ระบบการจัดการโครงการที่วุ่นวายของฉันและเครื่องมือฟรีที่ฉันใช้ในการจัดการธุรกิจเฉพาะไซต์ของฉัน

บทความนี้เป็นส่วนที่ 2 ของชุดบทความ 3 บทความ:

ส่วนที่ 1: ฉันเผยแพร่เนื้อหาในแต่ละวันมากแค่ไหน? นี่คือวันทำงานทั่วไป

ส่วนที่ 3: เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของฉัน (ตั้งแต่คำสำคัญไปจนถึงการเผยแพร่)

สำนักงานที่บ้านของฉันเป็นภัยพิบัติ โน้ต สายไฟ ถ้วยกาแฟ และขยะทั่วทุกที่

สำนักงานให้เช่าของฉันเหมือนกัน

แล้วก็มีหน้าจอเดสก์ท็อปแล็ปท็อปของฉันซึ่งมีโฟลเดอร์ รูปภาพ และไฟล์มากมายกระจายอยู่ทั่วทุกแห่ง ระบบการยื่นแบบดิจิทัลของฉันเป็นเรื่องตลก

ฉันเป็นคนไม่มีระเบียบมาก

ฉันไม่ได้เป็นแบบนี้เสมอไป ฉันเคยเป็นคนที่กระทบยอดบัญชีเงินฝากส่วนตัวของฉันทุกเดือน ฉันทำมาหลายปีจนกระทั่งถามตัวเองว่า "ทำไมฉันถึงเสียเวลากับเรื่องนี้?" ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาฉันไม่เคยพบความแตกต่าง ไม่มีข้อผิดพลาดของธนาคาร ไม่มีอะไร. แต่ฉันใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำ

ระหว่างที่เรียนอยู่ ฉันได้รับการจัดการ uber โต๊ะทำงานของฉันเป็นระเบียบเรียบร้อย หนังสือของฉันถูกเก็บไว้เสมอ

ระหว่างทางฉันได้เปลี่ยนจากการจัดระเบียบและความพิถีพิถันไปจนถึงความไม่เป็นระเบียบโดยสิ้นเชิง

องค์กรธุรกิจของฉันสะท้อนถึงองค์กรทางกายภาพของฉัน ฉันไม่มีระบบการจัดการโครงการจริงนอกจากเครื่องมือฟรีมากมาย

ตัวอย่างความไม่เป็นระเบียบทั้งหมดของฉัน

ไม่มีกำหนดการเผยแพร่อย่างเป็นทางการ:

ฉันไม่มีกำหนดการโพสต์อย่างเป็นทางการบนเว็บไซต์ใดๆ เมื่อเริ่มเข้าสู่ธุรกิจนี้ ฉันได้อ่านว่าการมีปฏิทินบรรณาธิการและกำหนดเนื้อหาสำหรับการเผยแพร่ในวันดังกล่าวนั้นเป็นเรื่องที่ดี

ฉันไม่ได้วางแผนเนื้อหาใด ๆ สำหรับวันใด เสร็จแล้วก็เอามาเผยแพร่ครับ ถ้าฉันพลาดสักวัน ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือฉันอาจเข้าแถวในช่วงวันหยุดพักร้อน

ฉันไม่มีแพลนสำหรับวันใดจนกว่าฉันจะไปทำงาน:

ฉันไม่ทราบว่าเนื้อหาที่จะเผยแพร่ในวันพรุ่งนี้ ฉันไม่คิดเรื่องนี้จนกว่าฉันจะไปทำงาน ฉันมีเนื้อหามากมายในขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการ แต่สำหรับส่วนใดที่ฉันลงเอยด้วยการเผยแพร่ นั่นเป็นปริศนาจนกว่าฉันจะเริ่มทำงาน บางครั้งฉันวางแผนไว้ตอนอาบน้ำหรือขับรถไปทำงาน แต่แผนเหล่านั้นก็มักจะเปลี่ยนไปด้วย

ฉันเป็นคนเรียบง่ายเมื่อพูดถึงการบันทึก จัดเก็บ และจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัล: ฉันเก็บเฉพาะสิ่งที่สำคัญจริงๆ มิฉะนั้นฉันจะทิ้งมันทั้งหมด

การเติบโตของสเปรดชีตที่มีหัวข้อบทความนับร้อย:

ฉันไม่มีสเปรดชีตที่เป็นระเบียบและเป็นระเบียบที่จัดระเบียบบทความทั้งหมดในไปป์ไลน์และ/หรือการวิจัยคีย์เวิร์ด ฉันมีสเปรดชีตจำนวนมากที่มีรายการรีม ยังไงก็ตาม ฉันจำแต่ละข้อได้และไม่เคยมีปัญหากับแนวคิดหัวข้อที่ไร้ระบบ การวิจัยคำหลัก และเนื้อหาในไปป์ไลน์

1 ที่อยู่อีเมล:

