Mein chaotisches Projektmanagementsystem und kostenlose Tools, die ich zum Verwalten meines Nischenseitengeschäfts verwende?

Dieser Artikel ist Teil 2 einer Serie von 3 Artikeln:

Teil 1: Wie viele Inhalte veröffentliche ich jeden Tag? Hier ist ein typischer Arbeitstag

Teil 3: Mein Content-Workflow (vom Keyword bis zur Veröffentlichung)

Mein Homeoffice ist eine Katastrophe. Notizen, Kabel, Kaffeetassen und Müll überall.

Mein angemietetes Büro ist das gleiche.

Und dann ist da noch der Desktop-Bildschirm meines Laptops, auf dem Dutzende von Ordnern, Bildern und Dateien überall verstreut sind. Mein digitales Ablagesystem ist ein Witz.

Ich bin ein sehr unorganisierter Mensch.

Ich war aber nicht immer so. Früher war ich die Person, die jeden Monat mein persönliches Girokonto abgeglichen hat. Ich habe es jahrelang gemacht, bis ich mich gefragt habe: „Warum verschwende ich Zeit damit?“ Im Laufe mehrerer Jahre hatte ich nie eine Diskrepanz festgestellt. Kein Bankfehler. Nichts. Trotzdem hatte ich viele Stunden damit verbracht.

Während des Studiums war ich super organisiert. Mein Schreibtisch war aufgeräumt. Meine Bücher wurden immer weggeräumt.

Irgendwann auf dem Weg bin ich von der Organisation und Akribie zu einer völligen Desorganisation übergegangen.

Meine Unternehmensorganisation spiegelt meine physische Organisation wider. Ich habe kein echtes Projektmanagementsystem außer einer Vielzahl kostenloser Tools.

Beispiele meiner totalen Desorganisation

Kein offizieller Veröffentlichungszeitplan:

Ich habe keinen formellen Post-Zeitplan auf irgendeiner Website. Schon früh, als ich in dieses Geschäft einstieg, habe ich gelesen, dass es gut ist, einen Redaktionskalender zu haben und Inhalte für die Veröffentlichung an diesem und jenem Tag geplant zu haben.

Ich plane keinen Inhalt für irgendeinen Tag. Wenn es fertig ist, veröffentliche ich es. Wenn ich einen Tag verpasse, soll es so sein. Die einzige Ausnahme ist, dass ich während eines Urlaubs ein paar anstellen kann.

Ich habe keinen Plan für einen Tag, bis ich zur Arbeit komme:

Ich weiß nicht, welche Inhalte ich morgen veröffentlichen werde. Ich denke nicht darüber nach, bis ich zur Arbeit komme. Ich habe jede Menge Inhalte in verschiedenen Stadien in der Pipeline, aber welche genauen Teile ich am Ende veröffentliche, das ist ein Rätsel, bis ich mit der Arbeit beginne. Manchmal plane ich es unter der Dusche oder auf dem Weg zur Arbeit, aber selbst diese Pläne werden oft geändert.

Ich bin ein Minimalist, wenn es um das Speichern, Speichern und Organisieren digitaler Dateien geht: Ich behalte nur Dinge, die wirklich wichtig sind. Sonst schmeiße ich alles weg.

Wachsende Flotte von Tabellenkalkulationen mit Hunderten von Artikelthemen:

Ich habe keine ordentliche und ordentliche Tabelle, die alle Artikel in der Pipeline und/oder Keyword-Recherche organisiert. Ich habe eine Flotte von Tabellenkalkulationen mit Unmengen von Listen. Trotzdem erinnere ich mich irgendwie an jeden und hatte noch nie ein Problem mit einem systemlosen Durcheinander von Themenideen, Keyword-Recherchen und Inhalten in der Pipeline.

1 E-Mail-Adresse:

Ich habe Dutzende von E-Mail-Adressen, die alle auf meine Haupt-E-Mail weiterleiten. Mein Posteingang ist eine Katastrophe. Ich habe keine Ordner oder irgendein System, aber es wird verwaltet. Ich habe einmal Ordner und Systeme in E-Mail eingerichtet, aber nie verwendet.

Unvollständige digitale Aktenordner:

Die einzige Organisation, die ich habe, ist, dass ich einen Ordner für jede Nischenseite habe. Mit der Zeit werden sie jedoch zu einer Müllhalde. Am schlimmsten ist jedoch, dass sie unvollständig sind, weil ich mehr wegwerfe, als ich behalte. Früher habe ich alles aufbewahrt, aber damit aufgehört, weil es so weit kam, dass ich nichts mehr finden konnte. Jetzt behalte ich nur noch wichtige Sachen.

Kostenlose Tools, die ich für das Projektmanagement verwende

Obwohl ich völlig unorganisiert bin, bekomme ich alles, was ich erledigen muss, und halte alle Bälle in der Luft. Obwohl ich kein bestimmtes System verwende, verwende ich ein paar kostenlose Tools, die alles am Laufen halten. Sie sind:

Gmail: Gmail ist mein bevorzugtes E-Mail-System. Es macht den Job.

Google Kalender: Ich buche nicht zu viel Zeug, aber wenn ich es tue, benutze ich Google Kalender.

Google Sheets: Ich liebe Cloud-Software. Außerdem habe ich einen Mac ohne Excel. Dementsprechend ist Google Sheets meine bevorzugte Tabellenkalkulationssoftware.

Mac-Notizen: Macs haben eine erstaunliche Notizfunktion. Es öffnet sich schnell und ich kann sehr schnell von Note zu Note navigieren. Es wird auch automatisch gespeichert. Es befindet sich in der iCloud, sodass ich von allen meinen Geräten darauf zugreifen kann. Diese raffinierte kostenlose Software führt so ziemlich alles aus. Es ist sehr rudimentär, aber macht den Job.

