نظام إدارة مشروعي الفوضوي والأدوات المجانية التي أستخدمها لإدارة أعمال الموقع المتخصصة الخاصة بي؟

هذه المقالة هي الجزء 2 من سلسلة 3 مقالات:

الجزء 1: ما مقدار المحتوى الذي أنشره كل يوم؟ هنا يوم عمل نموذجي

الجزء 3: سير عمل المحتوى الخاص بي (من الكلمة الرئيسية إلى النشر)

مكتبي في المنزل كارثة. الملاحظات والأسلاك وأكواب القهوة والخردة في كل مكان.

مكتبي المستأجر هو نفسه.

ثم هناك شاشة سطح مكتب الكمبيوتر المحمول الخاصة بي والتي تحتوي على عشرات المجلدات والصور والملفات المنتشرة في كل مكان. نظام الملفات الرقمي الخاص بي هو مزحة.

أنا شخص غير منظم للغاية.

لم أكن دائمًا على هذا النحو. اعتدت أن أكون الشخص الذي يوفق بين حسابي الجاري الشخصي كل شهر. لقد فعلت ذلك لسنوات حتى سألت نفسي "لماذا أضيع الوقت في هذا؟" على مدار عدة سنوات لم أجد أبدًا أي تناقض. لا يوجد خطأ بنكي. لا شئ. ومع ذلك ، فقد قضيت ساعات طويلة في القيام بذلك.

أثناء الكلية كنت منظمًا في أوبر. مكتبي كان مرتبًا. كانت كتبي دائما موضوعة جانبا.

في مكان ما على طول الطريق ، انتقلت من التنظيم والدقة إلى عدم التنظيم تمامًا.

تعكس منظمتي التجارية مؤسستي المادية. ليس لدي نظام إدارة مشروع حقيقي غير مجموعة متنوعة من الأدوات المجانية.

أمثلة على الفوضى الكاملة

لا يوجد جدول نشر رسمي:

ليس لدي جدول نشر رسمي على أي موقع. في وقت مبكر عندما بدأت هذا العمل ، قرأت أنه من الجيد أن يكون لديك تقويم تحريري وأن يكون هناك محتوى مُصطف ليتم نشره في يوم كذا وكذا.

لا أخطط لأي جزء من المحتوى في أي يوم. عندما يتم ذلك ، أنشره. إذا فاتني يوم ، فليكن. الاستثناء الوحيد هو أنني قد أصطف في صفوف قليلة خلال العطلة.

ليس لدي خطة لأي يوم حتى أصل إلى العمل:

لا أعرف ما هو المحتوى الذي سأقوم بنشره غدًا. لا أفكر في الأمر حتى أصل إلى العمل. لدي الكثير من المحتوى في مراحل مختلفة من خط الأنابيب ، ولكن بالنسبة للمقاطع الدقيقة التي انتهى بي المطاف بنشرها ، فهذا لغز حتى أبدأ العمل. في بعض الأحيان أخطط لذلك أثناء الاستحمام أو القيادة إلى العمل ، ولكن حتى تلك الخطط غالبًا ما تتغير.

أنا بسيط للغاية عندما يتعلق الأمر بحفظ الملفات الرقمية وتخزينها وتنظيمها: أحتفظ فقط بالأشياء المهمة حقًا. خلاف ذلك ، أنا أقوم بتدمير كل شيء.

أسطول متزايد من جداول البيانات مع مئات مواضيع المقالات:

ليس لدي جدول بيانات واحد أنيق ومرتب ينظم جميع المقالات في خط الأنابيب و / أو البحث عن الكلمات الرئيسية. لدي أسطول من جداول البيانات مع ركام من القوائم. ومع ذلك ، أتذكر بطريقة ما كل واحدة ولم أواجه مشكلة مع فوضى غير نظامية لأفكار الموضوعات ، والبحث عن الكلمات الرئيسية والمحتوى في خط الأنابيب.

