Conformità alle risorse umane: tutto ciò che devi sapere per evitare una multa

Alcune regole sono fatte per essere infrante.

Tranne quando consideri le regole e i regolamenti che garantiscono la conformità della tua azienda.

Esistono numerose leggi e disposizioni che i responsabili delle risorse umane devono seguire per garantire che la loro azienda eviti pesanti multe e altre sanzioni, compreso il potenziale danno alla sua reputazione. Per tenere sotto controllo queste regole, la tua azienda ha bisogno di una strategia incentrata sulla conformità delle risorse umane.

Quando un dipartimento delle risorse umane è in grado di navigare nella complessità dei requisiti, la conformità alle risorse umane aiuta a mitigare il rischio di un'organizzazione ed evitare sanzioni, multe, scandali e altro, che alla fine possono distruggere la fiducia dei consumatori e danneggiare la reputazione.

In genere, la conformità delle risorse umane riguarda le leggi sul lavoro come parte del loro piano di amministrazione dei benefici, come il congedo medico, la parità di occupazione e la lotta alla discriminazione, ma c'è di più, specialmente nelle grandi aziende. Le leggi sul lavoro cambiano e si evolvono costantemente, quindi il processo di aggiornamento può essere impegnativo.

Qual è il ruolo delle risorse umane nella compliance?

In qualità di professionista delle risorse umane, può essere complicato sviluppare politiche e procedure specifiche che garantiscano la conformità della tua organizzazione.

È nel tuo migliore interesse essere ben informato su come la tua azienda prevede di crescere e cosa significherà per l'assunzione, la fidelizzazione e lo sviluppo dei dipendenti. Avere il giusto equilibrio tra una strategia efficace e la necessaria comprensione della conformità mentre definisci questi obiettivi preparerà meglio la tua organizzazione per il successo.

Problemi comuni di conformità delle risorse umane

Quando si tratta di problemi di conformità che il dipartimento delle risorse umane deve affrontare, in genere rientrano in situazioni relative ai dipendenti e comprendono qualsiasi cosa, dall'assunzione al pensionamento.

Ecco i problemi più comuni che la tua azienda potrebbe dover affrontare.

Vantaggi rispetto

I leader delle risorse umane spesso devono comprendere le responsabilità dell'azienda quando offrono compensi e vantaggi, come piani pensionistici e assicurazione sanitaria. Più grande è l'organizzazione e più vantaggi per i dipendenti decidi di offrire, più complesso sarà gestire la conformità.

Ad esempio, l'Affordable Care Act (ACA) afferma che i datori di lavoro con 50 o più dipendenti a tempo pieno devono offrire assistenza sanitaria come parte del loro pacchetto di benefici.

Leggi antidiscriminatorie

Esiste un lungo elenco di leggi federali contro la discriminazione che comprendono colore, razza, sesso, origine etnica, disabilità, età e stato di veterano. In sostanza, queste leggi vietano ai datori di lavoro di tutti i settori di intraprendere azioni negative sull'occupazione basate su questi fattori.

Ci sono varie leggi che rientrano in questa categoria. Alcune di queste leggi includono:

• Titolo VII del Civil Rights Act del 1964: Vieta la discriminazione per quanto riguarda razza, colore, sesso e origine etnica nelle organizzazioni con 15 o più dipendenti.
• The Americans with Disabilities Act: vieta la discriminazione contro le persone con disabilità e limita le domande che i datori di lavoro possono porre ai lavoratori in merito alle disabilità. Questa legge protegge anche coloro che hanno precedenti di disabilità, sono considerati disabili o sono associati a una persona con disabilità.
• La legge sulla discriminazione in base all'età nell'occupazione del 1967: protegge le persone di età pari o superiore a 40 anni dalla discriminazione basata sull'età.
• Titolo II della legge sulla non discriminazione dell'informazione genetica: protegge dalla discriminazione sul lavoro basata sull'informazione genetica.
• L'Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act: un atto imposto dal Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, che vieta la discriminazione basata sul servizio militare, fornendo al contempo protezione del lavoro mentre le persone prestano servizio nell'esercito.

Famiglia e congedo medico

Il Family and Medical Leave Act (FMLA) è una legge federale che fornisce ad alcuni dipendenti fino a 12 settimane di congedo non retribuito e protetto dal lavoro all'anno. Richiede inoltre che i benefici per la salute di gruppo siano mantenuti durante il congedo.

Tale congedo è concesso a soggetti per la nascita e la cura del neonato di un dipendente, il legame con un figlio adottivo o con un figlio in affido, per l'affidamento di un parente stretto, o per le gravi condizioni di salute del dipendente.

