Mon système de gestion de projet chaotique et les outils gratuits que j'utilise pour gérer mon entreprise de site de niche ?

Cet article est la partie 2 d'une série de 3 articles :

Partie 1 : Combien de contenu dois-je publier chaque jour ? Voici une journée de travail typique

Partie 3 : Flux de travail de mon contenu (du mot clé à la publication)

Mon bureau à domicile est un désastre. Notes, cordons, tasses à café et bric-à-brac partout.

Mon bureau loué est le même.

Et puis il y a l'écran de mon ordinateur portable qui contient des dizaines de dossiers, d'images et de fichiers dispersés un peu partout. Mon système de classement numérique est une blague.

Je suis une personne très désorganisée.

Mais je n'ai pas toujours été comme ça. J'avais l'habitude d'être la personne qui réconciliait mon compte courant personnel chaque mois. Je l'ai fait pendant des années jusqu'à ce que je me demande "pourquoi est-ce que je perds du temps là-dessus?" Au cours de plusieurs années, je n'avais jamais trouvé d'écart. Pas d'erreur bancaire. Rien. Pourtant, j'avais passé de nombreuses heures à le faire.

Pendant le collège, j'étais super organisé. Mon bureau était rangé. Mes livres étaient toujours rangés.

Quelque part en cours de route, je suis passé d'organisé et méticuleux à totalement désorganisé.

Mon organisation commerciale reflète mon organisation physique. Je n'ai pas de véritable système de gestion de projet en place autre qu'une variété d'outils gratuits.

Exemples de ma désorganisation totale

Pas de calendrier de publication officiel :

Je n'ai pas de calendrier de publication officiel sur aucun site Web. Dès le début, lorsque je me suis lancé dans ce métier, j'ai lu qu'il était bon d'avoir un calendrier éditorial et d'avoir du contenu programmé pour être publié tel ou tel jour.

Je ne prévois aucun élément de contenu pour n'importe quel jour. Quand c'est fait, je le publie. Si je rate une journée, qu'il en soit ainsi. La seule exception est que je peux en aligner quelques-uns pendant les vacances.

Je n'ai pas de plan pour n'importe quel jour jusqu'à ce que j'arrive au travail :

Je ne sais pas quel contenu je publierai demain. Je n'y pense pas avant d'arriver au travail. J'ai beaucoup de contenu à différentes étapes du pipeline, mais quant aux pièces exactes que je finis par publier, c'est un mystère jusqu'à ce que je commence à travailler. Parfois, je le planifie sous la douche ou en voiture pour aller au travail, mais même ces plans sont souvent modifiés.

Je suis minimaliste lorsqu'il s'agit de sauvegarder, de stocker et d'organiser des fichiers numériques : je ne garde que ce qui est vraiment important. Sinon, je déchire tout.

Flotte croissante de feuilles de calcul avec des centaines de sujets d'articles :

Je n'ai pas de feuille de calcul propre et ordonnée qui organise tous les articles dans le pipeline et/ou la recherche de mots clés. J'ai une flotte de feuilles de calcul avec des tonnes de listes. Pourtant, d'une manière ou d'une autre, je me souviens de chacun et je n'ai jamais eu de problème avec un gâchis sans système d'idées de sujets, de recherche de mots clés et de contenu dans le pipeline.

1 adresse e-mail :

J'ai des dizaines d'adresses e-mail, qui sont toutes redirigées vers mon e-mail principal. Ma boîte de réception est une catastrophe. Je n'ai pas de dossiers ni de système, mais il est géré. J'ai configuré des dossiers et des systèmes dans le courrier électronique une fois, mais je ne l'ai jamais utilisé.

Dossiers de fichiers numériques incomplets :

La seule organisation que j'ai est que j'ai un dossier pour chaque site de niche. Cependant, au fil du temps, ils deviennent un dépotoir. Pire encore, ils sont incomplets parce que je détruis plus que je ne garde. J'avais l'habitude de tout garder, mais j'ai arrêté de le faire parce que j'en suis arrivé au point où je ne pouvais plus rien trouver. Maintenant, je ne garde que les choses importantes.

Outils gratuits que j'utilise pour la gestion de projet

Bien que je sois totalement désorganisé, j'obtiens ce dont j'ai besoin et je garde toutes les balles en l'air. Bien que je n'utilise aucun système spécifique, j'utilise quelques outils gratuits qui permettent à tout cela de fonctionner. Elles sont:

Gmail : Gmail est mon système de messagerie préféré. Il fait le travail.

Google Agenda : Je ne réserve pas trop de choses, mais quand je le fais, j'utilise Google Agenda.

Google Sheets : J'adore les logiciels cloud. De plus, j'ai un Mac sans Excel. En conséquence, Google Sheets est mon tableur de prédilection.

