混沌としたプロジェクト管理システムと、ニッチサイトビジネスの管理に使用する無料ツールはありますか?

公開: 2018-03-05

この記事は、3 つの記事シリーズのパート 2 です。

パート 1:毎日どれくらいのコンテンツを公開していますか? これが典型的な就業日です

パート 3:マイコンテンツワークフロー (キーワードから公開まで)

私のホームオフィスは災害です。ノート、コード、コーヒーカップ、がらくたがいたるところにあります。

私の借りているオフィスも同じです。

そして、何十ものフォルダ、画像、ファイルがあちこちに散らばっているラップトップのデスクトップ画面があります。私のデジタルファイリングシステムは冗談です。

私は非常にまとまりのない人間です。

いつもこうだったわけじゃないけど。以前は、毎月個人の当座預金口座を調整していました。「なぜこれに時間を無駄にしているのか」と自問するまで、私は何年もそれをしました。数年間、私は矛盾を見つけたことがありませんでした。バンクエラーなし。何もない。それでも、私はそれをするのに何時間も費やしました。

大学時代、私は非常に組織化されていました。私の机はきれいだった。私の本はいつも片付けられていました。

途中で、私は整理して細心の注意を払うことから、完全にまとまりのないものになりました。

私のビジネス組織は、私の物理的な組織を反映しています。さまざまな無料ツール以外に、実際のプロジェクト管理システムはありません。

私の完全な混乱の例

正式な公開スケジュールはありません:

どのウェブサイトにも正式な投稿スケジュールはありません。私がこのビジネスを始めた早い段階で、編集カレンダーを持っていて、その日に発行される予定のコンテンツが並んでいると良いと読みました。

私はどの日もコンテンツを計画していません。完成したら公開します。 1日逃しても、それでいい。唯一の例外は、休暇中に数人並ぶことです。

仕事に着くまで、一日も予定がありません。

明日、どんな内容を公開するかわかりません。就職するまで考えない。パイプラインのさまざまな段階で大量のコンテンツがありますが、最終的にどの作品を公開するかは、作業を開始するまで謎です. シャワーを浴びたり、車で通勤したりするときに計画を立てることもありますが、それらの計画でさえ変更されることがよくあります。

デジタルファイルの保存、保管、整理に関しては、私はミニマリストです。本当に重要なものだけを保管しています。それ以外の場合は、すべて破棄します。

何百もの記事のトピックを含むスプレッドシートの増大するフリート:

パイプラインやキーワード調査のすべての記事を整理するきちんと整理された 1 つのスプレッドシートはありません。大量のリストを含む一連のスプレッドシートがあります。それでも、どういうわけか私はそれぞれを覚えており、トピックのアイデア、キーワードの調査、およびパイプラインのコンテンツのシステムレスな混乱に問題があったことは一度もありません.

1 つのメールアドレス:

私は何十もの電子メールアドレスを持っていますが、それらはすべてメインの電子メールに転送されます。私の受信トレイは災害です。フォルダーやシステムはありませんが、管理されています。メールでフォルダーとシステムを一度設定しましたが、使用したことはありません。

不完全なデジタルファイルフォルダ:

私が持っている唯一の組織は、ニッチなサイトごとにフォルダーを持っていることです. しかし、時間が経つにつれて、それらはゴミ捨て場になります。さらに悪いことに、私は持っているよりも多くを捨てているので、それらは不完全です. 以前は全部保管していたのですが、何も見つからなくなってしまったのでやめました。今は大切なものだけを保管しています。

プロジェクト管理に使用する無料ツール

まったく整理整頓ができていませんが、やるべきことをやり遂げ、すべてのボールを空中に保ちます。私は特定のシステムを使用していませんが、すべてを維持するためにいくつかの無料ツールを使用しています。彼らです：

Gmail: Gmail は私が選んだメールシステムです。それは仕事をします。

Google カレンダー:予約はあまりしませんが、予約するときは Google カレンダーを使用します。

Google スプレッドシート:クラウドソフトウェアが大好きです。さらに、Excel のない Mac を持っています。したがって、Google スプレッドシートは、私が選んだスプレッドシートソフトウェアです。

Mac メモ: Mac には驚くべきメモ機能があります。すばやく開くので、メモからメモへとすばやく移動できます。また、自動的に保存されます。それはiCloud上にあるので、すべてのデバイスからアクセスできます。この気の利いた無料のソフトウェアは、ほとんどすべてを実行します。それは非常に初歩的ですが、仕事をします。