È normale che le organizzazioni espandano il tempo concesso ai dipendenti oltre le 12 settimane, consentendo anche il pagamento di una parte o di tutto questo tempo.

Leggi salariali e orari

Le leggi su salari e orari comprendono tutti i requisiti riguardanti il ​​salario minimo, la retribuzione degli straordinari, le ore lavorate, le leggi sul lavoro minorile e i requisiti per i pasti e le pause.

Il Fair Labor Standards Act (FLSA) è la legge federale di cui le organizzazioni devono essere consapevoli in quanto stabilisce norme sul salario minimo e sugli straordinari. A livello federale, il salario minimo è di $ 7,25 l'ora a partire dal 2020, ma la maggior parte degli stati ha il proprio salario minimo. Per quanto riguarda gli straordinari, è qualcosa che va oltre la settimana lavorativa standard di 40 ore.

Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti (DOL) garantisce che i dipendenti siano pagati in conformità con la legge federale sugli stipendi e l'orario di lavoro. In base a questa legge, i dipendenti sono classificati come esenti o non esenti da alcune o tutte le disposizioni della FLSA. I dipendenti non esenti devono ricevere almeno il salario minimo per tutte le ore lavorate fino a 40 in una singola settimana lavorativa insieme alla tariffa di straordinario applicabile per le ore lavorate oltre 40 in una settimana lavorativa.

Leggi sull'immigrazione

Molte leggi riguardano l'immigrazione per garantire che i datori di lavoro assumano solo candidati idonei a lavorare negli Stati Uniti

Questi atti includono:

• La legge sull'immigrazione e la nazionalità
• Legge sulla riforma e il controllo dell'immigrazione del 1986
• Legge sull'immigrazione del 1990
• La riforma sull'immigrazione illegale e la legge sulla responsabilità degli immigrati del 1996

I candidati ammissibili coperti da questi atti includono cittadini, cittadini non cittadini, residenti permanenti legittimi e stranieri residenti autorizzati a lavorare. È fondamentale che i datori di lavoro verifichino l'idoneità dei candidati attraverso la documentazione, assicurandosi anche che non si imbattano in leggi antidiscriminatorie nel processo.

Modulo I-9

All'interno di queste leggi, i responsabili delle risorse umane dovranno prendere in considerazione il modulo I-9, che viene utilizzato per verificare sia l'identità dei nuovi dipendenti che la loro autorizzazione a lavorare negli Stati Uniti.

Le aziende devono garantire che i moduli I-9 siano compilati in modo tempestivo e in conformità con le normative e le linee guida fornite. Devono inoltre essere adeguatamente conservati in archivio. È considerata una procedura consigliata conservare un modulo I-9 in cartelle consolidate e sicure per i dipendenti attivi e licenziati, al di fuori del fascicolo del personale generale.

Leggi di sicurezza

Quando si tratta di sicurezza dei dipendenti, tutto si riduce all'Occupational Safety and Health Act (OSHA). Questo atto è stato creato per garantire che tutti i dipendenti avessero condizioni di lavoro sicure stabilendo e facendo rispettare gli standard e fornendo formazione, sensibilizzazione, istruzione e assistenza a tutti all'interno di un'organizzazione.

Leggi sindacali

Se pensi che la tua azienda possa ignorare il National Labor Relations Act perché non sei un sindacato, ti sbagli. Questo perché la legge copre il diritto dei dipendenti che lavorano insieme per migliorare le loro condizioni di lavoro.

Ciò include il diritto di un dipendente di rivolgersi ai social media per condividere qualsiasi risentimento o infelicità nei confronti del datore di lavoro, nonché qualsiasi formazione, politica o comportamento che consenta negatività sul posto di lavoro.

L'elemento difficile che i professionisti delle risorse umane devono sapere sull'NLRA è che il National Labor Relations Board è composto da membri scelti e nominati dal presidente, quindi le decisioni relative a queste leggi possono cambiare radicalmente a seconda di chi è in carica.

Come stare al passo con la conformità delle risorse umane

I professionisti delle risorse umane hanno molto da offrire, quindi stare al passo con gli atti e le leggi per rimanere conformi non è facile. Per fortuna ci sono alcune best practice da seguire che rendono tutto un po' più semplice.

Utilizza il software giusto

Un'efficace strategia di conformità delle risorse umane inizia con l'utilizzo degli strumenti giusti. Ecco alcuni esempi di applicazioni software che daranno un vantaggio al tuo reparto Risorse umane:

Conformità alle risorse umane: il software di conformità alle risorse umane funziona aiutando le aziende, i manager e i leader delle risorse umane a tenersi aggiornati con le normative aziendali e le leggi conformi pertinenti. Gli strumenti all'interno di questa categoria consentono alle aziende di comprendere facilmente la legislazione e le regole di conformità statali e federali man mano che cambiano. Aiutano anche nella comunicazione e applicano le politiche aziendali ai dipendenti nuovi ed esistenti.

