I 10 migliori strumenti per tenere traccia di riunioni e appuntamenti

Le riunioni sono importanti per la gestione di qualsiasi attività.

Gli incontri con clienti, fornitori esterni e fornitori, team interni ci sottraggono la maggior parte del nostro tempo, ma aiutano a mettere tutti d'accordo.

Se le riunioni portano via tempo, è anche un dato di fatto che la pianificazione e il monitoraggio delle riunioni richiedono una buona parte del nostro tempo.

Se sei una persona che tiene traccia delle riunioni manualmente, sai quanto è complicato. A ciò si aggiungono riunioni annullate o riunioni riprogrammate.

Siamo fortunati a vivere in questa era digitale e le app di pianificazione degli appuntamenti possono eseguire la pianificazione e i promemoria per noi con maggiore facilità e meno grattacapi.

Molti software e piattaforme online gestiscono appuntamenti e riunioni in un'unica modalità centralizzata.

Ecco i 10 migliori strumenti per tenere traccia delle tue riunioni e appuntamenti:

1. Con calma
2. Scarabocchio
3. Scegli
4. Calendario
5. Calendario di Google
6. Punto focale
7. Vyte
8. Xai
9. Manifestazione
10. Assistente.a

1. Con calma

Calendly è un'app di pianificazione delle riunioni basata sul Web che ti aiuta a saltare le "e-mail avanti e indietro". Consenti Calendly ad altri di pianificare un incontro con te direttamente dal tuo sito web mostrando loro la tua disponibilità. Calendly può connettersi con un massimo di sei dei tuoi calendari Google, Outlook, Office 365 o iCloud per verificare automaticamente la tua disponibilità e aiutarti a connetterti con i tuoi migliori contatti, potenziali clienti e clienti. In base alla disponibilità, priorità o equità, puoi distribuire automaticamente le riunioni ai membri del tuo team.

Calendly è disponibile per app, calendari, CRM e strumenti di vendita, videoconferenza, strumenti di marketing e altro ancora. Calendly si integra direttamente con GoToMeetings e si connette con altre app tramite l'API Calendly.

Disponibile sul Web | Estensione di Google Chrome
Prezzi Calendly : piano base gratuito; piani a pagamento da $ 8 al mese

2. Scarabocchio

Doodle è uno strumento di pianificazione unico che consente agli utenti di selezionare le caselle del tuo momento conveniente per incontrarsi tramite URL di doodle condivisibile. Non è richiesta la registrazione per un account Doodle per partecipare a un sondaggio. Puoi anche creare un URL Doodle pubblico, in cui le persone possono richiedere un incontro con te in base alla disponibilità indicata. L'interfaccia è molto semplice e facile da usare. Inoltre, Doodle identifica automaticamente i fusi orari degli ospiti, quindi non c'è confusione. Doodle fornisce un URL con etichetta bianca in cui puoi aggiungere il logo della tua azienda o i colori del marchio. Può anche pianificare in modo programmatico riunioni one-to-one tra più appuntamenti, riunioni di gruppo e gestire gli utenti.

Inoltre, puoi personalizzare gli orari delle riunioni in base alle tue priorità. Doodle si connette con Google, Office 365/Outlook.com e altri calendari, sincronizzando così automaticamente le riunioni con il tuo calendario.

Disponibile sul Web | iOS | Androide
Prezzo Doodle : percorso gratuito disponibile; a partire da $ 4/mese a $ 30/mese

3. Scegli

Pick è uno strumento diretto e facile da usare per la pianificazione delle riunioni. L'estensione URL può essere creata autonomamente come pick.co/yournamehere . Puoi inviare il link alle persone in modo che possano scegliere un momento per pianificare una riunione con te. Pick si integra con Google Calendar & Office 365 e scansiona automaticamente il tuo calendario di Gmail per conoscere gli spazi aperti e fornire gli orari disponibili. Una volta selezionato un orario, Pick pianifica la riunione e notifica le persone tramite e-mail. Pick ti aiuta a confrontare la tua disponibilità con altri partecipanti indipendentemente dai loro domini di posta elettronica ed è molto facile da usare per pianificare tramite dispositivo mobile.

Disponibile su : web
Prezzo : a partire da $ 9 al mese

4. Calendario

Calendar è uno strumento di pianificazione intelligente basato sul suo algoritmo di apprendimento automatico. Offre due modi per pianificare la tua riunione, in cui il primo modo è fornire un link da condividere con le persone che sono interessate a conoscerti e possono prenotare uno slot e l'altro modo è raccogliere l'elenco delle persone che vorrebbero incontrarti, la loro disponibilità e individuare il momento ideale per incontrarli.

Calendar si integra con Apple Calendar, Google Calendar e Outlook e si integra con molti strumenti aziendali come e-mail, piattaforma di produttività, strumenti di vendita come HelloLeads CRM e altro ancora. La riunione pianificata verrà aggiunta al calendario automaticamente o manualmente una volta confermata la riunione.

