Gestione delle spese 101: la tua guida alla rendicontazione delle spese

La gestione delle spese è un processo che viene spesso descritto come dispendioso in termini di tempo, laborioso, soggetto a errori e frustrante. Eppure svolge un ruolo cruciale nel mantenere i profitti della tua azienda.

Per definizione, la gestione delle spese è un sistema di organizzazione implementato per l'elaborazione di note spese, approvazioni e rimborsi dei dipendenti.

Tuttavia, più avanti nella lettura, vedrai come il nocciolo della gestione delle spese potrebbe creare o distruggere aziende di qualsiasi dimensione se lasciate incustodite. Questo articolo spiega perché le aziende devono prestare maggiore attenzione alla gestione delle spese e ai suoi vantaggi.

Perché è importante la gestione delle spese?

La gestione delle spese ha implicazioni diverse per le diverse parti interessate. Per i team finanziari, l'obiettivo principale è mantenere registri accurati e pianificazione finanziaria. Per i dipendenti, è ottenere un rimborso più veloce e con il minimo attrito. Per i proprietari o il management, si tratta di crescita, produttività, gestione del rischio, risparmio sui costi e soddisfazione dei dipendenti.

Ecco alcuni vantaggi di prestare attenzione alla gestione delle spese:

• Quando il processo di gestione delle spese scorre senza intoppi, fornisce informazioni accurate sulla salute finanziaria dell'organizzazione. Questo aiuta la direzione a identificare le opportunità di risparmio sui costi ei potenziali rischi.
• Successivamente, quando i cicli di rimborso delle spese dei dipendenti sono più brevi, si ottiene una maggiore soddisfazione e fiducia dei dipendenti. Questo gioca un ruolo cruciale nel determinare il tuo dipendente e la produttività finanziaria.
• Infine, quando ti impegni a rimanere conforme e mantenere registri dettagliati, vieni ricompensato con vantaggi fiscali. Un sistema di gestione delle spese ben congegnato e implementato, quindi, ha vantaggi sia tangibili che immateriali.

Come si presenta il processo di gestione delle spese?

Il processo di gestione delle spese prevede quanto segue:

• Rendicontazione delle spese aziendali da parte dei dipendenti
• Verifica e validazione dei report da parte dei gestori/approvatori
• Verifica delle note spese per la conformità da parte di contabili/team finanziari
• Elaborazione pagamenti per rimborsi spese dipendenti
• Custodia di spese, ricevute e registrazioni per audit esterni

Ecco un diagramma di flusso per aiutarti a visualizzare il processo:

Sembra abbastanza semplice, ma in realtà ci sono sfide in ogni fase del processo che pongono gravi minacce alla stabilità e alla crescita dell'azienda se non vengono eseguite correttamente. Pertanto, è essenziale comprendere queste sfide per costruire un sistema di gestione delle spese efficiente.

Sfide nel processo di gestione delle spese e dei viaggi

Oltre ad essere dispendioso in termini di tempo e manodopera, il processo di gestione delle spese è pieno di sfide da quando si impostano le politiche fino all'elaborazione dei rimborsi. E poi ancora un po'. Ecco le tre sfide più comuni nella gestione delle spese.

1. Politiche di viaggio e spese poco chiare

Il ciclo di rendicontazione delle spese inizia dai dipendenti e, con politiche di spesa poco chiare, il primo passo è dove iniziano i problemi. Soprattutto perché la rendicontazione delle spese è sempre un lavoro dell'ultimo minuto ed è temuta da tutti.

Problemi che i dipendenti devono affrontare con politiche di viaggio e spese poco chiare:

• Diventa difficile ricordare le politiche e le categorie di spesa.
• Ciò si traduce in dipendenti che rivendicano le spese fuori polizza.
• I rapporti vengono rispediti ai dipendenti per essere ripresentati, con conseguente ritardo nei pagamenti.
• Le spese non conformi, se rimborsate, contano come frode della nota spese.
• I dipendenti potrebbero provare a ripetere le violazioni non verificate poiché potrebbero non essere pienamente consapevoli delle ripercussioni di aver commesso una frode nella nota spese.

