Cos'è PIPEDA? Tutto quello che devi sapere per la conformità

La privacy dei dati può creare o distruggere la tua attività.

Molte importanti conformità e standard sono stati sviluppati per dare ai consumatori il controllo sui propri dati e proteggere la privacy. Quando si ha a che fare con i dati dei consumatori in generale, è importante comprendere le varie normative, tra cui l'ultima aggiunta al blocco, PIPEDA, le parti interessate e le sanzioni per il mancato rispetto.

Ecco un'analisi più approfondita di PIPEDA, di come si confronta con gli standard sulla privacy HIPAA e GDPR e di come le organizzazioni possono mantenere la conformità a PIPEDA.

Cos'è PIPEDA?

Il Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) è una legge canadese che ha ricevuto il Royal Assent il 13 aprile 2000 ed è entrata in vigore in più fasi, a partire dal 1 gennaio 2001. La legge è stata completamente emanata il 1 gennaio 2004.

PIPEDA consente alle aziende canadesi di competere nell'economia digitale globale, alleviando le preoccupazioni sulla privacy dei consumatori. La legge deve essere rivista ogni cinque anni per garantire una legislazione efficace e risultati come la protezione delle informazioni personali.

Le informazioni personali sono qualsiasi informazione soggettiva o fattuale su un individuo identificabile. Contiene elementi come:

• Informazioni sulla salute personale (PHI)
• Dati e fascicoli sull'occupazione
• Registri di credito e prestito
• Informazioni soggettive come valutazioni e azioni disciplinari
• Identificatori diretti come nome, età e numeri ID

Qual è lo scopo di PIPEDA?

La normativa sulla privacy di PIPEDA stabilisce le regole di base per le società soggette a legge per il trattamento dei dati personali nello svolgimento di attività commerciali. L'Ufficio del Commissario per la privacy del Canada sovrintende alla conformità di PIPEDA. I compiti dell'OPC includono aiutare le aziende a ottimizzare il modo in cui gestiscono le informazioni personali e indagare sui reclami sulla privacy dei cittadini canadesi.

Cosa ha influenzato lo sviluppo di PIPEDA?

Le leggi sono proposte e approvate per un motivo. In molti casi, l'obiettivo è porre rimedio a una lacuna o a una svista nella legislazione esistente.

In questo caso, l'impulso per PIPEDA è stato una preoccupazione crescente su come le aziende hanno gestito i dati personali trasmessi elettronicamente poiché sempre più clienti si sono rivolti alle soluzioni di e-commerce. Fissando regole su come le organizzazioni commerciali gestiscono i dati personali, PIPEDA cerca di proteggere i diritti dei consumatori relativi all'uso dei loro dati.

Ecco alcune disposizioni chiave di PIPEDA:

• La legge cerca di bilanciare il diritto di un individuo alla privacy delle proprie informazioni personali con le esigenze delle organizzazioni di raccogliere e gestire le informazioni durante lo svolgimento degli affari.
• Ai sensi di PIPEDA, i canadesi hanno il diritto di sapere perché un'organizzazione raccoglie, utilizza o divulga le proprie informazioni personali. I consumatori possono rivedere i dati raccolti e apportare correzioni per correggere le imprecisioni.
• Le aziende devono ottenere il consenso per raccogliere, utilizzare o divulgare informazioni personali. Tale obbligo è sospeso quando i dati facilitano un'indagine o in un'emergenza in cui la mancata divulgazione metterebbe a rischio l'incolumità pubblica.
• PIPEDA concede alle persone il diritto di presentare un reclamo al Garante per la privacy su come le organizzazioni gestiscono le loro informazioni personali. Il Garante per la Privacy esamina e risolve i reclami.
• Il Commissario per la privacy può divulgare informazioni al pubblico o deferire la questione alla Corte federale del Canada, che può obbligare un'organizzazione a interrompere una pratica particolare e risarcire le persone colpite.
• PIPEDA contiene una serie di principi di correttezza dell'informazione basati sulle leggi internazionali sulla protezione dei dati e sul Model Privacy Code for the Protection of Personal Information della Canadian Standards Association. Questo codice è stato sviluppato congiuntamente da aziende, associazioni di consumatori, governo e altre organizzazioni interessate agli standard di privacy.

I 10 principi di corretta informazione di PIPEDA

Al centro di PIPEDA ci sono i 10 principi di corretta informazione, a cui devono attenersi gli enti soggetti alla legge e coinvolti nel trattamento dei dati personali. Diamo un'occhiata più da vicino a questi principi.

Per conformarsi a PIPEDA, le organizzazioni devono aderire a ciascuno dei seguenti principi di corretta informazione.

1. Responsabilità: le aziende devono designare almeno una persona per rimanere conformi a PIPEDA. Questa persona dovrebbe essere qualificata e ricevere supporto gestionale per svolgere il proprio ruolo. Una politica sulla privacy di facile comprensione che delinei i principi dell'informazione corretta dovrebbe essere sviluppata e condivisa con tutte le parti interessate.
2. Finalità identificative: le aziende devono indicare le ragioni per la raccolta di un determinato tipo di dati. Questo requisito affronta tre problemi di privacy: verificare che le persone siano a conoscenza del motivo per cui i loro dati vengono raccolti; allertare le aziende affinché possano intervenire per prevenire un uso improprio dei dati; imporre alle aziende di ottenere un nuovo consenso individuale se desiderano utilizzare i propri dati per un nuovo scopo
3. Consenso: le aziende soggette alle linee guida PIPEDA devono ottenere un consenso significativo, implicito o esplicito del consumatore. I soggetti non possono essere costretti a fornire il consenso e devono comprendere le implicazioni del fornirlo a un raccoglitore di dati.
4. Limitazione della raccolta: le organizzazioni possono raccogliere solo le informazioni necessarie e coerenti con le finalità per le quali chiedono il consenso.
5. Limitazione di utilizzo, divulgazione e conservazione: le aziende devono creare politiche che garantiscano che le informazioni sui clienti vengano utilizzate solo per motivi per i quali è stato ottenuto il consenso. I dati dovrebbero essere conservati solo per il tempo necessario a raggiungere lo scopo dichiarato dal raccoglitore di dati, ma devono essere conservati abbastanza a lungo da consentire ai consumatori di mettere in discussione le informazioni.
6. Precisione:   Le aziende devono garantire che tutte le informazioni personali raccolte siano accurate, complete e aggiornate se necessario per lo scopo dichiarato.
7. Salvaguardie: questo è forse il principio PIPEDA più critico e si occupa direttamente della protezione delle informazioni personali raccolte. Le organizzazioni devono proteggere i dati raccolti da violazione , furto, alterazione, copia e accesso non autorizzato. Il livello di protezione dei dati personali dovrebbe corrispondere alla sua sensibilità.
8. Apertura: le aziende devono informare gli utenti su come i loro dati vengono raccolti, elaborati, condivisi e archiviati. Il nome e le informazioni di contatto della persona designata nel principio di responsabilità devono essere resi disponibili e gli utenti devono essere informati su come accedere ai dati raccolti.
9. Accesso individuale: un'azienda deve rispondere alle richieste scritte di dati personali fornendo al richiedente informazioni sul tipo di dati raccolti e sul loro utilizzo e divulgazione entro 30 giorni. I consumatori dovrebbero essere in grado di determinare se i dati raccolti sono accurati e apportare le correzioni necessarie.
10. Conformità sfidante: le organizzazioni devono sviluppare procedure per ricevere, indagare e risolvere i reclami di non conformità e violazioni. Se il reclamo è giustificato, potrebbe essere necessario modificare le politiche relative ai dati personali. Il denunciante deve essere informato del suo reclamo e delle misure che può intraprendere se non è soddisfatto della risposta.

A chi si rivolge PIPEDA?

Non tutte le organizzazioni che operano in Canada sono soggette a PIPEDA. Le norme si applicano a:

• Qualsiasi organizzazione del settore privato in Canada che raccoglie, utilizza o divulga informazioni personali mentre svolge attività commerciali
• Organizzazioni regolamentate a livello federale come banche, società di telecomunicazioni e società di trasporto internazionale
• Società canadesi che trasferiscono dati oltre i confini provinciali e nazionali

In che modo PIPEDA protegge le informazioni personali?

PIPEDA specifica tre tipi di garanzie per garantire la sicurezza dei dati personali.

1. Fisico: le protezioni fisiche messe in atto da un'organizzazione dovrebbero impedire a personale non autorizzato di visualizzare dati riservati. Le misure possono includere telecamere di sorveglianza, chiusura di uffici e conduzione di attività IT in un data center interno o esterno protetto.
2. Organizzativo: queste garanzie si riferiscono alle politiche e alle procedure di un'organizzazione per proteggere le informazioni personali. La formazione della forza lavoro per creare una cultura aziendale che enfatizzi la privacy è una componente standard delle salvaguardie organizzative. I dipendenti responsabili del trattamento dei dati sensibili devono essere sottoposti a nulla osta di sicurezza e devono essere indagati tutti i casi di accesso non autorizzato da parte di attori interni.
3. Tecnico: molte misure tecniche possono essere adottate per proteggere i dati di un'organizzazione. Le salvaguardie critiche includono la crittografia dei dati, la gestione e la registrazione delle attività degli utenti e l'implementazione di robusti firewall per impedire agli utenti non autorizzati di accedere a reti e sistemi contenenti informazioni sensibili.

Rispondere alle violazioni dei dati

Le organizzazioni soggette agli standard PIPEDA devono segnalare le violazioni dei dati all'OPC se l'incidente rappresenta un rischio reale di danno grave (RROSH) per uno o più consumatori.

I fattori che influenzano la decisione sull'entità del danno includono la sensibilità delle informazioni interessate dalla violazione e la probabilità che attori malintenzionati ne facciano un uso improprio. Le aziende dovrebbero tenere un registro di tutte le violazioni dei dati, indipendentemente dal fatto che costituiscano RROSH. Tali registrazioni devono essere conservate per almeno due anni.

Sanzioni per inadempimento

Il mancato rispetto può comportare due tipi di sanzioni.

• Sanzioni pecuniarie: in base agli emendamenti PIPEDA del 2018, possono essere inflitte sanzioni per aver violato consapevolmente la sicurezza. Per ogni violazione possono essere addebitate multe fino a CAD$ 100.000.
• Pubblicità avversa: incide sulle aziende prive di garanzie adeguate. Ciò erode la fiducia dei clienti, con un potenziale impatto sugli obiettivi aziendali di un'azienda.

PIPEDA vs HIPAA vs GDPR

Il Canada, gli Stati Uniti e l'Unione Europea (UE) hanno emanato leggi che affrontano le preoccupazioni dei cittadini sull'utilizzo delle loro informazioni personali. Sebbene queste leggi si concentrino tutte sulla protezione delle informazioni personali private, le protezioni specifiche che forniscono e il modo in cui vengono applicate variano in modo significativo.

Ecco un rapido confronto tra PIPEDA, l'Health Insurance Portability and Accountability Act degli Stati Uniti del 1996 (HIPAA) e il Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR).

Somiglianze in queste normative sulla privacy

Tutte e tre le normative sulla privacy proteggono le informazioni personali sensibili.

• PIPEDA protegge un'ampia gamma di dati personali, comprese le informazioni sanitarie, i dati finanziari e gli identificatori diretti.
• HIPAA si concentra sulle informazioni sanitarie protette (PHI) di un individuo.
• Il GDPR protegge i dati che possono essere utilizzati direttamente o indirettamente per identificare una persona vivente. Ciò include elementi apparenti come nome, indirizzo, indirizzi IP e dati dei cookie, che possono essere considerati dati personali. Il GDPR protegge anche le informazioni su razza, convinzioni religiose e altre cose non coperte da PIPEDA o HIPAA.

Tutti e tre gli standard sulla privacy richiedono alle organizzazioni di implementare misure di salvaguardia per proteggere i dati personali raccolti.

• PIPEDA incoraggia le organizzazioni a implementare salvaguardie tecniche, fisiche e organizzative, come discusso in precedenza in questo articolo.
• I regolamenti HIPAA richiedono garanzie amministrative, tecniche e fisiche simili per la protezione delle PHI.
• Gli standard GDPR includono l'implementazione di misure tecniche e organizzative per proteggere i dati personali. Le salvaguardie includono l'enfasi sulla limitazione dell'accesso fisico non autorizzato ai dati sensibili.

Differenze in queste iniziative normative

Esistono differenze sostanziali tra questi tre standard sulla privacy dei dati. Le sanzioni sono strutturate in modo diverso per la violazione di ogni standard normativo.

• PIPEDA: Fino a 100.000 dollari canadesi per violazione
• HIPAA: le multe vengono riscosse in base alla gravità della violazione con un tetto massimo di $ 1.500.000 all'anno per le sviste più eclatanti.
• GDPR: i trasgressori possono essere multati fino al 4% dei ricavi globali annuali di un'azienda o a 20 milioni di euro, a seconda di quale sia maggiore.

I diritti di un individuo variano a seconda delle linee guida in gioco.

• PIPEDA: I consumatori hanno il diritto di visualizzare e correggere i dati raccolti su di loro.
• HIPAA: i pazienti hanno il diritto di vedere le PHI che un'organizzazione raccoglie e conserva.
• GDPR: gli individui possono visualizzare i propri dati e richiederne la rimozione dai database di un'organizzazione.

Che cos'è la conformità PIPEDA?

La conformità PIPEDA è un insieme di norme e regolamenti federali canadesi sulla privacy che consentono alle aziende di soddisfare gli standard di privacy. Per diventare conformi a PIPEDA, le organizzazioni commerciali devono comprendere cosa comporta la legge e seguirne le linee guida. Il mancato rispetto può comportare multe e ridurre la fiducia dei consumatori.

Perché la conformità a PIPEDA è essenziale?

L'ascesa dell'e-commerce e dei social media ha rafforzato il rispetto delle normative sulla privacy dei dati, incluso PIPEDA. La conformità alle normative è vitale per un'azienda e per i suoi clienti per molte ragioni.

• I dati personali sensibili dei clienti devono essere protetti dall'uso improprio o dall'accesso da parte di attori non autorizzati e potenzialmente dannosi.
• Il mancato rispetto di standard normativi come PIPEDA può comportare sanzioni significative.

Le aziende che non rispettano le normative sulla protezione dei dati possono perdere la fiducia dei clienti e la reputazione dell'azienda che potrebbe non essere mai ripristinata.

Come ottenere la conformità PIPEDA

Per mantenere la conformità con PIPEDA, le organizzazioni devono implementare misure di salvaguardia per proteggere le informazioni personali degli individui. Le aziende tenute a conformarsi a PIPEDA hanno due opzioni principali disponibili.

Conformità interna rispetto a quella assistita dal fornitore

Le organizzazioni possono scegliere di implementare l'infrastruttura richiesta e i sistemi conformi utilizzando risorse interne o rivolgersi a un software di conformità cloud di terze parti esperto. Ogni approccio ha vantaggi e svantaggi.

Utilizzo delle risorse interne

• Le aziende che costruiscono un'infrastruttura conforme utilizzando risorse interne possono esercitare un maggiore controllo sui dati sensibili che raccolgono ed elaborano.
• I costi di capitale possono essere elevati quando si acquista nuovo hardware per creare l'ambiente.
• Le organizzazioni con dipartimenti IT limitati potrebbero non disporre delle competenze o dei cicli gratuiti necessari per implementare e mantenere un ambiente conforme a PIPEDA.

Coinvolgere un partner cloud di terze parti

• I costi di capitale sono ridotti perché l'hosting cloud fornisce l'infrastruttura informatica.
• L'esperienza di un fornitore rispettabile riduce il potenziale di violazione dei dati o violazione delle precauzioni di sicurezza delineate in PIPEDA.
• Le aziende possono aumentare o diminuire rapidamente utilizzando le risorse cloud per soddisfare la domanda fluttuante o stagionale dei clienti.

Tieni sotto controllo la tua conformità

La conformità PIPEDA non deve essere trascurata. Mentre le sanzioni pecuniarie incidono in modo significativo sui profitti di un'azienda, gli effetti meno tangibili possono essere molto più costosi. Potrebbe essere impossibile ripristinare la fiducia dei clienti se una violazione dei dati compromette i dati personali.

Le aziende che devono conformarsi a PIPEDA possono ridurre significativamente lo stress e la complessità del mantenimento della conformità collaborando con un provider di hosting web affidabile. Il fornitore giusto può offrire un'infrastruttura conforme agli standard PIPEDA, consentendo a un'azienda di concentrarsi sui propri obiettivi aziendali principali, assicurandosi di soddisfare tutti i requisiti normativi.

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