ฉันมีที่อยู่อีเมลหลายสิบที่อยู่ ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งต่อไปยังอีเมลหลักของฉัน กล่องจดหมายของฉันเป็นหายนะ ฉันไม่มีโฟลเดอร์หรือระบบใด ๆ แต่ได้รับการจัดการ ฉันตั้งค่าโฟลเดอร์และระบบในอีเมลเพียงครั้งเดียวแต่ไม่เคยใช้เลย

โฟลเดอร์ไฟล์ดิจิทัลไม่สมบูรณ์:

องค์กรเดียวที่ฉันมีคือฉันมีโฟลเดอร์สำหรับแต่ละไซต์เฉพาะ อย่างไรก็ตามเมื่อเวลาผ่านไปพวกเขากลายเป็นที่ทิ้งขยะ ที่แย่ที่สุดคือมันไม่สมบูรณ์เพราะฉันทิ้งขยะมากกว่าที่เก็บไว้ ฉันเคยเก็บทุกอย่างไว้ แต่หยุดทำอย่างนั้น เพราะมันถึงจุดที่ฉันหาอะไรไม่เจอ ตอนนี้ฉันเก็บแต่ของสำคัญเท่านั้น

เครื่องมือฟรีที่ฉันใช้สำหรับการจัดการโครงการ

แม้จะไม่มีการรวบรวมกันโดยสิ้นเชิง แต่ฉันก็ได้รับสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จและเก็บลูกบอลทั้งหมดไว้ในอากาศ แม้ว่าฉันจะไม่ได้ใช้ระบบใดโดยเฉพาะ แต่ฉันใช้เครื่องมือฟรีสองสามอย่างที่ช่วยให้ทุกอย่างดำเนินต่อไปได้ พวกเขาคือ:

Gmail: Gmail คือระบบอีเมลที่ฉันเลือก มันทำงาน

Google ปฏิทิน: ฉันไม่ได้จองอะไรมากเกินไป แต่เมื่อฉันจอง ฉันใช้ Google ปฏิทิน

Google ชีต: ฉันชอบซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ นอกจากนี้ ฉันมี Mac ที่ไม่มี Excel ดังนั้น Google ชีตจึงเป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่ฉันเลือก

Mac Notes: Mac มีคุณสมบัติ Notes ที่น่าทึ่ง มันเปิดขึ้นอย่างรวดเร็วและฉันสามารถนำทางจากโน้ตไปยังโน้ตได้เร็วมาก นอกจากนี้ยังบันทึกโดยอัตโนมัติ มันอยู่บน iCloud ดังนั้นฉันจึงสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ทั้งหมดของฉัน ซอฟต์แวร์ฟรีที่ดีนี้ใช้งานได้ทุกอย่าง เป็นพื้นฐานมาก แต่ทำงาน

แพลตฟอร์มการจดบันทึกธรรมดาๆ อะไรก็ได้ ฉันชอบแท็บต่างๆ ใน ​​Mac Notes ดังนั้นฉันจึงสามารถข้ามไปยังบันทึกย่ออื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วเกือบจะในทันที แทนที่จะค้นหาและเปิดเอกสารอื่น

ฉันขอแนะนำระบบบันทึกย่อประเภทใดก็ได้ที่อนุญาตให้แท็บไม่จำกัดในเอกสาร

ปากกาและกระดาษ: ฉันมีกองแผ่นกฎหมายและกองกระดาษที่เขียนด้วยลายมืออยู่เต็มไปหมด ฉันรักปากกาและกระดาษ ฉันพบว่าฉันได้ไอเดียดีๆ โดยใช้รูปแบบการสื่อสารที่เกือบจะล้าสมัยนี้

Quickbooks: ปีนี้ฉันกำลังตั้งค่าข้อมูลทางการเงินทั้งหมดบน Quickbooks ตามคำแนะนำที่แข็งแกร่งของนักบัญชีของฉัน เอกสารทางการเงินของฉันในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมานั้นแย่มาก ฉันปล่อยให้มันทำไปจนจบ แล้วมีงานใหญ่ในการรวบรวมรายงานและสเปรดชีตมากมาย ปีนี้มันแย่มากที่ฉันติดตามนักบัญชีและจะจัดการส่วนนี้ของธุรกิจของฉัน ฉันอาจจะ outsource ให้มากที่สุดเพราะฉันรู้ว่าฉันจะไม่จัดการอย่างขยันขันแข็งในแต่ละเดือน

แค่นั้นแหละ. ฉันไม่ได้ทำอะไรอย่างอื่นเพื่อจัดการทุกอย่างและพยายามจัดระเบียบ

แล้วระบบหรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการกลางแฟนซีล่ะ?

ฉันไม่ได้ใช้อะไรเลย ฉันทำงานทุกอย่างร่วมกับทีมและผู้ให้บริการภายนอกและเครือข่ายโฆษณาผ่านอีเมล Google ชีต และ Google เอกสาร

ทำไมไม่ใช้เวลามากขึ้นในการจัดการโครงการ?

