5 Gala-Spendenaktionen-Tipps für kleine gemeinnützige Organisationen

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an einem Tisch mit Gleichgesinnten, die sich in bedeutungsvolle Gespräche führen, während Sie ein köstliches Essen genießen. Es ist ein Abend, an dem auf eine fantastische Organisation angestoßen wird, eine Gelegenheit, sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen, eine Chance, eine großartige Sache zu unterstützen, und ein Forum für den Aufbau dauerhafter Beziehungen. Diese Veranstaltung ist besser bekannt als Gala-Spendenaktion, die eine beliebte Spendenaktion für gemeinnützige Organisationen aller Größen ist.

Eine Gala ist eine einmal im Jahr stattfindende Feier, die den Erfolg einer gemeinnützigen Organisation würdigt und den Teilnehmern hilft, den einzigartigen Einfluss einer gemeinnützigen Organisation auf ihre Sache besser zu verstehen. Gala-Spendenaktionen sind eine großartige Gelegenheit für gemeinnützige Teams, persönlich mit ihren Spendern in Kontakt zu treten und mehr über ihr Engagement für die Sache zu erfahren. Es ist auch eine Gelegenheit für die Teilnehmer, Ihr Team kennenzulernen, etwas über programmatische Auswirkungen zu erfahren und Geschichten von Begünstigten zu hören, die sie hoffentlich zu einer Spende bewegen werden.

5 Tipps für eine erfolgreiche Gala

Vor allem sollten Sie den Teilnehmern eine unvergessliche Nacht bereiten. Bieten Sie ihnen die Möglichkeit, mit einer Veranstaltung, die eng mit Ihrem Anliegen verbunden ist, zum Wandel beizutragen, damit sie sich als Teil der Gemeinschaft Ihrer gemeinnützigen Organisation fühlen. Mit der richtigen Strategie kann eine gemeinnützige Organisation fast jeder Größe eine erfolgreiche Gala oder ein Benefiz-Dinner veranstalten.

Befolgen Sie diese fünf Tipps, um Ihre Sitze mit vermögenden Personen zu füllen, Ihrer jährlichen Gala neues Leben einzuhauchen und Ihre Organisation potenziellen lebenslangen Unterstützern auszusetzen.

1. Zünde Leidenschaft an

Bei der Entscheidung, wen Sie zu Ihrer jährlichen Gala einladen, werden Sie wahrscheinlich Ihre etablierten Spender um Unterstützung bitten. Sie haben Ihre Organisation durch dick und dünn unterstützt und stellen am ehesten neue potenzielle Unterstützer für Ihr Anliegen vor. Wenden Sie sich zuerst an diese Personen, die bereits eine starke Verbindung zu Ihrer Organisation haben, und bauen Sie Argumente dafür auf, warum sie die Veranstaltung unterstützen sollten.

Um Ihre treuen Unterstützer zum Besuch einer Veranstaltung mit einem höheren Ticketpreis als üblich zu ermutigen, müssen Sie das Versprechen eines großartigen Abends einlösen. Wenn Sie jedes Jahr das gleiche Vier-Gänge-Menü servieren oder Ihre Spender Jahr für Jahr in kleine Hotel-Ballsäle stopfen, kann es sein, dass Ihre jährliche Gala an Schwung und damit an Spenden verliert. Integrieren Sie jedes Jahr neue Aspekte in Ihre Gala, um die Spenden jedes Jahr zu steigern, anstatt sie zu verlieren.

Jedes Jahr neue Aspekte hinzuzufügen, könnte so einfach sein, wie Sie die Nutzung von Technologie für Ihre Veranstaltung verbessern. Zum Beispiel könnten Sie:

• Verdoppeln Sie die Nutzung von Social-Media-Marketing für Veranstaltungen
• Senden Sie Ihre Spendenseite im Voraus per E-Mail an Ihre Teilnehmer
• Informieren Sie die Teilnehmer, dass sie direkt von ihrem Telefon aus für Ihren guten Zweck spenden können
• Projizieren Sie Ihre Spendenseite während Ihrer Gala an die Wand, um ein Live-Update zu erhalten

2. Versuchen Sie es mit einem Zweierpack

Wie viel wahrscheinlicher wäre es, dass Sie an einer Veranstaltung teilnehmen würden, wenn Sie einen Freund mitbringen könnten? Anstatt einzelne Tickets für Ihre jährliche Gala zu verkaufen, beschränken Sie Ihren Verkauf auf Zweierpackungen – Ihre Teilnehmer müssen mindestens einen neuen Gast mitbringen. Dies kann besonders für kleinere gemeinnützige Organisationen von Vorteil sein, die ihre Unterstützerbasis erweitern und neue Verbindungen knüpfen möchten.