単純なメモ作成プラットフォームならどれでも機能します。 Mac Notes のタブが気に入っているので、別のドキュメントを探して開くのではなく、ほぼ瞬時に他のノートにジャンプできます。

ドキュメント内に無制限のタブを許可するタイプのノートシステムを強くお勧めします。

ペンと紙:私はあちこちに法定書類の山と手書きの用紙の山を持っています。私はペンと紙が大好きです。このほとんど時代遅れのコミュニケーション形式を使用して、良いアイデアを思いつくことがわかりました。

Quickbooks:今年は、会計士の強い勧めで、Quickbooks ですべての財務関連の情報を設定しています。ここ数年の私の財務書類は恐ろしいものでした。最後までそのままにしておくと、数十のレポートとスプレッドシートを編集するという膨大な仕事が発生します。今年はとてもひどかったので、私は会計士をフォローして、自分のビジネスのこの部分を整理します。毎月こまめに管理するわけにはいかないことはわかっているので、おそらく可能な限り外注するでしょう。

それでおしまい。私はすべてを管理し、整理整頓を維持するために他に何もしません。

ファンシーな中央プロジェクト管理システムまたはソフトウェアはどうですか?

私は何も使いません。私は、メール、Google スプレッドシート、Google ドキュメントを通じて、チーム、アウトソーサー、広告ネットワークとすべてを管理しています。

プロジェクト管理にもっと時間を割かないのはなぜですか?

私はもう試した。私はさまざまなソフトウェアプログラム、to-do ソフトウェア、アプリなどを使用してきました。それらをセットアップするのに膨大な時間を費やしましたが、それらを使用することはありませんでした。 私は彼らが非常に時間を浪費していることに気付きました。さらに、私は物事を整理するのに時間を無駄にするのが嫌いです。私の規模のビジネス (私と数人の VA) の場合、それは不要です。

整理や管理に費やす時間は、次の 2 つのことに費やすほうがよいとわかっています。

優れたコンテンツを作成し、
そのコンテンツの宣伝。

それが私が焦点を当てていることです。私が組織化されていない場合は、そうしてください。私はそれを翼にして、コンテンツとプロモーションに集中することで多くの時間を節約できると確信しています. 見つからないこともありますが、まれです。私が非常に整理されていることから節約した時間は、それを補います.

私のシステムの欠如は少し混乱していますが、それで問題ありません。好きなことを、好きなときに、好きな場所で、好きなように行うのが好きです。

なぜ私はあなたにこれを言っているのですか？

最近、私は典型的な 1 日を概説し、何をするかを説明する記事を公開しました。反響が多く好評でした。あるコメント投稿者は、私が使用した「どのプロジェクト管理システム」を尋ねました。これは私が考えたこともなかったもので、コメントに返信したときに、かなり興味深いブログ投稿になる可能性があることに気付きました。

ここで伝えたい主なポイントは、過剰な計画や過剰な組織化に陥らないようにすることです。

あなたが私のような小規模な出版組織である場合、物事の整理と管理に多くの時間を費やすのは大きな間違いです。完全に組織化されることはありません。このビジネスは（他のビジネスと同様に）少し混沌としているため、混沌を受け入れてください。物事は絶えず変化します。

組織のシステムとソフトウェアをセットアップしても、特にまだ小規模なビジネス (私はそうです) の場合は、お金を稼ぐことはできません。本当に時間の無駄です。優れたコンテンツの公開と宣伝にできるだけ多くの時間を割いてください。

確かに、従業員が 30 人いる場合は、組織化する必要があります (私はそれが役に立たないので、それを従業員の仕事にします)。しかし、1 つまたはいくつかのサイトを運営している場合は、コンテンツの公開やプロモーションなど、お金を稼ぐタスクに集中してください。

あなたは私よりも組織的であるべきですか？

要するに、それがより多くのお金を稼ぐのに役立つかどうかです。あなたは確かに私よりもそれに力を注ぐことができます。ただし、重要な仕事を終わらせるのを妨げる「快適な」または「先延ばしのタスク」であるポイントがあります. アフィリエイト収益レポート、アナリティクス、広告収益レポートを見るのと同じようなものです。これらを時々チェックすることは重要ですが、2 時間ごとにチェックするのは時間の無駄です。

シリーズの残りの部分: