I 12 migliori software di gestione dei progetti per le PMI

I progetti di successo si basano sulla gestione dei progetti di successo. Usa questi strumenti per raggiungere il successo in crociera!

La gestione dei progetti è la salsa segreta che porta a termine i progetti con successo e consente alle aziende di diventare grandi. No, questo non è un clickbait: ho visto da vicino due società di software (ero impiegato lì) essere distrutte in 1-2 anni a causa della cattiva gestione del progetto. Alcuni altri hanno visto il lancio dei loro prodotti ritardato di diversi mesi. Anche se sono d'accordo sul fatto che, come la maggior parte delle altre discipline là fuori, la gestione dei progetti vede un sacco di olio di serpente e ciarlatani, non ne diminuisce l'importanza e l'impatto.

E ciò che si applica alla gestione dei progetti si applica anche agli strumenti di gestione dei progetti: quelli eccellenti possono aiutarti ad aumentare l'efficienza gestionale, ridurre i tempi di completamento, ridurre la confusione e la frustrazione e così via. Quindi, ecco alcuni dei migliori strumenti di gestione dei progetti disponibili per aziende di tutte le dimensioni ed esigenze.

Lavoro di squadra

Fedele al suo nome, Teamwork consente ai team di collaborare e lavorare in modo più efficiente, consentendo al contempo agli stakeholder di mantenere sempre una visione di alto livello del progetto.

Teamwork ha schede simili a Trello e monitoraggio del tempo integrato, quindi se stai cercando un'app pulita e utile con queste funzionalità, Teamwork fa per te. È gratuito se hai fino a cinque utenti, mentre i piani premium partono da $ 9 per utente al mese.

Prima di chiudere, voglio menzionare che Teamwork è una suite di prodotti, l'app di gestione dei progetti è una di queste. Offrono anche un CRM, un software di helpdesk, un sistema di gestione dei documenti, un'app di chat (come Slack) e altro ancora.

Lunedi

Quando hai bisogno di una piattaforma di project management per i tuoi progetti di base e portafogli complessi, Monday può aiutarti. Sfrutta il livello successivo di gestione dei progetti con funzionalità personalizzabili che ti consentono di eseguire piani, elaborarli strategie e inviare il tuo lavoro migliore.

Monday ti aiuta a collaborare in modo efficace con i membri del team e a riunirli in un'unica piattaforma condivisa. In questo modo, puoi coinvolgerli di più, accelerare lo sviluppo del progetto ed eliminare le barriere di comunicazione.

Puoi conoscere lo stato del tuo progetto e accedere facilmente alle approvazioni del budget, allo stato delle attività, agli aggiornamenti sui progressi, alla produttività del team e molto altro all'interno di una dashboard chiara e interattiva. Con i potenti diagrammi di Gantt, puoi visualizzare, pianificare, monitorare e gestire tutto per prendere decisioni informate basate su dati reali. In ogni fase del ciclo di vita del progetto, puoi modificare e controllare le dipendenze, la baseline e le tappe fondamentali del progetto.

Puoi tenere traccia del carico di lavoro di ogni membro con dati aggiornati e in tempo reale sulla loro capacità attuale e decidere come assegnare le risorse in modo efficace. In questo modo, puoi risparmiare tempo e investirlo in lavori più creativi riducendo al contempo le rilavorazioni. Non si attacca a un singolo stile; ottieni modelli diversi per progetti diversi e li scegli in base alle tue preferenze.

Questi modelli sono progettati esclusivamente per la gestione di programmi, portfolio e progetti. Organizza l'attività del tuo team e assegnagli la priorità per ottenere la piena visibilità. Puoi aggiungere scadenze, allineare tutti e assegnare scadenze ai membri del tuo team.

Esistono cento modi per visualizzare i dati utilizzando agile, a cascata e ibrido. Lo strumento ti consente inoltre di coinvolgere le parti interessate con dati in tempo reale e aggiornamenti in tempo reale e di beneficiare dell'automazione per potenziare i tuoi progetti e risparmiare tempo.

