5 consejos para recaudar fondos de gala para pequeñas organizaciones sin fines de lucro

Imagínese sentado en una mesa con personas de ideas afines entablando una conversación significativa mientras disfruta de una comida deliciosa. Es una noche para brindar por una organización fantástica, una oportunidad para establecer contactos con sus compañeros, una oportunidad para apoyar una gran causa y un foro para construir relaciones duraderas. Este evento es más conocido como una recaudación de fondos de gala, que es un evento popular de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro de todos los tamaños.

Una gala es una celebración anual que reconoce el éxito de una organización sin fines de lucro y ayuda a los asistentes a comprender mejor el impacto único de una organización sin fines de lucro en su causa. Los eventos de gala para recaudar fondos son una gran oportunidad para que los equipos sin fines de lucro se conecten uno a uno con sus donantes y aprendan más sobre su compromiso con la causa. También es una oportunidad para que los asistentes conozcan a su equipo, aprendan sobre el impacto programático y escuchen las historias de los beneficiarios, lo que con suerte los animará a donar.

5 consejos para organizar una gala exitosa

Sobre todo, debe brindar a los asistentes una noche para recordar. Brinde una oportunidad para que contribuyan al cambio con un evento estrechamente relacionado con su causa para ayudarlos a sentirse parte de la comunidad de su organización sin fines de lucro. Con la estrategia correcta, una organización sin fines de lucro de casi cualquier tamaño puede organizar una cena de gala o de recaudación de fondos exitosa.

Siga estos cinco consejos para llenar sus asientos con personas de alto poder adquisitivo, dar nueva vida a su gala anual y exponer su organización a posibles seguidores de por vida.

1. Chispa de pasión

Cuando decida a quién invitar a su gala anual, probablemente buscará el apoyo de sus donantes establecidos. Han apoyado a su organización en las buenas y en las malas y es más probable que presenten nuevos seguidores potenciales a su causa. Póngase en contacto con estas personas, que ya tienen una fuerte conexión con su organización, primero y explique por qué deberían apoyar el evento.

Para animar a sus fieles seguidores a asistir a un evento con un precio de entrada superior al habitual, debe cumplir la promesa de una gran velada. Si sirves la misma comida de cuatro platos o metes a tus donantes en pequeños salones de hotel año tras año, tu gala anual puede comenzar a perder fuerza y, por lo tanto, las donaciones. Incorpora nuevos aspectos a tu gala cada año para hacer crecer las donaciones cada año, no perderlas.

Agregar nuevos aspectos cada año podría ser tan simple como aumentar la forma en que aprovecha la tecnología para su evento. Por ejemplo, podrías:

• Duplicar el uso del marketing en redes sociales para eventos
• Envíe por correo electrónico su página de donación a sus asistentes con anticipación
• Informe a los asistentes que pueden donar a su causa directamente desde su teléfono
• Proyecte su página de donación en la pared durante su gala para una actualización en vivo

2. Pruebe un paquete de dos

¿Cuánto más probable sería que asistieras a un evento si pudieras traer a un amigo? En lugar de vender boletos individuales para su gala anual, restrinja sus ventas a paquetes de dos: sus asistentes deben traer al menos un nuevo invitado. Esto puede ser especialmente beneficioso para las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas que desean aumentar su base de seguidores y establecer nuevas conexiones.

Un paquete de dos es una forma creíble de exposición para los donantes potenciales. El partidario actual ya cree en su causa y probablemente habla muy bien de su organización sin fines de lucro y, con suerte, después de asistir a su gala, su invitado también lo hará.

Asegúrese de que todos los asistentes se registren para el evento para que pueda hacer un seguimiento con nuevos seguidores después del evento. Haga un esfuerzo consciente para hablar uno a uno con cada invitado a través de un correo electrónico personalizado para escuchar sus opiniones sobre el trabajo que está haciendo su organización y cuáles de sus programas pueden estar interesados ​​en apoyar. Después de su conversación, puede personalizar aún más sus comunicaciones por correo electrónico con este donante para fomentar futuros obsequios y administrarlos para que se conviertan en un seguidor leal de por vida.

3. Aproveche sus asociaciones

Celebrar una gala anual no tiene que ser un esfuerzo individual. En su lugar, puede aprovechar las asociaciones existentes o presentar empresas locales para patrocinar y ayudar a compensar algunos de los costos. Sus socios pueden sufragar el costo de un evento, como el alquiler del lugar, los centros de mesa o la comida, o pueden donar dinero en efectivo.

Cuando se comunique con su pareja, asegúrese de perfeccionar su discurso. Las propuestas no son de talla única. Conozca las iniciativas específicas de su socio y concéntrese en las iniciativas que se alinean con el trabajo que realiza su organización. Incluya estadísticas sobre su organización, impacto y perfiles de donantes para ayudar a respaldar su presentación.

