I 10 migliori software gratuiti per la gestione dei contratti per il 2020

Le aziende entrano ed escono costantemente da accordi, accordi e nuovi contratti. Ma come fanno a tenere traccia di tutto?

I rapporti con dipendenti, fornitori e clienti non sono quelli da trascurare e il loro sviluppo può dipendere dalla corretta esecuzione dei requisiti di un contratto. Un sistema di gestione dei contratti è una soluzione software che aiuta le aziende a mantenere le promesse creando, eseguendo, firmando e monitorando correttamente tutti i loro accordi.

Molte persone all'interno di un'organizzazione possono trarre vantaggio dall'automazione dei processi semplificati che la gestione dei contratti può offrire. I dipartimenti delle risorse umane lo utilizzano per gestire i contratti dei dipendenti, i rappresentanti di vendita ne hanno bisogno per portare a termine l'accordo con i clienti e gli uffici legali si affidano ad esso per garantire la conformità su tutti i fronti dell'azienda.

Le migliori soluzioni gratuite di gestione dei contratti

L'elenco seguente contiene recensioni di utenti reali dal miglior software di gestione dei contratti sul mercato. Per essere inclusi in questo elenco, non solo devi essere un'applicazione gratuita, ma devi anche:

• Includere un archivio di documenti che possono essere archiviati in diverse categorie per ogni tipo di contratto
• Offrire modelli di contratto che possono essere personalizzati dagli utenti coinvolti nella creazione di contratti commerciali
• Fornire la possibilità di creare, modificare, condividere e collaborare facilmente ai contratti internamente (con altri dipendenti) ed esternamente (con clienti o partner)
• Consenti agli utenti di inviare notifiche per tappe significative, come la scadenza o il rinnovo del contratto
• Rispettare i requisiti legali aziendali e le regole aziendali interne delle parti coinvolte nel contratto

*Alcune recensioni potrebbero essere modificate per chiarezza. Questi dati sono stati estratti il ​​10 settembre 2020.

1. PandaDoc

PandaDoc è un software di gestione dei contratti specializzato nel miglioramento del flusso di lavoro di tutte le tue operazioni di vendita, nella raccolta di informazioni preziose e nella fornitura di un'esperienza acquirente positiva per i tuoi clienti. Questo strumento funge da software all-in-one per l'automazione dei documenti, quindi non devi preoccuparti di creare, approvare o firmare proposte, preventivi o contratti.

PandaDoc può migliorare l'efficienza dei contratti nell'intera organizzazione integrandosi con il software di gestione delle relazioni con i clienti, i processori di pagamento e le applicazioni di archiviazione dei file. Le funzionalità di PandaDoc includono la creazione di contratti, funzionalità di firma elettronica e riscossione dei pagamenti.

Cosa piace ai clienti:

“Ho utilizzato molte piattaforme di firma elettronica e adoro quanto sia facile da usare. Ed è gratis. Sono anche molto impressionato dall'interfaccia pulita. Nel mio ruolo attuale, so che sto inviando molti documenti a destinatari che non hanno familiarità con le firme elettroniche, ma non hanno avuto problemi con loro che richiedono aiuto o hanno frainteso l'utilizzo di PandaDoc".

- Recensione PandaDoc , Andrea W.

Cosa non piace ai clienti:

“Se hai la versione gratuita di PandaDoc, la creazione dei documenti richiede del tempo. Ad esempio, sulla maggior parte dei documenti ho bisogno di iniziali su ogni pagina. Ciò significa che devo trascinare nuovamente le "iniziali" su ogni pagina. Sarebbe una bella caratteristica poter inserire le iniziali su ogni pagina contemporaneamente.

- Recensione PandaDoc , Julie V.

2. Accello

Accelo è un altro strumento di gestione dei contratti creato principalmente per le aziende di servizi. Funziona come un sistema software all-in-one che semplifica la gestione di tutto il lavoro dei tuoi clienti, dal momento in cui diventano potenziali clienti fino al momento in cui si convertono in clienti.

Accelo è un software basato su cloud, quindi tutte le informazioni memorizzate al suo interno sono accessibili purché tu sia un utente autorizzato con accesso a Internet. Le funzionalità offerte da Accelo includono l'acquisizione automatica delle e-mail, i fogli presenze, la creazione di report personalizzati e altri processi aziendali che ti faranno sapere se le cose non stanno andando per il verso giusto con i tuoi contratti.

Cosa piace agli utenti:

“Accelo è stato uno strumento molto utile per la nostra gestione dei progetti, in particolare per il monitoraggio del budget. Apprezzo i promemoria che puoi impostare per te stesso e per il tuo team perché consentono a tutti di tenere traccia del lavoro in tempo reale e di non perdere di vista il quadro più ampio lungo il percorso. Un altro strumento pieno di risorse è la capacità di monitorare i minuti o le ore di lavoro su ciascun progetto. Ad esempio, se dedico un'ora alla logistica o alle risorse per un determinato cliente, Accelo mi consente di utilizzare una sorta di cronometro per monitorare ogni secondo".

