Mój chaotyczny system zarządzania projektami i bezpłatne narzędzia, których używam do zarządzania moją witryną niszową?

Ten artykuł jest częścią 2 serii 3 artykułów:

Część 1: Ile treści publikuję każdego dnia? Oto typowy dzień roboczy

Część 3: Przepływ pracy mojej zawartości (od słowa kluczowego do publikacji)

Moje domowe biuro to katastrofa. Notatki, sznurki, filiżanki do kawy i śmieci w każdym miejscu.

Moje wynajęte biuro jest takie samo.

A potem jest ekran mojego laptopa, na którym są dziesiątki folderów, obrazów i plików porozrzucanych po całym miejscu. Mój cyfrowy system archiwizacji to żart.

Jestem bardzo niezorganizowaną osobą.

Jednak nie zawsze taki byłem. Kiedyś byłem osobą, która co miesiąc uzgadniała moje osobiste konto czekowe. Robiłem to przez lata, aż zadałem sobie pytanie „dlaczego marnuję na to czas?” Przez kilka lat nigdy nie znalazłem rozbieżności. Brak błędu banku. Nic. A jednak spędziłem na tym wiele godzin.

Na studiach byłam bardzo zorganizowana. Moje biurko było uporządkowane. Moje książki zawsze były odkładane.

Gdzieś po drodze przeszedłem od organizacji i skrupulatności do totalnej dezorganizacji.

Moja organizacja biznesowa odzwierciedla moją organizację fizyczną. Nie mam żadnego prawdziwego systemu zarządzania projektami poza różnymi darmowymi narzędziami.

Przykłady mojej całkowitej dezorganizacji

Brak formalnego harmonogramu publikacji:

Nie mam formalnego harmonogramu postów na żadnej stronie internetowej. Kiedy wszedłem w ten biznes, przeczytałem, że dobrze jest mieć kalendarz redakcyjny i mieć zaplanowane treści do publikacji w taki a taki dzień.

Nie planuję żadnych treści na żaden dzień. Kiedy to się skończy, publikuję to. Jeśli przegapię dzień, niech tak będzie. Jedynym wyjątkiem jest to, że mogę ustawić kilka w kolejce podczas wakacji.

Nie mam planu na żaden dzień, dopóki nie wrócę do pracy:

Nie wiem jakie treści opublikuję jutro. Nie myślę o tym, dopóki nie dostanę się do pracy. Mam mnóstwo treści na różnych etapach w przygotowaniu, ale jeśli chodzi o to, które dokładnie publikuję, pozostaje to tajemnicą, dopóki nie zacznę pracować. Czasami planuję to pod prysznicem lub jadąc do pracy, ale nawet te plany często się zmieniają.

Jestem minimalistą, jeśli chodzi o zapisywanie, przechowywanie i porządkowanie plików cyfrowych: przechowuję tylko rzeczy, które są naprawdę ważne. W przeciwnym razie wyrzucam to wszystko.

Rosnąca flota arkuszy kalkulacyjnych z setkami tematów artykułów:

Nie mam jednego schludnego i uporządkowanego arkusza kalkulacyjnego, który organizuje wszystkie artykuły w potoku i/lub badaniu słów kluczowych. Mam wiele arkuszy kalkulacyjnych z ryzami list. Jednak jakoś pamiętam każdą z nich i nigdy nie miałem problemu z bezsystemowym bałaganem pomysłów na tematy, badania słów kluczowych i treści w kolejce.

1 adres e-mail:

Mam dziesiątki adresów e-mail, z których wszystkie przekierowują na mój główny adres e-mail. Moja skrzynka odbiorcza to katastrofa. Nie mam folderów ani żadnego systemu, ale jest zarządzany. Raz skonfigurowałem foldery i systemy w e-mailu, ale nigdy ich nie używałem.

Niekompletne foldery plików cyfrowych:

Jedyną organizacją, jaką mam, jest folder dla każdej niszowej witryny. Jednak z czasem stają się wysypiskiem. Co gorsza, są niekompletne, bo więcej śmiecę niż przechowuję. Kiedyś trzymałem wszystko, ale przestałem to robić, ponieważ doszło do punktu, w którym nie mogłem nic znaleźć. Teraz trzymam tylko ważne rzeczy.

Darmowe narzędzia, których używam do zarządzania projektami

Pomimo tego, że jestem całkowicie niezorganizowany, robię to, co muszę zrobić i trzymam wszystkie piłki w powietrzu. Chociaż nie używam żadnego konkretnego systemu, używam kilku darmowych narzędzi, które podtrzymują to wszystko. Oni są:

Gmail: Gmail to mój ulubiony system poczty e-mail. Wykonuje swoją pracę.

Kalendarz Google: nie rezerwuję zbyt wielu rzeczy, ale kiedy to robię, używam Kalendarza Google.

Arkusze Google: uwielbiam oprogramowanie w chmurze. Plus mam Maca bez Excela. W związku z tym Arkusze Google to moje ulubione oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych.

Notatki Mac: komputery Mac mają niesamowitą funkcję Notatek. Otwiera się szybko i mogę naprawdę szybko przechodzić od nuty do nuty. Zapisuje również automatycznie. Jest na iCloud, więc mam do niego dostęp ze wszystkich moich urządzeń. To fajne darmowe oprogramowanie obsługuje praktycznie wszystko. To bardzo podstawowe, ale spełnia swoje zadanie.

