرعين في نزهة لإثبات أهمية الحفاظ على المسار. يبدأ بناء علاقات قوية ودائمة وذات مغزى بتجارب شخصية مشتركة. استمع إلى المتبرعين وخلق فرصًا للتفاعل معهم وسيتواصلون معك أيضًا.
دليل جيب الأحداث الخاصة