プロジェクトサインオフシートの究極のガイド（7つのテンプレートを含む）

公開: 2019-02-19

創造的なプロセスの中で、途中で浮かび上がってくるように見える新しいアイデアに決定的な終わりはないかもしれません。一方では、プロジェクトへの変更や追加は大きな価値をもたらす可能性がありますが、それらが抑制されていない場合、プロジェクトを狂わせる可能性もあります。サインオフシートを使用することは、プロジェクトを目標どおりに維持し、すべての利害関係者に情報を提供し、その進捗状況に満足させるための効果的な方法です。

コンテンツ

サインオフシートが不可欠な理由

サインオフシートは、合意された内容、プロジェクトが開発中の場所、およびすべての関係者が合意しているかどうかを記録するための創造的なプロセスに不可欠なドキュメントの重要な部分の1つです。最終結果。

プロジェクトの存続期間に伴うサインオフシートがないと、プロジェクトチームとクライアントはすべて、プロジェクトコンセプト、成果物の形状、さらには成果物の納期について異なるアイデアを持っている可能性があります。

事務処理が嫌いなプロジェクトマネージャーにとっても、サインオフシートは、クライアントとプロジェクトチームの両方の期待を簡単に思い出させるものであるため、隠された祝福です。 プロジェクトのさまざまな段階について質問がある場合は、サインオフシートに戻って、これまでにどのようなアクションが実行され、誰がそれぞれを承認したかを確認できます。

サインオフシートの3つのメリット

クライアントとクリエイティブチーム間の期待を管理する
コミュニケーションを明確に保ちながら、追加や変更のためのスペースを確保する
プロジェクトの各段階で最終的な説明責任を維持します

サインオフシートを使用すると、プロジェクトが先に進むのを防ぐことができます。これは、クリエイティブ企業にとって特に重要です。プロジェクトの各主要段階は、すべての利害関係者が前進する前にその進捗に満足していることを確認するためにレビューおよび承認されます。

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プロジェクトの承認プロセスはどのように見えますか？

正式なサインオフを取得することは、プロジェクトの正式な終了または成果物の完了、および顧客（内部または外部）による製品の受け入れを意味するため、重要です。 このプロセスは複雑なものではありませんが、顧客満足を確保するための重要なステップです。

完成した成果物のプロセス

プロジェクトチームが成果物の終わりに達したら、クライアントと一緒にそれをレビューする準備ができています。完全な顧客レビューの機会を提供することで、すべての利害関係者が成果物を検討して受け入れるためのスペースを提供したり、クライアントの期待に沿ったものにするためのフィードバックを提供したりできます。

Filestageなどのレビューおよび承認ツールは、関係するすべての利害関係者からの成果物およびプロジェクトに関するフィードバックをまとめるのに役立ちます。 6つの簡単なステップでこれを行う方法は次のとおりです。

1.ここから無料のFilestageトライアルを開始します

2.Filestageでレビュー手順を設定します

開始する前に、Filestageで既存のレビューおよび承認プロセスを複製する必要があります。ファイルが通過する必要のあるレビューインスタンスごとにレビュー手順を設定します。

各レビューステップには、さまざまなレビュー担当者とさまざまなファイルが含まれる場合があります。たとえば、最初のレビューステップを使用して、チームと一緒に成果物のブリーフィングをレビューし、2番目のレビューステップでは、最終成果物の承認を得るために経営幹部が関与する場合があります。

3.成果物をFilestageにアップロードします

ここで、[ファイルのアップロード]ボタンをクリックするだけで、成果物をFilestageにアップロードする必要があります。

ステップ3filestageにファイルをアップロードするこの例では、最初に最初のレビューステップでブリーフィングをアップロードし、最終的な成果物を2番目のレビューステップにアップロードします。

4.関連するすべてのレビューアを招待します

レビューステップごとに、レビュー担当者アイコンをクリックするか、レビューリンクを直接共有して、必要なレビュー担当者を招待します。

5.フィードバックを残すように依頼します

レビューアが招待され、Filestageが何であるかを知った後でも、この新しいソフトウェアがどのように機能するかについて興味があるかもしれません。

ファイルにコメントを表示することで、レビュー担当者は自分のフィードバックを残す前にツールの利点を実際に確認できます。また、他の誰かがすでに最初のマークを残しているときに目に見えるフィードバックを残すことは、はるかに威圧的ではありません。

6.成果物のサインオフを取得します

レビュー担当者が成果物のレビューを完了すると、変更をリクエストするか、ファイルを承認することができます。

ステップ6の承認サインオフの取得がこれまでになく簡単になりました。 🎉

プロジェクトがすべての利害関係者によって満足のいくものであると見なされると、サインオフシートが機能します。すべての主要な利害関係者は、このシートの各自の部分に署名します。このシートが承認されると、プロジェクトは正式に終了します。

