Come scrivere un contratto che stabilisce la legge

In parole povere, un contratto è una promessa.

Se quella promessa deve portare a termine un'azione predeterminata, astenersi da un'attività o scambiare beni, tutto dipende dall'accordo in atto. Ma allo stesso tempo, indipendentemente dal tipo di accordo fatto, non è mai una cattiva idea metterlo per iscritto per il bene della gestione del contratto.

Non tutti i tipi di accordo richiedono un contratto scritto per legge e ci sono molte promesse a basso rischio su cui si può fare affidamento con un accordo orale. Tuttavia, più complicato è l'accordo, più è probabile che tu voglia ottenere ogni piccolo dettaglio in un contratto scritto formale.

Anche se ti fidi dell'altra parte nell'accordo, i termini possono essere dimenticati e la lealtà può essere considerata attendibile. Se prendi un accordo orale e l'altra parte non si attiene, non ci sono molte prove che gli fosse richiesto di farlo.

Vai sul sicuro. Scrivi un contratto. Ecco come procedere.

Prima di scrivere il contratto

È probabile che questa sia la prima volta che scrivi un contratto. È un grande passo, ma non inizia con il sedersi con carta e penna a scrivere termini e clausole. Prima ancora di considerare gli elementi essenziali di un contratto, è necessario fare alcune riflessioni preliminari.

Determina se è necessario un contratto

La prima cosa che devi fare è determinare se il tuo accordo richiede anche un contratto. Anche in questo caso, è possibile che il tuo affare possa essere risolto con un accordo orale. Una buona regola pratica da seguire è chiedersi se viene scambiato qualcosa di valore significativo, come manodopera o servizi, tempo, proprietà intellettuale o oggetti materiali.

Le istanze comuni che coinvolgeranno un contratto includono l'acquisto o la vendita di una casa o un'auto, l'avvio di un lavoro con un nuovo datore di lavoro o l'offerta dei propri servizi per un determinato periodo di tempo (come un dipendente a contratto).

Comprendere i requisiti di un contratto

Una volta stabilito che il tuo accordo richiede un contratto, devi assicurarti di soddisfare tutti i requisiti per renderlo valido. Ci sono alcuni altri elementi necessari di un contratto valido che dovrai includere nella parte scritta, ma a questo punto dovresti pensare alle quattro cose che sono necessarie per andare avanti legalmente.

Capacità

La capacità si riferisce alla capacità di una persona di stipulare un contratto legalmente vincolante. Ci sono alcuni gruppi che non possono essere ritenuti responsabili dei loro obblighi:

• Chiunque abbia meno di 18 anni di età
• Chiunque non abbia la capacità mentale di capire cosa richiederà loro il contratto una volta firmato
• Chiunque venga sfruttato quando è ubriaco

Puoi comunque stipulare un contratto con qualcuno che rientra in una di queste categorie. Tuttavia, poiché non hanno capacità, possono annullare il contratto in qualsiasi momento senza violare il contratto.

Legalità

La legalità copre se l'oggetto del contratto è legale o meno. Se l'accordo include attività illegali, il contratto non è valido.

Simile alla capacità, tecnicamente puoi comunque stipulare un contratto che contiene argomenti illegali. Tuttavia, se l'altra parte non mantiene la conclusione dell'accordo, non hai argomenti che siano responsabili dei danni in tribunale perché il contratto era illegale all'inizio.

Considerazione

La considerazione è lo scambio di una cosa di valore con un'altra. Se il tuo accordo manca di considerazione, non avrai motivo di stipulare un contratto.

Esempi di considerazione valida includono denaro, servizi, intraprendere una determinata azione o astenersi da una. Le cose che non contano come considerazione reale sono agire volontariamente o svolgere compiti esistenti.

Mutualità

La mutualità si riferisce all'idea che se una parte è vincolata al contratto, allora entrambe le parti devono esserlo. Se una parte può recedere dall'accordo in qualsiasi momento e l'altra persona non ha tale capacità, i tribunali probabilmente dichiareranno il contratto non valido.

