Cara Menjangkau Klien Pertama Anda - Praktik & Kiat Terbaik

Membuat langkah pertama dalam komunikasi dengan klien potensial bisa menjadi hal yang menyenangkan sekaligus menegangkan. Anda ingin memastikan bahwa Anda memulai dengan langkah yang benar, tetapi Anda juga tidak ingin terlihat terlalu bersemangat atau sombong.

Meskipun kita semua ingin segala sesuatunya terjadi dengan sempurna sesuai rencana, kenyataannya adalah ada banyak variabel yang berperan saat membangun hubungan bisnis.

Saat memulai email dan membuat kesan pertama yang sangat penting, ada beberapa hal penting yang perlu diingat.

Bagaimana Memulai Email?

Meskipun mungkin tergoda untuk langsung masuk ke badan email Anda, Anda tidak boleh mengabaikan pentingnya baris subjek.

Itulah titik awal sebenarnya dari pesan Anda, dan itu adalah hal pertama yang akan dilihat penerima ketika mereka menerima email Anda.

Anda ingin memastikan baris subjek Anda jelas, ringkas, dan menarik perhatian pembaca.

Itu harus cukup spesifik sehingga penerima tahu tentang apa email itu, tetapi tidak terlalu lama sehingga terpotong di kotak masuk mereka. Secara umum, bidik sekitar 50 karakter atau kurang.

Setelah Anda menemukan baris subjek yang paling sesuai, Anda dapat melanjutkan ke pembukaan email Anda yang sebenarnya.

Cara terbaik untuk memulai email tergantung pada konteks dan hubungan antara Anda dan penerima.

Cara Memulai Email Secara Profesional

Di dunia kerah putih, segala sesuatunya cenderung sedikit lebih formal, terutama jika Anda mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya.

Beberapa salam klasik - seperti 'Dear Mr./Mrs. Smith' atau 'Salam' - telah lama dianggap tepat untuk digunakan dalam korespondensi bisnis.

Jika Anda ingin menciptakan nada yang lebih santai sejak awal, Anda dapat menggunakan sapaan yang tidak terlalu formal, seperti 'Hai' atau 'Halo.' Ingatlah bahwa tingkat formalitas harus sesuai dengan subjek email Anda.

Anda tidak ingin terlihat terlalu santai jika Anda mengirim email kepada seseorang tentang topik yang sensitif atau serius.

Hindari menggunakan bahasa yang kaku atau ketinggalan zaman dalam pembukaan email Anda. Tidak hanya akan membuat Anda terdengar kuno, tetapi juga dapat memberi kesan bahwa Anda tidak mengikuti tren saat ini.

Alih-alih menggunakan istilah seperti 'kemungkinan', gunakan istilah yang lebih sederhana dan lugas seperti 'mungkin' atau 'mungkin'.

Anda juga harus menghindari salam impersonal dan konstruksi pasif. Menggunakan frasa seperti 'Kepada siapa yang berkepentingan' atau 'Email ini tentang' akan membuat Anda terdengar dingin dan jauh.

Itu selalu yang terbaik untuk memanggil penerima dengan nama, jika memungkinkan.

Cara Cerdas untuk Memulai Email

Terlepas dari salam itu sendiri dan baris subjek email Anda, ada beberapa hal lain yang dapat Anda lakukan untuk membuat kesan abadi langsung dari kelelawar.

Tentu, siapa pun dapat memulai email dengan kata-kata yang sama. 'Saya harap Anda baik-baik saja.' Tetapi jika Anda ingin menonjol, ada baiknya melakukan sedikit usaha ekstra.

Perkenalkan dirimu

Membuat langkah pertama dengan menjangkau klien potensial bisa sedikit menakutkan.

Lagi pula, Anda tidak ingin terlihat sombong atau memaksa. Salah satu cara untuk memudahkan percakapan adalah dengan memperkenalkan diri saat Anda memulai email.

Lagi pula, orang lebih cenderung terjun ke bisnis dengan seseorang yang mereka rasa mereka kenal, daripada orang asing.

Ini akan memberi Anda daya tarik yang cukup bagi penerima untuk ingin mempelajari lebih lanjut tentang Anda dan layanan Anda.

Pertimbangkan Perjalanan Pembeli

Ini mengacu pada proses yang dilalui pelanggan potensial saat melakukan pembelian, mulai dari menyadari kebutuhan mereka akan suatu produk atau layanan hingga mengambil tindakan untuk mendapatkannya.

Beberapa individu melakukan penelitian sendiri dan kemudian mengambil keputusan secara mandiri sementara yang lain mencari bimbingan dari teman, keluarga, atau ahli.

Ingatlah hal ini saat Anda membuat email, karena ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang apa yang perlu disertakan. Jika penerima Anda berada pada tahap awal perjalanan pembeli mereka, mereka mungkin tidak terbiasa dengan merek Anda atau apa yang Anda tawarkan.

Hindari membuat asumsi dan berikan informasi yang cukup sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat.

Di sisi lain, jika mereka lebih jauh dalam perjalanan mereka dan tahu persis apa yang mereka butuhkan, maka Anda dapat fokus pada bagaimana Anda dapat memenuhi kebutuhan spesifik mereka.

Setelah tahap pertimbangan selesai dan penerima telah memutuskan untuk melanjutkan pembelian, itu hanya masalah memberi mereka ajakan bertindak (CTA) yang memudahkan mereka untuk mengambil langkah berikutnya.

Nyatakan Tujuan Anda Di Muka

Saat menulis badan email Anda, selalu ingat untuk meletakkan informasi yang paling penting di awal.

Penerima kemungkinan akan membaca sekilas pesan Anda, mencari sorotan, jadi pastikan poin utama ada di depan dan di tengah.

Jika Anda bertele-tele atau mencoba terlalu pintar dengan kata-kata Anda, Anda berisiko kehilangan perhatian penerima bahkan sebelum Anda mendapatkan hal-hal yang baik.

Jadi nyatakan tujuan Anda di muka, dan kemudian berikan detail tambahan nanti.

Sertakan Proposisi Nilai Anda

Proposisi nilai Anda adalah pernyataan yang menguraikan manfaat unik yang ditawarkan produk atau layanan Anda. Inilah yang membedakan Anda dari pesaing dan merupakan bagian penting dari setiap pesan penjualan.

Dan mari kita menjadi nyata, jika ada yang akan berpisah dengan uang hasil jerih payah mereka, mereka perlu tahu apa untungnya bagi mereka. Ini adalah transaksi - Anda memberi mereka sesuatu yang berharga, dan mereka menjadi pelanggan Anda yang membayar.

Cara Mengakhiri Email

Ketika semua dikatakan dan dilakukan, saatnya untuk menutup email Anda. Sign off sama pentingnya dengan bagaimana Anda memulai pesan, dengan bonus tambahan memberi Anda satu kesempatan terakhir untuk membangun hubungan yang baik.

Ucapkan terima kasih kepada penerima karena telah meluangkan waktu untuk membaca email Anda, dan beri tahu mereka bahwa Anda menantikan kabar dari mereka segera.

Mengakhiri dengan nada positif akan mendorong mereka untuk kembali kepada Anda dan melanjutkan percakapan.