Top 10 des outils pour garder une trace de vos réunions et rendez-vous

Les réunions sont importantes pour la gestion de toute entreprise.

Les réunions avec les clients, les fournisseurs externes et les vendeurs, les équipes internes prennent la plupart de notre temps, mais cela aide à mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

Si les réunions prennent du temps, il est également vrai que la planification et le suivi des réunions prennent une bonne partie de notre temps.

Si vous êtes une personne qui garde manuellement une trace des réunions, vous savez à quel point c'est compliqué. Ajoutez à cela les réunions annulées ou les réunions reprogrammées.

Nous avons la chance de vivre dans cette ère numérique et les applications de planification de rendez -vous peuvent faire la planification et les rappels pour nous avec plus de facilité et moins de maux de tête.

De nombreux logiciels et plateformes en ligne gèrent les rendez-vous et les réunions de manière centralisée.

Voici les 10 meilleurs outils pour garder une trace de vos réunions et rendez-vous :

1. Calendly
2. Griffonner
3. Choisissez
4. Calendrier
5. Google Agenda
6. Hubspot
7. Vite
8. X.ai
9. Rallye
10. Assistant.de

1. Calendly

Calendly est une application de planification de réunions basée sur le Web qui vous aide à ignorer les "e-mails aller-retour". Calendly permet aux autres de planifier une réunion avec vous directement depuis votre site Web en leur affichant vos disponibilités. Calendly peut se connecter avec jusqu'à six de vos calendriers Google, Outlook, Office 365 ou iCloud pour vérifier automatiquement votre disponibilité et vous aider à vous connecter avec vos meilleurs contacts, prospects et clients. En fonction de la disponibilité, de la priorité ou de l'équité, vous pouvez distribuer automatiquement les réunions aux membres de votre équipe.

Calendly est disponible pour les applications, les calendriers, les outils CRM et de vente, la vidéoconférence, les outils marketing et plus encore. Calendly s'intègre directement à GoToMeetings et se connecte à d'autres applications via l'API Calendly.

Disponible sur le Web | Extension Google Chrome
Tarification Calendly : Plan de base gratuit ; forfaits payants à partir de 8 $/mois

2. Griffonner

Doodle est un outil de planification unique qui permet aux utilisateurs de cocher les cases de votre moment opportun pour se rencontrer via une URL de doodle partageable. Aucune inscription n'est requise pour qu'un compte Doodle puisse participer à un sondage. Vous pouvez également créer une URL Doodle publique, où les individus peuvent demander une réunion avec vous en fonction de votre disponibilité indiquée. L'interface est très simple et vous permet de vous y retrouver facilement. De plus, Doodle identifie automatiquement les fuseaux horaires des invités, il n'y a donc aucune confusion. Doodle fournit une URL en marque blanche où vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise ou les couleurs de votre marque. Il peut même planifier par programmation des réunions individuelles parmi plusieurs rendez-vous, des réunions de groupe et gérer les utilisateurs.

De plus, vous pouvez personnaliser vos horaires de réunion en fonction de vos priorités Doodle se connecte directement à Google, Office 365/Outlook.com et à d'autres calendriers, synchronisant ainsi automatiquement les réunions avec votre calendrier.

Disponible sur le Web | iOS | Android
Prix ​​​​Doodle : Sentier gratuit disponible; à partir de 4$/mois à 30$/mois

3. Choisissez

Pick est un outil direct et facile à utiliser pour planifier une réunion. L'extension d'URL peut être créée par vous-même en tant que pick.co/yournamehere . Vous pouvez envoyer le lien aux personnes afin qu'elles puissent choisir une heure pour planifier une réunion avec vous. Pick s'intègre à Google Calendar & Office 365 et scanne automatiquement votre calendrier Gmail pour connaître vos créneaux ouverts et fournir les horaires disponibles. Une fois qu'une heure est choisie, Pick planifie la réunion et informe les personnes par e-mail. Pick vous aide à comparer votre disponibilité avec d'autres participants indépendamment de leurs domaines de messagerie et il est très convivial de planifier via mobile.

Disponible sur : Web
Prix ​​: À partir de 9$/mois

4. Calendrier

Calendar est un outil de planification intelligent alimenté par son algorithme d'apprentissage automatique. Il propose deux façons de programmer votre rendez-vous, où la première consiste à donner un lien à partager avec les personnes qui souhaitent vous rencontrer et peuvent réserver un créneau et l'autre consiste à collecter la liste des personnes qui souhaiteraient vous rencontrer, leur disponibilité et identifier le moment idéal pour les rencontrer.

Calendar s'intègre à Apple Calendar, Google Calendar et Outlook , ainsi qu'à de nombreux outils commerciaux tels que la messagerie électronique, la plate-forme de productivité, les outils de vente tels que CRM HelloLeads et plus. La réunion planifiée sera ajoutée à votre calendrier automatiquement ou manuellement une fois la réunion confirmée.

