Assunzione di dipendenti vs appaltatori indipendenti per la tua piccola impresa - La guida definitiva all'avvio di piccole imprese, parte 5

Questa è la parte 5 di una guida in 7 parti su come avviare una piccola impresa. Questa lezione tratterà se assumere dipendenti o appaltatori indipendenti per la tua attività e le norme e i regolamenti coinvolti.

Con abbastanza tempo e duro lavoro, la tua attività alla fine decollerà e ti ritroverai ad aver bisogno di ulteriore aiuto per espanderti.

Se stai cercando di assumere la tua forza lavoro, ci sono molte cose che devi considerare. Per cominciare, ci sono 2 tipi fondamentali di aiuto che puoi assumere, dipendenti e appaltatori.

E in definitiva, il tipo di lavoratori che scegli di assumere può avere implicazioni di vasta portata per la tua piccola impresa.

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Assumere aiuto non è così semplice.

Questa parte della guida aiuterà a definire la differenza tra appaltatori e dipendenti insieme ai mal di testa associati all'assunzione di ciascun tipo.

La cosa principale da tenere a mente è che se non fai le cose secondo le regole, potresti subire un mondo di danni se il governo lo scopre.

La differenza tra appaltatori e dipendenti

La principale differenza tra appaltatori e dipendenti è che gli appaltatori sono in affari per se stessi. Pertanto, quando assumi un appaltatore per aiutarti, essenzialmente lo stai pagando per eseguire un servizio specifico per te nel proprio tempo utilizzando le proprie risorse.

Sono anche responsabili della dichiarazione delle imposte sul proprio reddito personale. In breve, quando si assume un appaltatore, l'onere delle pratiche burocratiche è a carico dell'appaltatore e non della tua attività.

D'altra parte, se assumi un tuo dipendente, sei responsabile della cura e del pagamento di un sacco di tasse. Inoltre, c'è un sacco di pratiche burocratiche coinvolte che devono essere presentate regolarmente al governo.

Perché non mi limito agli appaltatori ed evito il fastidio?

Assumere un appaltatore ti sembra più favorevole? In quasi tutti i casi, è molto più facile assumere un appaltatore che un dipendente, soprattutto se gestisci una piccola impresa.

Ma qual è il trucco? Perché non assumere sempre appaltatori ed evitare tutte le scartoffie? Il problema è che ci sono molte distinzioni e regole importanti che devono essere seguite quando si classifica un lavoratore come appaltatore o dipendente.

Se sei mai sorpreso a trattare un appaltatore come un dipendente, puoi essere punito dall'IRS alla grande.

Solo come nota a margine, assumere un appaltatore rispetto a un dipendente è qualcosa con cui io e mia moglie abbiamo lottato a lungo con la nostra attività di biancheria da sposa online.

Può essere estremamente complicato assumere il tuo primo dipendente, ma una volta superata tutta la burocrazia con il tuo primo dipendente, il costo incrementale dell'assunzione di un altro è molto piccolo.

Detto questo, se riesci a trovare appaltatori indipendenti che facciano il lavoro per te, non c'è davvero alcun motivo per assumere un tuo dipendente. Assumere un proprio dipendente di solito ha senso se la natura del lavoro è unica o speciale per la tua azienda.

È anche bello essere in grado di allevare e addestrare un lavoratore a fare le cose a modo tuo utilizzando le tue metodologie. Alla fine, però, è un compromesso tra costi aggiuntivi e grattacapi contro il controllo. Devi fare la chiamata.

Quando un lavoratore è considerato un appaltatore?

Puoi classificare in sicurezza un lavoratore che assumi come appaltatore se...

• Il lavoratore ha i suoi strumenti per fare il lavoro
• Il lavoratore ha un proprio ufficio o luogo di lavoro
• L'operaio lavora anche per molti altri clienti
• Gli operai fanno il lavoro secondo i propri tempi e fissano le ore

Quando un lavoratore è considerato un dipendente?

Dovresti classificare un lavoratore come dipendente se...

• Il lavoratore lavora per te e solo per te
• Il lavoratore lavora per un numero di ore impostato.
• Il lavoratore usa la tua attrezzatura per fare il lavoro
• Il lavoratore impartisce ordini o supervisiona uno qualsiasi dei tuoi dipendenti

E se fosse ambiguo?