- Recensione Accelo, Jeffrey S.

Cosa non piace agli utenti:

"Ci sono alcuni semplici problemi di esperienza dell'utente che ho sollevato alcune volte che sembrano non essere mai risolti. Le sincronizzazioni di Gmail e QBO possono essere un po' difettose a volte. La funzione di ricerca più recente non è intuitiva come la vecchia versione. Il CRM è troppo semplicistico, quindi non lo usiamo più".

- Recensione Accelo, Michael B.

3. Deal Hub

DealHub è una piattaforma di impegno di vendita e configurazione del preventivo (CPQ) che funge da elemento essenziale del team nel processo di gestione del contratto. Questo software si concentra sulla fornitura di esperienze personalizzate per i clienti in ogni fase del funnel di vendita, dall'essere un lead a un cliente.

DealHub svolge un ruolo importante nell'aiutare i rappresentanti di vendita a interagire con i clienti e collaborare con loro sui contenuti rilevanti per la loro relazione, il tutto raccogliendo informazioni preziose sul coinvolgimento. Con questi dati, i rappresentanti possono creare con precisione preventivi e proposte che andranno a beneficio di entrambe le parti.

Cosa piace agli utenti:

“La più grande differenziazione tra dealhub e altri strumenti CPQ che ho valutato sono la facilità d'uso per l'amministratore e l'utente finale, il tempo di avvio e le spese. Puoi avviare in poche settimane e lo strumento rende facile per gli amministratori apportare modifiche in modo rapido e semplice. Abbiamo appena lanciato, ma il nostro esperto di implementazione è stato estremamente utile nel metterci in funzione rapidamente e nel formulare raccomandazioni basate sulle migliori pratiche utilizzate da altri clienti".

- Recensione DealHub, utente

Cosa non piace agli utenti:

“Il percorso dell'utente non è facile o chiaro. La progettazione della proposta manca di molte caratteristiche molto importanti. Quello che vedi nell'editor non è per niente come l'anteprima. Vorrei che ci fosse un modo semplice per visualizzare in anteprima quello che sto facendo invece di dover scaricare la proposta ogni singola volta".

- Recensione DealHub , Utente

4. Un flusso

Oneflow è un software di gestione dei contratti che vuole aiutarti a concludere affari il più velocemente possibile concentrandosi sull'automazione. Questo strumento aiuta a semplificare le parti più importanti dell'intero processo contrattuale, inclusa la creazione del contratto, la firma elettronica, il monitoraggio dello stato di avanzamento, l'archiviazione dei documenti e l'analisi dei risultati. Tutti i contratti detenuti all'interno di Oneflow possono essere modificati in tempo reale, così puoi sempre avere la versione più aggiornata dei tuoi contratti a portata di mano. Inoltre, Oneflow offre integrazioni con altri sistemi software su cui le aziende fanno affidamento per alimentare le relazioni con i clienti, come CRM, automazione del marketing e creazione di documenti.

Cosa piace agli utenti:

“Tutte le pratiche opzioni offerte, che si tratti di aggiungere parti dalla rubrica, inviare promemoria o ricevere aggiornamenti e approfondimenti, sono facili da trovare e molto utili. Quando invio contratti, lavoro da un modello in cui io e i clienti possiamo modificare i campi o scrivere note durante la revisione dell'accordo. È sia pratico, diretto e veloce, cosa che apprezzo molto poiché evito di dover apportare modifiche in un documento Word ed evito tutti gli avanti e indietro via e-mail che ne conseguono con i clienti. Questo era usato per rallentare la firma dei contratti e la funzione di modifica diretta di Oneflow è un vantaggio significativo. Mi piace anche la panoramica dell'analisi che mostra il rapporto tra contratti inviati e firmati. Ha fornito una grande intuizione per aiutare a modificare e migliorare il processo di chiusura. E, ultimo ma non meno importante, il layout è davvero facile da vedere. In Oneflow, il posizionamento di ogni funzione ha senso".

- Recensione Oneflow, Samantha B.

Cosa non piace agli utenti:

“Nel caso in cui i contratti abbiano campi che devono essere compilati dalla controparte, è un po' fastidioso che permetta alla controparte di firmare il contratto prima che sia stato firmato internamente. Abbiamo anche riscontrato problemi quando le controparti non sono state in grado di aprire o accedere al contratto in Oneflow a causa delle impostazioni del browser. In questi casi dobbiamo dedicare più tempo alla risoluzione dei problemi".