完了したプロジェクトのプロセス

サインオフシートを使用して、より大きなプロジェクトの一部である1つの成果物を完成させる場合は、プロジェクト内のすべての成果物が完成して承認されるまで、前のプロセスを繰り返します。

完成したサインオフシートは、クライアントが要件の変更、必要な追加、または元の製品への拡張で戻ってくることが多いという1つの理由から、プロジェクトの終了を示すために不可欠です。プロジェクトが正式に終了すると、チームはそのクライアントのために新しい支払い条件で新しいプロジェクトを開始する自由が得られます。このように、あなたは限られた金額で1つのプロジェクトに際限なくオープンに取り組んでいるわけではありません。

サインオフシートが完成し、プロジェクトが完了した後、プロジェクトマネージャーは、チームと一緒にプロジェクト全体をレビューして、何がうまくいき、何を改善できるかを特定することができます。プロジェクト全体、成果物の品質、クリエイティブチームとクライアント間のコミュニケーションの一貫性に関する顧客のフィードバックを求めることもできます。

成果物のFilestageサインオフシートテンプレート

クライアントとプロジェクトチームの期待を軌道に乗せるための最良の方法は、各プロジェクトの成果物にサインオフシートを使用することです。これを行うと、クライアントがプロジェクトの範囲内にない直前のリクエストを追加するのを防ぐことができます。

😎サインオフシート+Filestage=スムーズなプロジェクトワークフロー

また、クライアントはプロジェクト全体の小さなコンポーネントを完全に把握できるため、プロジェクトフローへの重要なリーチを提供します。彼らは、製品に満足していることを認め、プロジェクトの次の段階に進むためのゴーサインを与えることによって、成果物を承認する必要があります。

成果物のサインオフシートは、クライアントの期待がクリエイティブチームの期待と完全に一致することを保証するため、プロジェクトチームに追加の保護を提供します。このように、プロジェクトの完了に向けた道に沿って驚きはありません。

テンプレートは次のようになります。

成果物のグラフィックス–サインオフシート

成果物の名前：__________________________

成果物番号： ______________ OF ____________________

納期： __________________________

クライアント名： __________________________

クライアント担当者の承認：__________________________

デザイン会社名： __________________________

設計プロジェクトリーダー： __________________________

成果物の承認

このドキュメントを承認することは、承認するクライアントの担当者が上記の完成した成果物に満足していることを意味します。クライアントは、成果物のすべての要素に対する満足と完了を認めます。

クライアントの署名： __________________________

日付： __________________________

プロジェクトマネージャーの署名： __________________________

日付： __________________________

成果物は承認されていません

この成果物を承認する準備ができていない場合は、以下にフィードバックを提供し、プロジェクトチームが必要な変更を行うのに役立つ関連情報を添付してください。

__________________________

クライアントの署名： __________________________

日付： __________________________

完了したプロジェクトのFilestageサインオフシートテンプレート

各成果物のサインオフシートと同じくらい重要なのは、完成したプロジェクトのサインオフシート全体です。署名されたサインオフシートがないと、特にバックアップするクライアントの署名がない場合、クライアントは、プロジェクトが正式に終了することはなかったという信念の下で、追加の要求または変更を返す権利があると感じる可能性があります。

これにより、特に別のクライアントの新しいプロジェクトに移動した場合、プロジェクトチームは厄介な状況に置かれます。官僚的形式主義にとらわれたり、冗長になったりすることなく、クライアントとクリエイティブチームの間の理解を文書化するためにできることが多ければ多いほど、チームから離れることができます。

サインオフシートは、クライアントに、あなたが提供した作業に完全に満足していることを確認するために、このプロジェクトに十分な注意を払う必要があるという明確なメッセージとしても機能します。そうでない場合は、サインオフシートは、「今すぐ発言するか、永遠に平和を保つ」というあなたの言い方です。

無料テンプレート

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プロジェクトの完了–サインオフシート

プロジェクト名：__________________________

納期： __________________________

クライアント名： __________________________

クライアント担当者の承認：__________________________

デザイン会社名： __________________________

設計プロジェクトリーダー： __________________________

プロジェクトの成果物

プロジェクトの承認

このドキュメントへのサインオフは、承認するクライアントの担当者が上記の表にリストされている完成した成果物に満足しており、成果物を見逃していないことを意味します。クライアントは、プロジェクトのすべての要素に対する満足と完了を認めます。

クライアントの署名： __________________________

日付： __________________________

プロジェクトマネージャーの署名： __________________________

日付： __________________________

プロジェクトは承認されていません

__________________________

クライアントの署名： __________________________

日付： __________________________

6さらにサインオフシートのテンプレートと盗むことができる例

サインオフシートは、実際には必要なだけ単純または複雑にすることができます。ただし、ホイールを再発明して作成する必要はありません。上記の例の1つを使用するか、オンラインで利用できる無数のテンプレートを見てください。

