15 efficaci strategie di gestione della posta elettronica da utilizzare

Molti di noi sono sopraffatti dalle e-mail.

La parola da sola evoca immagini di un numero in grassetto di tre cifre di e-mail non lette, ognuna delle quali richiede la tua attenzione.

In quanto centro di comunicazione soprattutto nella nostra vita professionale, l'e-mail è inevitabile. Anche con i più grandi tentativi di sbarazzarsi della nostra casella di posta, l'e-mail ha dimostrato di non andare da nessuna parte.

I problemi arrivano a causa dell'enorme volume di e-mail che riceviamo. Se lasciato deselezionato, l'unica priorità nativa dell'e-mail è la data in cui è stata ricevuta. L'email by design non è stata creata per gestire il nostro volume attuale e i molti modi in cui interagiamo con la nostra casella di posta. Per fortuna, la tecnologia e le migliori pratiche possono venire in tuo soccorso.

Una gestione efficace della posta elettronica richiede che tu prenda attivamente in mano la tua casella di posta. Ciò richiederà l'aggiunta di un software di posta elettronica e alcune regole generali sul modo più efficiente di gestire le comunicazioni di posta elettronica.

15 suggerimenti per padroneggiare la gestione della posta elettronica

L'e-mail è la forma più potente di comunicazione aziendale e con queste strategie efficaci, può diventare quella con cui ti piace davvero lavorare. Per entrare in strategie efficaci di gestione della posta elettronica, segui questi semplici suggerimenti per la gestione della posta elettronica.

1. Elimina i messaggi di vendita promozionali

Prima di entrare nella gestione efficace della tua casella di posta, è importante dare la priorità e rimuovere i messaggi indesiderati. I messaggi di vendita promozionali dovrebbero essere i primi ad andare e trascinarli nella scheda Promozionale non è altrettanto efficace. L'idea è quella di avere una casella di posta organizzata piena solo di contenuti relativi ai tuoi obiettivi di lavoro. Nella maggior parte dei casi i messaggi di vendita distraggono e distolgono l'attenzione dalle tue priorità. È possibile che alcune e-mail siano spam o provengano da indirizzi e-mail non sicuri. Proteggerti da questo ti aiuta a evitare furti di identità, violazioni dei dati e protegge i tuoi dati di contatto.

2. Annulla l'iscrizione alle newsletter che non hai mai letto

Se sei un abbonato a una newsletter seriale, ecco un'altra opportunità per ottimizzare la tua casella di posta. Potresti essere tentato di creare etichette e filtri che possano elaborarli per te, ma ancora una volta salviamo quelle strategie per le e-mail che aggiungono valore alla tua vita personale e professionale.

Se non hai letto le ultime due edizioni di quella newsletter, è probabile che tu non stia ottenendo alcun valore, quindi considera di annullare l'iscrizione. Se non puoi sopportare di annullare l'iscrizione, la maggior parte delle newsletter ti consentirà di ridurre al minimo la frequenza di invio.

3. Richiedi la rimozione dai messaggi di gruppo che non ti riguardano

Simile alle newsletter, potresti esserti unito a vari gruppi che si erano candidati a te in quel momento. Dai una seconda occhiata al valore che stanno fornendo e se sono rilevanti o meno per i tuoi obiettivi e interessi attuali.

I messaggi di gruppo possono includere e-mail di contatti personali con argomenti casuali o semplicemente rimuoverti da quei thread terribilmente lunghi "rispondi a tutti". Un po' di diplomazia farà molto qui, dal momento che non puoi semplicemente "annullare l'iscrizione" o "bloccare" i tuoi amici e colleghi. Gmail offre un pulsante "muto" ma per tutti gli altri dovrai rendere note le tue intenzioni.

Un breve messaggio che li informa che non sei più rilevante per la conversazione ti consentirà di uscire senza problemi e avvicinarti di un passo a una strategia di posta elettronica gestita in modo efficace.

4. Crea etichette per tipi simili di email

Ora che hai rimosso gli elementi non essenziali, è tempo di organizzare le e-mail che desideri effettivamente e le etichette sono un ottimo modo per farlo.

Le etichette possono essere utilizzate per creare un sistema di cartelle personalizzato all'interno della tua casella di posta. Assegna loro un nome per categoria, cliente, progetto o qualunque cosa desideri. Avere questa organizzazione granulare della tua casella di posta crea un sistema in cui le tue conversazioni hanno il loro posto corretto, rendendole facili da trovare ed elaborare.

5. Non esitare a creare molte cartelle di posta elettronica

Non c'è limite al numero di cartelle e-mail che puoi creare nella tua casella di posta. Non è raro avere 30 o più etichette e cartelle per organizzare le conversazioni a livello granulare.

Le caselle di posta condivise e le etichette condivise ti consentono di portare ulteriormente il concetto di cartella e gestire le e-mail nella tua casella di posta come un team. G2 ha una categoria sulle migliori caselle di posta condivise create per i team, dove troverai un elenco delle migliori fonti per il tuo team.

