タイムブロッキングとは？ 初心者向けガイド

突然の会議、同僚による集中力の低下、絶え間なく殺到する電子メールなど、スケジュールを順調に進めてスケジュールを管理することは、不可能に感じられることがあります。

そのため、近年、タイム マネジメント手法がますます一般的になってきています。 私たちの「常時オン」のデジタル文化では、私たちのほとんどは常に気を散らされた状態で生活しています。 思い通りに仕事ができるようにするには、実際の具体的な構造を実装する必要があります。 そして、現在話題になっている多くの時間管理システムの中で、時間のブロックは、私たちの生活をより良いものに変える可能性が最も高いものかもしれません.

しかし、タイムブロッキングとは正確には何ですか? また、それを使用してよりスマートに作業するにはどうすればよいでしょうか?

タイムブロッキングとは？

時間ブロックは、1 日を有限単位に分割する時間管理システムです。 事前に 1 日を計画し、特定のタスクに特定の時間を割り当てる必要があります。たとえば、メールに 20 分、会議に 30 分、深い作業に 2 時間などです。

割り当てられる時間の長さはあなた次第です。イーロン マスクとビル ゲイツは、短い時間で働くことを好む人々の 2 つの例にすぎません。 どちらも マイクロスケジューリング のファンです。つまり、1 日を 5 分単位で計画します。 両方の大物の伝説的な生産性を考えると、私たちのほとんどがメールに取り組むのに 5 分では足りないかもしれませんが、このシステムは、あなた、あなたの責任、そしてあなたの能力に合った方法で使用することができます.

ポイント・オブ・タイム・ブロッキングとは、作業を中断したり躊躇したりすることなく、すべてが実際に完了したことを確認できるようにすることです。 重要なタスクに没頭しているのに、受信トレイの通知に気を取られて、気力も集中力もすべて失ってしまったことはありませんか? また、1 つのタスクに夢中になりすぎて、他のタスクを無視し始めることも容易です。

究極的には、デジタルの隠者になって外の世界を完全に遮断することはできないため、タイムブロッキングを使用すると、集中力を維持して物事を成し遂げるために必要な時間と空間を作り出すことができます.

タイムブロッキングが効果的なのはなぜですか？

時間のブロックが非常に効果的である理由はいくつかありますが、本質的には、この作業方法が集中するために特別に設計されているという事実に帰着します.

パーキンソンの法則の概念に精通しているなら、私たちがしなければならない仕事は、それをしなければならない時間に合わせて拡大することを知っているでしょう.あなたはそれを終えるのに 6 時間かかりました。 その理由は、先延ばし、コンテキストの切り替え、またはマルチタスクの試みで余分な時間を埋めているためです。研究によると、これらは実際に私たちの脳やキャリア、そして生産性に害を及ぼす可能性があります.

しかし、タイムブロッキングがうまく機能する理由を詳しく見てみましょう。

時間のブロックは深い作業を促進します

このように詳細な方法で 1 日をスケジュールすることで、目の前のタスクだけに集中することができます。絶え間ない混乱やコンテキストの切り替えがなく、はるかに多くのことを成し遂げることができます。 タイム ブロッキングの最大の支持者の 1 人は、Deep Work の著者であり、総合的な生産性の第一人者である Cal Newport です。

仕事に行くだけでなく、スケジュールの計画に多くの時間を費やすのは逆効果だと思うかもしれませんが、ニューポートはその反対が真実であると言います。

「それは膨大な量の生産性を生み出します。 週 40 時間のタイムブロックされた労働は、構造なしで追求された週 60 時間以上の労働と同じ量のアウトプットを生み出します。」

これは、タイムブロッキングが他のどの時間管理手法よりも深い作業を促進するためです。 1 つのタスクに取り組む時間が決まっている場合は、タスクからタスクへとジャンプするのではなく、その作業にすべての注意を向けることができます。 そして、フロー状態に達すると、はるかに多くのことを成し遂げることができることに気付くでしょう。

気付いていないかもしれませんが、集中力を切らして別のことに注意を向けるたびに、 「注意残留」と呼ばれるものに悩まされます。これは、1 日を通してコンテキストが切り替わるにつれて、集中力が徐々に薄れていく状態です。 調査によると、注意散漫になるたびに、軌道に戻るまでに約 25 分かかります。

タイムブロッキングは深い作業を促進するだけでなく、コンテキストの切り替えからも保護し、最終的には深い作業を成功させるために必要なスキルを開発することを可能にします.

