Sistem Manajemen Proyek Chaotic Saya dan Alat Gratis yang Saya Gunakan untuk Mengelola Bisnis Situs Niche Saya?

Artikel ini adalah bagian 2 dari 3 seri artikel:

Bagian 1: Berapa Banyak Konten yang Saya Publikasikan Setiap Hari? Inilah Hari Kerja Biasa

Bagian 3: Alur Kerja Konten Saya (dari Kata Kunci ke Publikasikan)

Kantor rumah saya adalah bencana. Catatan, kabel, cangkir kopi, dan sampah berserakan di mana-mana.

Kantor saya yang disewa juga sama.

Dan kemudian ada layar desktop laptop saya yang memiliki lusinan folder, gambar, dan file yang tersebar di semua tempat. Sistem pengarsipan digital saya adalah lelucon.

Saya adalah orang yang sangat tidak terorganisir.

Padahal aku tidak selalu seperti ini. Saya dulu adalah orang yang merekonsiliasi rekening giro pribadi saya setiap bulan. Saya melakukannya selama bertahun-tahun sampai saya bertanya pada diri sendiri “mengapa saya membuang-buang waktu untuk ini?” Selama beberapa tahun saya tidak pernah menemukan perbedaan. Tidak ada kesalahan bank. Tidak ada apa-apa. Namun, saya telah menghabiskan banyak waktu untuk melakukannya.

Selama kuliah saya sangat terorganisir. Meja saya rapi. Buku-buku saya selalu disingkirkan.

Di suatu tempat di sepanjang jalan saya beralih dari pengorganisasian dan ketelitian menjadi benar-benar tidak terorganisir.

Organisasi bisnis saya mencerminkan organisasi fisik saya. Saya tidak memiliki sistem manajemen proyek nyata selain berbagai alat gratis.

Contoh disorganisasi total saya

Tidak ada jadwal penerbitan resmi:

Saya tidak memiliki jadwal posting resmi di situs web mana pun. Sejak awal ketika saya masuk ke bisnis ini, saya membaca ada baiknya memiliki kalender editorial dan memiliki konten yang dijadwalkan untuk diterbitkan pada hari ini dan itu.

Saya tidak merencanakan konten apa pun untuk hari apa pun. Setelah selesai, saya mempublikasikannya. Jika saya melewatkan satu hari, biarlah. Satu-satunya pengecualian adalah saya dapat mengantre beberapa selama liburan.

Saya tidak punya rencana untuk hari apa pun sampai saya mulai bekerja:

Saya tidak tahu konten apa yang akan saya terbitkan besok. Saya tidak memikirkannya sampai saya mulai bekerja. Saya memiliki banyak konten pada berbagai tahap dalam pipa, tetapi untuk bagian mana yang akhirnya saya terbitkan, itu adalah misteri sampai saya mulai bekerja. Kadang-kadang saya merencanakannya di kamar mandi atau mengemudi untuk bekerja, tetapi bahkan rencana itu sering berubah.

Saya seorang minimalis dalam hal menyimpan, menyimpan, dan mengatur file digital: Saya hanya menyimpan hal-hal yang benar-benar penting. Kalau tidak, saya buang semuanya.

Armada spreadsheet yang terus bertambah dengan ratusan topik artikel:

Saya tidak memiliki satu spreadsheet yang rapi dan rapi yang mengatur semua artikel dalam pipa dan/atau penelitian kata kunci. Saya memiliki armada spreadsheet dengan rim daftar. Namun, entah bagaimana saya ingat masing-masing dan tidak pernah memiliki masalah dengan kekacauan ide topik, penelitian kata kunci, dan konten yang tidak memiliki sistem.

1 alamat email:

Saya memiliki lusinan alamat email, yang semuanya diteruskan ke email utama saya. Kotak masuk saya adalah bencana. Saya tidak memiliki folder atau sistem apa pun, namun itu dapat dikelola. Saya mengatur folder dan sistem di email sekali tetapi tidak pernah menggunakannya.

Folder file digital tidak lengkap:

Satu-satunya organisasi yang saya miliki adalah saya memiliki folder untuk setiap situs niche. Namun lama kelamaan menjadi tempat pembuangan sampah. Yang terburuk, mereka tidak lengkap karena saya membuang lebih banyak daripada yang saya simpan. Saya dulu menyimpan semuanya, tetapi berhenti melakukannya karena sampai pada titik di mana saya tidak dapat menemukan apa pun. Sekarang saya menyimpan barang-barang penting saja.

Alat Gratis yang saya gunakan untuk manajemen proyek

Meskipun benar-benar tidak terorganisir, saya mendapatkan apa yang harus saya lakukan dan menjaga semua bola di udara. Meskipun saya tidak menggunakan sistem tertentu, saya menggunakan beberapa alat gratis yang membuat semuanya tetap berjalan. Mereka:

Gmail: Gmail adalah sistem email pilihan saya. Ia melakukan pekerjaan itu.

Google Kalender: Saya tidak memesan terlalu banyak barang, tetapi ketika saya melakukannya, saya menggunakan Google Kalender.

Google Spreadsheet: Saya suka perangkat lunak cloud. Plus saya punya Mac tanpa Excel. Oleh karena itu, Google Spreadsheet adalah perangkat lunak spreadsheet pilihan saya.

Mac Notes: Mac memiliki fitur Notes yang luar biasa. Ini terbuka dengan cepat dan saya dapat menavigasi dari catatan ke catatan dengan sangat cepat. Itu juga secara otomatis menyimpan. Itu ada di iCloud jadi saya bisa mengaksesnya dari semua perangkat saya. Perangkat lunak gratis yang bagus ini menjalankan semuanya. Ini sangat sederhana, tetapi melakukan pekerjaan.