Mantengono inoltre i più elevati standard di sicurezza con funzionalità come la proprietà completa dei dati, log di controllo granulari e autorizzazioni di accesso per garantire che l'esperienza dell'utente non sia mai compromessa. Puoi integrarlo perfettamente con i tuoi strumenti esistenti come Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams, ecc.

Monday offre quattro piani tariffari che puoi scegliere in base alle tue esigenze e alle dimensioni del team. In caso di dubbio, inizia la tua prova gratuita.

Smartsheet

Smartsheet presenta strumenti intelligenti di gestione dei progetti attualmente utilizzati da quasi il 90% delle aziende di Fortune 100.

Questa piattaforma di gestione intelligente è perfetta per una sana collaborazione e garantisce flessibilità con il formato di visualizzazione griglia, Gantt, scheda e calendario.

Inoltre, puoi applicare formule a celle e colonne per calcoli facili nello stesso e tra fogli separati. Smartsheets supporta solide politiche di accesso per gli utenti e consente un unico utilizzo delle credenziali ovunque.

Inoltre, le modifiche vengono regolate ovunque automaticamente. Le sue "forme" hanno una logica condizionale che consente il feedback del pubblico previsto.

Inoltre, l'automazione predefinita riduce il lavoro ripetitivo e la "prova" raccoglie tutto su un'unica dashboard per fornire approvazioni e suggerimenti.

Consente la pubblicazione di fogli e report per tutti, compresi quelli al di fuori di Smartsheet per una migliore portata.

Infine, Smartsheet include una prova gratuita di 30 giorni per provare tutto senza rischi.

Campo base

Basecamp è nel gioco di gestione dei progetti da molto tempo. È stato lanciato nel 2004 e da allora è rimasto fedele alla sua filosofia di semplicità e chiarezza. Queste sono le persone che hanno creato il popolarissimo framework web Ruby on Rails, quindi direi che sanno una cosa o due sulla progettazione di cose semplici e utili.

Basecamp ha team, progetti, attività, ecc., come ti aspetteresti, ma ci sono alcune altre interessanti funzionalità che vorrei evidenziare:

• Chat in tempo reale: se utilizzi Basecamp, non è necessario passare da esso a uno strumento di chat per gestire la comunicazione in tempo reale. Le chat di gruppo sono anche dotate di tutte le funzionalità che ci aspettiamo in questi giorni dalle applicazioni di chat: @menzioni, allegati multimediali, emoji e altro ancora.
• Accesso client: Basecamp ti consente di agganciare i tuoi clienti direttamente ai tuoi progetti (controllando completamente ciò che possono o non possono vedere) e lavorare con loro. Puoi inoltrare le e-mail dei clienti esistenti a Basecamp e i risultati finali possono essere visualizzati in anteprima, discussi e approvati direttamente da Basecamp.
• Elenchi di cose da fare: non importa quanto siano sofisticati gli strumenti di gestione dei progetti, ci sarà sempre spazio per gli elenchi di cose da fare. Ci sono molti, molti casi in cui i compiti sono ben compresi da tutte le persone coinvolte e tutto ciò di cui abbiamo bisogno è un modo "veloce e sporco" per tenerli da qualche parte. In Basecamp, gli elenchi di cose da fare sono piuttosto potenti, poiché i promemoria e le notifiche vengono eseguiti automaticamente, quindi non devi chiedere a nessuno gli aggiornamenti di stato.
• Bacheche: quando vengono fatti brainstorming o annunci, possono essere generate discussioni estremamente utili e perse. Le bacheche di Basecamp ti consentono di trasformare tali comunicazioni in una bacheca, in cui il tuo team può discutere, reagire e allegare file.
• Documenti e file: il gioco di gestione di documenti e file di Basecamp è solido. Tutti i progetti caricati e conservati e i file che vengono modificati hanno la versione. Google Docs può essere condiviso direttamente in Basecamp e modificato.

Basecamp è un prodotto delizioso, secondo me, che ha senso per team di tutte le dimensioni le cui esigenze sono generiche e dirette. Sì, Basecamp non è uno strumento potente per svolgere attività molto specializzate (ad esempio, sviluppo software agile) e l'azienda non lo nasconde.

