Моя хаотичная система управления проектами и бесплатные инструменты, которые я использую для управления своим нишевым сайтом?

Эта статья является второй частью серии из трех статей:

Часть 1: Сколько контента я публикую каждый день? Вот типичный рабочий день

Часть 3. Рабочий процесс моего контента (от ключевого слова до публикации)

Мой домашний офис — это катастрофа. Записки, шнуры, кофейные чашки и барахло повсюду.

Мой арендованный офис такой же.

А еще есть экран рабочего стола моего ноутбука, на котором повсюду разбросаны десятки папок, изображений и файлов. Моя цифровая файловая система — это шутка.

Я очень неорганизованный человек.

Хотя я не всегда был таким. Раньше я был человеком, который проверял свой личный текущий счет каждый месяц. Я делал это годами, пока не спросил себя: «Зачем я трачу на это время?» За несколько лет я ни разу не обнаружил несоответствия. Нет ошибки банка. Ничего такого. Тем не менее, я потратил на это много часов.

Во время учебы в колледже я был суперорганизованным. Мой стол был опрятным. Мои книги всегда были убраны.

Где-то по пути я перешел от организованности и дотошности до полной неорганизованности.

Моя деловая организация отражает мою физическую организацию. У меня нет реальной системы управления проектами, кроме множества бесплатных инструментов.

Примеры моей полной дезорганизации

Нет официального графика публикации:

У меня нет официального расписания постов ни на одном сайте. В самом начале, когда я занялся этим бизнесом, я читал, что хорошо иметь редакционный календарь и составлять расписание публикаций для публикации в такой-то и такой-то день.

Я не планирую какой-либо контент ни на один день. Когда все будет готово, я его опубликую. Если я пропущу день, так тому и быть. Единственным исключением является то, что я могу выстроить несколько во время отпуска.

У меня нет плана ни на один день, пока я не приду на работу:

Я не знаю, какой контент я опубликую завтра. Я не думаю об этом, пока не приду на работу. У меня много контента на разных стадиях разработки, но какие именно части я в конечном итоге публикую, это загадка, пока я не начну работать. Иногда я планирую это в душе или по дороге на работу, но даже эти планы часто меняются.

Я минималист, когда дело доходит до сохранения, хранения и организации цифровых файлов: я храню только то, что действительно важно. Иначе я все испорчу.

Растущий парк электронных таблиц с сотнями тем статей:

У меня нет одной аккуратной электронной таблицы, в которой собраны все статьи, находящиеся в разработке, и/или поиск ключевых слов. У меня есть парк электронных таблиц с кучей списков. Тем не менее, каким-то образом я помню каждую из них, и у меня никогда не было проблем с бессистемным беспорядком тематических идей, исследований ключевых слов и контента в процессе разработки.

1 адрес электронной почты:

У меня есть десятки адресов электронной почты, и все они перенаправляются на мой основной адрес электронной почты. Мой почтовый ящик — это катастрофа. У меня нет папок или какой-либо системы, но она управляется. Я настраивал папки и системы в электронной почте один раз, но никогда не использовал их.

Неполные папки с цифровыми файлами:

Единственная организация, которая у меня есть, это папка для каждого нишевого сайта. Однако со временем они превращаются в свалку. Хуже того, они неполные, потому что я выбрасываю больше, чем оставляю. Раньше я сохранял все, но перестал это делать, потому что дошло до того, что я ничего не мог найти. Теперь храню только важные вещи.

Бесплатные инструменты, которые я использую для управления проектами

Несмотря на то, что я совершенно неорганизован, я делаю то, что мне нужно, и держу все яйца в воздухе. Хотя я не использую какую-либо конкретную систему, я использую несколько бесплатных инструментов, которые поддерживают все это. Они есть:

Gmail: Gmail — моя любимая система электронной почты. Это делает работу.

Календарь Google: я не бронирую слишком много вещей, но когда я это делаю, я использую Календарь Google.

Google Таблицы: я люблю облачное программное обеспечение. К тому же у меня Mac без Excel. Соответственно, Google Sheets — мое любимое программное обеспечение для работы с электронными таблицами.

Mac Notes: у компьютеров Mac есть потрясающая функция Notes. Он открывается быстро, и я могу очень быстро переходить от заметки к заметке. Он также автоматически сохраняет. Он находится в iCloud, поэтому я могу получить к нему доступ со всех своих устройств. Это изящное бесплатное программное обеспечение в значительной степени запускает все. Это очень элементарно, но делает свою работу.

Подойдет любая простая платформа для создания заметок. Мне нравятся вкладки в Mac Notes, поэтому я могу быстро переходить к другим заметкам почти мгновенно, вместо того, чтобы искать и открывать другой документ.

Я настоятельно рекомендую любой тип системы заметок, которая допускает неограниченное количество вкладок в документе.

Ручка и бумага. У меня повсюду стопки блокнотов и стопки рукописных листов. Я люблю ручку и бумагу. Я обнаружил, что придумываю хорошие идеи, используя эту почти устаревшую форму общения.

Quickbooks: В этом году я настраиваю все финансовые материалы на Quickbooks по настоятельной рекомендации моего бухгалтера. Моя финансовая документация в последние годы была ужасной. Я оставляю это до конца, а затем у меня огромная работа по составлению десятков отчетов и электронных таблиц. В этом году было так плохо, что я следую за своим бухгалтером и организую эту часть своего бизнеса. Я, вероятно, буду отдавать на аутсорсинг как можно больше, потому что знаю, что не буду усердно заниматься этим каждый месяц.

Вот и все. Я ничего не делаю для управления всем и стараюсь оставаться организованным.

Как насчет какой-нибудь причудливой центральной системы управления проектами или программного обеспечения?

Я ничего не использую. Я управляю всем со своей командой, аутсорсерами и рекламными сетями через электронную почту, таблицы Google и документы Google.

Почему бы мне не уделять больше времени управлению проектами?

Я пытался. Я использовал различные программы, программы для создания списков дел, приложения и т. д. Я потратил массу времени на их настройку, но никогда не использовал их. Я считаю, что они отнимают много времени . Более того, я ненавижу тратить время на организацию вещей. Для бизнеса моего размера (я и несколько VA) это не нужно.

Время, потраченное на организацию или управление, лучше потратить на 2 вещи, которые, как я точно знаю, принесут мне деньги:

• создание хорошего контента и
• продвижение этого контента.

Это то, на чем я сосредотачиваюсь. Если я неорганизованно это делаю, пусть будет так. Я уверен, что сэкономил много времени, сосредоточившись на содержании и продвижении. Иногда что-то не могу найти, но это редко. Время, которое я экономлю, будучи организованным, компенсирует это.

Хотя моя нехватка системы немного хаотична, меня это устраивает. Мне нравится делать то, что я хочу, когда я хочу, где я хочу и как я хочу.

Почему я говорю вам это?

Недавно я опубликовал статью, описывающую мой обычный день и рассказывающую о том, что я делаю. Он был популярен с большим количеством отзывов. Один комментатор спросил, «какую систему управления проектами» я использовал. Это то, о чем я никогда не думал, и когда я ответил на комментарий, я понял, что это может стать достаточно интересным постом в блоге.

Главное, что я хочу здесь донести, — это не попасть в ловушку чрезмерного планирования и организации, отнимающей время .

Если вы небольшое издательство, как я, то будет большой ошибкой тратить слишком много времени на организацию и управление вещами. Вы никогда не станете идеально организованным. Примите хаос, потому что этот бизнес немного хаотичен (как и любой бизнес). Вещи постоянно меняются.

Настройка организационных систем и программного обеспечения не приносит вам денег, особенно если вы все еще являетесь малым бизнесом (которым я и являюсь). Это действительно пустая трата времени. Уделяйте как можно больше времени публикации отличного контента и продвижению.

Конечно, если у вас 30 сотрудников, вам нужно организовать (я бы сделал это работой наемного работника, потому что я бесполезен в этом). Но если вы управляете сайтом или даже несколькими сайтами, просто сосредоточьтесь на задачах по зарабатыванию денег, таких как публикация контента и продвижение.

Должен ли ты быть более организованным, чем я?

Это сводится к тому, поможет ли это вам заработать больше денег. Вы, конечно, можете приложить больше усилий, чем я. Однако есть момент, когда это «комфортные» или «откладывающие задачи», которые мешают вам выполнить важную работу. Это похоже на просмотр отчетов о доходах партнеров, аналитики и отчетов о доходах от рекламы… важно проверять их время от времени, но делать это каждые 2 часа — огромная трата времени.

Остальные серии:

Часть 1: Сколько контента я публикую каждый день? Вот типичный рабочий день

Часть 3. Рабочий процесс моего контента (от ключевого слова до публикации)