Rundown dei MOP: massimizza le tue risorse durante un periodo di massima capacità

C'è una cosa che tutti abbiamo in comune: il desiderio di massimizzare l'impatto delle nostre operazioni di marketing. Che tu ti stia preparando per raggiungere la massima capacità o che tu stia pianificando un rallentamento, ecco alcune best practice da seguire.

Garantire la fiducia durante il momento critico

Ogni volta che il tuo team è ridotto al minimo, ti consigliamo di dare la priorità ai carichi di lavoro. Prenditi del tempo per valutare quali attività possono essere spostate al nuovo anno e quali attività sono cruciali da completare nel 2021.

Classifica il carico di lavoro del tuo team con un livello di impatto e valutazione dello sforzo. Focus sui progetti ad alto impatto; e ancora di più sui progetti ad alto impatto che sono a basso sforzo. Tutto ciò che è a basso impatto e ad alto sforzo, dovrebbe essere depriorizzato per il nuovo anno.

Quindi, come puoi pianificare al meglio in anticipo prima di raggiungere la capacità massima?

Abbiamo una parola: prepararsi.

Il semplice atto di preparare e assegnare priorità ai carichi di lavoro può aiutare a garantire che il tuo team sia allineato e abbia un'idea chiara di quali obiettivi devono essere raggiunti.

In Perkuto, applichiamo queste due tattiche:

1. Sfruttare i framework

I framework aiuteranno il tuo team MOP a produrre risultati prevedibili, che in parte consentono al tuo team di lavorare in modo più efficiente. Quando il tuo team ha una solida base su cui costruire e crescere, il tuo team non solo ridurrà i tempi, ma ridurrà anche i costi.

Qualsiasi solido framework MOP dovrebbe essere quello che chiamiamo SCORE:

S – Scalabile

C – Coeso

O – Organizzato

R – Affidabile

E – Efficiente

Dovrai tenere a mente che ci vuole tempo per risparmiare tempo, quindi assicurati di trovare il tempo per incorporare nuovi processi e framework.

2. Abbraccia l'automazione

Abbracciare una mentalità incentrata sull'automazione consentirà al tuo team di concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi e sul lavoro strategico, che è fondamentale quando ti avvicini alla massima capacità. I team MOP possono guadagnare tempo indietro automatizzando attività noiose e avanti e indietro con piattaforme come Workato, Mulesoft, Tray.io e Zapier.

Questi strumenti hanno la capacità di trasferire dati da un sistema all'altro in modo semplice e programmatico e possono automatizzare attività come:

• Elenca i caricamenti
• Deduplicazione manuale
• Pulizia e normalizzazione dei dati
• Creazione campagna
• Risoluzione dei problemi di integrazione/sincronizzazione del sistema

Ottieni il massimo dalla tua stagione lenta

Se stai pianificando un rallentamento, è tempo di tirare fuori quell'elenco di attività nei giorni di pioggia.

Manca l'ispirazione? Consigliamo le seguenti attività:

Documenta tutto

La documentazione è una delle cose più importanti che il tuo team MOP può fare. Ecco perché: durante i volumi stagionali o imprevisti delle campagne, è la documentazione che manterrà a galla il tuo team. La documentazione funge da lavoro di base che fissa l'architettura di ciò che stai costruendo in Marketo (o qualsiasi piattaforma di automazione del marketing o CRM) e aiuterà anche il tuo team a migliorare l'efficienza.

“La documentazione serve come trasferimento di conoscenza: è come una comunicazione di gruppo autorevole, che delinea ciò che è stato fatto in precedenza e perché. Nonostante le circostanze, avere una documentazione dettagliata potrebbe essere la zattera di salvataggio che salva la tua squadra e fa funzionare le cose senza intoppi". Maude Belanger, Direttore dei servizi di Perkuto.

Ti consigliamo di documentare il processo del ciclo di vita dei lead, che in genere inizia quando una persona è un nuovo potenziale cliente che si occupa di marketing e la tiene traccia mentre si sposta attraverso la qualifica di vendita e quindi verso un contratto firmato per un impegno di servizi.

Se il tuo team non tiene traccia di come i lead si muovono attraverso il ciclo di vendita, inizia con un grafico (come mostrato di seguito), quindi continua ad approfondire la documentazione con le specifiche.

Credito: Perkuto

Crea un grafico RACI per la tua squadra

Quando i progetti vanno storti, scopriamo che il colpevole sono in genere ruoli di progetto non definiti. Nessuno ha mai intenzione di far deragliare un progetto, ma le linee possono diventare sfocate quando i membri del team non sono consapevoli di cosa ci si aspetta da loro o pensano di sapere quali sono le loro responsabilità. È qui che entrano in gioco le classifiche RACI.