Amministrazione dei vantaggi: il software di amministrazione dei vantaggi consente alle organizzazioni di pianificare e amministrare i pacchetti di vantaggi per i dipendenti, garantendo nel contempo la conformità alle normative governative. Questi strumenti vengono utilizzati per aiutare le organizzazioni di tutte le dimensioni a rimanere conformi alle normative statali, federali e locali, tra cui l'Affordable Care Act (ACA) e l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Software di onboarding: il software di onboarding semplifica il processo di onboarding dei nuovi assunti riducendo il lavoro amministrativo necessario per i responsabili delle assunzioni e i professionisti delle risorse umane. Inoltre, sia il dipendente che il responsabile delle assunzioni possono tenere meglio traccia del materiale di bordo e dei documenti necessari per rimanere conformi.

Software di rilevazione presenze: il software di rilevazione presenze viene utilizzato dai dipartimenti delle risorse umane per semplificare il monitoraggio del tempo. Gestiscono i dati sugli orari e le presenze aziendali, tenendo anche sotto controllo ferie, ferie, straordinari e giorni di malattia.

L'inclusione di questi strumenti all'interno dello stack tecnologico della tua azienda ti aiuterà a garantire che nulla vada perso e che tutte le leggi e i regolamenti necessari siano seguiti.

Assumi il talento giusto

Mentre la tua azienda cerca nuovi candidati e passa attraverso il processo di assunzione, il dipartimento delle risorse umane deve seguire varie leggi e regolamenti. Dalle normative sul salario minimo alle leggi sul lavoro e persino alle restrizioni sugli straordinari, c'è molto da tenere a mente.

Per non trascurare nulla riguardo a chi puoi e non puoi voltare le spalle, avere un solido processo di assunzione che segue gli standard di conformità è una delle funzioni più importanti di una strategia di conformità delle risorse umane. È fondamentale che i leader delle risorse umane gestiscano tutte le esigenze di personale della loro organizzazione mantenendo le normative federali e un trattamento equo in primo piano.

Essere sicuri di allineare le modalità di reclutamento, assunzione e inserimento dei candidati è fondamentale per stabilire il tono dell'azienda e le aspettative in merito alla conformità che devono essere stabilite.

Educare e formare il personale

Il dipartimento delle risorse umane deve essere costantemente istruito e formato su tutti i requisiti legali e normativi che possono cambiare, poiché influiscono direttamente sulla conformità o meno dell'organizzazione.

Poiché alcune regole e regolamenti sono soggetti a modifiche, è fondamentale assicurarsi che i responsabili delle risorse umane abbiano accesso a informazioni aggiornate.

Crea e aggiorna il manuale del dipendente

Il manuale del dipendente della tua azienda dovrebbe essere il punto di riferimento per una varietà di informazioni relative a politiche e procedure. Ricorda solo che il manuale del dipendente non dovrebbe rimanere fermo troppo a lungo, poiché dovrebbe essere un documento vivo che cresce e si adatta come fa la tua azienda.

Sebbene gli elementi fondamentali della politica rimarranno per lo più gli stessi, i dettagli su come la tua azienda mantiene la conformità dovranno essere aggiornati.

Condurre audit di conformità delle risorse umane

Per evitare una multa o una sanzione, è una buona idea che la tua azienda conduca il proprio audit di conformità delle risorse umane. La pianificazione di questi audit dovrebbe far parte della strategia di conformità della tua organizzazione in modo da poter evitare qualsiasi responsabilità legale prima che sia troppo tardi.

Comunicazione effettiva

Che tu sia il responsabile delle risorse umane o il CHRO, è fondamentale comunicare con altri leader e informare tutti sui potenziali rischi di conformità delle risorse umane e consigliare modi per porre rimedio alla situazione.

Se tutti all'interno di un'organizzazione sono d'accordo per quanto riguarda le politiche delle risorse umane e con ciò che è necessario per rimanere conformi, è più facile evitare sanzioni e multe.

La legge e l'ordine è la migliore politica

Quando si tratta di diritto del lavoro, segui le regole per evitare pesanti sanzioni e offrire il miglior ambiente di lavoro ai tuoi dipendenti. Con il software giusto in atto, la navigazione nei dettagli della conformità delle risorse umane diventa meno stressante per tutte le persone coinvolte.

Il tuo manuale del dipendente ha bisogno di un aggiornamento? Assicurati che abbia queste nove cose in modo da poter essere sicuro che la tua organizzazione rimanga conforme.