ฉันได้ลองแล้ว. ฉันเคยใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ต่างๆ ซอฟต์แวร์ที่ต้องทำ แอป ฯลฯ ฉันใช้เวลามากมายในการตั้งค่าแต่ไม่เคยใช้เลย ฉันพบว่าพวกเขากำลังดูดครั้งใหญ่ ยิ่งกว่านั้นฉันเกลียดการเสียเวลาจัดของ สำหรับธุรกิจขนาดของฉัน (ฉันและ VA สองสามคน) ไม่จำเป็น

เวลาที่ใช้จัดระเบียบหรือจัดการจะดีกว่า 2 สิ่งที่ฉันรู้จริงจะทำให้ฉันได้เงิน:

• ผลิตเนื้อหาที่ดีและ
• ส่งเสริมเนื้อหานั้น

นั่นคือสิ่งที่ฉันมุ่งเน้น ถ้าฉันไม่มีการรวบรวมกันทำมัน ฉันแน่ใจว่าฉันประหยัดเวลาได้มากในการวางปีกและเน้นที่เนื้อหาและการโปรโมต บางครั้งก็หาอะไรไม่เจอ แต่หายาก เวลาที่ฉันประหยัดเวลาจากการจัดระเบียบ uber นั้นชดเชย

แม้ว่าการขาดระบบของฉันจะค่อนข้างวุ่นวาย แต่ฉันก็โอเคกับมัน ฉันชอบทำสิ่งที่ฉันต้องการ เมื่อฉันต้องการ ที่ที่ฉันต้องการ และวิธีที่ฉันต้องการ

ทำไมฉันบอกคุณนี้?

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันได้ตีพิมพ์บทความเกี่ยวกับชีวิตประจำวันของฉันและกำหนดสิ่งที่ฉันทำ เป็นที่นิยมด้วยผลตอบรับมากมาย ผู้แสดงความคิดเห็นคนหนึ่งถามว่า "ระบบการจัดการโครงการอะไร" ที่ฉันใช้ เป็นสิ่งที่ฉันไม่เคยคิดมาก่อน และเมื่อฉันตอบกลับความคิดเห็น ฉันก็รู้ว่ามันสามารถสร้างโพสต์บนบล็อกที่น่าสนใจพอสมควร

ประเด็นหลักที่ฉันต้องการข้ามผ่านนี้คือหลีกเลี่ยงการตกลงไปในการวางแผนที่มากเกินไปและการจัดระเบียบกับดัก เวลามากเกินไป

หากคุณเป็นสำนักพิมพ์ขนาดเล็กเช่นฉัน มันเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ที่ใช้เวลาในการจัดระเบียบและจัดการสิ่งต่างๆ มากเกินไป คุณจะไม่ได้รับการจัดระเบียบอย่างสมบูรณ์ ยอมรับความวุ่นวายเพราะธุรกิจนี้ค่อนข้างวุ่นวาย (เหมือนธุรกิจอื่นๆ) สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

การตั้งค่าระบบองค์กรและซอฟต์แวร์ไม่ได้สร้างรายได้ให้กับคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อยังเป็นธุรกิจขนาดเล็ก (ซึ่งผมเป็น) มันเสียเวลาจริงๆ ใช้เวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในการเผยแพร่เนื้อหาและการโปรโมตที่ยอดเยี่ยม

แน่นอน ถ้าคุณมีพนักงาน 30 คน คุณต้องจัดระเบียบ (ฉันจะให้มันเป็นงานของพนักงานเพราะฉันไม่มีประโยชน์) แต่ถ้าคุณกำลังใช้งานเว็บไซต์หรือแม้แต่เว็บไซต์ไม่กี่แห่ง ให้เน้นที่งานสร้างรายได้ซึ่งก็คือการเผยแพร่เนื้อหาและการโปรโมต

คุณควรจะมีระเบียบมากกว่าฉันหรือไม่

มันขึ้นอยู่กับว่ามันช่วยให้คุณทำเงินได้มากขึ้นหรือไม่ คุณสามารถทุ่มเทให้กับมันได้มากกว่าฉันอย่างแน่นอน มีจุดหนึ่งที่สิ่งเหล่านี้คือ “การปลอบโยน” หรือ “งานผัดวันประกันพรุ่ง” ที่ขัดขวางไม่ให้คุณทำงานสำคัญให้เสร็จ เหมือนกับการดูรายงานรายได้ของ Affiliate, Analytics และรายงานรายได้จากโฆษณา… การตรวจสอบสิ่งเหล่านี้เป็นครั้งคราวเป็นสิ่งสำคัญ แต่การทำเช่นนี้ทุกๆ 2 ชั่วโมงเป็นการเสียเวลาอย่างมาก

ชุดที่เหลือ:

ส่วนที่ 1: ฉันเผยแพร่เนื้อหาในแต่ละวันมากแค่ไหน? นี่คือวันทำงานทั่วไป

ส่วนที่ 3: เวิร์กโฟลว์เนื้อหาของฉัน (ตั้งแต่คำสำคัญไปจนถึงการเผยแพร่)