Verificare che tutte le parti siano d'accordo

Prima di scrivere l'offerta ufficiale e aspettarti un'accettazione in cambio (questi termini saranno trattati in seguito), assicurati che tutte le parti coinvolte abbiano una buona idea dell'accordo.

La stesura del contratto vero e proprio è un bel po' di lavoro, quindi assicurati che tutti sappiano cosa aspettarsi. Discuti con tutte le persone coinvolte per esaminare i termini e le condizioni in modo che chiunque possa menzionare se qualcosa sembra non funzionare o deve essere modificato prima che l'offerta venga scritta.

Scrivere il contratto

Se hai deciso che il contratto è necessario, hai acquisito una comprensione dei requisiti di un contratto e verificato che tutte le parti siano d'accordo, è il momento di scrivere il documento vero e proprio. È importante notare che scrivere la bozza o utilizzare un modello di contratto potrebbe richiedere del tempo, ma l'attenzione ai dettagli non dovrebbe essere sacrificata.

Inizia con le basi

La prima parte è facile. Inizia con le informazioni più basilari dell'accordo, come i nomi delle parti incluse e la data dello scambio. Specificare quale parte è l'acquirente e quale è il venditore. Se il contratto è tra due aziende, assicurati di utilizzare i loro nomi legali completi. Se desideri includere altre informazioni identificative come il titolo di qualcuno, puoi includerle anche qui.

La dichiarazione di apertura potrebbe assomigliare a questa:

"Questo contratto è compreso tra ___ e ___."

O questo:

"Alex Jenkins e Ben Smith concordano quanto segue:"

Elaborare lo scambio

Ora è il momento di ulteriori elaborazioni. Descrivi quali beni o servizi vengono scambiati in un linguaggio chiaro, leggibile e nel modo più dettagliato possibile. Ricorda che in precedenza era stato stipulato un accordo in buona fede tra le due parti, quindi è importante attenersi a tali termini il più possibile.

Indicare l'accordo o ciò che una parte promette a un'altra e viceversa. Assicurati di usare frasi brevi e semplici con un linguaggio chiaro. I tribunali di solito stabiliscono come un contratto verrebbe interpretato dalla persona media e la tua persona media non è un avvocato. Se alcuni termini sembrano un po' ambigui, includi una sezione che definisca ogni parola poiché verrà utilizzata per l'intero contratto.

Quando elabori lo scambio, assicurati di utilizzare quanti più dettagli possibile. Non dare per scontato che qualcuno si atterrà a tutto ciò che non è espressamente indicato nel contratto. Se non lo metti per iscritto, non ci sono garanzie.

La firma di un contratto che includa questa dichiarazione in borsa è un rischio per entrambe le parti. Da parte di Alex, non ci sono dettagli che garantiscano un compenso o un posizionamento dell'articolo. Per Ben, non avrà idea di quando l'articolo sarà completato o se sarà di lunghezza adeguata.

In questa situazione, entrambe le parti sanno esattamente cosa stanno ottenendo.

Se il tuo contratto prevede lo scambio di merci, descrivi l'oggetto nel modo più completo possibile. Invece di dire che venderai ad Alex Jenkins la tua macchina rossa, includi la marca, il modello, l'anno e la data di consegna.

Considera l'aggiunta di una clausola di riservatezza

È possibile che tu preferisca che l'altra parte mantenga segreti i contenuti del contratto ei tuoi dati personali. In questo caso, puoi includere un accordo di non divulgazione (NDA) o un accordo di riservatezza reciproco. Ciò significa che entrambe le parti intraprenderebbero un'azione legale se l'altra rivelasse informazioni riservate.

Definire come verrà risolto il contratto

Ogni contratto ha bisogno di un metodo di risoluzione. Per gli scambi una tantum, il contratto terminerà al completamento dei requisiti di entrambe le parti. Se il contratto riguarda un accordo in corso, designare una data di fine per il contratto o indicare come una delle parti può rescindere il contratto.

Questo è anche il punto in cui includerai i dettagli se qualcuno viola il contratto, il che significa che non rispetta l'accordo del contratto dopo che è stato firmato. Inoltre, dovrai definire i termini di risoluzione delle controversie se si verifica tale violazione. Prendi nota di cose come la giurisdizione dell'azione giudiziaria e i termini di pagamento.

