Sistemul meu haotic de management al proiectelor și instrumentele gratuite pe care le folosesc pentru a-mi gestiona afacerea pe site-ul de nișă?

Acest articol este partea 2 a unei serii de 3 articole:

Partea 1: Cât conținut public în fiecare zi? Iată o zi de lucru tipică

Partea 3: Fluxul meu de lucru pentru conținut (de la cuvânt cheie la publicare)

Biroul meu de acasă este un dezastru. Note, snur, cești de cafea și gunoi peste tot.

Biroul meu închiriat este același.

Și apoi este ecranul laptopului meu, care are zeci de foldere, imagini și fișiere împrăștiate peste tot. Sistemul meu de înregistrare digitală este o glumă.

Sunt o persoană foarte neorganizată.

Totuși, nu am fost mereu așa. Am fost persoana care îmi reconcilia contul curent personal în fiecare lună. Am făcut-o ani de zile până m-am întrebat „de ce pierd timpul cu asta?” De-a lungul mai multor ani nu am găsit niciodată o discrepanță. Nicio eroare bancară. Nimic. Cu toate acestea, petrecusem multe ore făcând asta.

În timpul facultății eram uber organizat. Biroul meu era ordonat. Cărțile mele au fost mereu puse deoparte.

Undeva pe parcurs am trecut de la organizare și meticulozitate la total dezorganizat.

Organizația mea de afaceri reflectă organizația mea fizică. Nu am un sistem real de management al proiectelor, în afară de o varietate de instrumente gratuite.

Exemple de dezorganizare totală a mea

Fără program oficial de publicare:

Nu am un program oficial de postare pe niciun site web. De la început, când am intrat în această afacere, am citit că este bine să am un calendar editorial și să am conținut programat pentru a fi publicat într-o zi sau alta.

Nu plănuiesc niciun conținut pentru nicio zi. Când se termină, îl public. Dacă pierd o zi, așa să fie. Singura excepție este că s-ar putea să mă aliniez câteva în timpul unei vacanțe.

Nu am niciun plan pentru nicio zi până când ajung la muncă:

Nu știu ce conținut voi publica mâine. Nu mă gândesc la asta până nu ajung la muncă. Am o mulțime de conținut în diferite etape, dar în ceea ce privește exact ce piese ajung să public, acesta este un mister până încep să lucrez. Uneori o plănuiesc la duș sau la serviciu, dar chiar și acele planuri sunt adesea schimbate.

Sunt un minimalist când vine vorba de salvarea, stocarea și organizarea fișierelor digitale: păstrez doar lucrurile care sunt cu adevărat importante. Altfel, arunc totul la gunoi.

Flotă în creștere de foi de calcul cu sute de subiecte de articole:

Nu am o foaie de calcul îngrijită și ordonată care să organizeze toate articolele în curs și/sau cercetarea cuvintelor cheie. Am o flotă de foi de calcul cu o mulțime de liste. Cu toate acestea, într-un fel îmi amintesc pe fiecare și nu am avut niciodată o problemă cu o mizerie fără sistem de idei de subiecte, cercetare de cuvinte cheie și conținut în curs.

1 adresa de email:

Am zeci de adrese de e-mail, toate redirecționate către e-mailul meu principal. Inbox-ul meu este un dezastru. Nu am foldere sau orice sistem, dar este gestionat. Am configurat foldere și sisteme în e-mail o dată, dar nu le-am folosit niciodată.

Dosare de fișiere digitale incomplete:

Singura organizație pe care o am este că am un folder pentru fiecare site de nișă. Cu toate acestea, de-a lungul timpului devin un teren de gunoi. Cel mai rău, sunt incomplete pentru că arunc mai mult gunoi decât păstrez. Obișnuiam să păstrez totul, dar am încetat să mai fac asta pentru că a ajuns la punctul în care nu am găsit nimic. Acum păstrez doar lucruri importante.

Instrumente gratuite pe care le folosesc pentru managementul proiectelor

În ciuda faptului că sunt total neorganizat, obțin ceea ce trebuie să fac și țin toate mingile în aer. Deși nu folosesc niciun sistem specific, folosesc câteva instrumente gratuite care mențin totul în funcțiune. Sunt:

Gmail: Gmail este sistemul meu de e-mail preferat. Face treaba.

Google Calendar: nu rezerv prea multe lucruri, dar când o fac, folosesc Google Calendar.

Foi de calcul Google: Îmi place software-ul cloud. Plus că am un Mac fără Excel. În consecință, Google Sheets este software-ul meu de calcul pentru foi de calcul.

Note Mac: Mac-urile au o caracteristică Note care este uimitoare. Se deschide rapid și pot naviga de la notă la notă foarte repede. De asemenea, salvează automat. Este pe iCloud, așa că îl pot accesa de pe toate dispozitivele mele. Acest software gratuit ingenios rulează aproape totul. Este foarte rudimentar, dar face treaba.

