Come contattare il tuo primo cliente: best practice e suggerimenti

Fare il primo passo nella comunicazione con un potenziale cliente può essere sia eccitante che snervante. Vuoi essere sicuro di iniziare con il piede giusto, ma non vuoi anche sembrare troppo impaziente o prepotente.

Per quanto tutti vorremmo che le cose accadano perfettamente secondo i piani, la realtà è che ci sono molte variabili in gioco quando si stabiliscono relazioni d'affari.

Quando si tratta di avviare un'e-mail e fare quell'importantissima prima impressione, ci sono alcune cose chiave da tenere a mente.

Come avviare un'e-mail?

Anche se potresti essere tentato di entrare direttamente nel corpo della tua email, non dovresti trascurare l'importanza della riga dell'oggetto.

Questo è il vero punto di partenza del tuo messaggio ed è la prima cosa che i destinatari vedranno quando riceveranno la tua email.

Vuoi assicurarti che la riga dell'oggetto sia chiara, concisa e attiri l'attenzione del lettore.

Dovrebbe essere abbastanza specifico da consentire ai destinatari di sapere di cosa tratta l'e-mail, ma non così a lungo da essere tagliato nella loro casella di posta. In generale, punta a circa 50 caratteri o meno.

Una volta individuata la riga dell'oggetto più adatta, puoi passare all'apertura vera e propria della tua email.

Il modo migliore per avviare un'e-mail dipende dal contesto e dalla relazione tra te e il destinatario.

Come avviare un'e-mail in modo professionale

Nel mondo dei colletti bianchi, le cose tendono ad essere un po' più formali, soprattutto se invii un'e-mail a qualcuno per la prima volta.

Alcuni dei classici saluti, come 'Gentile Sig./Sig.ra. Smith" o "Saluti" - sono stati a lungo considerati appropriati per l'uso nella corrispondenza commerciale.

Se vuoi stabilire un tono più casual fin dall'inizio, puoi usare un saluto meno formale, come "Ciao" o "Ciao". Tieni solo a mente che il livello di formalità dovrebbe corrispondere all'oggetto della tua email.

Non vuoi sembrare troppo casuale se invii un'e-mail a qualcuno su un argomento delicato o serio.

Evita di usare un linguaggio soffocante o obsoleto nell'apertura della tua e-mail. Non solo ti farà sembrare vecchio stile, ma potrebbe anche dare l'impressione che non stai al passo con le tendenze attuali.

Invece di usare termini come "forse", scegli qualcosa di più semplice e diretto come "forse" o "forse".

Dovresti anche stare alla larga dai saluti impersonali e dalle costruzioni passive. L'uso di frasi come "A chi potrebbe interessare" o "Questa email riguarda" ti farà sembrare freddo e distante.

È sempre meglio rivolgersi al destinatario per nome, se possibile.

Modi intelligenti per avviare un'e-mail

A parte il saluto stesso e la riga dell'oggetto della tua email, ci sono alcune altre cose che puoi fare per fare un'impressione duratura fin dall'inizio.

Certo, chiunque può iniziare un'e-mail con lo stesso vecchio "Spero che tu stia andando bene". Ma se vuoi distinguerti, vale la pena fare un po' di sforzo in più.

Presentati

Fare la prima mossa contattando un potenziale cliente può essere un po' spaventoso.

Dopotutto, non vuoi sembrare presuntuoso o invadente. Un modo per facilitare la conversazione è presentarti quando inizi l'e-mail.

Dopotutto, è più probabile che le persone entrino in affari con qualcuno che sentono di conoscere, piuttosto che con un perfetto sconosciuto.

Questo ti darà abbastanza trazione perché i destinatari desiderino saperne di più su di te e sui tuoi servizi.

Considera il viaggio dell'acquirente

Questo si riferisce al processo che i potenziali clienti attraversano quando effettuano un acquisto, dal diventare consapevoli della loro necessità di un prodotto o servizio all'azione per ottenerlo.

Alcuni individui fanno ricerche da soli e poi prendono una decisione in modo indipendente, mentre altri cercano la guida di amici, familiari o esperti.

Tienilo a mente quando crei la tua email, poiché ti darà un'idea migliore di ciò che deve essere incluso. Se il tuo destinatario si trova nelle fasi iniziali del percorso del suo acquirente, potrebbe non avere familiarità con il tuo marchio o ciò che hai da offrire.

Evita di fare supposizioni e fornisci informazioni sufficienti in modo che possano prendere una decisione informata.

D'altra parte, se sono più avanti nel loro viaggio e sanno esattamente di cosa hanno bisogno, allora puoi concentrarti su come soddisfare le loro esigenze specifiche.

Una volta completata la fase di valutazione e i destinatari hanno deciso di procedere con un acquisto, si tratta semplicemente di dare loro un invito all'azione (CTA) che renda loro facile fare il passo successivo.

Indica il tuo scopo in anticipo

Quando si tratta di scrivere il corpo della tua email, ricorda sempre di inserire le informazioni più importanti all'inizio.

I destinatari probabilmente scorreranno il tuo messaggio, cercando i punti salienti, quindi assicurati che i punti chiave siano in primo piano e al centro.

Se giri intorno al cespuglio o cerchi di essere troppo intelligente con le tue parole, corri il rischio di perdere l'attenzione dei destinatari prima ancora di arrivare alle cose buone.

Quindi dichiara il tuo scopo in anticipo e poi fornisci ulteriori dettagli in seguito.

Includi la tua proposta di valore

La tua proposta di valore è una dichiarazione che delinea il vantaggio unico che il tuo prodotto o servizio offre. È ciò che ti distingue dalla concorrenza ed è una parte essenziale di qualsiasi messaggio di vendita.

E siamo realisti, se qualcuno vuole separarsi dai loro sudati guadagni, deve sapere cosa c'è dentro per lui. È una transazione: dai loro qualcosa che vale la pena e loro diventano i tuoi clienti paganti.

Come terminare un'e-mail

Quando tutto è stato detto e fatto, è ora di chiudere la tua e-mail. La firma è importante tanto quanto il modo in cui hai iniziato il messaggio, con il vantaggio aggiuntivo di darti un'ultima possibilità di stabilire un buon rapporto.

Ringrazia il destinatario per aver dedicato del tempo a leggere la tua e-mail e fagli sapere che non vedi l'ora di sentirlo presto.

Terminare con una nota positiva li incoraggerà a tornare da te e continuare la conversazione.