2. Flussi di lavoro di approvazione delle spese inefficaci

Come nel caso delle politiche di viaggio e di spesa, se il flusso di lavoro di approvazione non è ben definito, la nota spese potrebbe semplicemente non raggiungere la persona giusta e nei tempi giusti. Ciò provoca frustrazione, confusione e ritardi nel rimborso dei dipendenti per i soldi che hanno speso dalle loro tasche per la tua attività.

Problemi che i dipendenti e i team finanziari devono affrontare con flussi di lavoro di approvazione inefficienti:

• I dipendenti e gli approvatori non sono a conoscenza dell'intero processo di rimborso.
• Sprecano ore produttive per capire quali rapporti vanno a chi.
• C'è un'alta probabilità che un responsabile dell'approvazione manchi un'e-mail di nota spese.
• Le affermazioni fraudolente o fuori norma potrebbero non essere controllate.
• A causa del continuo e lungo avanti e indietro, i rimborsi sono ritardati.
• Non esiste un luogo in cui tutte le attività su una nota spese vengano registrate.
• Diventa difficile per i team finanziari tenere traccia dei colli di bottiglia e della conformità.
• Inevitabilmente, senza un audit trail dettagliato, l'azienda si apre agli audit.

3. Rimborsi delle spese dei dipendenti ritardati

Il rimborso delle spese è un processo lungo e faticoso. Che si tratti dei molteplici avanti e indietro tra dipendenti e team finanziari o dell'enorme quantità di immissione, verifica ed elaborazione manuali dei dati, a nessuno piace la rendicontazione delle spese.

Inoltre, i ritardi di rimborso delle spese dei dipendenti comportano:

• Insoddisfazione dei dipendenti e morale ridotto.
• I dipendenti perdono i soldi che hanno speso per l'azienda.
• Non hai abbastanza tempo per concentrarti su cose che sono davvero importanti.
• Le approvazioni dell'ultimo minuto potrebbero comportare l'approvazione di rivendicazioni fuori norma.
• I team finanziari non possono chiudere i libri in tempo.

Ritardi, errori, frodi e audit dolorosi sono caratteristici della tradizionale gestione delle spese. Si tratta di aziende, piccole e grandi, che si rivolgono a metodi più efficaci di gestione delle spese.

Che cos'è la gestione delle spese tradizionale?

I tradizionali processi di gestione delle spese si basano su ricevute e registrazioni cartacee. Per dipingere un quadro, ecco come appare un tradizionale sistema di gestione delle spese:

• I dipendenti hanno il compito di tenere al sicuro tutte le ricevute aziendali per richiedere il rimborso delle spese all'inizio di ogni ciclo di rimborso.
• Gli approvatori devono verificare manualmente le note spese e assicurarsi che rispettino la politica di viaggio e spesa dell'azienda.
• I team finanziari hanno il compito di controllare tutte le ricevute di spesa approvate con tracce cartacee prima dell'elaborazione.
• I team finanziari devono quindi salvare tutte le ricevute e i record in modo organizzato per futuri audit interni/esterni.

Sfide con la gestione delle spese tradizionale

Un aggiornamento dalla contabilità cartacea è stata la contabilità basata su Excel. Tuttavia, entrambi i sistemi richiedono tempo e lavoro, poiché si basano esclusivamente sull'immissione e la verifica manuali dei dati. Ecco alcune sfide e limitazioni della tradizionale gestione delle spese:

• Elevata probabilità di errori di immissione dei dati: la gestione tradizionale delle spese si basa sull'immissione manuale dei dati per la rendicontazione delle spese, le approvazioni e persino la tenuta dei registri. Uno zero aggiuntivo o uno mancante potrebbe distorcere i tuoi libri e aprirti agli audit.
• Alto rischio di frodi nella nota spese: è molto probabile che le sfumature delle politiche sfuggano alle crepe e creino frodi nella nota spese. Questo costa alle aziende un sacco di soldi e potrebbe bloccare i tuoi calendari per una spiacevole richiesta con le autorità fiscali.
• Mancanza di visibilità sulla spesa dei dipendenti: i team finanziari non hanno modo di sapere quanto i dipendenti stanno spendendo per progetti diversi fino a quando non hanno consegnato le note spese alla fine del mese. Ciò ostacola la produttività finanziaria e può rappresentare una seria minaccia per i profitti della tua azienda.

Che cos'è la gestione automatizzata delle spese?

Il software di gestione delle spese automatizzato utilizza funzionalità progettate appositamente per eliminare tutte le attività banali coinvolte nella rendicontazione finanziaria. Questo aiuta a rimuovere la frustrazione dietro la rendicontazione manuale delle spese.

Oltre a rendere la rendicontazione e il monitoraggio delle spese un gioco da ragazzi, ecco alcuni altri vantaggi che la gestione automatizzata delle spese comporta:

• Offre ai dipendenti modi semplici per monitorare e segnalare le spese da qualsiasi dispositivo di loro scelta.
• Esegue controlli delle politiche in tempo reale su ogni nota spese anche prima che venga segnalata per garantire la conformità alle politiche.
• Consente la personalizzazione e l'automazione dei flussi di lavoro di approvazione e delle riconciliazioni di carte di credito bancarie e aziendali.
• Si integra con altri software di contabilità, ERP e HRMS per garantire che tutti i dati di gestione dei dipendenti, di viaggio e delle spese siano centralizzati.

Vantaggi del passaggio alla gestione automatizzata delle spese

Il passaggio dalla rendicontazione delle spese basata su carta ed Excel al digitale può rappresentare una trasformazione significativa per le aziende. Ecco alcuni vantaggi offerti dalla gestione automatizzata delle spese rispetto alla tradizionale gestione delle spese.

• I dipendenti impiegano meno tempo a compilare e inviare note spese.
• Gli approvatori dedicano meno tempo alla verifica e all'approvazione delle note spese.
• La conformità è curata dal software di gestione delle spese.
• La prontezza dell'audit è assicurata senza alcuno sforzo manuale aggiuntivo.
• I team finanziari ottengono visibilità continua sulle spese dei dipendenti.

Il passaggio alla gestione automatizzata delle spese assume il controllo di attività manuali, soggette a errori e che richiedono tempo e aiuta le aziende a migliorare le prestazioni finanziarie, la produttività dei dipendenti e ottimizzare la gestione del budget.

Che cos'è un software di gestione delle spese?

Il software di gestione delle spese è progettato per automatizzare i viaggi e i processi relativi alla gestione delle spese, inclusi i resoconti delle spese, le approvazioni, i rimborsi e le prenotazioni dei viaggi. Un processo automatizzato di gestione delle spese riduce al minimo i rischi che di solito sono caratteristici della tradizionale gestione delle spese. Ecco alcuni vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione delle spese organizzato dalle parti interessate.

Per i dipendenti offre:

Monitoraggio e reportistica efficiente delle ricevute

La maggior parte dei software di gestione delle spese offre facili opzioni di monitoraggio delle ricevute aziendali per ridurre il tempo e gli sforzi che i dipendenti investono nella rendicontazione delle spese. La caratteristica più importante per la rendicontazione delle spese è lo scanner OCR (Optical Character Recognition) presente in quasi tutte le applicazioni mobili per la gestione delle spese.

Questa funzione consente ai dipendenti di scattare semplicemente una foto della ricevuta cartacea utilizzando lo scanner OCR. Il software quindi compila automaticamente i dettagli delle spese dall'immagine acquisita, tutti pronti per essere segnalati. Ciò garantisce che un'esperienza davvero con un clic sostituisca il processo di rendicontazione manuale delle spese altrimenti noioso.

Rimborsi spese più rapidi

Un software automatizzato per la gestione dei viaggi e delle spese consente ai dipendenti di inviare facilmente le note spese conformi. Elimina inoltre la necessità di continui avanti e indietro tra le parti interessate per garantire l'invio tempestivo di note spese, approvazioni e rimborsi spese per i dipendenti.