Orice platformă simplă de luare de note va funcționa. Îmi plac filele din Mac Notes, astfel încât să pot sări rapid în alte note aproape instantaneu, în loc să caut și să deschid un alt document.

Recomand cu tărie orice tip de sistem de note care permite file nelimitate în document.

Pix și hârtie: Am teancuri de blocuri legale și grămezi de foi scrise de mână peste tot. Iubesc pixul și hârtia. Mi se pare că vin cu idei bune folosind această formă de comunicare aproape învechită.

Quickbooks: Anul acesta, configurez toate lucrurile financiare pe Quickbooks la recomandarea fermă a contabilului meu. Documentația mea financiară din ultimii ani a fost îngrozitoare. Îl las până la sfârșit și apoi am o treabă uriașă compiland zeci de rapoarte și foi de calcul. A fost atât de rău anul acesta încât îmi urmăresc contabilul și voi organiza această parte a afacerii mele. Probabil că voi externaliza cât mai mult posibil pentru că știu că nu o voi gestiona cu sârguință în fiecare lună.

Asta e. Nu fac altceva pentru a gestiona totul și pentru a încerca să rămân organizat.

Ce zici de un sistem sau software central de management al proiectelor?

Eu nu folosesc nimic. Gestionez totul împreună cu echipa mea și cu furnizorii și rețelele publicitare prin e-mail, foi Google și documente Google.

De ce nu dedic mai mult timp managementului de proiect?

Am încercat. Am folosit diverse programe software, software de făcut, aplicații etc. Am petrecut o mulțime de timp instalându-le doar pentru a nu le folosi niciodată. Găsesc că sunt o mare supărare de timp . În plus, detest să pierd timpul cu organizarea lucrurilor. Pentru o afacere de talia mea (eu și câțiva VA), este inutil.

Timpul petrecut organizând sau gestionând este mai bine petrecut pe cele 2 lucruri pe care știu că mă vor face bani:

• producând un conţinut bun şi
• promovarea acelui conținut.

Pe asta mă concentrez. Dacă sunt neorganizat să fac asta, așa să fie. Sunt sigură că economisesc mult timp dezvoltând-o și concentrându-mă pe conținut și promovare. Uneori nu găsesc ceva, dar este rar. Timpul pe care îl economisesc de la a fi uber organizat compensează asta.

Deși lipsa mea de sistem este puțin haotică, sunt bine cu asta. Îmi place să fac ce vreau, când vreau, unde vreau și cum vreau.

De ce vă spun asta?

Recent, am publicat un articol care descrie ziua mea obișnuită și stabilește ceea ce fac. A fost popular cu o mulțime de feedback. Un comentator a întrebat „ce sistem de management de proiect” am folosit. Este ceva la care nu m-am gândit niciodată și, în timp ce am răspuns la comentariu, mi-am dat seama că ar putea face o postare de blog destul de interesantă.

Principalul punct pe care vreau să-l aduc aici este să evit să cad în capcana supra-planificării și organizarii excesive .

Dacă sunteți o ținută de publicare mai mică, ca mine, este o mare greșeală să petreceți prea mult timp organizând și gestionând lucrurile. Nu te vei organiza niciodată perfect. Acceptați haosul pentru că această afacere este puțin haotică (ca orice afacere). Lucrurile se schimbă constant.

Configurarea sistemelor organizaționale și a software-ului nu vă aduce bani, mai ales când încă sunteți o afacere mică (ceea ce sunt eu). Este într-adevăr o pierdere de timp. Alocați cât mai mult timp publicării conținutului și promovării excelente.

Sigur, dacă ai 30 de angajați, trebuie să te organizezi (aș face din asta treaba unui angajat pentru că sunt inutil la asta). Dar dacă gestionați un site sau chiar câteva site-uri, concentrați-vă doar pe sarcini de câștig, care sunt publicarea de conținut și promovare.

Ar trebui să fii mai organizat decât mine?

Se rezumă la dacă te ajută să faci mai mulți bani. Cu siguranță poți depune mai mult efort decât mine. Există totuși un punct în care acestea sunt „confort” sau „sarcini de amânare” care vă împiedică să efectuați o muncă importantă. Cum ar fi să te uiți la rapoartele privind veniturile afiliaților, Analytics și rapoartele privind veniturile din reclame... este important să le verifici din când în când, dar a face acest lucru la fiecare 2 ore este o pierdere masivă de timp.

Restul seriei:

Partea 1: Cât conținut public în fiecare zi? Iată o zi de lucru tipică

Partea 3: Fluxul meu de lucru pentru conținut (de la cuvânt cheie la publicare)