5 Kiat Penggalangan Dana Gala untuk Nirlaba Kecil

Bayangkan duduk di meja orang-orang yang berpikiran sama terlibat dalam percakapan yang bermakna sambil menikmati makanan yang lezat. Ini adalah malam bersulang untuk organisasi yang fantastis, kesempatan untuk berjejaring dengan rekan-rekan Anda, kesempatan untuk mendukung tujuan besar, dan forum untuk membangun hubungan jangka panjang. Acara ini lebih dikenal sebagai gala fundraiser, yaitu acara penggalangan dana yang populer untuk organisasi nirlaba dari semua ukuran.

Gala adalah perayaan setahun sekali yang mengakui keberhasilan lembaga nonprofit dan membantu peserta lebih memahami dampak unik lembaga nonprofit terhadap tujuan mereka. Penggalangan dana Gala adalah peluang besar bagi tim nonprofit untuk terhubung secara pribadi dengan donatur mereka dan mempelajari lebih lanjut tentang komitmen mereka terhadap tujuan tersebut. Ini juga merupakan kesempatan bagi peserta untuk bertemu dengan tim Anda, belajar tentang dampak program, dan mendengar cerita penerima manfaat, yang diharapkan akan mendorong mereka untuk menyumbang.

5 Tips Menjadi Tuan Rumah Gala yang Sukses

Di atas segalanya, Anda harus memberi para peserta malam untuk diingat. Berikan kesempatan bagi mereka untuk berkontribusi pada perubahan dengan acara yang terkait erat dengan tujuan Anda untuk membantu mereka merasa seperti bagian dari komunitas nonprofit Anda. Dengan strategi yang tepat, organisasi nirlaba dengan ukuran apa pun dapat menyelenggarakan gala atau makan malam penggalangan dana yang sukses.

Ikuti lima tip berikut untuk mengisi kursi Anda dengan individu-individu dengan kekayaan bersih tinggi, menghirup kehidupan baru ke dalam gala tahunan Anda, dan memaparkan organisasi Anda kepada calon pendukung seumur hidup.

1. Memicu Gairah

Saat memutuskan siapa yang akan diundang ke gala tahunan Anda, kemungkinan besar Anda akan melihat donatur yang sudah mapan untuk mendapatkan dukungan. Mereka telah mendukung organisasi Anda melalui suka dan duka dan kemungkinan besar akan memperkenalkan pendukung potensial baru untuk tujuan Anda. Jangkau orang-orang ini, yang sudah memiliki hubungan kuat dengan organisasi Anda, terlebih dahulu dan buat alasan mengapa mereka harus mendukung acara tersebut.

Untuk mendorong pendukung setia Anda menghadiri acara dengan harga tiket lebih tinggi dari biasanya, Anda harus memenuhi janji malam yang menyenangkan. Jika Anda menyajikan makanan empat hidangan yang sama atau menjejalkan donor Anda ke dalam ballroom hotel kecil dari tahun ke tahun, gala tahunan Anda mungkin mulai kehilangan tenaga dan oleh karena itu donasi. Masukkan aspek baru ke dalam gala Anda setiap tahun untuk menumbuhkan donasi setiap tahun, jangan sampai hilang.

Menambahkan aspek baru setiap tahun bisa sesederhana meningkatkan cara Anda memanfaatkan teknologi untuk acara Anda. Misalnya, Anda mungkin:

• Gandakan penggunaan pemasaran media sosial untuk acara
• Kirimkan halaman donasi Anda melalui email kepada peserta Anda terlebih dahulu
• Beri tahu peserta bahwa mereka dapat menyumbang untuk tujuan Anda langsung dari ponsel mereka
• Proyeksikan halaman donasi Anda di dinding selama gala Anda untuk pembaruan langsung

2. Coba Paket Dua

Seberapa besar kemungkinan Anda untuk menghadiri suatu acara jika Anda dapat membawa seorang teman? Alih-alih menjual tiket individu ke gala tahunan Anda, batasi penjualan Anda menjadi dua paket—peserta Anda harus membawa setidaknya satu tamu baru. Ini bisa sangat bermanfaat bagi organisasi nirlaba kecil yang ingin mengembangkan basis pendukung mereka dan membuat koneksi baru.