Jede einfache Notizplattform funktioniert. Ich mag die Registerkarten in Mac Notes, sodass ich fast sofort schnell zu anderen Notizen springen kann, anstatt nach einem anderen Dokument zu suchen und es zu öffnen.

Ich empfehle dringend jede Art von Notizensystem, das unbegrenzte Registerkarten im Dokument zulässt.

Stift und Papier: Ich habe überall Stapel von Notizblöcken und Stapel von handgeschriebenen Blättern. Ich liebe Stift und Papier. Ich finde, dass ich mit dieser fast veralteten Form der Kommunikation auf gute Ideen komme.

Quickbooks: Dieses Jahr richte ich auf die ausdrückliche Empfehlung meines Buchhalters alle finanziellen Dinge auf Quickbooks ein. Meine Finanzdokumentation in den letzten Jahren war horrend. Ich lasse es bis zum Ende und habe dann einen riesigen Job, Dutzende von Berichten und Tabellenkalkulationen zusammenzustellen. Es war dieses Jahr so ​​schlimm, dass ich meinem Buchhalter folge und diesen Teil meines Geschäfts organisieren werde. Ich werde wahrscheinlich so viel wie möglich auslagern, weil ich weiß, dass ich es nicht jeden Monat fleißig verwalten werde.

Das ist es. Ich mache nichts anderes, um alles zu verwalten und zu versuchen, organisiert zu bleiben.

Wie wäre es mit einem ausgefallenen zentralen Projektmanagementsystem oder einer Software?

Ich benutze nichts. Ich führe alles mit meinem Team und Outsourcern und Werbenetzwerken über E-Mail, Google Sheets und Google Docs durch.

Warum investiere ich nicht mehr Zeit in das Projektmanagement?

Ich habe es versucht. Ich habe verschiedene Softwareprogramme, To-Do-Software, Apps usw. verwendet. Ich habe eine Menge Zeit damit verbracht, sie einzurichten, nur um sie nie zu verwenden. Ich finde, sie sind ein großer Zeitfresser . Außerdem hasse ich es, Zeit mit dem Organisieren von Dingen zu verschwenden. Für ein Unternehmen meiner Größe (ich und ein paar VAs) ist es unnötig.

Die Zeit, die mit dem Organisieren oder Verwalten verbracht wird, ist besser für die 2 Dinge aufgewendet, von denen ich weiß, dass sie mir Geld einbringen werden:

• gute Inhalte zu produzieren und
• Förderung dieser Inhalte.

Darauf konzentriere ich mich. Wenn ich es unorganisiert mache, soll es so sein. Ich bin mir sicher, dass ich eine Menge Zeit spare, indem ich es beflügele und mich auf Inhalt und Werbung konzentriere. Manchmal kann ich etwas nicht finden, aber es ist selten. Die Zeit, die ich dadurch spare, dass ich super organisiert bin, macht das wieder wett.

Während mein Mangel an System ein bisschen chaotisch ist, bin ich damit einverstanden. Ich mache gerne was ich will, wann ich will, wo ich will und wie ich will.

Warum erzähle ich dir das?

Kürzlich habe ich einen Artikel veröffentlicht, in dem ich meinen typischen Tag skizziere und darlege, was ich erledige. Es war beliebt mit vielen Rückmeldungen. Ein Kommentator fragte, „welches Projektmanagementsystem“ ich verwendet habe. Darüber habe ich noch nie nachgedacht, und als ich auf den Kommentar geantwortet habe, wurde mir klar, dass es ein ziemlich interessanter Blog-Beitrag werden könnte.

Der wichtigste Punkt, den ich hier vermitteln möchte, ist, zu vermeiden, in die Falle der Überplanung und -organisation zu tappen .

Wenn Sie ein kleineres Verlagsunternehmen wie ich sind, ist es ein großer Fehler, zu viel Zeit mit der Organisation und Verwaltung von Dingen zu verbringen. Sie werden nie perfekt organisiert sein. Akzeptieren Sie das Chaos, denn dieses Geschäft ist ein bisschen chaotisch (wie jedes Geschäft). Die Dinge ändern sich ständig.

Das Einrichten von Organisationssystemen und Software bringt Ihnen kein Geld, besonders wenn Sie noch ein kleines Unternehmen sind (was ich bin). Es ist wirklich Zeitverschwendung. Investieren Sie so viel Zeit wie möglich in die Veröffentlichung exzellenter Inhalte und Werbung.

Sicher, wenn Sie 30 Mitarbeiter haben, müssen Sie sich organisieren (ich würde das zum Job eines Angestellten machen, weil ich darin nutzlos bin). Aber wenn Sie eine Website oder sogar ein paar Websites betreiben, konzentrieren Sie sich einfach auf geldverdienende Aufgaben, die das Veröffentlichen von Inhalten und Werbung sind.

Solltest du organisierter sein als ich?

Es läuft darauf hinaus, ob es Ihnen hilft, mehr Geld zu verdienen. Sie können sich sicherlich mehr Mühe geben als ich. Es gibt jedoch einen Punkt, an dem dies „Komfort“ oder „aufschiebende Aufgaben“ sind, die Sie daran hindern, wichtige Arbeit zu erledigen. Ein bisschen so, als würde man sich Affiliate-Einnahmenberichte, Analysen und Anzeigeneinnahmenberichte ansehen … es ist wichtig, diese von Zeit zu Zeit zu überprüfen, aber dies alle 2 Stunden zu tun, ist eine massive Zeitverschwendung.

Rest der Serie:

Teil 1: Wie viele Inhalte veröffentliche ich jeden Tag? Hier ist ein typischer Arbeitstag

Teil 3: Mein Content-Workflow (vom Keyword bis zur Veröffentlichung)