L'assegnazione delle e-mail è uno dei componenti delle caselle di posta condivise che ti consentono di delegare le e-mail con chiarezza.

Prima di aggiungere strumenti aggiuntivi dovresti considerarne uno che funzioni con il tuo attuale client di posta elettronica. Dover rimbalzare dentro e fuori la tua casella di posta è controproducente per rimanere concentrato e organizzare la tua casella di posta in primo luogo.

6. Imposta automaticamente i filtri per determinati mittenti

Perché non semplificarti la vita con alcuni strumenti di automazione della posta elettronica? Le risposte e-mail automatizzate possono fornire messaggi chiari senza perdere troppo tempo. La creazione di filtri e-mail è un altro modo in cui le e-mail in arrivo possono essere ordinate, etichettate o contrassegnate per te in base ai criteri impostati.

I filtri ti assicureranno di non perdere mai le bollette o le e-mail importanti di un destinatario specifico. Possono essere utilizzati per raggruppare automaticamente le e-mail per progetto o nome del cliente in base a parole chiave, allegati e righe dell'oggetto specifici. Puoi considerare i filtri come il tuo assistente personale che esegue alcune pre-organizzazioni per te, permettendoti di concentrarti su attività più urgenti.

7. Crea alias mittente separati con lo stesso indirizzo email

Un altro modo semplice per filtrare le email in arrivo è creare alias. Gli alias e-mail sono un indirizzo e-mail alternativo che indirizzerà comunque all'e-mail originale. In sostanza, avrai il vantaggio di avere un nuovo indirizzo email senza creare e gestire un nuovo account.

Ad esempio, puoi iscriverti alle newsletter con un alias email anziché il tuo indirizzo email principale. È quindi possibile creare filtri per etichettare o contrassegnare automaticamente tutte le email che arrivano all'indirizzo email alias.

Gli alias email di Gmail ti danno anche l'opportunità di inviare email con un nome diverso. Ad esempio, puoi inviare e-mail di lavoro da un indirizzo e-mail e e-mail personali da un alias o viceversa.

Anche se, se hai bisogno di creare un nuovo account, ad esempio, per gestire le tue richieste di vendita o di supporto, il software dell'help desk ti consentirà di integrare perfettamente un help desk nella tua casella di posta personale. In questo modo, le e-mail di vendita e di supporto possono essere trattate in stile ticketing e assegnate ad agenti specifici direttamente dalla tua casella di posta personale.

8. Elimina l'inoltro email interno

Comprendendo che i tuoi colleghi ricevono un numero sufficiente di e-mail esterne, è buona norma evitare di utilizzare l'e-mail per le comunicazioni interne e questo include le lunghe catene CC e BCC.

La moderna gestione delle e-mail ha eliminato la necessità di inoltrare le e-mail al tuo team interno. Il miglior software di gestione della posta elettronica ti consentirà di comunicare con i tuoi compagni di squadra tramite note e-mail tramite il software di messaggistica in-app. Questo duplice vantaggio significa che non devi utilizzare una piattaforma di messaggistica esterna ed evita anche di ingombrare la posta in arrivo di tutti. Il tuo team ti ringrazierà per questo!

9. Leggi e rispondi alle e-mail ogni giorno a un'ora prestabilita

Il monitoraggio costante della tua casella di posta può trasformarsi in un'abitudine inefficace nella gestione del tempo.

La pianificazione di un momento strategico per gestire le tue e-mail porta a una gestione efficiente delle e-mail ed è meglio che questa sia la stessa ora ogni giorno. Ciò ti consente di creare slot durante la tua giornata e ti libera per concentrarti su altre attività senza la costante sensazione persistente che dovresti controllare le tue e-mail.

Una volta che hai gestito la tua casella di posta per la giornata, dovresti rimandare il salto dentro e fuori dalla tua casella di posta, a meno che non si verifichi qualcosa di estremamente urgente. Anche in questo caso puoi configurare sistemi per contrassegnare quelle e-mail a cui non puoi rispondere immediatamente.

10. Contrassegna i messaggi importanti a cui non puoi rispondere immediatamente

Il software di gestione delle e-mail include la possibilità di posticipare le e-mail o di farle tornare in cima alla tua casella di posta in un secondo momento. Un buon sistema di segnalazione supportato da filtri assicurerà che nulla venga perso, consentendoti di rispondere efficacemente ai tuoi destinatari.

Anche alle e-mail importanti non è sempre possibile rispondere immediatamente, ma detto questo ci sono le migliori pratiche quando si tratta di tempi di risposta previsti.

11. Rispondere alle e-mail aziendali entro 24-48 ore

Come regola generale, le e-mail relative all'attività devono ricevere risposta lo stesso giorno lavorativo. Gli studi hanno dimostrato che impiegare più di 48 ore per rispondere a un'e-mail comporterà la perdita di potenziali clienti e la loro insoddisfazione.