1.デザインサインオフフォーム

（出典：STUDYLIB）

この設計承認フォームの例では、設計承認のパラメーターを具体的に定義しています。このフォームに署名することにより、クライアントは、デザインチームが提案するフォントの選択とサイズ、色の選択、ナビゲーションの配置、情報の階層、ページレイアウト、ページの幅、および画像の選択に同意することになります。また、この承認には、この承認に署名した後に設計に必要な変更には追加料金がかかると記載されています。

これは、あなたが行っている仕事に対して報酬を受け取り、クライアントがあなたがこれまでに作成したものに満足していることを確認するための簡単な方法です。特定のニーズに合わせて、このフォームの要素を追加または削除します。

2.マーケティングサインオフシート

（出典：より良い提案）

これは、付随するすべてのドキュメント用のクライアントインターフェイスを備えた組み込みのプロジェクト管理システムの例です。マーケティング会社にとって、提案されたマーケティング戦略のあらゆる側面のクライアントの承認は、期待の管理を成功させるために必要です。マーケティングとともに、サインオフシートは提案されたマーケティング計画の詳細のコピーである必要があります。

3.クライアントサインオフテンプレート

（出典： Gameis.us ）

クライアントのサインオフシートは、プロジェクトのサインオフシートと非常によく似ています。一方を他方の代わりに使用することも、両方を使用して、プロジェクト内のすべての成果物に対するクライアントの同意を強調することもできます。どちらを使用する場合でも、その中の言語は明確に書かれている必要があります。クライアント名（またはスポンサー）、プロジェクトマネージャー名、およびサンプルにリストされているものと同様のステートメントの下で両当事者が署名を提供する場所のフィールドを含める必要があります。記載されているすべての成果物。」または「この文書に署名することにより、私はすべての州の成果物を受け取ったことを認めます。」

4.クライアント承認フォーム

（出典：Scribd）

クライアント承認フォームは、クリエイティブ会社とクライアント間の関係の性質を確立し、クリエイティブ会社が合意されたサービスを実行するために必要となるクライアントに関するすべての関連データを含みます。

あなたのビジネスの性質によっては、あなたはそれほど詳細なクライアント受け入れフォームを必要としないかもしれません。必要な情報を含めるだけです。クライアント承認フォームをクライアントサインオフフォームまたはプロジェクトサインオフフォームと組み合わせて、余分な事務処理を最小限に抑えることもできます。

5.プロジェクトサインオフドキュメント

（出典：StudyLib）

このプロジェクトサインオフシートは、完成したプロジェクトの最終的なクライアント承認を取得するために使用できる単純なテンプレートの例です。このタイプのフォームは、単一または少数の成果物のみで構成される小規模な企業または小規模なプロジェクトに特に役立ちます。

このフォームをそのまま使用するか、拡張してクライアントへのすべての成果物を含め、最終プロジェクトを承認する前にクライアントがこれまでに受け取ったすべての記録を保持できるようにします。役に立たない情報や無関係な情報でフォームを乱雑にすることなく、必要なだけの情報を入力します。あなたがあなたのクライアントとより率直であるほど、彼らはリピートクライアントになる可能性が高くなります。

6.プロジェクト受諾フォーム

（出典：ProposalKit）

このプロジェクト受諾フォームには、会社とクライアント間の完全な契約のための領域が含まれています。契約を含めるかどうかに関係なく、重要な部分はフォームの前半にあります。クライアントと会社のデータ、および承認の署名の場所です。

プロジェクトの開始時にプロジェクト承認フォームを使用して、プロジェクトの開始をマークできます。または、プロジェクトの完了後に、クライアントが成果物を承認したことを示すために使用できます。

結論

プロジェクトの開始または終了、あるいは製品や成果物の提供について明確かつ正当な理解を得る必要がある場合は、いつでもサインオフフォームを使用してください。現在プロジェクト管理ソフトウェアを使用していない場合は、簡単なドキュメントテンプレートを使用してサインオフシートを作成できます。

プロジェクト管理ソフトウェアを使用している場合、またはプロジェクト管理ソフトウェアの使用を検討している場合は、多くの管理アプリがパッケージの一部としてカスタマーインターフェイスまたはフォームビルダーを備えていることを知っておいてください。カスタムフォームを作成し、承認のためにクライアントに送信できます。フォームビルダーを使用する場合でも、組み込みのフォームを使用する場合でも、オンラインでテンプレートに記入する場合でも、独自のサインオフシートを作成する場合でも、関係を最適化し、作業を可能な限り効率化するために、必ずすべてのクライアントに1つ使用してください。

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