Paket dua adalah bentuk paparan yang kredibel bagi calon donor. Pendukung saat ini sudah percaya pada tujuan Anda dan kemungkinan besar memuji organisasi nirlaba Anda, dan mudah-mudahan, setelah menghadiri gala Anda, tamu mereka juga akan melakukannya.

Pastikan semua peserta mendaftar untuk acara tersebut sehingga Anda dapat menindaklanjuti dengan pendukung baru setelah acara. Berusahalah secara sadar untuk berbicara satu lawan satu dengan setiap tamu melalui email yang dipersonalisasi untuk mendengar pendapat mereka tentang pekerjaan yang dilakukan organisasi Anda dan program mana yang mungkin ingin mereka dukung. Setelah percakapan Anda, Anda selanjutnya dapat mempersonalisasi komunikasi email Anda dengan donor ini untuk mendorong hadiah di masa depan dan mengelolanya untuk menjadi pendukung setia seumur hidup.

3. Manfaatkan Kemitraan Anda

Menyelenggarakan gala tahunan tidak harus menjadi upaya solo. Sebagai gantinya, Anda dapat memanfaatkan kemitraan yang ada atau menawarkan bisnis lokal untuk mensponsori dan membantu mengimbangi sebagian biaya. Mitra Anda dapat menanggung biaya acara seperti sewa tempat, centerpieces, atau makanan, atau mereka dapat menyumbangkan uang tunai.

Saat menghubungi pasangan Anda, pastikan nada bicara Anda sudah disempurnakan. Proposal tidak satu ukuran cocok untuk semua. Ketahui inisiatif spesifik mitra Anda dan fokus pada inisiatif yang selaras dengan pekerjaan yang dilakukan organisasi Anda. Sertakan statistik tentang organisasi Anda, dampak, dan profil donor untuk membantu mendukung promosi Anda.

Selain itu, perinci manfaat yang akan diterima mitra perusahaan Anda, seperti:

• Penyertaan dalam program Anda
• Pengakuan di situs web dan halaman acara Anda
• Kemampuan untuk memasukkan barang dagangan bermerek ke dalam tas barang curian peserta
• Kesempatan untuk berbicara di acara Anda

Tidak memiliki calon mitra untuk dihubungi? Tidak masalah. Sama seperti Anda membina para donatur, Anda juga dapat mengembangkan sponsor acara. Untuk meningkatkan peluang keberhasilan Anda, Anda harus:

1. Temukan organisasi yang memiliki semangat yang sama untuk tujuan Anda. Misalnya, tempat penampungan tunawisma mungkin ingin bermitra dengan toko bahan makanan lokal.
2. Manfaatkan hubungan pribadi. Mintalah anggota dewan dan staf untuk kontak yang mungkin mereka miliki di perusahaan yang cocok untuk organisasi nirlaba Anda.
3. Pamerkan basis donor Anda. Berikan calon mitra Anda demografi pada audiens Anda termasuk:
   • Jumlah tamu yang diantisipasi
   • Jumlah tamu tahun-tahun sebelumnya
   • Jumlah undangan
   • Jangkauan sosial ekonomi
   • Rentang usia
4. Buat tingkat sponsor. Tunjukkan manfaat yang terkait dengan setiap tingkat sponsor. Tunjukkan dengan jelas bagaimana mensponsori gala Anda dapat menguntungkan sponsor.
5. Tulis surat nada yang solid. Buat surat Anda singkat, paling banyak satu halaman. Sebutkan di paragraf pertama siapa saja yang terkait dengan organisasi Anda yang memiliki hubungan langsung serta komunitas atau pemimpin industri terkemuka yang menghadiri gala Anda.
6. Tindak lanjuti dengan prospek Anda. Sponsor potensial mungkin tidak menanggapi upaya penjangkauan awal Anda. Selalu tindak lanjuti dengan panggilan telepon lima hingga tujuh hari setelah surat sponsor Anda dikirim atau panggilan telepon awal Anda dilakukan.

