Kaotik Proje Yönetim Sistemim ve Niş Site İşimi Yönetmek İçin Kullandığım Ücretsiz Araçlar?

Bu makale, 3 makale serisinin 2. bölümüdür:

Bölüm 1: Her Gün Ne Kadar İçerik Yayınlıyorum? İşte Tipik Bir İş Günü

Bölüm 3: İçeriğim İş Akışı (Anahtar Kelimeden Yayınlamaya)

Ev ofisim bir felaket. Her yerde notlar, kordonlar, kahve fincanları ve çöpler.

Kiraladığım ofis aynı.

Ve sonra, her yere dağılmış düzinelerce klasör, resim ve dosyaya sahip dizüstü bilgisayar masaüstü ekranım var. Dijital dosyalama sistemim şaka gibi.

Ben çok örgütlenmemiş bir insanım.

Gerçi ben her zaman böyle değildim. Eskiden kişisel çek hesabımı her ay uzlaştıran kişiydim. Kendime “neden bunun için zaman harcıyorum?” Diye sorana kadar yıllarca yaptım. Birkaç yıl boyunca hiçbir zaman bir tutarsızlık bulamadım. Banka hatası yok. Hiç bir şey. Yine de, bunu yapmak için uzun saatler harcamıştım.

Üniversite sırasında uber organize oldum. Masam düzenliydi. Kitaplarım hep rafa kaldırıldı.

Yol boyunca bir yerde organize olmaktan ve titiz olmaktan tamamen dağınık hale geldim.

İş organizasyonum fiziksel organizasyonumu yansıtır. Çeşitli ücretsiz araçlar dışında gerçek bir proje yönetim sistemim yok.

Toplam düzensizliğime örnekler

Resmi yayın takvimi yok:

Herhangi bir web sitesinde resmi bir gönderi programım yok. Bu işe başladığımda, bir editoryal takvime sahip olmanın ve içeriğin falan filan günde yayınlanmak üzere planlanmış olmasının iyi olduğunu okudum.

Herhangi bir gün için herhangi bir içerik planlamıyorum. Bitince yayınlarım. Bir günü kaçırırsam, öyle olsun. Tek istisna, bir tatil sırasında birkaç tane sıraya girebilirim.

İşe gidene kadar herhangi bir gün için planım yok:

Yarın hangi içeriği yayınlayacağımı bilmiyorum. İşe gidene kadar bunu düşünmüyorum. İşlem hattındaki çeşitli aşamalarda bir sürü içeriğim var, ancak tam olarak hangi parçaları yayınladığıma gelince, işe başlayana kadar bu bir gizem. Bazen bunu duşta veya işe giderken planlıyorum ama bu planlar bile sıklıkla değişiyor.

Dijital dosyaları kaydetme, saklama ve düzenleme konusunda minimalistim: Yalnızca gerçekten önemli olan şeyleri saklıyorum. Yoksa hepsini çöpe atarım.

Yüzlerce makale konusuyla büyüyen elektronik tablo filosu:

Ardışık düzendeki ve/veya anahtar kelime araştırmasındaki tüm makaleleri düzenleyen temiz ve düzenli bir elektronik tablom yok. Tonlarca liste içeren bir elektronik tablo filom var. Yine de, bir şekilde her birini hatırlıyorum ve sistemsiz bir konu fikirleri, anahtar kelime araştırması ve boru hattındaki içerik karmaşasıyla hiçbir zaman bir sorunum olmadı.

1 e-posta adresi:

Hepsi ana e-postama yönlendirilen düzinelerce e-posta adresim var. Gelen kutum bir felaket. Klasörlerim veya herhangi bir sistemim yok, ancak yönetiliyor. Bir kez e-postada klasörler ve sistemler kurdum ama hiç kullanmadım.

Eksik dijital dosya klasörleri:

Sahip olduğum tek organizasyon, her niş site için bir klasörüm olması. Ancak zamanla çöplük haline gelirler. Daha da kötüsü, eksikler çünkü sakladığımdan daha fazlasını çöpe atıyorum. Eskiden her şeyi saklardım ama bunu yapmayı bıraktım çünkü hiçbir şey bulamadığım noktaya geldi. Şimdi sadece önemli şeyleri saklıyorum.

Proje yönetimi için kullandığım Ücretsiz Araçlar

Tamamen örgütlenmemiş olmama rağmen, yapmam gerekeni alıyorum ve tüm topları havada tutuyorum. Belirli bir sistem kullanmasam da, hepsini devam ettiren birkaç ücretsiz araç kullanıyorum. Bunlar:

Gmail: Gmail, tercih ettiğim e-posta sistemidir. İşi yapar.

Google Takvim: Çok fazla şey ayırmam ama rezervasyon yaptığımda Google Takvim'i kullanırım.

Google E-Tablolar: Bulut yazılımını seviyorum. Ayrıca Excel'siz bir Mac'im var. Buna göre, Google E-Tablolar, tercih ettiğim elektronik tablo yazılımıdır.

Mac Notları: Mac'lerde harika bir Notlar özelliği bulunur. Hızlı açılıyor ve nottan nota çok hızlı gezinebiliyorum. Ayrıca otomatik olarak kaydeder. Tüm aygıtlarımdan erişebilmem için iCloud'da. Bu şık ücretsiz yazılım hemen hemen her şeyi çalıştırır. Çok ilkel, ama işi yapıyor.