タイムブロッキングは、価値の低い仕事をするのに役立ちます

私たちのほとんどにとって、価値の低い浅い仕事は仕事の必要な部分です。 しかし、それは 1 日を支配する方法でもあります。常に忙しくしていることは、生産性に役立ちません。

メールへの返信、キャッチアップ ミーティングへの参加、電話の発信、チャット ツールでの同僚への返信などのタスクは、終わりのないサイクルになる可能性があります。 -期間の目標。 浅い仕事に 1 日を費やしたことがある人なら、疲れ果ててストレスを感じるかもしれないことを知っているでしょう。

伝説的な受信トレイ ゼロの状態に到達することや、すべての同僚の応答とタスクの状態を 100% 最新の状態にすることは非常に難しいため、そうしようとして貴重な時間を無駄にすべきではありません。 代わりに、浅はかな仕事をやり遂げるために一定の時間を確保する必要があります。その時間が過ぎたら、たとえすべてを終えていなくても、単純にやめてください。

さらに、浅い作業をすべて一緒にスケジュールすることで、この種の作業に適したヘッドスペースに入り、より効率的に作業を進めることができます。 その後、本当に重要なことに取り組むために 1 日のかなりの部分を保護したことを知って、座ってリラックスすることができます。

時間をブロックすると、時間をより意図的に使用できます

時間ブロックのもう 1 つの強力な利点は、自分の時間が実際にどこに向かっているのかを把握できることです。 私たちのほとんどは、時間を管理するのが苦手です。 また、ソーシャル メディアをチェックしたり、メールを読んだり、単に日常生活に気を取られたりするために費やす時間を大幅に過小評価する傾向があります。

また、過去に同じ締め切りに間に合わせるのに何度苦労したとしても、タスクにかかる時間を過小評価する傾向があります。 この現象は計画の誤謬と呼ばれ、重大な問題を引き起こす可能性があります。

しかし、タイムブロッキングを使用すると、自分の時間が実際にどこに向かっているのかをより意識するようになります。 メールのやりとりに 2 時間も費やしたくありませんか? 10分だけスケジュールしてください。 自分にとって本当に意味のあることに取り組むスペースを見つけたいですか？ カレンダーのスペースを切り開き、そのスペースを積極的に保護してください。

タイムブロッキングは目標達成に役立ちます

タイムブロッキングは、毎日やりたいように仕事をするのを助けることによって、短期的に働くだけではありません。 また、長期的な目標を達成することもできます。 どれだけ熱心にやることリストを書いたり、タスクを消したりしても、調査によると、やることリストの 41% は完了していません。

私たちの最善の意図にもかかわらず、調査によると、実際の構造としっかりした計画を持つことは、これらの意図に基づいて実際に行動する可能性に大きな影響を与えることが示されています. 物事を成し遂げ、目標を達成することになると、やりたいだけでは十分ではありません。 あなたを前進させ、必要なことをすべて確実に実行するための具体的な計画が必要です。

そして、それこそまさにタイムブロッキングが行うことです。

スケジュールをブロックする時間を開始する方法

では、タイムブロッキングを試してみたいと思ったら、どうするのが一番いいのでしょうか? 開始するための最も重要な 3 つの手順を次に示します。

1. 毎日の優先事項と成果物の概要を説明する

まず、最も重要な優先事項を特定してみてください。 タイムブロッキングを使用する理由を正確に考えてください。 集中力を守り、先延ばしをやめるためですか？ 長期的な目標を達成するためですか？ それとも、より多くの作業をより迅速に完了して、より多くのダウンタイムを享受できるようにするためですか?