Disponibile per Web, Android e iOS
Prezzo : il piano base è gratuito; Il piano Pro costa $ 10 al mese per la fatturazione annuale

5. Calendario di Google

Il calendario di Google è uno strumento di pianificazione sociale completamente personalizzabile. È possibile inviare inviti alle riunioni ai partecipanti. Inoltre, puoi anche aggiungere la posizione, il promemoria per la riunione programmata e il codice colore dell'evento per la riunione in caso di incontri sociali. Offre la condivisione del calendario, inviti e-mail e prendere appunti in Google Docs.

Il calendario di Google è disponibile sul browser Web e si sincronizza con l'app del calendario mobile per Android. Il calendario di Google si integra con il resto delle app di Google, incluso Gmail . Per pianificare una riunione, devi creare un gruppo nell'app Google Calendar e pianificare la riunione.

Disponibile per il Web
Prezzo : gratuito

Quindi, come ti assicuri che tutte le tue riunioni siano produttive ed efficienti? Dai un'occhiata a questi 10 suggerimenti su come organizzare una riunione perfetta.

6. Punto focale

Lo strumento di pianificazione delle riunioni Hubspot è una piattaforma di pianificazione delle riunioni fornita da HubSpot CRM. Lo strumento si integra sia con il tuo calendario, Google Calendar e Office 365 Calendar e HubSpot CRM . Ti verrà inviato un link personalizzato per la prenotazione di una riunione, che potrai condividere via e-mail per invitare le persone a programmare una riunione con te e verrà automaticamente aggiunto al tuo calendario.

Puoi anche inviare link a una riunione di gruppo per prenotare una riunione con più di una persona e con piani superiori puoi anche integrare il link con il tuo sito web. È possibile personalizzare l'impostazione di notifica per le nuove riunioni e aggiungere informazioni a collegamenti come l'argomento della riunione, la durata della riunione, ecc.,

Disponibile per il Web
Prezzo : gratuito

7. Vyte

A differenza del normale software di gestione delle riunioni e degli strumenti di pianificazione, le funzionalità di Vyte includono l'occultamento dei partecipanti l'uno dall'altro, la pagina di collegamento personalizzata e la personalizzazione degli strumenti. Vyte offre due servizi principali: la pianificazione tramite polling e una pagina di prenotazione personalizzata. Uno è dove puoi invitare le persone a votare l'ora e la data della riunione tramite e-mail in cui Vyte pianifica l'ora e la data migliori per la riunione. Un altro è creare una pagina di prenotazione personale, ottenere un URL personalizzato con il tuo logo e immagini in cui le persone possono vedere la disponibilità e sondare la data e l'ora della riunione.

Vyte consente di impostare un tempo di buffer tra le riunioni e prevenire l'overbooking. Vyte utilizza Google Calendar e si integra con altri strumenti come le videoconferenze Slack e Webex . Offre anche incontri individuali e riunioni di gruppo.

Disponibile su web e iOS
Prezzi Vyte : piano base gratuito; pagato a partire da $ 8/mese

8. Xai

X.ai è una delle insolite app per la pianificazione delle riunioni che funziona come assistente personale di intelligenza artificiale. Aiuta a creare e-mail per le riunioni eseguendo il cc-ing di un indirizzo e-mail X.ai univoco che corrisponde a un bot AI Amy e Andrew. I robot diventano i tuoi assistenti personali. Dando istruzioni ai bot sulle riunioni, sarà programmato sul tuo calendario.

Durante l'impostazione del tuo account sono necessari tutti i tuoi dettagli come calendario, contatti, e-mail, ID, ecc. X.ai si integra con i tuoi strumenti preferiti tra cui Google, Office 365, Outlook, Slack, Zoom e molti altri.

Disponibile sul Web
Prezzo: piano base gratuito; Pagato $ 8/mese/individuo e $ 12/mese/team

9. Manifestazione

Per la pianificazione di riunioni ed eventi con più persone, Rallly è uno dei migliori strumenti di pianificazione open source. In Rallly puoi creare un sondaggio come molte altre app e plug-in. Una volta creato il sondaggio, puoi invitare tutti condividendo un link o inviandoli via email ai voti in un giorno adatto a loro per la pianificazione di una riunione. Per ogni sondaggio creato, verrà creata una scheda commenti aperta nella pagina della riunione, in cui ogni persona lascia commenti, discute i dettagli dell'evento e l'agenda della riunione.

Disponibile sul Web
Prezzo di rally : gratuito

10. Assistente.a

Per chi usa Gmail, Assistant.to è una soluzione semplice, che si integra direttamente sulla posta elettronica. All'interno della schermata di composizione dell'e-mail in Gmail puoi scegliere la durata e la posizione della riunione da una piccola icona circolare a comparsa nell'angolo in basso a destra. Pianifica l'orario della riunione e condivide gli slot aperti con le persone a cui stai tentando di pianificare una riunione. Dopo aver concordato un orario, l'app aggiunge le riunioni con tutte le informazioni rilevanti al tuo calendario.

Assistant.to pianifica solo una riunione uno a uno. Assitant.to si integra con Google Hangouts, GoToMeeting, UberConference e ReadyTalk .

Disponibile sul Web
Prezzo: gratuito