عنوان بريد إلكتروني واحد:

لدي العشرات من عناوين البريد الإلكتروني ، وكلها تحيل إلى بريدي الإلكتروني الرئيسي. صندوق الوارد الخاص بي هو كارثة. ليس لدي مجلدات أو أي نظام ، ومع ذلك تتم إدارته. أقوم بإعداد المجلدات والأنظمة في البريد الإلكتروني مرة واحدة ولكني لم أستخدمها مطلقًا.

مجلدات الملفات الرقمية غير المكتملة:

المنظمة الوحيدة التي أمتلكها هي لدي مجلد لكل موقع متخصص. ومع ذلك ، بمرور الوقت أصبحت أرضًا نفايات. والأسوأ من ذلك ، أنها غير مكتملة لأنني أقوم بحذف أكثر مما احتفظ به. كنت أحتفظ بكل شيء ، لكنني توقفت عن القيام بذلك لأنه وصل إلى النقطة التي لم أجد فيها شيئًا. الآن احتفظ بالأشياء المهمة فقط.

أدوات مجانية أستخدمها لإدارة المشاريع

على الرغم من أنني غير منظم تمامًا ، إلا أنني أحصل على ما أحتاج إلى القيام به وأبقي كل الكرات في الهواء. على الرغم من أنني لا أستخدم أي نظام محدد ، إلا أنني أستخدم بعض الأدوات المجانية التي تحافظ على استمرار كل شيء. هم انهم:

Gmail: Gmail هو نظام البريد الإلكتروني المفضل لدي. يقوم بالمهمة.

تقويم Google: لا أحجز الكثير من الأشياء ، ولكن عندما أقوم بذلك ، أستخدم تقويم Google.

جداول بيانات Google: أحب البرامج السحابية. بالإضافة إلى لدي جهاز Mac بدون Excel. وفقًا لذلك ، فإن Google Sheets هو برنامج جداول البيانات المفضل لدي.

ملاحظات Mac: تحتوي أجهزة Mac على ميزة Notes المذهلة. يفتح بسرعة ويمكنني التنقل من ملاحظة إلى أخرى بسرعة كبيرة. كما أنه يحفظ تلقائيًا. إنه موجود على iCloud حتى أتمكن من الوصول إليه من جميع أجهزتي. هذا البرنامج المجاني الأنيق يدير كل شيء إلى حد كبير. إنه بدائي للغاية ، لكنه يقوم بالمهمة.

ستعمل أي منصة بسيطة لتدوين الملاحظات. تعجبني علامات التبويب في Mac Notes حتى أتمكن من الانتقال بسرعة إلى ملاحظات أخرى على الفور تقريبًا بدلاً من البحث عن مستند آخر وفتحه.

أقترح بشدة أي نوع من أنظمة الملاحظات التي تسمح بعلامات تبويب غير محدودة في المستند.

القلم والورق: لدي أكوام من الدفاتر القانونية وأكوام من الأوراق المكتوبة بخط اليد في كل مكان. أنا أحب القلم والورق. أجد أنني توصلت إلى أفكار جيدة باستخدام هذا الشكل المتقادم من التواصل.

Quickbooks: أقوم هذا العام بإعداد جميع الأشياء المالية على Quickbooks بناءً على توصية قوية من المحاسب الخاص بي. كانت وثائقي المالية في السنوات الأخيرة مروعة. أتركه حتى النهاية وبعد ذلك لدي مهمة ضخمة في تجميع العشرات من التقارير وجداول البيانات. كان الأمر سيئًا للغاية هذا العام لدرجة أنني أتابع المحاسب الخاص بي وسأنظم هذا الجزء من عملي. ربما سأقوم بالاستعانة بمصادر خارجية قدر الإمكان لأنني أعلم أنني لن أديرها بجد كل شهر.

هذا هو. لا أفعل شيئًا آخر لإدارة كل شيء ومحاولة البقاء منظمًا.

ماذا عن بعض البرامج أو أنظمة إدارة المشاريع المركزية الفاخرة؟

لا أستخدم أي شيء. أدير كل شيء مع فريقي والمتعاقدين الخارجيين وشبكات الإعلانات من خلال البريد الإلكتروني وجداول بيانات Google ومستندات Google.