Mac Notes : les Mac ont une fonction Notes qui est incroyable. Il s'ouvre rapidement et je peux naviguer d'une note à l'autre très rapidement. Il enregistre également automatiquement. C'est sur iCloud donc je peux y accéder depuis tous mes appareils. Ce logiciel gratuit astucieux exécute à peu près tout. C'est très rudimentaire, mais fait le travail.

Toute plate-forme de prise de notes simple fonctionnera. J'aime les onglets de Mac Notes afin de pouvoir accéder rapidement à d'autres notes presque instantanément au lieu de rechercher et d'ouvrir un autre document.

Je suggère fortement tout type de système de notes qui permet des onglets illimités dans le document.

Stylo et papier : J'ai des piles de blocs-notes juridiques et des piles de feuilles manuscrites partout. J'aime le stylo et le papier. Je trouve que je trouve de bonnes idées en utilisant cette forme de communication presque obsolète.

Quickbooks : Cette année, je mets en place tous les éléments financiers sur Quickbooks sur la forte recommandation de mon comptable. Ma documentation financière ces dernières années a été horrible. Je le laisse jusqu'à la fin, puis j'ai un énorme travail à compiler des dizaines de rapports et de feuilles de calcul. C'était tellement mauvais cette année que je suis mon comptable et que je vais organiser cette partie de mon entreprise. Je sous-traiterai probablement autant que possible car je sais que je ne le gérerai pas avec diligence chaque mois.

C'est ça. Je ne fais rien d'autre pour tout gérer et essayer de rester organisé.

Qu'en est-il d'un système ou d'un logiciel de gestion de projet central sophistiqué ?

Je n'utilise rien. Je gère tout avec mon équipe et les sous-traitants et les réseaux publicitaires par e-mail, feuilles Google et documents Google.

Pourquoi ne pas consacrer plus de temps à la gestion de projet ?

J'ai essayé. J'ai utilisé divers logiciels, logiciels de tâches, applications, etc. J'ai passé une tonne de temps à les configurer pour ne jamais les utiliser. Je trouve qu'ils sont très nuls . De plus, je déteste perdre du temps à organiser des choses. Pour une entreprise de ma taille (moi et quelques VA), c'est inutile.

Le temps consacré à l'organisation ou à la gestion est mieux consacré aux 2 choses dont je sais pertinemment qu'elles me rapporteront de l'argent :

• produire du bon contenu et
• promouvoir ce contenu.

C'est ce sur quoi je me concentre. Si je ne suis pas organisé pour le faire, qu'il en soit ainsi. Je suis certain que je gagne beaucoup de temps à piloter et à me concentrer sur le contenu et la promotion. Parfois je ne trouve pas quelque chose, mais c'est rare. Le temps que je gagne en étant super organisé compense cela.

Bien que mon manque de système soit un peu chaotique, cela me convient. J'aime faire ce que je veux, quand je veux, où je veux et comme je veux.

Pourquoi est-ce que je te dis ça ?

Récemment, j'ai publié un article décrivant ma journée type et expliquant ce que je fais. Il était populaire avec beaucoup de commentaires. Un commentateur a demandé "quel système de gestion de projet" j'ai utilisé. C'est quelque chose auquel je n'avais jamais pensé et en répondant au commentaire, j'ai réalisé que cela pourrait faire un article de blog raisonnablement intéressant.

Le point principal que je veux faire passer ici est d'éviter de tomber dans le piège de la sur-planification et de la sur-organisation .

Si vous êtes une petite entreprise d'édition comme moi, c'est une grave erreur de passer trop de temps à organiser et à gérer les choses. Vous ne serez jamais parfaitement organisé. Acceptez le chaos car cette entreprise est un peu chaotique (comme toute entreprise). Les choses changent constamment.

La mise en place de systèmes organisationnels et de logiciels ne vous rapporte pas d'argent, surtout lorsque vous êtes encore une petite entreprise (ce que je suis). C'est vraiment une perte de temps. Consacrez le plus de temps possible à la publication d'excellents contenus et promotions.

Bien sûr, si vous avez 30 employés, vous devez vous organiser (j'en ferais le travail d'un employé parce que je suis nul à ça). Mais si vous gérez un site ou même quelques sites, concentrez-vous uniquement sur les tâches lucratives, à savoir la publication de contenu et la promotion.

Faut-il être plus organisé que moi ?

Cela se résume à savoir si cela vous aide à gagner plus d'argent. Vous pouvez certainement y mettre plus d'efforts que moi. Il y a un point cependant, où ce sont des «tâches de confort» ou des «tâches de procrastination» qui vous empêchent de faire un travail important. Un peu comme consulter les rapports sur les revenus des affiliés, les analyses et les rapports sur les revenus publicitaires… il est important de les consulter de temps en temps, mais le faire toutes les 2 heures est une énorme perte de temps.

Reste de la série :

Partie 1 : Combien de contenu dois-je publier chaque jour ? Voici une journée de travail typique

Partie 3 : Flux de travail de mon contenu (du mot clé à la publication)