時間ブロックを使用している正確な理由を知ることは、1 日をブロックする最善の方法を見つけるのに役立ちます。 たとえば、しばらく取り組んできた重要なタスクを最終的に達成したい場合は、それを行うためのスペースを作成する周りにブロックを構築できます。 浅い仕事に圧倒されていることに気付いた場合は、これらのタスクをまとめて、できるだけ多くの作業を行う限られた期間をスケジュールすることができます。

2. 緊急のタスクと緊急度の低いタスクを決定する

優先順位がわかったら、次に、どのタスクを優先するかを考える必要があります。 タイムブロッキングを使用する主な理由の 1 つは、深い作業のためのスペースを作成して保護することですが、浅い作業に取り組むための十分なスペースを 1 日のうちに確保することも重要です。

しかし、時間ブロックの優れた点は、自分の好きな働き方に適したスケジュールを作成できることです。 したがって、朝起きて完全に目覚めるまでに 1 時間ほどかかる場合や、創造力が湧いてくると感じるポイントに到達するまでに 1 時間程度かかる場合は、最初の 1 時間は簡単で浅いタスクに取り組むように計画し、その後でスケジュールを立てることができます。より生産的に感じているときのやりがいのある仕事。

また、準備を整えるための穏やかな作業で 1 日を開始し、終了することも役立つ場合があります。 朝一番にメールをチェックして返信し、それから出勤前にもう一度メールをチェックして返信することは、計画から逸脱せず、1 日を通して受信トレイをチェックしない限り、ループを感じてコントロールできる良い方法です。 .

3. ダウンタイム、昼休み、休暇を含める

時間のブロックを最大限に活用するには、休憩や余暇の時間もスケジュールに入れることが重要です。 私たちは機械ではなく人間であり、最高のパフォーマンスを発揮するには休憩を取る必要があります。 忙しすぎて立ち止まることができないと感じていても、1 日のチャンクをブロックして、時間を取るためのスペースを作成し、そのスペースを保護します。

また、予期せず発生したアドホックなタスクに対処するためだけに、毎日 30 分の空き時間を追加することもできます。 そうすれば、遅れないようにすることができます。

タイムブロッキングのサブタイプ

タイムブロッキングの優れた点は、自分の好きな働き方、やらなければならないタスクの種類、希望するスケジュールに簡単に適応できることです。 しかし、タイムブロッキングの「クラシック」バージョン以外にも、あなたにより適した他のバリエーションもあります. これらのサブタイプは、タスクのバッチ処理、日のテーマ設定、タイム ボクシングです。

タスクのバッチ処理

やり遂げなければならない浅い仕事がたくさんある傾向がある場合は、それらをすべてグループ化することが有益であることに気付くかもしれません. この方法はタスクのバッチ処理と呼ばれ、コンテキストの切り替えを減らして順調に進むように設計されています。

たとえば、一日中受信トレイに出入りするのではなく、大量のメールがある場合は、午前 10 時と午後 3 時の 20 分間、すべてのメールに返信するように計画できます。このタイプの仕事に対する考え方を理解し、これらすべてのタスクをグループ化することで、はるかに効率的に進めることができます。

タスクのバッチ処理は通常、小さなタスクに適用されますが、好きなように使用できます。 よりやりがいのある、または創造的なタスクをグループ化し、最も生産的に感じられるときにそれらを処理することが有益であるとわかった場合、それも有効です。

日のテーマ

日のテーマは、特定の日をさまざまな責任に捧げることです。 この時間管理の方法は、さまざまな責任がある場合に非常にうまく機能します。 月曜日と火曜日に SpaceX で、水曜日と木曜日にテスラで、そして金曜日に再び SpaceX で働くイーロン マスクによって使用されていることは有名です。

多くのタスクと責任が集中している場合、各トピックにより多くの時間を割く必要があることに気付くかもしれません。そのため、1 つのタスクに毎日 2 時間を割り当てるのではなく、丸 1 日を割り当てます。たとえば、月曜日はマーケティングは火曜日、コンテンツ作成は火曜日、製品開発は水曜日などです。

繰り返しになりますが、これはコンテキストの切り替えを回避し、集中力を維持し、現在行っている作業の種類に合わせることを保証するのに役立ちます。

タイムボクシング

タイム ブロッキングとタイム ボクシングは似ているように聞こえるかもしれませんが、重要な違いが 1 つあります。 タイムブロッキングでは、その日にタスクに費やす時間を制限する必要があります (たとえば、午前 11 時から午後 1 時までタスクに取り組むなど)。タスクを完了するために費やします。

そのため、タイム ボクシングを行うときは、コンテンツ プランに 2 時間費やすのではなく、その 2 時間以内にプランを完成させることを目指します。 タスクを完了するための時間が限られていると、作業が速くなり、自分自身に挑戦するのに役立つため、タイム ボクシングはタイム ブロックよりも効果的な場合があります。