Platform pencatat sederhana apa pun akan berfungsi. Saya suka tab di Mac Notes sehingga saya dapat dengan cepat melompat ke catatan lain hampir seketika daripada mencari dan membuka dokumen lain.

Saya sangat menyarankan semua jenis sistem catatan yang memungkinkan tab tak terbatas dalam dokumen.

Pena dan Kertas: Saya memiliki tumpukan kertas hukum dan tumpukan lembar tulisan tangan di mana-mana. Saya suka pena dan kertas. Saya menemukan ide-ide bagus menggunakan bentuk komunikasi yang hampir usang ini.

Quickbooks: Tahun ini saya menyiapkan semua hal keuangan di Quickbooks atas rekomendasi kuat dari akuntan saya. Dokumentasi keuangan saya dalam beberapa tahun terakhir sangat mengerikan. Saya membiarkannya sampai akhir dan kemudian memiliki pekerjaan besar menyusun lusinan laporan dan spreadsheet. Sangat buruk tahun ini sehingga saya mengikuti akuntan saya dan akan mengatur bagian bisnis saya ini. Saya mungkin akan melakukan outsourcing sebanyak mungkin karena saya tahu saya tidak akan mengelolanya dengan rajin setiap bulan.

Itu dia. Saya tidak melakukan apa pun untuk mengatur segalanya dan berusaha untuk tetap teratur.

Bagaimana dengan beberapa sistem atau perangkat lunak manajemen proyek pusat yang mewah?

Saya tidak menggunakan apa pun. Saya menjalankan semuanya dengan tim saya dan agen outsourcing dan jaringan iklan melalui email, Google sheets, dan Google docs.

Mengapa saya tidak meluangkan lebih banyak waktu untuk manajemen proyek?

saya sudah mencoba. Saya telah menggunakan berbagai program perangkat lunak, perangkat lunak yang harus dilakukan, aplikasi, dll. Saya menghabiskan banyak waktu untuk menyiapkannya hanya untuk tidak pernah menggunakannya. Saya menemukan mereka adalah penghisap waktu yang besar . Selain itu, saya benci membuang-buang waktu untuk mengatur barang-barang. Untuk bisnis ukuran saya (saya dan beberapa VA), itu tidak perlu.

Waktu yang dihabiskan untuk mengatur atau mengelola lebih baik dihabiskan untuk 2 hal yang saya tahu pasti akan menghasilkan uang bagi saya:

• menghasilkan konten yang baik dan
• mempromosikan konten tersebut.

Itu yang saya fokuskan. Jika saya tidak terorganisir melakukannya, jadilah itu. Saya yakin saya menghemat banyak waktu untuk mengembangkannya dan fokus pada konten dan promosi. Terkadang saya tidak dapat menemukan sesuatu, tetapi jarang. Waktu yang saya hemat dari pengaturan uber menebusnya.

Sementara kurangnya sistem saya agak kacau, saya baik-baik saja dengan itu. Saya suka melakukan apa yang saya inginkan, ketika saya ingin, di mana saya inginkan dan bagaimana saya inginkan.

Mengapa saya mengatakan ini?

Baru-baru ini, saya menerbitkan sebuah artikel yang menguraikan hari-hari biasa saya dan menetapkan apa yang saya lakukan. Itu populer dengan banyak umpan balik. Seorang komentator bertanya "sistem manajemen proyek apa" yang saya gunakan. Itu adalah sesuatu yang tidak pernah saya pikirkan dan ketika saya membalas komentar tersebut, saya menyadari itu bisa membuat posting blog yang cukup menarik.

Poin utama yang ingin saya sampaikan di sini adalah untuk menghindari jatuh ke dalam perencanaan yang berlebihan dan pengaturan waktu yang terlalu banyak .

Jika Anda adalah perusahaan penerbitan yang lebih kecil seperti saya, itu adalah kesalahan besar menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengatur dan mengelola berbagai hal. Anda tidak akan pernah terorganisir dengan sempurna. Terima kekacauan karena bisnis ini agak kacau (seperti bisnis apa pun). Hal-hal berubah terus-menerus.

Menyiapkan sistem organisasi dan perangkat lunak tidak menghasilkan uang bagi Anda, terutama ketika masih merupakan bisnis kecil (seperti saya). Ini benar-benar buang-buang waktu. Luangkan waktu sebanyak mungkin untuk menerbitkan konten dan promosi yang luar biasa.

Tentu, jika Anda memiliki 30 karyawan, Anda perlu mengatur (saya akan menjadikan itu sebagai pekerjaan seorang karyawan karena saya tidak berguna dalam hal itu). Tetapi jika Anda menjalankan situs atau bahkan beberapa situs, fokus saja pada tugas menghasilkan uang yaitu menerbitkan konten dan promosi.

Haruskah Anda lebih terorganisir dari saya?

Ini bermuara pada apakah itu membantu Anda menghasilkan lebih banyak uang. Anda pasti bisa lebih berusaha daripada saya. Namun, ada titik di mana ini adalah "kenyamanan" atau "tugas yang menunda-nunda" yang mencegah Anda menyelesaikan pekerjaan penting. Agak seperti melihat laporan pendapatan afiliasi, Analytics, dan laporan pendapatan iklan… penting untuk memeriksanya dari waktu ke waktu, tetapi melakukannya setiap 2 jam adalah pemborosan waktu.

Sisa dari seri:

Bagian 1: Berapa Banyak Konten yang Saya Publikasikan Setiap Hari? Inilah Hari Kerja Biasa

Bagian 3: Alur Kerja Konten Saya (dari Kata Kunci ke Publikasikan)