Comment contacter votre premier client - Meilleures pratiques et conseils

Faire le premier pas dans la communication avec un client potentiel peut être à la fois excitant et angoissant. Vous voulez vous assurer de commencer du bon pied, mais vous ne voulez pas non plus avoir l'air trop impatient ou autoritaire.

Même si nous aimerions tous que les choses se déroulent parfaitement comme prévu, la réalité est qu'il existe de nombreuses variables en jeu lors de l'établissement de relations commerciales.

Lorsqu'il s'agit de commencer un e-mail et de faire cette première impression très importante, il y a quelques éléments clés à garder à l'esprit.

Comment démarrer un e-mail ?

Bien qu'il puisse être tentant de sauter directement dans le corps de votre e-mail, vous ne devez pas négliger l'importance de la ligne d'objet.

C'est le véritable point de départ de votre message, et c'est la première chose que les destinataires verront lorsqu'ils recevront votre e-mail.

Vous voulez vous assurer que votre ligne d'objet est claire, concise et attire l'attention du lecteur.

Il doit être suffisamment précis pour que les destinataires sachent de quoi il s'agit, mais pas trop longtemps pour qu'il ne soit pas coupé dans leur boîte de réception. En général, visez environ 50 caractères ou moins.

Une fois que vous avez déterminé la ligne d'objet la plus appropriée, vous pouvez passer à l'ouverture proprement dite de votre e-mail.

La meilleure façon de commencer un e-mail dépend du contexte et de la relation entre vous et le destinataire.

Comment démarrer un e-mail de manière professionnelle

Dans le monde des cols blancs, les choses ont tendance à être un peu plus formelles, surtout si vous envoyez un e-mail à quelqu'un pour la première fois.

Certaines des salutations classiques - telles que 'Cher M./Mme. Smith' ou 'Greetings' - ont longtemps été considérés comme appropriés pour une utilisation dans la correspondance commerciale.

Si vous souhaitez établir un ton plus décontracté dès le départ, vous pouvez utiliser une salutation moins formelle, telle que "Salut" ou "Bonjour". Gardez simplement à l'esprit que le niveau de formalité doit correspondre à l'objet de votre e-mail.

Vous ne voulez pas avoir l'air trop désinvolte si vous envoyez un e-mail à quelqu'un sur un sujet sensible ou sérieux.

Évitez d'utiliser un langage étouffant ou obsolète dans l'ouverture de votre e-mail. Non seulement cela vous fera paraître démodé, mais cela pourrait également donner l'impression que vous ne suivez pas les tendances actuelles.

Au lieu d'utiliser des termes comme « peut-être », optez pour quelque chose de plus simple et direct comme « peut-être » ou « peut-être ».

Vous devez également éviter les salutations impersonnelles et les constructions passives. L'utilisation d'expressions telles que «À qui cela peut concerner» ou «Cet e-mail concerne» vous fera paraître froid et distant.

Il est toujours préférable de s'adresser au destinataire par son nom, si possible.

Façons intelligentes de démarrer un e-mail

Outre la salutation elle-même et la ligne d'objet de votre e-mail, il y a quelques autres choses que vous pouvez faire pour faire une impression durable dès le départ.

Bien sûr, n'importe qui peut commencer un e-mail avec le même "J'espère que vous allez bien". Mais si vous voulez vous démarquer, cela vaut la peine de faire un peu d'effort supplémentaire.

Présentez-vous

Faire le premier pas en tendant la main à un client potentiel peut être un peu effrayant.

Après tout, vous ne voulez pas paraître présomptueux ou insistant. Une façon de faciliter la conversation consiste à vous présenter lorsque vous commencez l'e-mail.

Après tout, les gens sont plus susceptibles de se lancer en affaires avec quelqu'un qu'ils pensent connaître, plutôt qu'avec un parfait inconnu.

Cela vous donnera suffisamment de motivation pour que les destinataires veuillent en savoir plus sur vous et vos services.

Considérez le parcours de l'acheteur

Il s'agit du processus que suivent les clients potentiels lorsqu'ils effectuent un achat, depuis la prise de conscience de leur besoin d'un produit ou d'un service jusqu'à la prise de mesures pour l'obtenir.

Certaines personnes font des recherches par elles-mêmes et prennent ensuite une décision de manière indépendante tandis que d'autres demandent conseil à des amis, à la famille ou à des experts.

Gardez cela à l'esprit lorsque vous rédigez votre e-mail, car cela vous donnera une meilleure idée de ce qui doit être inclus. Si votre destinataire en est aux premières étapes de son parcours d'acheteur, il se peut qu'il ne connaisse pas votre marque ou ce que vous avez à offrir.

Évitez de faire des suppositions et fournissez suffisamment d'informations pour qu'ils puissent prendre une décision éclairée.

D'un autre côté, s'ils sont plus avancés dans leur parcours et savent exactement ce dont ils ont besoin, vous pouvez vous concentrer sur la façon dont vous pouvez répondre à leurs besoins spécifiques.

Une fois que l'étape de réflexion est terminée et que les destinataires ont décidé d'aller de l'avant avec un achat, il s'agit simplement de leur donner un appel à l'action (CTA) qui leur permet de passer facilement à l'étape suivante.

Énoncez votre objectif dès le départ

Quand il s'agit de rédiger le corps de votre email, pensez toujours à mettre les informations les plus importantes au début.

Les destinataires parcourront probablement votre message, recherchant les points saillants, alors assurez-vous que les points clés sont au premier plan.

Si vous tournez autour du pot ou essayez d'être trop malin avec vos mots, vous courez le risque de perdre l'attention des destinataires avant même d'arriver aux bonnes choses.

Alors, énoncez votre objectif dès le départ, puis fournissez des détails supplémentaires plus tard.

Incluez votre proposition de valeur

Votre proposition de valeur est une déclaration qui décrit l'avantage unique que votre produit ou service offre. C'est ce qui vous distingue de la concurrence et c'est un élément essentiel de tout message de vente.

Et soyons réalistes, si quelqu'un veut se séparer de son argent durement gagné, il doit savoir ce qu'il y a dedans pour lui. C'est une transaction - vous leur donnez quelque chose qui en vaut la peine, et ils deviennent votre client payant.

Comment mettre fin à un e-mail

Quand tout est dit et fait, il est temps de mettre fin à votre e-mail. La signature est tout aussi importante que la façon dont vous avez commencé le message, avec l'avantage supplémentaire de vous donner une dernière chance d'établir une bonne relation.

Remerciez le destinataire d'avoir pris le temps de lire votre e-mail et faites-lui savoir que vous avez hâte d'avoir de ses nouvelles bientôt.

Terminer sur une note positive les encouragera à revenir vers vous et à poursuivre la conversation.