Ein Zweierpack ist eine glaubwürdige Form der Exposition für potenzielle Spender. Der derzeitige Unterstützer glaubt bereits an Ihre Sache und spricht wahrscheinlich in den höchsten Tönen von Ihrer gemeinnützigen Organisation, und hoffentlich wird es sein Gast nach dem Besuch Ihrer Gala auch tun.

Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer für die Veranstaltung registrieren, damit Sie nach der Veranstaltung neue Unterstützer finden können. Bemühen Sie sich bewusst, mit jedem Gast über eine personalisierte E-Mail persönlich zu sprechen, um seine Gedanken über die Arbeit Ihrer Organisation zu hören und zu erfahren, welche Ihrer Programme er möglicherweise unterstützen möchte. Nach Ihrem Gespräch können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation mit diesem Spender weiter personalisieren, um zukünftige Geschenke zu fördern und ihn zu einem treuen, lebenslangen Unterstützer zu machen.

3. Nutzen Sie Ihre Partnerschaften

Eine jährliche Gala zu veranstalten, muss kein Alleingang sein. Stattdessen können Sie bestehende Partnerschaften nutzen oder lokale Unternehmen bewerben, um einen Teil der Kosten zu sponsern und auszugleichen. Ihre Partner können Eventkosten übernehmen, wie z. B. die Miete des Veranstaltungsortes, Tafelaufsätze oder Speisen, oder sie können Bargeld spenden.

Achten Sie bei der Kontaktaufnahme mit Ihrem Partner darauf, dass Ihr Pitch perfektioniert ist. Vorschläge sind keine Einheitsgröße. Kennen Sie die spezifischen Initiativen Ihres Partners und konzentrieren Sie sich auf die Initiativen, die mit der Arbeit Ihrer Organisation übereinstimmen. Fügen Sie Statistiken über Ihre Organisation, Wirkung und Spenderprofile hinzu, um Ihren Pitch zu unterstützen.

Geben Sie außerdem die Vorteile an, die Ihr Unternehmenspartner erhalten wird, z. B.:

• Aufnahme in Ihre Programme
• Anerkennung auf Ihrer Website und Veranstaltungsseite
• Möglichkeit, Markenartikel in die Swag-Taschen der Teilnehmer zu stecken
• Gelegenheit, auf Ihrer Veranstaltung zu sprechen

Sie haben keinen potenziellen Partner, an den Sie sich wenden können? Kein Problem. So wie Sie Spender kultivieren, können Sie auch Event-Sponsoren kultivieren. Um Ihre Erfolgschancen zu erhöhen, sollten Sie:

1. Finden Sie eine Organisation, die die gleiche Leidenschaft für Ihre Sache teilt. Beispielsweise kann ein Obdachlosenheim nach einer Partnerschaft mit einem örtlichen Lebensmittelgeschäft suchen.
2. Nutzen Sie persönliche Beziehungen. Fragen Sie Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter nach Kontakten, die sie möglicherweise zu Unternehmen haben, die gut zu Ihrer gemeinnützigen Organisation passen würden.
3. Präsentieren Sie Ihre Spenderbasis. Stellen Sie Ihrem potenziellen Partner demografische Merkmale Ihrer Zielgruppe zur Verfügung, darunter:
   • Anzahl der erwarteten Gäste
   • Anzahl der Gäste in den Vorjahren
   • Anzahl der Eingeladenen
   • Sozioökonomische Bandbreite
   • Altersspanne
4. Erstellen Sie Sponsoring-Ebenen. Zeigen Sie die Vorteile auf, die mit jeder Sponsoring-Ebene verbunden sind. Zeigen Sie deutlich, wie das Sponsoring Ihrer Gala einem Sponsor zugute kommen könnte.
5. Schreiben Sie einen soliden Pitch-Brief. Halten Sie Ihren Brief kurz, höchstens eine Seite. Erwähnen Sie im ersten Absatz alle Personen, die mit Ihren Organisationen in direkter Beziehung stehen, sowie alle bemerkenswerten Gemeinde- oder Branchenführer, die an Ihrer Gala teilnehmen.
6. Follow-up mit Ihren Interessenten. Potenzielle Sponsoren reagieren möglicherweise nicht auf Ihre anfängliche Kontaktaufnahme. Fassen Sie immer fünf bis sieben Tage nach dem Versand Ihres Sponsoring-Briefs oder Ihrem ersten Telefonanruf telefonisch nach.

