Il mio caotico sistema di gestione dei progetti e gli strumenti gratuiti che utilizzo per gestire il mio sito di nicchia?

Questo articolo fa parte di una serie di 3 articoli:

Parte 1: Quanti contenuti pubblico ogni giorno? Ecco una tipica giornata di lavoro

Parte 3: Flusso di lavoro dei miei contenuti (dalla parola chiave alla pubblicazione)

Il mio ufficio a casa è un disastro. Note, corde, tazze di caffè e spazzatura dappertutto.

Il mio ufficio in affitto è lo stesso.

E poi c'è lo schermo del desktop del mio laptop che ha dozzine di cartelle, immagini e file sparsi dappertutto. Il mio sistema di archiviazione digitale è uno scherzo.

Sono una persona molto disorganizzata.

Non sono sempre stato così però. Ero la persona che riconciliava il mio conto corrente personale ogni mese. L'ho fatto per anni fino a quando mi sono chiesto "perché sto perdendo tempo con questo?" Nel corso di diversi anni non avevo mai riscontrato una discrepanza. Nessun errore bancario. Niente. Eppure, avevo passato molte ore a farlo.

Durante il college ero super organizzato. La mia scrivania era in ordine. I miei libri venivano sempre messi via.

Da qualche parte lungo la strada sono passato dall'essere meticoloso a essere totalmente disorganizzato.

La mia organizzazione aziendale riflette la mia organizzazione fisica. Non ho un vero sistema di gestione dei progetti in atto oltre a una varietà di strumenti gratuiti.

Esempi della mia totale disorganizzazione

Nessun programma di pubblicazione formale:

Non ho un programma di posta formale su nessun sito web. All'inizio, quando sono entrato in questo business, ho letto che è bello avere un calendario editoriale e avere dei contenuti programmati per essere pubblicati in un tale giorno.

Non pianifico nessun contenuto per nessun giorno. Quando è fatto, lo pubblico. Se perdo un giorno, così sia. L'unica eccezione è che potrei metterne in fila alcuni durante una vacanza.

Non ho un programma per nessun giorno finché non arrivo al lavoro:

Non so quali contenuti pubblicherò domani. Non ci penso finché non arrivo al lavoro. Ho un sacco di contenuti in varie fasi della pipeline, ma per quanto riguarda i pezzi esatti che finisco per pubblicare, è un mistero finché non comincio a lavorare. A volte lo pianifico sotto la doccia o in macchina per andare al lavoro, ma anche quei piani vengono spesso modificati.

Sono un minimalista quando si tratta di salvare, archiviare e organizzare file digitali: conservo solo le cose davvero importanti. In caso contrario, butto via tutto.

Flotta crescente di fogli di lavoro con centinaia di argomenti di articoli:

Non ho un foglio di lavoro pulito e ordinato che organizzi tutti gli articoli in cantiere e/o la ricerca di parole chiave. Ho una flotta di fogli di calcolo con risme di elenchi. Eppure, in qualche modo, li ricordo tutti e non ho mai avuto problemi con un pasticcio senza sistema di idee per argomenti, ricerca di parole chiave e contenuti in cantiere.

1 indirizzo email:

Ho dozzine di indirizzi e-mail, che inoltrano tutti alla mia e-mail principale. La mia casella di posta è un disastro. Non ho cartelle o alcun sistema, eppure viene gestito. Ho impostato cartelle e sistemi nella posta elettronica una volta ma non l'ho mai usato.

Cartelle di file digitali incomplete:

L'unica organizzazione che ho è che ho una cartella per ogni sito di nicchia. Tuttavia, nel tempo diventano una discarica. Peggio ancora, sono incompleti perché cedo più di quanto tengo. Tenevo tutto, ma ho smesso di farlo perché sono arrivato al punto in cui non riuscivo a trovare nulla. Ora tengo solo cose importanti.

Strumenti gratuiti che utilizzo per la gestione dei progetti

Nonostante sia totalmente disorganizzato, ottengo ciò di cui ho bisogno per fare e mantenere tutte le palle in aria. Anche se non utilizzo alcun sistema specifico, utilizzo alcuni strumenti gratuiti che fanno funzionare tutto. Sono:

Gmail: Gmail è il mio sistema di posta elettronica preferito. Fa il lavoro.

Google Calendar: non prenoto troppe cose, ma quando lo faccio uso Google Calendar.

Fogli Google: adoro il software cloud. Inoltre ho un Mac senza Excel. Di conseguenza, Fogli Google è il mio software per fogli di lavoro preferito.