Un grafico RACI sta per responsabile, responsabile, consultato e informato. Questo grafico aiuta i team a "snellire i loro processi assicurando che ogni membro del team e stakeholder comprenda i loro ruoli specifici", secondo Lucidchart. Quando ogni membro del team ha un quadro chiaro delle responsabilità che possiede, le probabilità che il progetto vada fuori strada è significativamente inferiore.

Di seguito troverai un esempio di grafico RACI. Prova a compilarlo per il tuo prossimo progetto, o anche in senso generale per catturare le responsabilità individuali del tuo team.

Fonte: Carta Lucida

Esplora nuove tecnologie di marketing e opportunità per i partner

Stai pensando di collaborare con un'agenzia di consulenza nel nuovo anno? Che ne dici di aggiungere nuova tecnologia al tuo stack? Fai partire la palla in anticipo: le principali agenzie MOP sono già prenotate da un paio di settimane, se non mesi, e avere un'agenzia in attesa può essere fondamentale per mantenere i carichi di lavoro mentre ti avvicini alla tua stagione piena.

Ti consigliamo inoltre di valutare il tuo attuale stack MarTech: quali strumenti potresti eliminare? Esistono strumenti che potrebbero aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente? (Ti stiamo guardando, IPaaS). La ricerca di nuove tecnologie di marketing può essere una perdita di risorse, quindi ti suggeriamo di utilizzare la tua stagione lenta per condurre ricerche preliminari e programmare alcune demo.

Eseguire una pulizia dei dati

Quando è stata l'ultima volta che hai pulito il database?

Le probabilità sono che probabilmente è il momento che il tuo team esegua la pulizia dei dati. Garantire un database ordinato "alla fine aumenterà la produttività complessiva e consentirà la massima qualità delle informazioni nel processo decisionale", secondo Tableau.

Quindi, come puoi eseguire una corretta pulizia dei dati? Dai un'occhiata a questo grafico dell'AIHR Academy:

Esegui un mini-audit della tua istanza Marketo

Se stai usando Marketo, ecco alcune aree chiave su cui il tuo team MOP dovrebbe concentrarsi:

• Funzioni amministrative :
  • Qualcuno ha lasciato la tua organizzazione negli ultimi mesi?
  • I limiti di comunicazione sono impostati correttamente?
  • Si verificano errori di sincronizzazione?

• Canali:
  • Tutti i canali sono associati al tipo di programma corretto?
  • Ci sono canali duplicati o simili?
  • Quali canali non sono più in uso?
    
• Utenti:
  • Quanti utenti non hanno effettuato l'accesso negli ultimi 90 giorni?
  • Ci sono utenti che hanno più di un ruolo?
  • Ci sono utenti che potrebbero eseguire il downgrade a un livello inferiore senza limitare le attività che devono completare in Marketo?
    
• Denominazione e organizzazione:
  • La struttura delle cartelle è ben organizzata?
  • Stai archiviando vecchi programmi?
    
• Programmi di punteggio:
  • Ci sono token utilizzati per il programma?
  • Esiste una convenzione di denominazione che abbia senso?
  • I campi punteggio hanno senso?
    
• Programmi operativi:
  • Hai programmi di privacy e conformità in Marketo?
  • Esiste un centro di abbonamento e/o preferenza in Marketo?
  • Esistono campagne di gestione del rimbalzo in Marketo?

Riassumi i tuoi successi

Cosa ha realizzato la tua squadra quest'anno? Quali sono alcune vittorie e quali insegnamenti porteresti nel nuovo anno?

Prendi in considerazione la creazione di un "Anno di revisione" che riassuma ciò su cui si è concentrato il tuo team quest'anno, ad esempio quante campagne sono state eseguite? Qual è stata la tua mediana di apertura e percentuale di clic? Non solo è fantastico condividerlo con la tua azienda, ma il tuo team può anche usarlo per creare alcuni obiettivi per il prossimo anno.

Quando inizi a mappare il 2022, considera di incorporare il tempo nella pianificazione del tuo team per abbracciare nuovi framework, processi e automazione.

MOPs Rundown è presentato attraverso una partnership tra MarTech e Perkuto , una società di consulenza per le operazioni di marketing.

Le opinioni espresse in questo articolo sono quelle dell'autore ospite e non necessariamente di MarTech. Gli autori dello staff sono elencati qui.