Probabilmente la parte migliore è il prezzo: a un prezzo fisso di $ 99 al mese (sì, non importa quale sia la dimensione della squadra!) Basecamp si rende un gioco da ragazzi nel suo dominio.

Jira

A differenza del nostro strumento precedente, Basecamp, Jira è una suite di project management orientata alla gestione di progetti software agili. Di conseguenza, il mercato di riferimento, i prezzi, la complessità, le capacità, ecc., sono tutti diversi. In effetti, non è raro che i team software inizino su Basecamp e si "diplomino" su Jira.

Jira è sviluppato da Atlassian, la società dietro BitBucket, che per molto tempo è stata preferita dai progetti closed source rispetto a GitHub in quanto offriva repository privati ​​illimitati.

Se i tuoi team di software sono cresciuti al punto che gli strumenti di gestione dei progetti che prima sembravano spensierati ora sembrano inadeguati, è tempo di passare a Jira. Dalla pianificazione del progetto alla segnalazione, al monitoraggio dei bug e allo spreco, Jira ha tutto. Ecco alcune caratteristiche interessanti che contraddistinguono Jira:

• Un ricco set di API disponibile per coloro che desiderano creare interfacce alternative per i propri flussi di lavoro.
• Tavole Scrum e Kanban.
• Sono supportate diverse metodologie di sviluppo. Per coloro che non sono ancora felici, c'è la possibilità di crearne uno tuo.
• Si integra con oltre 3.000 app.
• L'automazione intelligente, come l'assegnazione automatica di attività a una persona, il collegamento di problemi al codice, ecc., riduce l'attrito mentale e consente di creare rapidamente flussi di lavoro complicati.
• Reportistica potente ed estesa.

Jira è costoso, almeno rispetto ad altri strumenti di gestione dei progetti popolari ma leggeri. Il suo modello di costo per utente al mese ($ 7 per standard, $ 14 per premium) può costare migliaia di dollari al mese per i team di grandi dimensioni. Ma poi, il costo è compensato dal fatto che senza Jira, squadre di queste dimensioni semplicemente affonderebbero.

Asana

Asana è uno strumento di gestione dei progetti generico che si concentra su velocità e intuitività. Dico velocità perché Asana è un ottimo esempio di app a pagina singola ben progettata. Tutto accade istantaneamente quando fai clic, il che è una tale comodità quando stai facendo cose di fretta (sotto pressione).

Ecco alcune delle caratteristiche degne di nota di Asana:

• Carico di lavoro: i carichi di lavoro sono un riepilogo visivo di quanto hanno a disposizione i membri del tuo team. In questo modo, puoi dire a colpo d'occhio se i tuoi team di marketing, progettazione e ingegneria saranno in grado di collaborare su quel cambiamento chiave del prodotto previsto per il mese prossimo.
• Linee temporali visive: le linee temporali del progetto in Asana sono visivamente composte e molto potenti. Ti permettono di pianificare un progetto con facilità e vedere visivamente dove si trova.
• Calendario: il calendario di Asana è collegato a tutte le tue attività e pianificazione e può rivelare come è impilato il programma del team. È il posto dove andare se vuoi assicurarti che il programma non sia fuori sincronia o semplicemente interrotto.
• Prova di immagine: questo è solo un termine di fantasia, ma la caratteristica sottostante è eccezionale: consente ai revisori di aggiungere commenti a varie parti di un'immagine. Questo è inestimabile per i team di progettazione, poiché raccogliere feedback senza riferimenti visivi specifici tende a essere un incubo.

La versione base di Asana è gratuita e ha una limitazione di 15 membri del team. Se devi aggiungere più membri o desideri accedere a funzionalità avanzate come la console di amministrazione, la correzione delle immagini, ecc., il prezzo parte da $ 10 per utente al mese.

C'è molto di più e non abbastanza spazio qui da coprire. La conclusione è che Asana è diventata rapidamente popolare ed è una scelta eccellente per la gestione dei progetti per organizzazioni di tutte le dimensioni.

Trello

Trello è una versione rinfrescante e minimalista della gestione dei progetti. Non ha nessuna delle caratteristiche opprimenti che richiedono uno studio e un impegno profondi. In effetti, puoi contare il numero totale di funzioni chiave sulle dita di una mano. Prima di alzare gli occhi al cielo e respingerlo, dagli una possibilità.

Trello ha preso il concetto di scheda Kanban dalla metodologia del software Agile e l'ha reso mercato di massa. L'idea è semplice: le attività vengono create in carte, che vengono impilate su una delle tante bacheche che crei.

Queste schede possono rappresentare qualsiasi cosa: le funzioni/divisioni nella tua azienda, lo stato dell'attività o forse anche i mesi di un anno solare. I membri del team possono commentare le schede, entrare in discussioni, allegare immagini e così via. Una volta che l'attività su una carta è terminata, viene spostata su quella successiva. Come questo:

Il piano gratuito di Trello è abbastanza buono, con una limitazione solo sul numero di schede e dimensioni degli allegati e non sul numero di utenti! Per la maggior parte delle persone, questo è sufficiente, anche se i piani premium partono da $ 10 per utente al mese. Se sei una piccola squadra (o anche una singola persona!) i cui progetti non hanno bisogno di essere pianificati in modo elaborato, Trello è un'opzione divertente ed efficiente!

Podio

Il prossimo nella nostra lista è Podio, un'offerta pesante per grandi team e aziende che necessitano di funzionalità di personalizzazione e CRM.

Allora perché usare Podio? Ecco alcuni dei motivi:

• Personalizzazione: a differenza di molti dei suoi concorrenti, Podio ha ampie opzioni di personalizzazione. Ciò ti consente non solo di cambiare il modo in cui funzionano i suoi moduli, ma anche di eliminare le parti che non sono rilevanti per te.
• CRM integrato: Podio CRM viene fornito completo di gestione delle informazioni sui clienti, monitoraggio del percorso del cliente, monitoraggio dei lead e altre funzionalità chiave in un CRM.
• Gestione dei dipendenti: Podio offre un supporto di prim'ordine per la gestione dei dipendenti, consentendoti di gestire spese, ferie, flussi di attività e altro da un'unica posizione.
• Gestione del progetto: collaborazione con i clienti, collegamento di e-mail alle attività, diritti di accesso granulari, pianificazione di progetti Scrum e realizzazione di sprint; è tutto incluso.
• Gestione eventi, gestione e-mail, gestione aziendale. . . la lista continua!

Sebbene Podio abbia un piano gratuito, offre solo la gestione delle attività di base. Francamente, ci sono poche ragioni per usare il piano di base se non per avere la sensazione della piattaforma. I livelli a pagamento sono quelli in cui vengono sbloccate le interessanti funzionalità e queste variano da $ 9 a $ 24 per utente al mese.

Airtable

In termini di pura innovazione, Airtable è lo sviluppo più entusiasmante degli ultimi strumenti di gestione dei progetti. Puoi pensare ad Airtable come a fogli di calcolo sugli steroidi - e persino l'azienda lo descrive in questo modo - ma secondo me questa visione rende un disservizio alle capacità di questo strumento.

Ora, un componente di Airtable sono davvero i fogli di calcolo, ma è così ricco di funzionalità che potresti iniziare a odiare il tuo programma di fogli di calcolo preferito! Voglio dire, guarda questo:

È conciso come un foglio di calcolo ma ha una separazione visiva delle attività, tag colorati che possono essere immediatamente distinti, la possibilità di assegnare attività alle persone, notifiche e così via.

Un'altra caratteristica eccezionale sono i blocchi, che sono moduli piccoli, completi e specializzati che puoi incorporare nei tuoi flussi di lavoro per aumentare la produttività. Sembra astratto, lo so, quindi ecco alcuni esempi concreti: mappe e geocodifica, diagrammi di Gantt, grafici a barre/linee/a dispersione, generatore di pagine visive, esploratore di modelli 3D, tracker del tempo, organigramma - beh, sono senza fiato! Il punto è che questi blocchi funzionano e possono essere inseriti in qualsiasi attività e flusso di lavoro.

Combina questo con le solite funzionalità come la gestione dei documenti, le bacheche Kanban, i calendari e avrai qualcosa di straordinario a portata di mano.