Ricontrolla la legalità

Avresti dovuto verificare la legalità dell'oggetto prima di iniziare a scrivere il contratto. Tuttavia, una volta che tutti i dettagli sono stati chiariti, dovresti fare un'altra conferma che ogni singolo aspetto del contratto è legale. Ricerca le leggi statali e federali che si applicano al contratto in modo da poter garantire che possa essere applicato a entrambi i livelli.

Formato del contratto

È tempo di formattazione. Se disponi di tutte le parti appropriate di un contratto standard, l'ordine dovrebbe arrivare naturalmente. Di solito sarà simile a questo:

• Copertina: informazioni di base come i nomi delle parti e una breve panoramica dello scambio
• Premessa: denominazione legale di ciascuna parte/entità
• Date: durata del contratto, rinnovabile o meno, e termini per il rinnovo
• Motivi di risoluzione anticipata: motivi per cui il contratto sarebbe terminato anticipatamente
• Dettagli dello scambio: maggiori approfondimenti sullo scambio
• Programma: aggiungere una sequenza temporale per ogni fase del contratto, se necessario
• Formato: modalità di consegna e ricezione delle informazioni e delle bozze
• Approvazione: come il destinatario dovrebbe approvare il contratto
• Politiche: tutte le politiche che si applicano a questo specifico contratto, oggetto e parti coinvolte
• Informazioni sul pagamento: importo del pagamento, date di scadenza e metodo
• Dettagli della relazione d'affari: se la relazione continuerà, approfondisci di più qui
• Dichiarazioni e garanzie: conferma della veridicità dei fatti e delle circostanze del contratto
• Disaccordi: come verranno risolti disaccordi e problemi
• Boilerplate: eventuali deroghe o modifiche e quali leggi statali si applicano al contratto
• Pagina della firma: punto in cui le parti possono firmare e datare, attuando ufficialmente il progetto

Esecuzione del contratto

A questo punto, probabilmente hai in mano una copia del contratto, pronta per inviarla alla parte ricevente. Mentre una semplice firma è tutto ciò che serve per far rispettare ufficialmente l'accordo scritto, c'è ancora molto lavoro da fare prima di arrivarci.

Fare un'offerta

Prima che il contratto possa essere eseguito, è necessario inviarne una bozza all'altra parte. Questa è la cosiddetta offerta .

È importante notare che la bozza del contratto a questo punto dovrebbe riflettere l'accordo fatto in buona fede in precedenza, ma dovrebbe anche essere esattamente il modo in cui tu, l'autore, lo desideri. Se il destinatario accetta l'offerta, tutto ciò che deve fare è firmarla e diventa legalmente vincolante. Non puoi tornare indietro per te a quel punto senza violare il contratto.

Se desideri che il contratto sia finalizzato e firmato entro un certo tempo, includi una data in cui il contratto deve essere firmato o rifiutato. Se non includi una scadenza, la tempistica dipende da ciò che il tribunale considera un periodo di tempo ragionevole per l'oggetto del contratto.

Trattative d'inizio

Dopo aver inviato il contratto, il destinatario può accettarlo o rifiutarlo. Se il destinatario non ha modifiche al contratto, si parla di accettazione del contratto.

Tuttavia, se tornano con una versione modificata del contratto, si parla di controfferta. Se il destinatario ti invia una controfferta, termina la validità della tua offerta originale. È comune per entrambe le parti negoziare avanti e indietro sui termini del contratto prima di raggiungere un accordo finale.

Firma il contratto

Dopo aver raggiunto un accordo definitivo ed entrambe le parti sono soddisfatte dello stato attuale del contratto, è il momento di ufficializzarlo. Per fare ciò, entrambe le parti devono firmare e datare il contratto.

È possibile che le trattative e le bozze del contratto siano avvenute online. In questo caso, è probabile che la tua firma venga eseguita utilizzando il software di firma elettronica.