Adicionalmente, detalle los beneficios que recibirá su socio corporativo, tales como:

• Inclusión en sus programas
• Reconocimiento en su sitio web y página del evento
• Posibilidad de poner productos de marca en las bolsas de regalos de los asistentes
• Oportunidad de hablar en su evento

¿No tiene un socio potencial a quien contactar? No hay problema. Así como cultiva donantes, también puede cultivar patrocinadores de eventos. Para aumentar sus posibilidades de éxito, debe:

1. Encuentre una organización que comparta la misma pasión por su causa. Por ejemplo, un refugio para personas sin hogar puede buscar asociarse con una tienda de comestibles local.
2. Aprovechar las relaciones personales. Pida a los miembros de la junta y al personal los contactos que puedan tener en corporaciones que serían adecuadas para su organización sin fines de lucro.
3. Muestre su base de donantes. Proporcione a su socio potencial información demográfica sobre su audiencia, que incluye:
   • Número de invitados previstos
   • Número de huéspedes en años anteriores
   • Número de invitados
   • Rango socioeconómico
   • Rango de edad
4. Crear niveles de patrocinio. Muestre los beneficios vinculados a cada nivel de patrocinio. Muestre claramente cómo el patrocinio de su gala podría beneficiar a un patrocinador.
5. Escribe una letra de tono sólida. Mantenga su carta corta, una página como máximo. Mencione en el primer párrafo a cualquier persona asociada con sus organizaciones que tenga una relación directa, así como a cualquier líder notable de la comunidad o de la industria que asista a su gala.
6. Haga un seguimiento de sus prospectos. Es posible que los patrocinadores potenciales no respondan a su esfuerzo de divulgación inicial. Siempre haga un seguimiento con una llamada telefónica de cinco a siete días después de que se envió su carta de patrocinio o se realizó su llamada telefónica inicial.

4. Presentar un video

Contratar a un experto de la industria o a una celebridad para que hable en su gala puede aumentar exponencialmente el costo de su evento. Es comprensible que las organizaciones sin fines de lucro quieran honrar a quienes han contribuido a su éxito. Además, contratar a un orador tiene sus riesgos: algunos oradores duran más de lo planeado o simplemente no están preparados. Luego, después de haber concluido, viene "la solicitud" de donaciones. Una solicitud de apoyo puede ser menos efectiva si su orador ha aburrido a sus invitados o pasó tiempo hablando de algo que no está relacionado con su causa.

Un video corto y profesional hecho para una corporación, en promedio, cuesta entre $1,000 y $10,000. Sin embargo, algunas empresas de producción de videos pueden ofrecer un descuento o donar sus servicios ya que es una organización sin fines de lucro.

Su organización puede ahorrar tiempo y dinero invirtiendo en un video en lugar de un orador. Este video puede incluir testimonios de aquellos que han sido impactados por su organización, voluntarios que han apoyado sus esfuerzos y patrocinadores importantes que han ayudado a financiar su causa. Reproducir un video en lugar de tener un orador también garantizará que cumpla con el cronograma y respete el tiempo y la capacidad de atención de los asistentes.

5. Involucrar a la demografía más joven

Dependiendo de la causa, el tamaño y los años de funcionamiento de su organización, su base de seguidores puede exhibir una amplia gama de datos demográficos. Cuanto más atienda a cada grupo, más probable es que se comprometan con sus iniciativas. Por ejemplo, es posible que los jóvenes donantes no estén tan motivados para asistir a las galas de la “vieja escuela” como lo están sus padres. De hecho, los donantes más jóvenes pueden incluso expresar su preocupación por vestirse con sus mejores galas para una cena elegante cuando la causa apoya a familias hambrientas.

Los donantes millennials están menos preocupados por lo que se sirve en la cena y más por el impacto de su organización. Debido a esto, es posible que desee optar por un enfoque menos tradicional para su gala para atraer a una generación más joven. Es posible que desee incluso realizar un evento completamente diferente. Por ejemplo, un donante de una organización de salud puede preferir un recorrido por el sitio con investigadores o conocer pacientes. Un partidario de una organización ambiental puede querer salir al campo y ver su trabajo de primera mano.

Crear un evento personalizado

Conocer a sus donantes es clave para organizar una gala anual exitosa. Deje que lo guíen en la celebración de su mejor evento hasta el momento, uno que se ajuste a su causa e involucre a sus seguidores. Tal vez sea una cena para recaudar fondos o tal vez lleve a sus donantes a una caminata para demostrar la importancia de preservar un sendero. La construcción de relaciones sólidas, duraderas y significativas comienza con experiencias personales compartidas. Escuche a sus donantes y cree oportunidades para interactuar con ellos y ellos también se comprometerán con usted.