Fast company ha condotto un sondaggio sui tempi di risposta delle e-mail in cui ha rilevato che oltre il 70% delle persone si aspetta un tempo di risposta entro quattro ore.

Ancora una volta, il software di gestione della posta elettronica può aiutare qui. Per lo meno, puoi impostare autorisponditori per far sapere al tuo destinatario che ha la tua attenzione con una risposta più dettagliata da seguire, che dovrebbe sicuramente essere entro 3-5 giorni lavorativi.

12. Follow-up di e-mail importanti entro 3-5 giorni lavorativi

Ci occupiamo tutti di molte attività diverse insieme a un volume elevato di e-mail quotidiane, ma è importante dare la priorità alle e-mail che non possono rimanere senza risposta. Che tu stia aspettando la risposta di un reclutatore, la conferma di uno stakeholder esterno o la decisione di un cliente, 3-5 giorni lavorativi dovrebbero essere la tua base per inviare un'e-mail di follow-up.

Potrebbero esserci situazioni in cui potrebbero essere necessari alcuni follow-up. Non dimenticare di aggiungere un giorno o due tra ogni e-mail di follow-up per evitare di dare l'impressione di essere disperato.

Per le situazioni in cui non puoi rispondere tempestivamente, un autorisponditore è sufficiente per mostrare il tuo impegno. In questo caso, se sei un utente di Gmail, gli strumenti di comunicazione di G-Suite possono aiutarti.

La delega è la chiave per una gestione della posta elettronica di successo. Con gli strumenti giusti in mano, o più precisamente nella tua casella di posta, puoi semplicemente inviare una rapida nota e-mail interna al tuo collega che condividerà automaticamente un'e-mail con loro. Puoi anche fare un ulteriore passo avanti e creare regole automatizzate per condividere automaticamente determinate e-mail con un collega specifico. Le note e-mail interne possono anche essere aggiunte automaticamente per fornire maggiore chiarezza e contesto al tuo messaggio.

13. Scarica le app corrispondenti per rispondere alle e-mail in movimento

I client di servizi di posta elettronica più popolari dispongono di un'app mobile corrispondente per aiutarti a gestire le e-mail quando non sei davanti al tuo laptop. Con un facile accesso alla tua e-mail nel palmo della tua mano, puoi avere una rapida panoramica in tempo reale delle e-mail in arrivo e pianificare la tua giornata di conseguenza.

14. Avere una firma impostata sulle tue e-mail in modo da non dover scrivere il tuo nome ogni volta

Prendersi del tempo in anticipo per strutturare la tua strategia di posta elettronica può fare molto per farti risparmiare tempo e migliorare la tua efficienza. Sorprendentemente le firme e-mail non vengono utilizzate tutte le volte che dovrebbero. Eliminando le congetture dalla digitazione del tuo nome, titolo e informazioni sulla società, puoi concentrarti sulla stesura e sull'invio di e-mail efficaci molto più velocemente.

Il processo di firma può essere ulteriormente semplificato con l'aiuto del software di firma e-mail. Il software di firma e-mail non solo ti farà risparmiare tempo, ma aiuterà anche te e il tuo team a rimanere concisi. È un modo semplice ma efficiente per migliorare il tuo marchio e gli sforzi di marketing. Con le firme e-mail, puoi promuovere la tua attività, reindirizzare i destinatari alle pagine del tuo sito o agli account dei social media preferiti, annunciare eventi imminenti e altro ancora.

Se utilizzi alias, puoi anche avere una firma diversa per ogni indirizzo email. Questo ti aiuterà a migliorare la tua strategia di comunicazione e a coinvolgere i destinatari delle email in modi mirati.

15. Crea e condividi modelli di email

I modelli di email sono un altro modo per risparmiare tempo e assicurarti di avere un tono di voce coerente per il marchio aziendale.

La maggior parte dei servizi di posta elettronica offre modi nativi per salvare le email come modelli. Tuttavia, esiste un elenco di software per la creazione di modelli di posta elettronica più potenti, che, se integrati direttamente nella posta in arrivo, possono semplificare molti dei processi ripetitivi e potenziare la posta in arrivo con modelli di posta condivisibili. Avere la possibilità di aggiungere variabili personalizzate assicurerà che i tuoi destinatari ricevano una risposta su misura che dia l'impressione che sia stata creata appositamente per loro.

Conclusione

Gestire efficacemente la tua casella di posta può fare molto per renderti più efficiente nel complesso. Con l'aiuto dei suggerimenti e del software per la gestione della posta elettronica discussi in questo articolo, sei sulla buona strada per domare e fare amicizia con la tua casella di posta.

Per ulteriori consigli su come assumere il controllo della tua posta, internamente ed esternamente, dai un'occhiata all'hub di posta elettronica di G2 per ulteriori indicazioni!