5 conseils de collecte de fonds de gala pour les petites organisations à but non lucratif

Imaginez-vous assis à une table de personnes partageant les mêmes idées et engageant une conversation significative tout en savourant un délicieux repas. C'est une soirée pour porter un toast à une organisation fantastique, une occasion de réseauter avec vos pairs, une chance de soutenir une grande cause et un forum pour établir des relations durables. Cet événement est mieux connu sous le nom de gala de collecte de fonds, qui est un événement de collecte de fonds populaire pour les organisations à but non lucratif de toutes tailles.

Un gala est une célébration annuelle qui reconnaît le succès d'un organisme à but non lucratif et aide les participants à mieux comprendre l'impact unique d'un organisme à but non lucratif sur leur cause. Les collectes de fonds de gala sont une excellente occasion pour les équipes à but non lucratif de se connecter en tête-à-tête avec leurs donateurs et d'en savoir plus sur leur engagement envers la cause. C'est également l'occasion pour les participants de rencontrer votre équipe, d'en savoir plus sur l'impact programmatique et d'entendre les histoires de bénéficiaires, ce qui, espérons-le, les incitera à faire un don.

5 conseils pour organiser un gala réussi

Avant tout, vous devez offrir aux participants une soirée inoubliable. Donnez-leur l'occasion de contribuer au changement avec un événement étroitement lié à votre cause pour les aider à se sentir comme faisant partie de la communauté de votre organisation à but non lucratif. Avec la bonne stratégie, une organisation à but non lucratif de presque n'importe quelle taille peut organiser un gala ou un dîner de collecte de fonds réussi.

Suivez ces cinq conseils pour remplir vos sièges avec des personnes fortunées, insuffler une nouvelle vie à votre gala annuel et exposer votre organisation à des supporters potentiels à vie.

1. Susciter la passion

Au moment de décider qui inviter à votre gala annuel, vous vous tournerez probablement vers vos donateurs établis pour obtenir leur soutien. Ils ont soutenu votre organisation contre vents et marées et sont les plus susceptibles de présenter de nouveaux partisans potentiels à votre cause. Contactez d'abord ces personnes, qui ont déjà un lien fort avec votre organisation, et expliquez pourquoi elles devraient soutenir l'événement.

Pour inciter vos fidèles supporters à assister à un événement dont le prix du billet est plus élevé que d'habitude, vous devez tenir la promesse d'une belle soirée. Si vous servez le même repas à quatre plats ou entasser vos donateurs dans de petites salles de bal d'hôtel année après année, votre gala annuel peut commencer à perdre de la vitesse et donc des dons. Incorporez chaque année de nouveaux aspects à votre gala pour augmenter les dons chaque année, et non les perdre.

Ajouter de nouveaux aspects chaque année pourrait être aussi simple que d'augmenter la façon dont vous exploitez la technologie pour votre événement. Par exemple, vous pourriez :

• Doublez l'utilisation du marketing des médias sociaux pour les événements
• Envoyez par e-mail votre page de don à vos participants à l'avance
• Informez les participants qu'ils peuvent faire un don à votre cause directement depuis leur téléphone
• Projetez votre page de don sur le mur pendant votre gala pour une mise à jour en direct

2. Essayez un pack de deux

Dans quelle mesure seriez-vous plus susceptible d'assister à un événement si vous pouviez amener un ami ? Au lieu de vendre des billets individuels pour votre gala annuel, limitez vos ventes à deux packs - vos participants doivent amener au moins un nouvel invité. Cela peut être particulièrement avantageux pour les petites organisations à but non lucratif qui souhaitent développer leur base de supporters et établir de nouvelles relations.

Un pack de deux est une forme d'exposition crédible pour les donneurs potentiels. Le supporter actuel croit déjà en votre cause et fait probablement l'éloge de votre organisation à but non lucratif et, espérons-le, après avoir assisté à votre gala, son invité le sera aussi.

Assurez-vous que tous les participants s'inscrivent à l'événement afin de pouvoir faire le suivi auprès de nouveaux partisans après l'événement. Faites un effort conscient pour parler en tête-à-tête avec chaque invité par le biais d'un e-mail personnalisé pour entendre leurs réflexions sur le travail que fait votre organisation et les programmes qu'ils pourraient être intéressés à soutenir. Après votre conversation, vous pouvez ensuite personnaliser davantage vos communications par e-mail avec ce donateur pour encourager les futurs dons et les aider à devenir un supporter fidèle à vie.

3. Tirez parti de vos partenariats

Organiser un gala annuel ne doit pas être un effort solitaire. Au lieu de cela, vous pouvez tirer parti des partenariats existants ou présenter des entreprises locales pour parrainer et aider à compenser certains des coûts. Vos partenaires peuvent prendre en charge un coût d'événement tel que la location d'un lieu, des centres de table ou de la nourriture, ou ils peuvent faire un don en espèces.

Lorsque vous contactez votre partenaire, assurez-vous d'avoir perfectionné votre argumentaire. Les propositions ne sont pas de taille unique. Connaissez les initiatives spécifiques de votre partenaire et concentrez-vous sur les initiatives qui correspondent au travail de votre organisation. Incluez des statistiques sur votre organisation, son impact et les profils des donateurs pour vous aider à soutenir votre argumentaire.