Disponible pour le Web, Android et iOS
Prix ​​: Le plan de base est gratuit ; Le plan Pro est de 10 $ par mois pour une facturation annuelle

5. Google Agenda

Le calendrier Google est un outil de planification entièrement personnalisable et social. Vous pouvez envoyer des invitations à des réunions aux participants. En outre, vous pouvez également ajouter un emplacement, un rappel pour une réunion planifiée et un code couleur d'événement pour une réunion en cas de rassemblements sociaux. Il propose le partage de calendrier, les invitations par e-mail et la prise de notes dans Google Docs.

Le calendrier Google est disponible sur le navigateur Web et se synchronise avec votre application de calendrier mobile pour Android. Le calendrier Google s'intègre au reste des applications Google, y compris Gmail . Pour planifier une réunion, vous devez créer un groupe dans l'application Google Agenda et planifier la réunion.

Disponible pour le Web
Prix ​​: Gratuit

Alors, comment vous assurez-vous que toutes vos réunions sont productives et efficaces ? Découvrez ces 10 conseils pour organiser une réunion parfaite.

6. Hubspot

L'outil de planification de réunions Hubspot est une plateforme de planification de réunions fournie par HubSpot CRM. L'outil s'intègre à la fois à votre calendrier, Google Calendar et Office 365 Calendar et HubSpot CRM . Un lien de réservation de réunion personnalisé vous sera envoyé, que vous pourrez partager par e-mail pour inviter les personnes à planifier une réunion avec vous et il sera automatiquement ajouté à votre calendrier.

Vous pouvez également envoyer des liens de réunion de groupe pour réserver une réunion avec plus d'une personne et avec des plans plus élevés, vous pouvez également intégrer le lien avec votre site Web. Vous pouvez personnaliser le paramètre de notification pour les nouvelles réunions et ajouter des informations à lier comme le sujet de la réunion, la durée de la réunion, etc.,

Disponible pour le Web
Prix ​​: Gratuit

7. Vite

Contrairement aux logiciels de gestion de réunions et aux outils de planification habituels, les fonctionnalités de Vyte incluent le masquage des participants les uns des autres, la page de liens personnalisée et la personnalisation des outils. Vyte propose deux services principaux : la planification par sondage et une page de réservation personnalisée. L'un est l'endroit où vous pouvez inviter des personnes à voter sur l'heure et la date d'une réunion par e-mail où Vyte planifie la meilleure heure et la meilleure date pour la réunion. Une autre consiste à créer une page de réservation personnelle, obtenir une URL personnalisée avec votre logo et des images où les gens peuvent voir la disponibilité et interroger la date et l'heure de la réunion.

Vyte permet de définir un temps tampon entre les réunions et vous empêche de surréservation. Vyte utilise Google Calendar et s'intègre à d'autres outils tels que Slack et la vidéoconférence Webex . Il propose également des rencontres individuelles et des réunions de groupe.

Disponible en Web et iOS
Tarification Vyte : Plan de base gratuit ; payé commence à partir de 8 $/mois

8. X.ai

X.ai est l'une des applications de planification de réunions inhabituelles uniques qui fonctionne comme votre assistant personnel d'IA. Il aide à créer des e-mails pour les réunions en mettant en copie une adresse e-mail X.ai unique qui correspond à un bot AI Amy et Andrew. Les bots deviennent vos assistants personnels. En donnant des instructions aux bots sur les rendez-vous, celui-ci sera programmé sur votre agenda.

Lors de la configuration de votre compte, il nécessite tous vos détails comme le calendrier, les contacts, les e-mails, les identifiants, etc. X.ai s'intègre à vos outils préférés, notamment Google, Office 365, Outlook, Slack, Zoom et bien d'autres.

Disponible sur le Web
Prix ​​: plan de base gratuit ; Payé 8 $/mois/individuel et 12 $/mois/équipe

9. Rallye

Pour planifier des réunions et des événements avec plusieurs personnes, Rally est l'un des meilleurs outils de planification open source. Dans Rally, vous pouvez créer un sondage comme beaucoup d'autres applications et plug-ins. Une fois le sondage créé, vous pouvez inviter tout le monde en partageant un lien ou en leur envoyant un e-mail pour voter un jour qui leur convient pour planifier une réunion. Pour chaque sondage créé, un onglet de commentaires ouvert sera créé sur la page de la réunion, où chaque personne laissera des commentaires, discutera des détails de l'événement et de l'ordre du jour de la réunion.

Disponible sur le Web
Tarification Rallye : Gratuit

10. Assistant.de

Pour ceux qui utilisent Gmail, Assistant.to est une solution simple, qui s'intègre directement sur la messagerie. Dans l'écran de rédaction d'e-mails de Gmail, vous pouvez choisir la durée et le lieu de la réunion à partir d'une petite icône circulaire dans le coin inférieur droit. Il planifie le calendrier de la réunion et partage les créneaux horaires ouverts avec les personnes que vous essayez de planifier une réunion. Une fois que vous avez convenu d'une heure, l'application ajoute les réunions avec toutes les informations pertinentes à votre calendrier.

Assistant.to ne planifie qu'une à une réunion. Assitant.to s'intègre à Google Hangouts, GoToMeeting, UberConference et ReadyTalk .

Disponible sur le Web
Prix ​​: Gratuit