我的混亂項目管理系統和用於管理我的利基網站業務的免費工具？

本文是 3 篇文章系列的第 2 部分：

第 1 部分：我每天發布多少內容？ 這是一個典型的工作日

第 3 部分：我的內容工作流程（從關鍵字到發布）

我的家庭辦公室是一場災難。 筆記、電線、咖啡杯和垃圾到處都是。

我租用的辦公室也是一樣的。

然後是我的筆記本電腦桌面屏幕，上面有幾十個文件夾、圖像和文件，分散在各處。 我的數字歸檔系統就是個笑話。

我是一個非常沒有組織的人。

不過我並不總是這樣。 我曾經是每個月對我的個人支票賬戶進行核對的人。 我做了很多年，直到我問自己“我為什麼要在這上面浪費時間？” 在幾年的過程中，我從未發現任何差異。 沒有銀行錯誤。 沒有什麼。 然而，我已經花了很多時間來做這件事。

在大學期間，我非常有條理。 我的辦公桌很整潔。 我的書總是被收起來。

一路走來，我從有條不紊、一絲不苟到完全雜亂無章。

我的商業組織反映了我的物理組織。 除了各種免費工具外，我沒有真正的項目管理系統。

我完全混亂的例子

沒有正式的發佈時間表：

我在任何網站上都沒有正式的發佈時間表。 在我進入這個行業的早期，我讀到有一個編輯日曆並安排好在某天發布的內容是件好事。

我沒有計劃任何一天的任何內容。 完成後，我將其發布。 如果我錯過了一天，就這樣吧。 唯一的例外是我可能會在假期排隊。

在我上班之前，我沒有任何一天的計劃：

我不知道我明天會發布什麼內容。 在我開始工作之前我不會考慮它。 我在管道的各個階段都有大量的內容，但至於我最終發布了哪些確切的作品，在我開始工作之前這是一個謎。 有時我會在淋浴或開車上班時計劃它，但即使這些計劃也經常改變。

在保存、存儲和組織數字文件方面，我是一個極簡主義者：我只保留真正重要的東西。 否則，我把它全部扔掉。

越來越多的電子表格包含數百個文章主題：

我沒有一個整潔的電子表格來組織管道和/或關鍵字研究中的所有文章。 我有一大堆包含大量列表的電子表格。 然而，不知何故，我記得每一個，並且從來沒有遇到過無系統混亂的主題想法、關鍵詞研究和管道中的內容的問題。

1 個電子郵件地址：

我有幾十個電子郵件地址，所有這些都轉發到我的主電子郵件。 我的收件箱是一場災難。 我沒有文件夾或任何系統，但它得到了管理。 我曾經在電子郵件中設置過文件夾和系統，但從未使用過。

不完整的數字文件夾：

我擁有的唯一組織是每個利基網站都有一個文件夾。 然而，隨著時間的推移，它們變成了垃圾場。 更糟糕的是，它們是不完整的，因為我的垃圾比我保留的多。 我曾經保留所有東西，但後來停止這樣做，因為它到了我找不到任何東西的地步。 現在我只保留重要的東西。

我用於項目管理的免費工具

儘管完全沒有組織，但我還是完成了我需要完成的工作，並將所有的球都保持在空中。 雖然我不使用任何特定的系統，但我確實使用了一些免費工具來保持這一切。 他們是：

Gmail： Gmail 是我選擇的電子郵件系統。 它完成了這項工作。

谷歌日曆：我不會預訂太多東西，但當我這樣做時，我會使用谷歌日曆。

谷歌表格：我喜歡雲軟件。 另外，我有一台沒有 Excel 的 Mac。 因此，谷歌表格是我選擇的電子表格軟件。

Mac 筆記： Mac 有一個很棒的筆記功能。 它打開速度很快，我可以非常快速地從一個筆記導航到另一個筆記。 它還會自動保存。 它在 iCloud 上，所以我可以從我所有的設備上訪問它。 這個漂亮的免費軟件幾乎可以運行一切。 這是非常基本的，但可以完成工作。

任何簡單的筆記平台都可以使用。 我喜歡 Mac Notes 中的選項卡，因此我幾乎可以立即快速跳轉到其他筆記，而無需查找和打開另一個文檔。

我強烈建議使用任何類型的筆記系統，該系統允許文檔中的無限選項卡。

筆和紙：我到處都有成堆的便簽本和成堆的手寫紙。 我喜歡筆和紙。 我發現我用這種幾乎過時的交流方式想出了好主意。

Quickbooks：今年，在我會計師的強烈推薦下，我將在 Quickbooks 上設置所有財務資料。 近年來，我的財務文件非常糟糕。 我把它留到最後，然後編寫大量報告和電子表格。 今年太糟糕了，我跟隨我的會計師，將組織我的這部分業務。 我可能會盡可能多地外包，因為我知道我不會每個月都努力管理它。

而已。 我沒有做任何其他事情來管理所有事情並試圖保持井井有條。

一些花哨的中央項目管理系統或軟件呢？

我什麼都不用。 我通過電子郵件、谷歌表格和谷歌文檔與我的團隊、外包商和廣告網絡一起運行一切。

為什麼我不把更多的時間花在項目管理上？

我試過了。 我使用過各種軟件程序、待辦事項軟件、應用程序等。我花了很多時間設置它們，但從未使用它們。 我發現他們很浪費時間。 此外，我討厭把時間浪費在整理東西上。 對於我這樣規模的企業（我和幾個 VA），這是不必要的。

花在組織或管理上的時間最好花在我知道的兩件事上，因為事實會讓我賺錢：

• 製作好的內容和
• 推廣該內容。

這就是我所關注的。 如果我無組織地這樣做，那就這樣吧。 我敢肯定，我節省了很多時間來實現它並專注於內容和推廣。 有時我找不到東西，但很少見。 我從超級組織中節省的時間彌補了這一點。

雖然我缺乏系統有點混亂，但我很好。 我喜歡做我想做的事，當我想做的時候，我想做的事，我想做的事。

我為什麼要告訴你這些？

最近，我發表了一篇文章，概述了我典型的一天並列出了我所做的事情。 它很受歡迎，得到了很多反饋。 一位評論者問我使用了“什麼項目管理系統”。 這是我從未想過的事情，當我回複評論時，我意識到它可以成為一篇相當有趣的博客文章。

我想在這裡表達的主要觀點是避免陷入過度計劃和過度組織的時間陷阱。

如果您是像我這樣的小型出版機構，那麼在組織和管理事情上花費太多時間是一個大錯誤。 你永遠不會得到完美的組織。 接受混亂，因為這項業務有點混亂（就像任何業務一樣）。 事情不斷變化。

建立組織系統和軟件不會讓你賺錢，尤其是當你還是一家小企業時（我就是這樣）。 這真是浪費時間。 將盡可能多的時間用於發布優秀的內容和推廣。

當然，如果你有 30 名員工，你需要組織起來（我會把它當作員工的工作，因為我對此毫無用處）。 但是，如果您正在運行一個站點甚至幾個站點，則只需專注於發佈內容和促銷的賺錢任務。

你應該比我更有條理嗎？

它歸結為它是否可以幫助您賺更多的錢。 你當然可以比我付出更多的努力。 不過，有一點是“舒適”或“拖延的任務”，它們會阻止你完成重要的工作。 有點像查看附屬收入報告、分析和廣告收入報告……不時檢查這些報告很重要，但每 2 小時檢查一次是浪費大量時間。

該系列的其餘部分：

第 1 部分：我每天發布多少內容？ 這是一個典型的工作日

第 3 部分：我的內容工作流程（從關鍵字到發布）