4. Präsentieren Sie ein Video

Die Einstellung eines Branchenexperten oder einer Berühmtheit als Redner bei Ihrer Gala kann die Kosten Ihrer Veranstaltung exponentiell in die Höhe treiben. Verständlicherweise möchten gemeinnützige Organisationen diejenigen ehren, die zu ihrem Erfolg beigetragen haben. Darüber hinaus birgt die Einstellung eines Redners Risiken – einige Redner bleiben länger als geplant oder sind einfach nicht vorbereitet. Dann, nachdem sie fertig sind, kommt „die Bitte“ um Spenden. Ein Aufruf zur Unterstützung ist möglicherweise weniger effektiv, wenn Ihr Redner Ihre Gäste gelangweilt oder Zeit damit verbracht hat, über etwas zu sprechen, das nichts mit Ihrer Sache zu tun hat.

Ein kurzes, professionelles Video für ein Unternehmen kostet im Durchschnitt zwischen 1.000 und 10.000 US-Dollar. Einige Videoproduktionsfirmen bieten jedoch möglicherweise einen Rabatt an oder spenden ihre Dienste, da Sie eine gemeinnützige Organisation sind.

Ihre Organisation kann sowohl Zeit als auch Geld sparen, indem sie in ein Video statt in einen Sprecher investiert. Dieses Video kann Zeugnisse von Personen enthalten, die von Ihrer Organisation betroffen waren, von Freiwilligen, die Ihre Bemühungen unterstützt haben, und von wichtigen Sponsoren, die zur Finanzierung Ihres Anliegens beigetragen haben. Das Abspielen eines Videos anstelle eines Redners stellt außerdem sicher, dass Sie sich an den Zeitplan halten und die Aufmerksamkeitsspanne und Zeit Ihrer Teilnehmer respektieren.

5. Engagieren Sie jüngere Bevölkerungsgruppen

Je nach Anliegen, Größe und Betriebsjahren Ihrer Organisation kann Ihre Unterstützerbasis ein breites Spektrum an demografischen Merkmalen aufweisen. Je mehr Sie auf jede Gruppe eingehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich an Ihren Initiativen beteiligen. Beispielsweise sind junge Spender möglicherweise nicht so motiviert, zu Galas der „alten Schule“ zu kommen wie ihre Eltern. Tatsächlich können jüngere Spender sogar Bedenken äußern, sich für ein schickes Abendessen in ihre schönsten Gewänder zu kleiden, wenn die Sache hungernde Familien unterstützt.

Millennial-Spender sind weniger besorgt darüber, was beim Abendessen serviert wird, als vielmehr über die Wirkung Ihrer Organisation. Aus diesem Grund sollten Sie sich vielleicht für einen unkonventionelleren Ansatz für Ihre Gala entscheiden, um eine jüngere Generation anzuziehen. Vielleicht möchten Sie sogar eine ganz andere Veranstaltung abhalten. Beispielsweise kann ein Spender einer Gesundheitsorganisation eine Standortbesichtigung mit Forschern oder ein Treffen mit Patienten bevorzugen. Ein Unterstützer einer Umweltorganisation möchte vielleicht ins Feld gehen und Ihre Arbeit aus erster Hand sehen.

Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Ereignis

Die Kenntnis Ihrer Spender ist der Schlüssel zur Ausrichtung einer erfolgreichen jährlichen Gala. Lassen Sie sich von ihnen bei der Durchführung Ihres bisher besten Events leiten – eines, das zu Ihrem Anliegen passt und Ihre Unterstützer einbezieht. Vielleicht ist es ein Benefiz-Dinner oder vielleicht nehmen Sie Ihre Spender mit auf eine Wanderung, um zu demonstrieren, wie wichtig es ist, einen Weg zu erhalten. Der Aufbau starker, dauerhafter und sinnvoller Beziehungen beginnt mit gemeinsamen persönlichen Erfahrungen. Hören Sie Ihren Spendern zu und schaffen Sie Möglichkeiten, mit ihnen in Kontakt zu treten, und auch sie werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen.