¿Mi sistema de gestión de proyectos caótico y las herramientas gratuitas que utilizo para administrar mi negocio de sitio de nicho?

Este artículo es la parte 2 de una serie de 3 artículos:

Parte 1: ¿Cuánto contenido publico cada día? Aquí hay un día de trabajo típico

Parte 3: Mi flujo de trabajo de contenido (desde la palabra clave hasta la publicación)

Mi oficina en casa es un desastre. Notas, cables, tazas de café y basura por todos lados.

Mi oficina alquilada es la misma.

Y luego está la pantalla del escritorio de mi computadora portátil que tiene docenas de carpetas, imágenes y archivos dispersos por todos lados. Mi sistema de archivo digital es una broma.

Soy una persona muy desorganizada.

Aunque no siempre fui así. Solía ​​ser la persona que conciliaba mi cuenta corriente personal todos los meses. Lo hice durante años hasta que me pregunté "¿por qué estoy perdiendo el tiempo en esto?" En el transcurso de varios años nunca había encontrado una discrepancia. Sin error bancario. Nada. Sin embargo, había pasado muchas horas haciéndolo.

Durante la universidad fui súper organizado. Mi escritorio estaba ordenado. Mis libros siempre estaban guardados.

En algún punto del camino pasé de organizar y ser meticuloso a ser totalmente desorganizado.

Mi organización empresarial refleja mi organización física. No tengo ningún sistema de gestión de proyectos real, aparte de una variedad de herramientas gratuitas.

Ejemplos de mi desorganización total

Sin calendario de publicación formal:

No tengo un horario de publicación formal en ningún sitio web. Al principio, cuando entré en este negocio, leí que es bueno tener un calendario editorial y tener contenido programado para ser publicado tal o cual día.

No planifico ningún contenido para ningún día. Cuando esté hecho, lo publico. Si me pierdo un día, que así sea. La única excepción es que puedo alinear algunos durante unas vacaciones.

No tengo plan para ningún día hasta que llegue al trabajo:

No sé qué contenido publicaré mañana. No pienso en ello hasta que llego al trabajo. Tengo un montón de contenido en varias etapas del proceso, pero en cuanto a qué piezas exactas termino publicando, es un misterio hasta que empiezo a trabajar. A veces lo planeo en la ducha o conduciendo al trabajo, pero incluso esos planes a menudo cambian.

Soy minimalista cuando se trata de guardar, almacenar y organizar archivos digitales: solo guardo lo que es realmente importante. De lo contrario, lo tiro todo a la basura.

Flota creciente de hojas de cálculo con cientos de temas de artículos:

No tengo una hoja de cálculo clara y ordenada que organice todos los artículos en proceso y/o la investigación de palabras clave. Tengo una flota de hojas de cálculo con montones de listas. Sin embargo, de alguna manera recuerdo cada uno y nunca he tenido un problema con un desorden sin sistema de ideas de temas, investigación de palabras clave y contenido en proceso.

1 dirección de correo electrónico:

Tengo docenas de direcciones de correo electrónico, todas las cuales reenvían a mi correo electrónico principal. Mi bandeja de entrada es un desastre. No tengo carpetas ni ningún sistema, pero se administra. Configuré carpetas y sistemas en el correo electrónico una vez, pero nunca los usé.

Carpetas de archivos digitales incompletas:

La única organización que tengo es que tengo una carpeta para cada sitio de nicho. Sin embargo, con el tiempo se convierten en un vertedero. Peor aún, están incompletos porque desecho más de lo que guardo. Solía ​​guardar todo, pero dejé de hacerlo porque llegué al punto en que no podía encontrar nada. Ahora solo guardo cosas importantes.

Herramientas gratuitas que uso para la gestión de proyectos

A pesar de ser totalmente desorganizado, hago lo que necesito hacer y mantengo todas las pelotas en el aire. Si bien no uso ningún sistema específico, sí uso algunas herramientas gratuitas que mantienen todo funcionando. Están:

Gmail: Gmail es mi sistema de correo electrónico preferido. Hace el trabajo.

Google Calendar: no reservo demasiadas cosas, pero cuando lo hago uso Google Calendar.

Hojas de cálculo de Google: me encanta el software en la nube. Además tengo una Mac sin Excel. En consecuencia, Google Sheets es mi software de hoja de cálculo preferido.

Notas de Mac: las Mac tienen una función de Notas que es increíble. Se abre rápido y puedo navegar de una nota a otra muy rápido. También guarda automáticamente. Está en iCloud, así que puedo acceder a él desde todos mis dispositivos. Este ingenioso software gratuito prácticamente lo ejecuta todo. Es muy rudimentario, pero hace el trabajo.