Note per Mac: i Mac hanno una funzione Note che è incredibile. Si apre velocemente e posso navigare da una nota all'altra molto velocemente. Inoltre salva automaticamente. È su iCloud, quindi posso accedervi da tutti i miei dispositivi. Questo ingegnoso software gratuito esegue praticamente tutto. È molto rudimentale, ma fa il suo lavoro.

Qualsiasi semplice piattaforma per prendere appunti funzionerà. Mi piacciono le schede in Mac Notes, quindi posso passare rapidamente ad altre note quasi istantaneamente invece di cercare e aprire un altro documento.

Consiglio vivamente qualsiasi tipo di sistema di note che consenta schede illimitate nel documento.

Carta e penna: ho pile di blocchi legali e pile di fogli scritti a mano dappertutto. Amo carta e penna. Trovo di avere buone idee usando questa forma di comunicazione quasi obsoleta.

Quickbooks: quest'anno sto configurando tutte le cose finanziarie su Quickbooks su forte raccomandazione del mio contabile. La mia documentazione finanziaria negli ultimi anni è stata orrenda. Lo lascio fino alla fine e poi ho un enorme lavoro compilando dozzine di report e fogli di calcolo. È stato così brutto quest'anno che sto seguendo il mio commercialista e organizzerò questa parte della mia attività. Probabilmente esternalizzerò il più possibile perché so che non lo gestirò diligentemente ogni mese.

Questo è tutto. Non faccio nient'altro per gestire tutto e cercare di rimanere organizzato.

Che ne dici di un fantasioso sistema o software di gestione centrale dei progetti?

Non uso niente. Gestisco tutto con il mio team, gli outsourcer e le reti pubblicitarie tramite e-mail, fogli Google e documenti Google.

Perché non dedico più tempo alla gestione dei progetti?

Ho provato. Ho usato vari programmi software, software da fare, app, ecc. Ho passato un sacco di tempo a configurarli solo per non usarli mai. Trovo che facciano schifo . Inoltre, detesto perdere tempo a organizzare le cose. Per un'azienda delle mie dimensioni (io e alcuni VA), non è necessario.

Il tempo dedicato all'organizzazione o alla gestione è meglio speso per le 2 cose che so per certo che mi faranno guadagnare:

• produrre buoni contenuti e
• promuovere quel contenuto.

Questo è ciò su cui mi concentro. Se sono disorganizzato a farlo, così sia. Sono certo di risparmiare un sacco di tempo per dedicarmi al contenuto e alla promozione. A volte non riesco a trovare qualcosa, ma è raro. Il tempo che risparmio dall'essere super organizzato lo compensa.

Anche se la mia mancanza di sistema è un po' caotica, mi sta bene. Mi piace fare quello che voglio, quando voglio, dove voglio e come voglio.

Perché te lo dico?

Di recente, ho pubblicato un articolo che delinea la mia giornata tipo e spiega cosa devo fare. Era popolare con molti feedback. Un commentatore ha chiesto "quale sistema di gestione del progetto" ho usato. È qualcosa a cui non ho mai pensato e quando ho risposto al commento, ho capito che poteva essere un post sul blog ragionevolmente interessante.

Il punto principale che voglio superare qui è evitare di cadere nella trappola della pianificazione eccessiva e dell'organizzazione eccessiva del tempo .

Se sei un editore più piccolo come me, è un grosso errore dedicare troppo tempo all'organizzazione e alla gestione delle cose. Non sarai mai perfettamente organizzato. Accetta il caos perché questa attività è un po' caotica (come qualsiasi attività commerciale). Le cose cambiano costantemente.

Configurare sistemi organizzativi e software non ti fa guadagnare, soprattutto quando sei ancora una piccola impresa (come sono io). È davvero una perdita di tempo. Dedica più tempo possibile alla pubblicazione di contenuti e promozioni eccellenti.

Certo, se hai 30 dipendenti, devi organizzarti (lo farei il lavoro di un dipendente perché sono inutile). Ma se gestisci un sito o anche alcuni siti, concentrati solo su attività redditizie che sono la pubblicazione di contenuti e la promozione.

Dovresti essere più organizzato di me?

Si riduce a se ti aiuta a fare più soldi. Sicuramente puoi impegnarti più di me. C'è un punto, però, in cui si tratta di "comfort" o "compiti procrastinanti" che ti impediscono di svolgere un lavoro importante. Un po' come guardare i rapporti sulle entrate di affiliazione, Analytics e i rapporti sulle entrate pubblicitarie... è importante controllarli di tanto in tanto, ma farlo ogni 2 ore è un'enorme perdita di tempo.

Resto della serie:

Parte 1: Quanti contenuti pubblico ogni giorno? Ecco una tipica giornata di lavoro

Parte 3: Flusso di lavoro dei miei contenuti (dalla parola chiave alla pubblicazione)