En outre, détaillez les avantages dont bénéficiera votre entreprise partenaire, tels que :

• Intégration dans vos programmes
• Reconnaissance sur votre site Web et votre page d'événement
• Possibilité de mettre des marchandises de marque dans les sacs à butin des participants
• Possibilité de prendre la parole lors de votre événement

Vous n'avez pas de partenaire potentiel à contacter ? Aucun problème. Tout comme vous cultivez des donateurs, vous pouvez également cultiver des sponsors d'événements. Pour augmenter vos chances de succès, vous devez :

1. Trouvez une organisation qui partage la même passion pour votre cause. Par exemple, un refuge pour sans-abri peut chercher à s'associer à une épicerie locale.
2. Tirez parti des relations personnelles. Demandez aux membres du conseil d'administration et au personnel les contacts qu'ils pourraient avoir dans des sociétés qui conviendraient bien à votre organisation à but non lucratif.
3. Présentez votre base de donateurs. Fournissez à votre partenaire potentiel des données démographiques sur votre audience, notamment :
   • Nombre d'invités prévus
   • Nombre d'invités les années précédentes
   • Nombre d'invités
   • Gamme socio-économique
   • Tranche d'âge
4. Créez des niveaux de parrainage. Montrez les avantages liés à chaque niveau de parrainage. Montrez clairement comment le parrainage de votre gala pourrait bénéficier à un sponsor.
5. Écrivez une lettre solide. Gardez votre lettre courte, une page au maximum. Mentionnez dans le premier paragraphe toute personne associée à vos organisations qui a une relation directe ainsi que tout leader notable de la communauté ou de l'industrie qui assiste à votre gala.
6. Faites un suivi auprès de vos prospects. Les sponsors potentiels peuvent ne pas répondre à votre effort de sensibilisation initial. Faites toujours un suivi par un appel téléphonique cinq à sept jours après l'envoi de votre lettre de parrainage ou votre premier appel téléphonique.

4. Présentez une vidéo

Embaucher un expert de l'industrie ou une célébrité pour prendre la parole lors de votre gala peut augmenter le coût de votre événement de façon exponentielle. Naturellement, les organisations à but non lucratif veulent honorer ceux qui ont contribué à leur succès. De plus, l'embauche d'un conférencier comporte des risques - certains conférenciers restent plus longtemps que prévu ou ne sont tout simplement pas préparés. Puis, après qu'ils aient conclu, vient « la demande » de dons. Un appel au soutien peut être moins efficace si votre conférencier a ennuyé vos invités ou passé du temps à parler de quelque chose sans rapport avec votre cause.

Une courte vidéo professionnelle réalisée pour une entreprise coûte en moyenne entre 1 000 $ et 10 000 $. Cependant, certaines sociétés de production vidéo peuvent offrir une remise ou faire don de leurs services puisque vous êtes une organisation à but non lucratif.

Votre organisation peut gagner du temps et de l'argent en investissant dans une vidéo plutôt que dans un conférencier. Cette vidéo peut inclure des témoignages de ceux qui ont été touchés par votre organisation, des bénévoles qui ont soutenu vos efforts et des principaux sponsors qui ont aidé à financer votre cause. La lecture d'une vidéo au lieu d'avoir un orateur vous assurera également de respecter l'horaire et d'honorer la durée et le temps d'attention de votre participant.

5. Engagez les jeunes

En fonction de la cause, de la taille et des années d'activité de votre organisation, votre base de supporters peut présenter un large éventail de données démographiques. Plus vous répondez à chaque groupe, plus il est probable qu'ils s'engageront dans vos initiatives. Par exemple, les jeunes donateurs pourraient ne pas être aussi motivés à venir aux galas « à l'ancienne » que leurs parents. En fait, les jeunes donateurs peuvent même exprimer leur inquiétude à l'idée de s'habiller de leur plus belle tenue pour un dîner chic lorsque la cause soutient des familles affamées.

Les donateurs de la génération Y sont moins préoccupés par ce qui est servi au dîner et davantage par l'impact de votre organisation. Pour cette raison, vous voudrez peut-être opter pour une approche plus non traditionnelle de votre gala pour attirer une jeune génération. Vous voudrez peut-être même organiser un événement entièrement différent. Par exemple, un donateur d'un organisme de santé peut préférer une visite du site avec des chercheurs ou rencontrer des patients. Un partisan d'une organisation environnementale voudra peut-être se rendre sur le terrain et voir votre travail de première main.

Créer un événement personnalisé

Connaître vos donateurs est essentiel pour organiser un gala annuel réussi. Laissez-les vous guider dans la tenue de votre meilleur événement à ce jour, celui qui correspond à votre cause et engage vos partisans. Peut-être s'agit-il d'un souper-bénéfice ou peut-être d'une randonnée pédestre avec vos donateurs pour démontrer l'importance de préserver un sentier. Construire des relations solides, durables et significatives commence par des expériences personnelles partagées. Écoutez vos donateurs et créez des opportunités pour vous engager avec eux et eux aussi s'engageront avec vous.