Każda prosta platforma do robienia notatek będzie działać. Lubię zakładki w Mac Notes, więc mogę szybko przejść do innych notatek niemal natychmiast, zamiast szukać i otwierać innego dokumentu.

Zdecydowanie sugeruję każdy rodzaj systemu notatek, który pozwala na nieograniczoną liczbę zakładek w dokumencie.

Pióro i papier: Wszędzie mam stosy bloczków prawniczych i stosy odręcznych kartek. Kocham długopis i papier. Uważam, że przy użyciu tej prawie przestarzałej formy komunikacji wpadam na dobre pomysły.

Quickbooks: W tym roku konfiguruję wszystkie sprawy finansowe w Quickbooks za mocną rekomendacją mojego księgowego. Moja dokumentacja finansowa z ostatnich lat była przerażająca. Zostawiam to do końca, a potem mam ogromną pracę, kompilując dziesiątki raportów i arkuszy kalkulacyjnych. W tym roku było tak źle, że śledzę mojego księgowego i zorganizuję tę część mojego biznesu. Prawdopodobnie zlecę jak najwięcej, bo wiem, że nie będę w stanie sumiennie zarządzać tym co miesiąc.

Otóż ​​to. Nie robię nic innego, aby zarządzać wszystkim i starać się być zorganizowanym.

A co z jakimś wymyślnym centralnym systemem lub oprogramowaniem do zarządzania projektami?

Niczego nie używam. Wszystko prowadzę wraz z moim zespołem, outsourcingiem i sieciami reklamowymi za pośrednictwem poczty e-mail, arkuszy Google i dokumentów Google.

Dlaczego nie poświęcę więcej czasu na zarządzanie projektami?

Próbowałem. Używałem różnych programów, programów do wykonania, aplikacji itp. Spędziłem mnóstwo czasu na ich konfigurowaniu tylko po to, aby nigdy ich nie używać. Uważam, że to wielka strata czasu . Co więcej, nie znoszę tracić czasu na organizowanie rzeczy. Dla firmy mojego rozmiaru (ja i ​​kilku VA) jest to niepotrzebne.

Czas spędzony na organizowaniu lub zarządzaniu lepiej poświęcić na 2 rzeczy, o których wiem, że przyniosą mi pieniądze:

• tworzenie dobrych treści i
• promowanie tych treści.

Na tym się skupiam. Jeśli jestem niezorganizowany, to niech tak będzie. Jestem pewien, że oszczędzam dużo czasu, kręcąc się i skupiając na treści i promocji. Czasami nie mogę czegoś znaleźć, ale to rzadkie. Nadrabia to czas, który oszczędzam na uber-organizacji.

Chociaż mój brak systemu jest nieco chaotyczny, to mi to pasuje. Lubię robić to, co chcę, kiedy chcę, gdzie chcę i jak chcę.

Dlaczego ci to mówię?

Niedawno opublikowałem artykuł przedstawiający mój typowy dzień i określający, co mam zrobić. To było popularne z dużą ilością opinii. Jeden z komentatorów zapytał „z jakiego systemu zarządzania projektami” korzystałem. To coś, o czym nigdy nie myślałem i kiedy odpowiedziałem na komentarz, zdałem sobie sprawę, że może to być dość interesujący wpis na blogu.

Głównym punktem, który chcę tu przekazać, jest uniknięcie wpadnięcia w pułapkę przesadnego planowania i przesadnego organizowania się w pułapkę wysysania czasu .

Jeśli jesteś mniejszym wydawnictwem, takim jak ja, to wielkim błędem jest spędzanie zbyt dużo czasu na organizowaniu i zarządzaniu rzeczami. Nigdy nie będziesz doskonale zorganizowany. Zaakceptuj chaos, ponieważ ten biznes jest nieco chaotyczny (jak każdy biznes). Rzeczy ciągle się zmieniają.

Konfigurowanie systemów organizacyjnych i oprogramowania nie daje pieniędzy, zwłaszcza gdy wciąż jest się małą firmą (którą jestem). To naprawdę strata czasu. Poświęć jak najwięcej czasu na publikowanie doskonałych treści i promocję.

Jasne, jeśli masz 30 pracowników, musisz się zorganizować (uczyniłbym to za pracę pracownika, bo jestem w tym bezużyteczny). Ale jeśli prowadzisz witrynę lub nawet kilka witryn, po prostu skup się na zadaniach zarobkowych, czyli publikowaniu treści i promocji.

Czy powinieneś być bardziej zorganizowany niż ja?

Sprowadza się to do tego, czy pomoże Ci zarobić więcej pieniędzy. Z pewnością możesz włożyć w to więcej wysiłku niż ja. Jest jednak moment, w którym są to „zadania komfortowe” lub „zadania odwlekające”, które uniemożliwiają wykonanie ważnej pracy. Trochę jak przeglądanie raportów przychodów podmiotów stowarzyszonych, raportów analitycznych i raportów przychodów z reklam… ważne jest, aby sprawdzać je od czasu do czasu, ale robienie tego co 2 godziny to ogromna strata czasu.

Reszta serii:

Część 1: Ile treści publikuję każdego dnia? Oto typowy dzień roboczy

Część 3: Przepływ pracy mojej zawartości (od słowa kluczowego do publikacji)