Herhangi bir basit not alma platformu çalışacaktır. Mac Notes'taki sekmeleri seviyorum, böylece başka bir belge aramak ve açmak yerine neredeyse anında diğer notlara hızlıca atlayabilirim.

Belgede sınırsız sekmeye izin veren her türlü not sistemini şiddetle öneririm.

Kalem ve Kağıt: Her yerde yasal defterler ve el yazısı kağıt yığınları var. Kalem ve kağıdı seviyorum. Bu neredeyse modası geçmiş iletişim biçimini kullanarak iyi fikirler bulduğumu görüyorum.

Quickbooks: Bu yıl muhasebecimin güçlü tavsiyesi üzerine Quickbooks'taki tüm finansal şeyleri kuruyorum. Son yıllardaki mali belgelerim korkunçtu. Sonuna kadar bırakıyorum ve ardından düzinelerce rapor ve elektronik tablo derlemek için büyük bir işim var. Bu yıl o kadar kötüydü ki muhasebecimi takip ediyorum ve işimin bu bölümünü organize edeceğim. Muhtemelen mümkün olduğunca dış kaynak kullanacağım çünkü her ay özenle yönetemeyeceğimi biliyorum.

Bu kadar. Her şeyi yönetmek ve düzenli kalmaya çalışmak için başka hiçbir şey yapmıyorum.

Süslü bir merkezi proje yönetim sistemi veya yazılımına ne dersiniz?

Hiçbir şey kullanmıyorum. Ekibim, taşeronlar ve reklam ağları ile her şeyi e-posta, Google sayfaları ve Google dokümanları aracılığıyla yürütüyorum.

Neden proje yönetimine daha fazla zaman ayırmıyorum?

Denedim. Çeşitli yazılım programları, yapılacaklar yazılımları, uygulamalar vb. kullandım. Bunları ayarlamak için tonlarca zaman harcadım, ancak bunları hiçbir zaman kullanmadım. Onların büyük bir zaman emici olduğunu düşünüyorum . Ayrıca, bir şeyleri organize etmek için zaman kaybetmekten nefret ederim. Benim büyüklüğümdeki bir işletme için (ben ve birkaç VA), bu gereksiz.

Organize etmek veya yönetmek için harcanan zaman, bana para kazandıracağını bildiğim 2 şeye daha iyi harcanır:

• iyi içerik üretmek ve
• bu içeriğin tanıtımını yapmak.

Odaklandığım şey bu. Bunu yaparken örgütlenmemişsem, öyle olsun. Eminim ki, onu kanatlamak ve içerik ve tanıtıma odaklanmak için çok zaman kazanıyorum. Bazen bir şey bulamıyorum, ama nadirdir. Uber organize olmaktan kurtardığım zaman bunu telafi ediyor.

Sistem eksikliğim biraz kaotik olsa da, bununla iyiyim. İstediğimi, istediğim zaman, istediğim yerde ve istediğim şekilde yapmayı seviyorum.

Bunu sana neden anlatıyorum?

Son zamanlarda, tipik günümü özetleyen ve ne yaptığımı belirten bir makale yayınladım. Çok sayıda geri bildirimle popülerdi. Bir yorumcu “hangi proje yönetim sistemini kullandığımı” sordu. Bu hiç düşünmediğim bir şeydi ve yorumu yanıtlarken oldukça ilginç bir blog yazısı olabileceğini fark ettim.

Burada değinmek istediğim asıl nokta, aşırı planlama ve aşırı organize etme zaman emme tuzağına düşmemek .

Benim gibi daha küçük bir yayıncılık ekibiyseniz, işleri organize etmek ve yönetmek için çok fazla zaman harcamak büyük bir hatadır. Asla mükemmel bir şekilde organize olmayacaksınız. Kaosu kabul edin çünkü bu iş biraz kaotik (her iş gibi). İşler sürekli değişir.

Kurumsal sistemler ve yazılımlar kurmak, özellikle hala küçük bir işletmeyken (ki ben öyleyim) size para kazandırmaz. Gerçekten zaman kaybı. Mükemmel içerik ve tanıtım yayınlamaya mümkün olduğunca çok zaman ayırın.

Tabii, 30 çalışanınız varsa, örgütlenmeniz gerekir (bunu bir çalışanın işi yapardım çünkü bunda işe yaramazım). Ancak bir site veya birkaç site çalıştırıyorsanız, içerik ve tanıtım yayınlamak gibi para kazanma görevlerine odaklanın.

Benden daha düzenli mi olmalısın?

Daha fazla para kazanmanıza yardımcı olup olmayacağına bağlı. Kesinlikle benden daha fazla çaba harcayabilirsin. Yine de, bunların önemli işleri halletmenizi engelleyen “rahatlık” veya “erteleyici görevler” olduğu bir nokta var. Bağlı kuruluş gelir raporlarına, Analytics'e ve reklam geliri raporlarına bakmak gibi bir şey… Bunları zaman zaman kontrol etmek önemlidir, ancak bunu her 2 saatte bir yapmak büyük bir zaman kaybıdır.

Serinin geri kalanı:

Bölüm 1: Her Gün Ne Kadar İçerik Yayınlıyorum? İşte Tipik Bir İş Günü

Bölüm 3: İçeriğim İş Akışı (Anahtar Kelimeden Yayınlamaya)