4. Presentasikan Video

Menyewa pakar industri atau selebritas untuk berbicara di gala Anda dapat meningkatkan biaya acara Anda secara eksponensial. Dapat dimengerti, organisasi nirlaba ingin menghormati mereka yang telah berkontribusi pada kesuksesan mereka. Selain itu, mempekerjakan seorang pembicara memiliki risiko—beberapa pembicara bertahan lebih lama dari yang direncanakan atau tidak siap. Kemudian setelah mereka selesai, muncul "permintaan" untuk sumbangan. Permohonan dukungan mungkin kurang efektif jika pembicara Anda membuat tamu Anda bosan atau menghabiskan waktu untuk membicarakan sesuatu yang tidak terkait dengan tujuan Anda.

Video pendek dan profesional yang dibuat untuk perusahaan, rata-rata, berharga antara $1.000 hingga $10.000. Namun, beberapa perusahaan produksi video mungkin menawarkan diskon atau menyumbangkan layanan mereka karena Anda adalah organisasi nirlaba.

Organisasi Anda dapat menghemat waktu dan uang dengan berinvestasi dalam video, bukan speaker. Video ini dapat mencakup kesaksian dari mereka yang terkena dampak organisasi Anda, sukarelawan yang telah mendukung upaya Anda, dan sponsor utama yang telah membantu mendanai perjuangan Anda. Memutar video sebagai pengganti pembicara juga akan memastikan Anda tetap pada jadwal dan menghormati rentang perhatian dan waktu peserta Anda.

5. Libatkan Demografi yang Lebih Muda

Bergantung pada penyebab, ukuran, dan tahun organisasi Anda beroperasi, basis pendukung Anda mungkin menunjukkan rentang demografi yang luas. Semakin Anda melayani setiap kelompok, semakin besar kemungkinan mereka akan terlibat dengan inisiatif Anda. Misalnya, donatur muda mungkin tidak termotivasi untuk datang ke pesta "sekolah tua" seperti orang tua mereka. Faktanya, donor yang lebih muda bahkan mungkin mengungkapkan keprihatinannya atas berdandan dengan pakaian terbaik mereka untuk makan malam mewah ketika penyebabnya mendukung keluarga yang kelaparan.

Donor milenial kurang peduli dengan apa yang disajikan saat makan malam dan lebih banyak tentang dampak organisasi Anda. Karena itu, Anda mungkin ingin memilih pendekatan yang lebih non-tradisional ke pesta Anda untuk menarik generasi muda. Anda mungkin ingin mengadakan acara yang sama sekali berbeda. Misalnya, donor dari organisasi kesehatan mungkin lebih memilih tur lokasi dengan peneliti atau bertemu pasien. Seorang pendukung organisasi lingkungan mungkin ingin turun ke lapangan dan melihat pekerjaan Anda secara langsung.

Buat Acara yang Disesuaikan

Mengetahui donor Anda adalah kunci untuk menyelenggarakan gala tahunan yang sukses. Biarkan mereka memandu Anda dalam mengadakan acara terbaik Anda—acara yang sesuai dengan tujuan Anda dan melibatkan pendukung Anda. Mungkin ini adalah makan malam penggalangan dana atau mungkin mengajak donor Anda mendaki gunung untuk menunjukkan pentingnya melestarikan jejak. Membangun hubungan yang kuat, langgeng, dan bermakna dimulai dengan berbagi pengalaman pribadi. Dengarkan donatur Anda dan ciptakan peluang untuk terlibat dengan mereka dan mereka juga akan terlibat dengan Anda.