- Recensione Oneflow, Utente

5. Ottieni Accetta

GetAccetta è una soluzione di gestione dei contratti che fornisce tutti gli elementi essenziali di cui hai bisogno per gestire i tuoi accordi contrattuali e altri ancora. Questo strumento copre le nozioni di base come la creazione di contratti, il monitoraggio dei documenti e la firma elettronica, ma consente anche di utilizzare la tecnologia di videoconferenza per comunicare con l'altra parte in questione. GetAccept si concentra sull'aiutare le aziende a prendersi cura della fine del processo contrattuale per portare avanti le cose e iniziare a raccogliere i vantaggi associati.

Cosa piace agli utenti:

“Il team di GetAccetta è eccezionale e disponibile per la configurazione della piattaforma. La flessibilità del programma è incredibile e ti consente di sviluppare una piattaforma personalizzata specifica per le esigenze della tua azienda. GetAccept è stato ottimo anche nell'adattare la piattaforma per adattarla al nostro flusso di lavoro specifico e aiutandoci a creare la migliore soluzione possibile per noi".

- Recensione GetAccept, Alex D.

Cosa non piace agli utenti:

“A volte è un po' complicato ricreare o modificare una proposta se è necessario inviarne una nuova. Funziona, ma potrebbe essere più semplice. Spesso dobbiamo modificare il file PDF che inviamo ai nostri clienti, dal momento che, per ora, non utilizziamo i modelli integrati".

- Recensione GetAccept, Jesper J.

6. Lavori in appalto

ContractWorks è una soluzione di gestione per aziende di ogni forma, dimensione e settore. Come la maggior parte degli strumenti di gestione dei contratti, funziona per rendere l'esecuzione, l'archiviazione e il monitoraggio di tutti gli accordi aziendali molto più semplici per le aziende, in modo che possano concentrare i propri sforzi sulle relazioni relative a tali accordi. Oltre a queste funzionalità, ContractWorks è orgoglioso di offrire ai propri clienti un team di professionisti del supporto in grado di aiutare le aziende a ottenere il massimo dalla loro soluzione.

Cosa piace agli utenti:

“ContractWorks non è solo incredibilmente facile da implementare, è anche più facile da usare. Il sistema è estremamente semplice da navigare con una formazione minima. Con CW non abbiamo avuto altro che feedback positivi e una facile adozione in tutta la nostra organizzazione. Se ci sono state domande o problemi che dobbiamo affrontare, il supporto tecnico di CW è ansioso e sempre pronto a rispondere. Abbiamo lanciato CW più di due anni fa e sono ancora soddisfatto della nostra decisione di andare avanti con loro oggi come lo ero allora.

- Revisione di ContractWorks , Timothy A.

Cosa non piace agli utenti:

“Vorrei che tu potessi selezionare più documenti da firmare contemporaneamente. Vorrei anche che tu potessi includere domande a cui rispondere o campi alternativi da compilare prima o dopo la firma di un firmatario".

- Revisione di ContractWorks , Sherrill M.

7. Qwilr

Qwilr è un software di gestione dei preventivi e proposte che ti aiuterà a creare la proposta, la presentazione e il preventivo di vendita ideali per ogni singolo cliente. La personalizzazione di tutti i tuoi documenti ti aiuterà a distinguerti dai tuoi clienti, le integrazioni semplificheranno i processi contrattuali e le notifiche ti indicheranno la giusta direzione. Tutto quello che devi fare è portare le informazioni per l'accordo e Qwilr farà il resto nella creazione di un documento che soddisferà sicuramente i tuoi clienti.

Cosa piace ai clienti:

“Proposte belle, professionali, complete e spazi di onboarding ripetibili e scalabili. Costruiamo modelli per l'intero team di vendita e di successo dei clienti da utilizzare in base al caso d'uso aziendale (per settore, verticale, dimensione dell'organizzazione, posizione). È un modo fantastico per mettere tutto ciò di cui i tuoi clienti hanno bisogno in un unico spazio”.

- Recensione di Qwilr , Taylor W.

Cosa non piace ai clienti:

“La mia unica lamentela su Qwilr finora è che le tabelle dei prezzi non possono essere affiancate (e invece devono essere una sopra l'altra). Consentire livelli di prezzo affiancati renderebbe i nostri servizi molto più facili da confrontare per i clienti (e porterebbe Qwilr agli standard di come la maggior parte dei servizi valuta le cose al giorno d'oggi). Vorrei essere in grado di aggiungere punti elenco/formattazione degli elenchi adeguati alle tabelle dei prezzi.

- Recensione Qwilr , Adam M.