لماذا لا أخصص المزيد من الوقت لإدارة المشروع؟

لقد حاولت. لقد استخدمت العديد من البرامج وبرامج المهام والتطبيقات وما إلى ذلك. قضيت الكثير من الوقت في إعدادها فقط لعدم استخدامها مطلقًا. أجد أنها تمتص الوقت بشكل كبير . علاوة على ذلك ، أكره إضاعة الوقت في تنظيم الأشياء. بالنسبة للأعمال التجارية من حيث الحجم (أنا وعدد قليل من VA) ، فهذا غير ضروري.

من الأفضل إنفاق الوقت الذي أمضيته في التنظيم أو الإدارة في شيئين أعرف أنهما حقيقة ستجعلانني المال:

• إنتاج محتوى جيد و
• الترويج لهذا المحتوى.

هذا ما أركز عليه. إذا كنت أفعل ذلك غير منظم ، فليكن. أنا متأكد من أنني وفر الكثير من الوقت في التركيز على المحتوى والترويج. أحيانًا لا أجد شيئًا ، لكنه نادر. الوقت الذي أحفظه من أن أكون منظمًا في أوبر يعوض عن ذلك.

في حين أن افتقاري إلى النظام فوضوي بعض الشيء ، فأنا بخير مع ذلك. أحب أن أفعل ما أريد ، عندما أريد ، أين أريد وكيف أريد.

لماذا اقول لك هذا؟

لقد نشرت مؤخرًا مقالًا يحدد يومي المعتاد ويحدد ما أنجزه. كان رائجًا مع الكثير من التعليقات. سأل أحد المعلقين "ما هو نظام إدارة المشروع" الذي استخدمته. إنه شيء لم أفكر فيه مطلقًا ، وعندما رددت على التعليق ، أدركت أنه يمكن أن يكون منشورًا مثيرًا للاهتمام بشكل معقول على المدونة.

النقطة الأساسية التي أريد أن أعبر عنها هنا هي تجنب الوقوع في الإفراط في التخطيط وتنظيم مصيدة إمتصاص الوقت .

إذا كنت تمثل مجموعة نشر أصغر مثلي ، فمن الخطأ الكبير قضاء الكثير من الوقت في تنظيم وإدارة الأشياء. لن تكون منظمًا تمامًا أبدًا. اقبل الفوضى لأن هذا العمل به فوضى بعض الشيء (مثل أي عمل آخر). تتغير الأشياء باستمرار.

إن إعداد الأنظمة والبرامج التنظيمية لا يكسبك المال ، خاصة عندما لا تزال شركة صغيرة (وأنا كذلك). انها حقا مضيعة للوقت. خصص أكبر قدر ممكن من الوقت لنشر محتوى وترويج ممتازين.

بالتأكيد ، إذا كان لديك 30 موظفًا ، فأنت بحاجة إلى التنظيم (سأجعل هذه وظيفة الموظف لأنني عديم الفائدة في ذلك). ولكن إذا كنت تدير موقعًا أو حتى عددًا قليلاً من المواقع ، فركّز فقط على مهام كسب المال وهي نشر المحتوى والترويج.

هل يجب أن تكون منظمًا أكثر مني؟

يتلخص الأمر في ما إذا كان يساعدك على كسب المزيد من المال. يمكنك بالتأكيد بذل المزيد من الجهد في ذلك مني. ومع ذلك ، هناك نقطة ، حيث تكون هذه "مهام الراحة" أو "المماطلة" التي تمنعك من إنجاز العمل المهم. يحب Kinda الاطلاع على تقارير إيرادات الشركات التابعة والتحليلات وتقارير إيرادات الإعلانات ... من المهم التحقق من ذلك من وقت لآخر ، ولكن القيام بذلك كل ساعتين يعد إهدارًا كبيرًا للوقت.

بقية السلسلة:

الجزء 1: ما مقدار المحتوى الذي أنشره كل يوم؟ هنا يوم عمل نموذجي

الجزء 3: سير عمل المحتوى الخاص بي (من الكلمة الرئيسية إلى النشر)