Investiamo nelle assicurazioni per un motivo: salvaguardare il nostro futuro e prepararci agli inevitabili momenti più difficili della vita. La tua organizzazione può anche assicurare il suo futuro sia con l'acquisto di piani assicurativi letterali, sia con la creazione di chiare strategie di sicurezza e comunicazione. Questo può aiutarti a stimare meglio l'obiettivo del tempo di ripristino (RTO) della tua organizzazione o la quantità di tempo necessaria per rimettere in funzione la tua organizzazione.
Per le organizzazioni non profit, i disastri possono essere qualsiasi cosa, dalla cattiva stampa a un terremoto. A seconda del tipo di disastro, ti spiegheremo prima come stabilizzare la tua situazione. Quindi, discuteremo i passaggi per comunicare con il pubblico al fine di proteggere la salute e la reputazione della tua organizzazione.
Parte I: Sicurezza e Stabilità
Esistono diversi tipi di disastri che la tua organizzazione potrebbe dover affrontare nel corso della sua vita, tutti con diversi gradi di gravità. Discuteremo tre diverse categorie di battute d'arresto per aiutarti a considerare come l'approccio sarà diverso in ogni situazione.
Al fine di fornirti una struttura utile per affrontare questi scenari, abbiamo raggruppato i possibili disastri di maggiore preoccupazione per la tua organizzazione nel modo seguente: pubbliche relazioni (PR), errori di sistema o violazioni della sicurezza e disastri naturali e rapine . Come per qualsiasi disastro, la sicurezza del tuo team è molto importante e dovrebbe essere garantita prima di avviare qualsiasi protocollo esterno. Quindi puoi guardare i prossimi passi che devi intraprendere per stabilizzare la situazione e comunicare al pubblico.
Disastri di pubbliche relazioni
A seconda della tua prospettiva, questo è uno scenario di disastro meno estremo, nel senso che probabilmente non incide sulla sicurezza fisica di qualsiasi individuo associato alla tua organizzazione. Eppure, la parola "disastro" è ancora valida, poiché un incidente di PR davvero disastroso ha il potenziale di danneggiare irreversibilmente la reputazione della tua organizzazione e quindi cessare la capacità delle tue organizzazioni di servire la sua missione e le vite ad essa collegate.
I disastri delle pubbliche relazioni in genere derivano dalle azioni di un singolo membro del personale o affiliato o dalla tua stessa organizzazione. Possono anche verificarsi, tuttavia, quando un individuo o un'entità esterna alla tua organizzazione ridicolizza pubblicamente o incolpa la tua organizzazione. I disastri delle pubbliche relazioni possono verificarsi anche quando il tuo marchio è colpevole per associazione o direttamente responsabile dell'incidente da cui deriva la cattiva stampa, secondo un recente articolo di fastcompany.com.
Oggi, gli errori umani sui social media sono un esempio di una forma più comune di disastro delle pubbliche relazioni. Nel 2011, un tweet sul consumo di alcol destinato a un account personale è stato twittato dall'account della Croce Rossa americana. In risposta, hanno rimosso il tweet e hanno risposto con umorismo ai loro follower, dicendo: "Abbiamo cancellato il tweet canaglia, ma ti assicuro che la Croce Rossa è sobria e abbiamo confiscato le chiavi". In questo caso, la Croce Rossa americana dà il buon esempio per riprendersi da un simile incidente e ci ricorda alcuni suggerimenti importanti.
In casi come questi, è importante rispondere rapidamente e con un senso di equilibrio. Per raggiungere questo obiettivo, considera questi suggerimenti:
- Un tempo di risposta rapido è importante per aiutare a mitigare qualsiasi intensificazione negativa del problema.
- Riconoscere e ammettere gli errori per riguadagnare supporto e fiducia.
- "Non lo sappiamo in questo momento" o "Ci stiamo lavorando" è sempre meglio del silenzio.
- Mostra il lato umano della tua organizzazione per costruire un terreno comune.
- Non aver paura di prendere in giro te stesso. Usa l'umorismo quando appropriato per superare la situazione.
La tua organizzazione può adottare misure per aiutare a prevenire il verificarsi di questi problemi di PR.
- Utilizzare il software per automatizzare i processi quando possibile ed eliminare la possibilità di errori umani.
- Fornisci a tutto il tuo staff formazione sui social media e linee guida da utilizzare sulle proprie pagine. Il tuo personale dovrebbe avere una chiara comprensione di quali informazioni sono riservate e di cosa può sentirsi autorizzato a condividere con le proprie reti.
- Rivedi il protocollo per la gestione delle informazioni sensibili con tutto il personale direttamente responsabile delle comunicazioni verso l'esterno della tua organizzazione, inclusi i social media, il software di gestione dei social media, le newsletter via e-mail, la posta diretta e il tuo sito web.
Errori di sistema e disastri di violazione della sicurezza
Errori di sistema e disastri di violazioni della sicurezza rappresentano una seria minaccia per l'organizzazione. Possono verificarsi in isolamento o anche come sintomi di un disastro naturale o di una rapina. In caso di recupero dei dati e guasti del sistema, molto meno può essere fatto all'indomani della crisi. L'implementazione di misure preventive è essenziale per resistere a tempeste tecniche e salvare dati preziosi per la tua organizzazione e per i tuoi donatori. Tech Impact, un'organizzazione senza scopo di lucro che aiuta altre organizzazioni non profit e comunità a navigare nella tecnologia per servire meglio le loro cause, consiglia di prepararsi al guasto del sistema nei seguenti modi:
Errori di sistema
- Rimani connesso con il team IT della tua organizzazione e le esigenze hardware per capire quanto durerà l'hardware e quando potrebbero essere necessarie riparazioni o sostituzioni per ogni pezzo. Ad esempio, dovresti sapere quanto tempo ha il tuo server prima che sia necessario sostituirlo.
- Avere un budget in atto per un disastro del sistema. Quando hai bisogno di un nuovo server, non devi ritardare il processo di ripristino spostando denaro.
- Prendi in considerazione alternative hardware a basso costo, come il passaggio al cloud in modo che la tua organizzazione dipenda meno dall'hardware in caso di emergenza.
- Identifica quali dati sono essenziali per le tue operazioni e sviluppa un piano per recuperare questi dati critici. L'obiettivo del punto di ripristino o (RPO) indica quanto indietro nel tempo è necessario ripristinare i dati per continuare le normali operazioni.
- Completa backup regolari.
- Disporre di un server di backup, simile a un generatore di backup, che subentri in caso di guasto del server.
Oltre ai guasti del sistema, un disastro tecnologico potrebbe anche assumere la forma di una violazione della sicurezza dell'organizzazione. Per proteggere le donazioni, raccogli spesso informazioni sensibili dai donatori. E se tali informazioni sensibili fossero state messe a repentaglio? Che impatto avrebbe sulle tue relazioni con i tuoi donatori? L'Università della California, San Diego, consiglia le seguenti pratiche per evitare violazioni della sicurezza dell'organizzazione.
Violazioni di sicurezza
- Proteggi le informazioni riservate e proprietarie e assicurati che non siano accessibili al pubblico tramite Internet.
- Usa password complesse e criptiche e password diverse per account diversi.
- Distruggi documenti cartacei con informazioni personali sensibili.
- Pulire i dischi rigidi prima dello smaltimento.
- Chiedi a professionisti qualificati di verificare regolarmente la presenza di eventuali vulnerabilità che gli hacker potrebbero sfruttare.
Catastrofi naturali e rapine
Sebbene in circostanze molto diverse, sia i disastri naturali che le rapine sono completamente fuori dal controllo della tua organizzazione e possono essere estremamente devastanti per la salute della tua organizzazione. Uragani, inondazioni, tornado, terremoti, incendi, interruzioni di corrente e rapine a mano armata sono tutti esempi di situazioni per cui la tua organizzazione potrebbe aver bisogno di essere preparata. I protocolli di sicurezza in risposta a ciascuno seguono una struttura simile.
Nel caso in cui la tua organizzazione sia colpita da un disastro naturale o da una rapina, vorrai essere sicuro di avere già un piano di sicurezza in atto. Questo piano dovrebbe essere comunicato a tutti i membri del personale e applicato regolarmente con l'uso di quiz o esercitazioni. Sebbene sia impossibile prevenire questi eventi, puoi adottare misure per ridurne l'impatto e aiutare la tua organizzazione a superare la tempesta.
- Crea un raccoglitore di sicurezza. Aggrega tutti i numeri di contatto di emergenza importanti e un albero telefonico dei dipendenti e tieni il raccoglitore in un luogo facilmente accessibile in ogni momento.
- Addestra il tuo personale su tutti i passaggi fisici che devono essere presi in caso di emergenza, come le strategie di uscita e il luogo dell'appuntamento.
- Dopo aver stabilito la sicurezza fisica del tuo team, considera gli elementi essenziali di cui la tua organizzazione ha bisogno per continuare a funzionare. Internet? E-mail? Telefoni? Un luogo sicuro?
Quando ti prendi il tempo per considerare in anticipo i diversi tipi di disastri, risparmi tempo prezioso, risorse e forse anche vite alla tua organizzazione. Mentre pianifichi in anticipo, è anche importante stabilire quali fondi, se del caso, saranno necessari per eseguire questi passaggi in caso di emergenza. La quantità di tempo necessaria per recuperare ha molto a che fare con i fondi disponibili. Se prenoti un budget per un'emergenza, la tua organizzazione avrà un'ancora di salvezza per garantire che le azioni necessarie descritte sopra e sotto possano essere prese immediatamente.
Il modo in cui la tua organizzazione condivide queste pratiche interne con gli occhi del pubblico è importante per aiutare a preservare la reputazione della tua organizzazione e mantenere relazioni positive con i tuoi sostenitori. Completa il seguente elenco di controllo delle comunicazioni per preparare la tua organizzazione a comunicare al pubblico in merito a qualsiasi disastro.
Parte II: Lista di controllo per le comunicazioni
Le apparenze sono tutto. Se la tua organizzazione tace, o sembra male informata o impreparata a fare una dichiarazione, la tua reputazione tra i tuoi sostenitori ne risentirà, il che probabilmente comporterà un calo dei contributi finanziari.
Per evitare ciò, la tua organizzazione deve apparire il più pronta e informata possibile di fronte a una crisi. Ricorda, non è come cadi, è come ti rialzi. Esamina questa lista di controllo, ispirata all'articolo di Joanne Fritz "6 consigli per una pianificazione efficace delle crisi", per capire quale lavoro puoi fare prima, durante e dopo un'emergenza per rimettere in piedi la tua organizzazione il prima possibile. Completa questa lista di controllo per rafforzare il tuo rapporto con donatori e sostenitori nel mezzo di una crisi e per contenere il più possibile il disastro.