時間のブロックに役立つツール

さまざまなタイプのタイムブロッキングを試して、どれが最適かを確認することをお勧めします. どのタイプのタイム ブロッキングを試してみたいと考えている場合でも、プロセス全体を簡単にするツールがたくさんあるというのは朗報です。 さらに、これらのツールは、時間をブロックするテクニックが実際に機能しているかどうかを示すのにも役立ちます。

カレンダー アプリ

ほとんどすべてのカレンダー アプリは時間のブロックに適しています。カレンダーを同僚と共有すると、他のメンバーが取り組んでいることを簡単に把握できます。 カレンダー アプリを使用している場合、アプリで時間のチャンクを直接ブロックできます。つまり、カレンダーとタスクが同じ場所にあるという知識があれば安全です。

さらに、カレンダー ツールやアプリには通常、締め切りやリマインダー機能が付属しているため、すべての作業に十分な時間を確保するのに役立ちます。

プロジェクト計画ツール

時間のブロックに使用できるプロジェクト計画ツールは多数ありますが、一般的には、プロジェクトを個々のタスクに分割して時間を割り当てることで機能します。 これらのタイプのツールは、多くの場合、他のプロジェクト計画ツールと統合されるため、タスクを作成すると、カレンダーに自動的に接続できます。 これにより、何もネットをすり抜けることがないので安心できます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを使用すると、タスクを割り当て、期日を設定し、各プロジェクトとタスクに費やされた時間を明確に把握できます。 タスクの優先順位付けツールを使用すると、毎日何に取り組む必要があるかをよりよく理解し、今後のタスクを監視しやすくなり、適切なタスクに優先順位を付けることができます。 たとえば、外国為替トレーダーのタスク管理は、会計、市場調査の実施、リバランスなどの重要なプロセスの管理に役立ちます。 トレーダーが成功するには、これらの各タスクにかなりの時間と注意が必要です。 したがって、タスク管理ツールによる時間ブロックは、トレーダーを自分のゲームの上に保つことができます.

タイマー/クロック

タイマーと時計は、集中力を保ち、タスクに集中するのに役立つ良い方法です。 多くの場合、時間が刻々と過ぎていくのを見ると、人々はより迅速かつ効率的に仕事をするように動機付けられる可能性があります.

時間追跡ツール

特に労力を必要としない自動トラッカーを使用している場合は、すべての行動を追跡すると、いつ、どこで気が散りがちなのかがわかるため、問題に取り組むことができます. また、時間の浪費を特定し、生産性が最も高い時期を把握するのにも役立ちます。これにより、これらの期間に最も困難な作業をスケジュールすることができます.

一般に、タイム トラッキング ツールを使用すると、時間をよりインテリジェントに割り当てることができます。 毎日どのくらいの時間をメールに費やす必要があるかを正確に把握するために必要な洞察が得られたら、これらのタスクに多くの時間を割り当てないようにして、より重要な作業に集中することができます。

結論

最近では、生産性ツールやアプリは言うまでもなく、私たちの生活を変えることを約束する時間管理のテクニックやシステムが多すぎるように感じることがあります。 しかし、時間のブロックが非常に人気があるのには理由があります。効果的であり、1 日に構造を追加して集中できる簡単な方法だからです。

時間をブロックすることで、より生産的な深い作業ができるようになるだけでなく、浅い作業をはるかに効率的に進めるのにも役立ちます。 さらに、時間をより意図的に使用するのに役立ち、最終的には長期的な目標を達成しやすくなります.

タイムブロッキングの優れている点は、誰にとっても機能するシステムであることです。そして、あなたの責任と働き方に応じて、さまざまな適用方法があります. 時間ブロックのテクニックに関しては、1 つのサイズがすべての人に当てはまるわけではありません。一部の人にとっては従来の時間ブロック システムが理想的かもしれませんが、タスクのバッチ処理、日のテーマ設定、タイム ボクシングなどのサブタイプの 1 つが最も効果的であることに気付くかもしれません。あなたのために。

新しいテクニックと同様に、試してみて、つまずくのを許して、変更や調整を加えてください。 カレンダーの奴隷になったり、時間に逆らって働き続けていると感じたりするのではなく、時間をブロックすることが、順調に進み、スケジュールを完全に管理していると感じるために必要なことかもしれません.