Firmare un documento online è da tempo una preoccupazione delle parti contrattuali, ma una firma elettronica è giuridicamente vincolante quanto quella su carta e penna. Dopo aver firmato, assicurati di conservarne una copia per i tuoi archivi personali e insistere che l'altra parte faccia lo stesso.

Soprattutto, ricorda che una volta firmato da entrambe le parti, il contratto diventa legalmente vincolante ed esecutivo per legge. Se non segui la tua fine dello scambio che è prevista in un contratto che hai firmato, si tratta di una violazione del contratto e probabilmente ci saranno delle sanzioni. Firma con cautela.

Rispettare i termini e le condizioni

Dopo aver firmato un contratto, è necessario apportare modifiche alla routine giornaliera, mensile o annuale per rispettare i termini concordati. Potrebbe sembrare come aggiungere un nuovo dipendente al libro paga o controllare una cosa dalla tua lista di cose da fare e finire con essa.

Qualunque fosse la promessa, la conformità dovrebbe essere la tua priorità numero uno dopo aver firmato un contratto. E il modo migliore per farlo è implementare una strategia e un software di gestione dei contratti.

Gestione dei contratti commerciali

Man mano che la tua piccola impresa cresce e cambia, i contratti si accumulano. Dalle relazioni con i fornitori alla gestione dei dipendenti fino alla conclusione di accordi con i clienti, avrai tra le mani diverse varietà di accordi legali. La non conformità è una ricetta per il disastro e un modo garantito per incorrere in problemi legali è non avere un sistema di gestione dei contratti in atto.

La gestione dei contratti è una strategia che governa la creazione, l'esecuzione e la gestione di tutti i contratti della tua azienda. E no, questo non significa gettare tutti i tuoi documenti in uno schedario.

Quando arriverà il momento, assicurati di investire in qualche software di gestione dei contratti . Questo strumento aiuterà la tua azienda ad automatizzare la creazione, il monitoraggio e il monitoraggio di tutti i tuoi contratti, indipendentemente dall'oggetto. Il software di gestione dei contratti ti aiuterà a mantenere la conformità in tutti i tuoi accordi dando priorità a organizzazione, accessibilità e consapevolezza.

Suggerimenti per scrivere un contratto

Scrivere un contratto è un grosso problema. Può anche richiedere un po' di tempo. Vuoi che ne valga la pena e, cosa più importante, vuoi fare tutto il possibile per assicurarti di ottenere il tuo valore dallo scambio.

Ecco alcuni suggerimenti per scrivere un contratto stretto che renderà tutti felici.

Scegli uno stato per la governance

Una cosa che il diritto contrattuale ama è la coerenza. Mentre controlli la legalità dei tuoi contratti, parte di ciò è assicurarti che rispetti la legge statale. Se tu e l'altra parte vivete in stati diversi, scegli le leggi di uno stato da applicare al contratto e indicalo chiaramente nel documento. Ciò eviterà situazioni appiccicose in seguito.

Raggiungi il decisore

Quando invii un'offerta a un'azienda, verifica quadruplo di parlare con la persona giusta prima di avviare le trattative. Se non sei connesso con il decisore e affronti tutte queste discussioni, potrebbe essere una perdita di tempo. Se sei connesso con qualcuno che deve gestire tutto dal proprio capo, chiedi gentilmente di essere connesso a lui.

Durante la negoziazione, assicurati di parlare con la persona che ha l'autorità per stipulare un contratto con l'azienda.

Mantieni la semplicità

I contratti non devono per forza scoppiare con il legalese. Può confondere le persone e causare problemi durante le negoziazioni. Per essere onesti e assicurarti che tutte le parti siano il più chiare possibile sui termini del contratto, mantieni la formulazione e la struttura semplici. Scrivi frasi brevi, chiare e concise.

Avvocato in su

Gli accordi legali non dovrebbero essere presi alla leggera. Quando si tratta di scrivere un contratto per un affare complicato, è importante ottenere tutto per iscritto.

Tuttavia, ciò che è ancora più importante è una comunicazione efficace tra le parti in merito all'accordo stesso.

La conformità è fondamentale dopo l'esecuzione di un contratto. Scopri le sanzioni associate alla violazione di un contratto ed evitalo a tutti i costi.