In molti casi, un lavoratore che assumi potrebbe cadere da qualche parte tra un appaltatore e un dipendente. Alla fine, devi fare la chiamata, ma tieni presente che le penalità possono essere piuttosto rigide se fai mai la distinzione sbagliata.

Ad esempio, se hai mai bisogno di licenziare uno dei tuoi appaltatori che hai trattato come un dipendente, tecnicamente potrebbe chiedere di essere pagato per la disoccupazione dal governo.

Se il governo scopre che hai erroneamente classificato il tuo dipendente come appaltatore, l'IRS potrebbe costringerti a rimborsare eventuali tasse arretrate insieme a pesanti sanzioni.

In generale, se non sei sicuro, dovresti sempre classificare i tuoi lavoratori come dipendenti. In ogni caso, di solito è meglio consultare un esperto in materia.

Come posso assumere un dipendente?

Sfortunatamente, è una grossa spina nel fianco assumere il tuo primo dipendente. Solo come riferimento, ho delineato di seguito tutti i passaggi principali coinvolti.

Come vedrai, ci sono molte cose che dovrai fare. Quello che odio particolarmente dell'intero processo è che devi presentare documenti con diverse agenzie oltre al governo.

Ora, perché diamine un paese costruito sul capitalismo e l'imprenditorialità lo rendono una tale seccatura è oltre me e probabilmente un buon argomento per un post diverso.

Siete pronti? Ecco un'idea generale di ciò che è necessario per assumere il tuo primo dipendente.

• È necessario ottenere un'assicurazione di compensazione dei lavoratori e informare il dipendente dei diritti di compensazione del lavoratore. Fortunatamente, l'assicurazione comp del lavoratore non è così costosa, ma può diventare costosa a seconda della natura della tua attività.
• Entro 20 giorni dal primo giorno di lavoro del tuo dipendente, devi presentare un rapporto al Dipartimento per lo sviluppo dell'occupazione o all'EDD in breve.
• È necessario iniziare a eseguire il libro paga e pagare le tasse sui salari. Ciò include la trattenuta delle imposte sul reddito statali e federali dagli stipendi dei dipendenti. È inoltre necessario segnalare questi salari e ritenute all'IRS utilizzando un W-2.
• Devi registrarti e pagare l'assicurazione contro la disoccupazione a livello statale. Vi siete mai chiesti come vengono finanziati i sussidi di disoccupazione? Ora sai.
• Devi trattenere i contributi dei dipendenti al programma di disabilità del tuo stato.
• Devi pagare le tasse di disoccupazione anche a livello federale. Questa è una tassa che devi pagare direttamente invece di toglierla dalla busta paga del tuo dipendente.
• Devi pagare la quota del datore di lavoro delle tasse di Social Security e Medicare per ciascun dipendente in base al salario del tuo dipendente
• Devi assicurarti che il tuo ufficio sia conforme alle leggi sulla sicurezza statali e federali stabilite dall'OSHA. Fondamentalmente, devi avere un piano di prevenzione degli infortuni e tenere più o meno traccia di tutti gli infortuni in ufficio.

Ne vale la pena?

La linea di fondo è che assumere il tuo primo dipendente è un passo enorme e richiede un sacco di scartoffie e regolamenti. Anche la gestione delle buste paga non è un compito facile.

Per rendere le cose più agevoli, ti consiglio vivamente di affidare il tuo libro paga a una terza parte. Si occuperanno di tutte le pratiche burocratiche e dei documenti necessari e tutto ciò che devi fare è dire loro chi pagare e quanto.

Personalmente, utilizziamo Intuit Online Payroll per gestire tutti i nostri libri paga. Facile da usare e super economico.

In ogni caso, consiglio anche di cercare di restare con gli appaltatori il più a lungo possibile. Finché non è necessario svolgere alcun lavoro specializzato per la tua piccola impresa, non c'è davvero alcun bisogno urgente di assumersi l'onere di avere un dipendente.

Ovviamente solo tu puoi essere il giudice. Una volta che assumi il tuo primo dipendente, però, è una passeggiata per aggiungere altro personale.

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