8. Sicuro per il contratto

Con ContractSafe , tutto ciò che riguarda i tuoi accordi commerciali è disponibile in un posto sicuro. Anche se potrebbe sembrare una ricetta per uno spazio sovraffollato, questo software di gestione dei contratti è dotato di un'ottima funzione di ricerca, quindi puoi trovare esattamente quello che stai cercando con facilità.

ContractSafe invia avvisi in modo da non perdere mai una scadenza contrattuale importante, consente la condivisione tra i team e le relazioni con i clienti e si integra facilmente con altri software cruciali per il processo di vendita, come CRM e firma elettronica.

Cosa piace agli utenti:

“La visualizzazione personalizzabile significa che ogni utente può vedere solo i dati del contratto a lui rilevanti. Il fatto che il prezzo sia fisso indipendentemente dal numero di utenti significa che posso implementarlo nella mia organizzazione e democratizzare le informazioni sul contratto, senza compromettere la riservatezza. Il fatto che ai contratti vengano assegnati ID univoci e possano essere caricati solo tramite un documento reale significa che nessun contratto fittizio può entrare nel database e la nostra organizzazione ha un unico riferimento per contratto che può essere utilizzato in vari sistemi".

- Revisione ContractSafe , Pieter-Francois T.

Cosa non piace agli utenti:

“Vorrei poter archiviare gli allegati ai contratti senza passare al pacchetto più costoso. Attualmente utilizzo il pacchetto Entrepreneur e se fosse inclusa questa funzione di allegare documenti correlati al contratto di archiviazione, la mia raccomandazione sarebbe un dieci anziché un sette".

- Revisione ContractSafe , David B.

9. Fuorilegge

Outlaw è un software di gestione dei contratti che si concentra sul portare semplicità e facilità nel complesso mondo degli accordi legali. Per gli utenti, l'interfaccia è resa facile da usare e da configurare per qualsiasi team, anche quelli con membri remoti. Outlaw può anche integrarsi con tutti gli altri strumenti aziendali, flussi di lavoro e sistemi esistenti. Le caratteristiche di questo sistema di gestione dei contratti includono automazione, redazione, collaborazione con clienti e team, funzionalità di firma elettronica, monitoraggio dello stato di avanzamento, archiviazione e gestione dei contratti.

Cosa piace agli utenti:

“Il processo end-to-end, dalla generazione di un contratto all'ottenimento di una firma, è incredibilmente fluido su Outlaw. Non solo per me, anche per i miei clienti. La funzione di firma elettronica e gli avvisi e-mail sono sicuramente un enorme vantaggio: un affare può essere concluso da qualsiasi parte del mondo, in qualsiasi momento della giornata".

- Recensione fuorilegge , Brandon B.

Cosa non piace agli utenti:

"C'è stata una piccola curva di apprendimento durante l'impostazione dei nostri modelli di contratto su Outlaw, soprattutto per i nostri contratti più lunghi e complicati. Ma il team di supporto è stato così dedicato e paziente durante il nostro processo di inserimento, che è stata un'esperienza rinfrescante per noi. Ora il mio team è in grado di creare nuovi modelli con l'aiuto minimo del team di Outlaw".

- Recensione fuorilegge , Catalina S.

10. Guardiano

Gatekeeper è un software di gestione dei contratti basato su cloud che si concentra sulle relazioni con i fornitori e aiuta le aziende a ottenere il maggior valore possibile dai loro contratti. Questo strumento è stato progettato per rispondere alle domande più difficili quando si tratta di gestione dei contratti, come se un'azienda stesse ottenendo il miglior valore dall'accordo.

Con Gatekeeper, tutti i contratti possono essere archiviati in un'unica posizione centrale, risparmiando alle aziende tempo, denaro e sforzi per rimanere organizzati. Questa soluzione utilizza l'automazione e l'intelligenza artificiale per rimuovere l'onere della gestione dalle organizzazioni.

Cosa piace agli utenti:

" Abbiamo esaminato circa una dozzina di soluzioni di gestione dei contratti e l'approccio di Gatekeeper all'assunzione e alla negoziazione elettronica è davvero unico. Il portale per i dipendenti ha semplificato la presentazione dei contratti per la revisione da parte dei nostri uffici nazionali sul campo e i flussi di lavoro Kanban aiutano la direzione a rimanere al top delle approvazioni e fornire trasparenza nel processo di negoziazione e approvazione."

- Revisione del gatekeeper, utente

Cosa non piace agli utenti:

" Il caricamento dei nostri contratti squadra per squadra, che contengono tutti contenuti e dettagli dell'account diversi, è un processo manuale che può portare a incoerenze e ritardi nell'avere il sistema pienamente operativo per le nostre esigenze. Questo ovviamente non è un problema con Gatekeeper ma per una piccola e media impresa sarebbe utile tenerne conto in fase di progettazione iniziale."

- Recensione del Guardiano, Cynthia K.

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