Cualquier plataforma simple para tomar notas funcionará. Me gustan las pestañas en Mac Notes, así que puedo saltar rápidamente a otras notas casi al instante en lugar de buscar y abrir otro documento.

Recomiendo encarecidamente cualquier tipo de sistema de notas que permita pestañas ilimitadas en el documento.

Bolígrafo y papel: tengo montones de blocs de notas legales y montones de hojas escritas a mano por todas partes. Me encanta la pluma y el papel. Encuentro que se me ocurren buenas ideas usando esta forma de comunicación casi obsoleta.

Quickbooks: este año estoy configurando todas las cosas financieras en Quickbooks por la fuerte recomendación de mi contador. Mi documentación financiera en los últimos años ha sido horrible. Lo dejo para el final y luego tengo un gran trabajo compilando docenas de informes y hojas de cálculo. Fue tan malo este año que estoy siguiendo a mi contador y organizaré esta parte de mi negocio. Probablemente subcontrataré tanto como sea posible porque sé que no lo administraré diligentemente cada mes.

Eso es todo. No hago nada más para administrar todo y tratar de mantenerme organizado.

¿Qué pasa con algún sofisticado sistema o software central de gestión de proyectos?

no uso nada Dirijo todo con mi equipo, subcontratistas y redes publicitarias a través de correo electrónico, hojas de cálculo de Google y documentos de Google.

¿Por qué no dedico más tiempo a la gestión de proyectos?

He intentado. He usado varios programas de software, software de tareas pendientes, aplicaciones, etc. Pasé mucho tiempo configurándolos solo para nunca usarlos. Me parece que son una gran chupada de tiempo . Además, detesto perder el tiempo organizando cosas. Para una empresa de mi tamaño (yo y algunos asistentes virtuales), no es necesario.

El tiempo dedicado a organizar o administrar se dedica mejor a las 2 cosas que sé con certeza que me harán ganar dinero:

• producir buen contenido y
• promover ese contenido.

En eso me enfoco. Si estoy desorganizado haciéndolo, que así sea. Estoy seguro de que ahorro mucho tiempo improvisando y centrándome en el contenido y la promoción. A veces no puedo encontrar algo, pero es raro. El tiempo que ahorro de ser súper organizado lo compensa.

Si bien mi falta de sistema es un poco caótica, estoy bien con eso. Me gusta hacer lo que quiero, cuando quiero, donde quiero y como quiero.

¿Por qué te digo esto?

Recientemente, publiqué un artículo que describe mi día típico y establece lo que hago. Fue popular con muchos comentarios. Un comentarista preguntó "qué sistema de gestión de proyectos" usé. Es algo en lo que nunca había pensado y cuando respondí el comentario, me di cuenta de que podría ser una publicación de blog razonablemente interesante.

El punto principal que quiero transmitir aquí es evitar caer en la trampa del exceso de planificación y organización .

Si eres un equipo editorial más pequeño como yo, es un gran error dedicar demasiado tiempo a organizar y administrar las cosas. Nunca estarás perfectamente organizado. Acepta el caos porque este negocio es un poco caótico (como cualquier negocio). Las cosas cambian constantemente.

Configurar sistemas organizacionales y software no genera dinero, especialmente cuando todavía es una pequeña empresa (que lo soy). Es realmente una pérdida de tiempo. Dedique el mayor tiempo posible a la publicación de excelente contenido y promoción.

Claro, si tienes 30 empleados, necesitas organizarte (yo haría de eso el trabajo de un empleado porque soy inútil en eso). Pero si está ejecutando un sitio o incluso algunos sitios, solo concéntrese en las tareas para ganar dinero, que es la publicación de contenido y la promoción.

¿Deberías ser más organizado que yo?

Todo se reduce a si te ayuda a ganar más dinero. Ciertamente puedes esforzarte más que yo. Sin embargo, hay un punto en el que se trata de "comodidad" o "tareas postergadoras" que le impiden realizar un trabajo importante. Es como mirar informes de ingresos de afiliados, análisis e informes de ingresos publicitarios... es importante revisarlos de vez en cuando, pero hacerlo cada 2 horas es una gran pérdida de tiempo.

Resto de la serie:

Parte 1: ¿Cuánto contenido publico cada día? Aquí hay un día de trabajo típico

Parte 3: Mi flujo de trabajo de contenido (desde la palabra clave hasta la publicación)