我的混乱项目管理系统和用于管理我的利基网站业务的免费工具？

本文是 3 篇文章系列的第 2 部分：

第 1 部分：我每天发布多少内容？ 这是一个典型的工作日

第 3 部分：我的内容工作流程（从关键字到发布）

我的家庭办公室是一场灾难。 笔记、电线、咖啡杯和垃圾到处都是。

我租用的办公室也是一样的。

然后是我的笔记本电脑桌面屏幕，上面有几十个文件夹、图像和文件，分散在各处。 我的数字归档系统就是个笑话。

我是一个非常没有组织的人。

不过我并不总是这样。 我曾经是每个月对我的个人支票账户进行核对的人。 我做了很多年，直到我问自己“我为什么要在这上面浪费时间？” 在几年的过程中，我从未发现任何差异。 没有银行错误。 没有什么。 然而，我已经花了很多时间来做这件事。

在大学期间，我非常有条理。 我的办公桌很整洁。 我的书总是被收起来。

一路走来，我从有条不紊、一丝不苟到完全杂乱无章。

我的商业组织反映了我的物理组织。 除了各种免费工具外，我没有真正的项目管理系统。

我完全混乱的例子

没有正式的发布时间表：

我在任何网站上都没有正式的发布时间表。 在我进入这个行业的早期，我读到有一个编辑日历并安排好在某天发布的内容是件好事。

我没有计划任何一天的任何内容。 完成后，我将其发布。 如果我错过了一天，就这样吧。 唯一的例外是我可能会在假期排队。

在我上班之前，我没有任何一天的计划：

我不知道我明天会发布什么内容。 在我开始工作之前我不会考虑它。 我在管道的各个阶段都有大量的内容，但至于我最终发布了哪些确切的作品，在我开始工作之前这是一个谜。 有时我会在淋浴或开车上班时计划它，但即使这些计划也经常改变。

在保存、存储和组织数字文件方面，我是一个极简主义者：我只保留真正重要的东西。 否则，我把它全部扔掉。

越来越多的电子表格包含数百个文章主题：

我没有一个整洁的电子表格来组织管道和/或关键字研究中的所有文章。 我有一大堆包含大量列表的电子表格。 然而，不知何故，我记得每一个，并且从来没有遇到过无系统混乱的主题想法、关键词研究和管道中的内容的问题。

1 个电子邮件地址：

我有几十个电子邮件地址，所有这些都转发到我的主电子邮件。 我的收件箱是一场灾难。 我没有文件夹或任何系统，但它得到了管理。 我曾经在电子邮件中设置过文件夹和系统，但从未使用过。

不完整的数字文件夹：

我拥有的唯一组织是每个利基网站都有一个文件夹。 然而，随着时间的推移，它们变成了垃圾场。 更糟糕的是，它们是不完整的，因为我的垃圾比我保留的多。 我曾经保留所有东西，但后来停止这样做，因为它到了我找不到任何东西的地步。 现在我只保留重要的东西。

我用于项目管理的免费工具

尽管完全没有组织，但我还是完成了我需要完成的工作，并将所有的球都保持在空中。 虽然我不使用任何特定的系统，但我确实使用了一些免费工具来保持这一切。 他们是：

Gmail： Gmail 是我选择的电子邮件系统。 它完成了这项工作。

谷歌日历：我不会预订太多东西，但当我这样做时，我会使用谷歌日历。

谷歌表格：我喜欢云软件。 另外，我有一台没有 Excel 的 Mac。 因此，谷歌表格是我选择的电子表格软件。

Mac 笔记： Mac 有一个很棒的笔记功能。 它打开速度很快，我可以非常快速地从一个笔记导航到另一个笔记。 它还会自动保存。 它在 iCloud 上，所以我可以从我所有的设备上访问它。 这个漂亮的免费软件几乎可以运行一切。 这是非常基本的，但可以完成工作。

任何简单的笔记平台都可以使用。 我喜欢 Mac Notes 中的选项卡，因此我几乎可以立即快速跳转到其他笔记，而无需查找和打开另一个文档。

我强烈建议使用任何类型的笔记系统，该系统允许文档中的无限选项卡。

笔和纸：我到处都有成堆的便签本和成堆的手写纸。 我喜欢笔和纸。 我发现我用这种几乎过时的交流方式想出了好主意。

Quickbooks：今年，在我会计师的强烈推荐下，我将在 Quickbooks 上设置所有财务资料。 近年来，我的财务文件非常糟糕。 我把它留到最后，然后编写大量报告和电子表格。 今年太糟糕了，我跟随我的会计师，将组织我的这部分业务。 我可能会尽可能多地外包，因为我知道我不会每个月都努力管理它。

而已。 我没有做任何其他事情来管理所有事情并试图保持井井有条。

一些花哨的中央项目管理系统或软件呢？

我什么都不用。 我通过电子邮件、谷歌表格和谷歌文档与我的团队、外包商和广告网络一起运行一切。

为什么我不把更多的时间花在项目管理上？

我试过了。 我使用过各种软件程序、待办事项软件、应用程序等。我花了很多时间设置它们，但从未使用它们。 我发现他们很浪费时间。 此外，我讨厌把时间浪费在整理东西上。 对于我这样规模的企业（我和几个 VA），这是不必要的。

花在组织或管理上的时间最好花在我知道的两件事上，因为事实会让我赚钱：

• 制作好的内容和
• 推广该内容。

这就是我所关注的。 如果我无组织地这样做，那就这样吧。 我敢肯定，我节省了很多时间来实现它并专注于内容和推广。 有时我找不到东西，但很少见。 我从超级组织中节省的时间弥补了这一点。

虽然我缺乏系统有点混乱，但我很好。 我喜欢做我想做的事，当我想做的时候，我想做的事，我想做的事。

我为什么要告诉你这些？

最近，我发表了一篇文章，概述了我典型的一天并列出了我所做的事情。 它很受欢迎，得到了很多反馈。 一位评论者问我使用了“什么项目管理系统”。 这是我从未想过的事情，当我回复评论时，我意识到它可以成为一篇相当有趣的博客文章。

我想在这里表达的主要观点是避免陷入过度计划和过度组织的时间陷阱。

如果您是像我这样的小型出版机构，那么在组织和管理事情上花费太多时间是一个大错误。 你永远不会得到完美的组织。 接受混乱，因为这项业务有点混乱（就像任何业务一样）。 事情不断变化。

建立组织系统和软件不会让你赚钱，尤其是当你还是一家小企业时（我就是这样）。 这真是浪费时间。 将尽可能多的时间用于发布优秀的内容和推广。

当然，如果你有 30 名员工，你需要组织起来（我会把它当作员工的工作，因为我对此毫无用处）。 但是，如果您正在运行一个站点甚至几个站点，则只需专注于发布内容和促销的赚钱任务。

你应该比我更有条理吗？

它归结为它是否可以帮助您赚更多的钱。 你当然可以比我付出更多的努力。 不过，有一点是“舒适”或“拖延的任务”，它们会阻止你完成重要的工作。 有点像查看附属收入报告、分析和广告收入报告……不时检查这些报告很重要，但每 2 小时检查一次是浪费大量时间。

该系列的其余部分：

第 1 部分：我每天发布多少内容？ 这是一个典型的工作日

第 3 部分：我的内容工作流程（从关键字到发布）