La parte migliore è il prezzo: il piano gratuito consente team di dimensioni illimitate , con l'unica restrizione che una singola base (foglio) non può contenere più di 1.200 articoli. Mi sembra abbastanza irresistibile!

Progetto Microsoft

Quando Microsoft fa qualcosa, potrebbe non essere la cosa più bella in assoluto, ma fa il lavoro bene e le persone non possono separarlo dalle loro vite. Windows, Office, Outlook, Sharepoint ed Exchange sono tutti esempi di questo. Lo stesso vale per Microsoft Project, un prodotto rivolto in modo specifico (anzi, altamente specifico) a project manager professionisti che lavorano con team molto grandi.

Che si tratti di gestione dei progetti, gestione delle risorse o gestione del portafoglio, Microsoft Project ti offre uno strumento completo per catturare la complessità in modo accurato. Al momento della scrittura, Microsoft ha recentemente aggiunto il supporto per i flussi di lavoro del progetto Agile, che si rivolge a quelle aziende che hanno alcuni team o divisioni che lavorano in modo Agile.

Ci sono due grandi motivi per scegliere:

1. Installazione in sede: sebbene gli strumenti che abbiamo trattato finora siano sorprendenti, la realtà della maggior parte delle aziende è che non sono autorizzate a ospitare dati al di fuori delle risorse aziendali per motivi di conformità. Con Microsoft Project, è facile ottenere questo risultato poiché offrono anche una versione locale.
2. Stabilità a lungo termine: Microsoft è un'azienda che esiste da sempre e lo sarà per sempre (più o meno), quindi puoi essere sicuro sapendo che i tuoi processi aziendali non si fermeranno un giorno come l'azienda che costruito lo strumento è crollato.

Planning, PMP, Enterprise: sembra la tua marmellata, quindi dai un'occhiata a Microsoft Project!

Team Gantt

Come suggerisce il nome, TeamGantt è per i diagrammi di Gantt ciò che Trello è per le schede Kanban. L'azienda si è concentrata sui diagrammi di Gantt come principale (e unico) motore dei flussi di lavoro di pianificazione e progetto esecutivo. Sebbene ciò limiti notevolmente la funzionalità, rende anche TeamGantt incredibilmente pulito, facile da imparare ed efficiente.

Ma non lasciarti ingannare dal pensare che tutto ciò che puoi fare con TeamGantt è creare diagrammi di Gantt e seguire l'assegnatario. Ci sono molte funzionalità che ruotano attorno a rendere più semplice la collaborazione, come ad esempio:

• Conversazioni
• Gestione documenti
• Tracciamento del tempo
• Dipendenze (mappatura di progetti che si basano su altri progetti)

Il piano gratuito consente solo tre membri e un progetto, quindi è carino per farti avere un assaggio dell'app. I piani a pagamento sono a $ 10 e $ 15 per utente al mese. Se ritieni che i diagrammi di Gantt funzionino meglio per te e desideri costruire i tuoi flussi di lavoro attorno a questo, TeamGantt è un'opzione piacevole e di bell'aspetto.

Progetti Zoho

Zoho Projects è una delle tante offerte di Zoho, un'azienda con cui potresti già avere familiarità. Pensa a Zoho Projects come a un solido mix di tutte le funzionalità che abbiamo incontrato in questo elenco.

Diagrammi di Gantt, pietre miliari, monitoraggio dei bug, schede attività, gestione dei documenti, finanza, integrazione con app popolari, forum e altro ancora: come ho detto, è un po' di tutto e svolge tutte le parti davvero bene. Il piano base è gratuito per un massimo di 10 utenti, dopodiché l'app avrà un costo compreso tra $ 20 e $ 35 al mese (nota: è un costo mensile fisso, non per utente).

Zoho Projects è una buona opzione di per sé, ma ha ancora più senso se stai già utilizzando la suite di app Zoho business.

Conclusione

Non si può negare che gli strumenti di gestione dei progetti sono fondamentali per il successo di un team. Con così tante opzioni in giro, può essere difficile decidere cosa è meglio per te. Ecco perché questo elenco contiene i migliori strumenti che penso siano i migliori e abbastanza diversi l'uno dall'altro. Spero davvero che ti aiuti a puntare su quello giusto!