Per gli approvatori, offre:

Flussi di lavoro di approvazione automatizzati personalizzati

Con un software di gestione delle spese, non è necessario che i gestori o gli approvatori rispondano alle e-mail "potresti indicarmi la persona giusta". Una volta che il flusso di lavoro è stato inserito nel sistema e impostate le politiche, è anche possibile impostare promemoria automatici per l'invio dei rapporti e approvare automaticamente i rapporti ed eliminare del tutto i colli di bottiglia nel processo di approvazione delle spese.

Applicazione efficace della politica di spesa

In qualità di manager, capi dipartimento o dipartimento finanziario, ci sono cose migliori e più importanti che devi fare che verificare le note spese rispetto alle polizze. Un software di gestione delle spese automatizza i controlli delle politiche e ti avvisa di eventuali violazioni. Ciò ti consente di intraprendere le azioni appropriate e senza sprecare ore produttive per la verifica.

Per i team finanziari, offre:

Riconciliazione automatica delle carte di credito aziendali

Qualche tempo fa, quando le carte aziendali erano di gran moda, sembravano la soluzione definitiva per gestire le spese aziendali. Solo i team finanziari conoscono il problema di abbinare gli estratti conto delle carte di credito alle fatture e quindi di verificarne la conformità.

Un software di gestione delle spese può essere un vero vantaggio quando si tratta di riconciliazione delle carte di credito. Il software abbina automaticamente le spese, gli incassi e le transazioni, cancellando l'intervento manuale dall'equazione. Si integra inoltre con i fornitori di carte di credito per ottenere feed diretti sulla dashboard di gestione delle spese. Questo aiuta i team finanziari a ottenere informazioni in tempo reale su dove sta accadendo esattamente la spesa invece che solo le informazioni che stanno accadendo.

Audit trail digitali per una conformità continua

Il software di gestione delle spese mantiene tracce di controllo digitali dettagliate per ciascuna spesa e le azioni corrispondenti di tutte le parti interessate. Ciò consente ai team finanziari di controllare facilmente le note spese prima di elaborare i rimborsi. Ciò elimina anche la necessità di conservare pile di ricevute cartacee e di preoccuparsi della loro custodia.

Elaborazione dei pagamenti più veloce

Un software di gestione delle spese integra il tuo sistema ERP, contabilità, sistema HRMS e portali bancari esistenti. Ciò ti consente di portare tutti i dati dei dipendenti e delle spese su un'unica piattaforma e avviare i pagamenti direttamente dalla dashboard di gestione delle spese. Inoltre, ti consentirà di monitorare l'avanzamento del pagamento, assicurandoti di essere sempre al corrente delle cose.

Archiviazione cloud sicura per le ricevute di spesa

Tutte le ricevute di spesa allegate alle note spese sono archiviate in un cloud sicuro e ricercabile. Ciò consente ai team finanziari di cercare facilmente qualsiasi spesa, ricevuta o rapporto utilizzando i filtri. La prossima volta che ti siedi per un audit, non ci sarà un'ora di silenzio imbarazzante tra te e l'auditor mentre sfogli un mucchio di rapporti per trovare quello che l'auditor ha chiesto.

Informazioni in tempo reale sull'analisi dei dati di spesa

Un software di gestione delle spese offre visibilità in tempo reale e informazioni dettagliate sulla spesa dei dipendenti nell'organizzazione o in più organizzazioni. Queste informazioni sono rese disponibili nella dashboard di gestione delle spese, dove puoi visualizzare la spesa per dipartimenti, progetti, categorie e altro ancora.

Le informazioni dettagliate sui dati di spesa in tempo reale ti aiuteranno a ottimizzare le spese quando e dove necessario. Ti assicura inoltre di rispettare i budget previsti/allocati. Inoltre, l'analisi dei dati storici consente di analizzare meglio le esigenze finanziarie della tua organizzazione per prendere decisioni basate sui dati.

La sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è una preoccupazione enorme per tutto ciò che riguarda il software. Un buon software di gestione delle spese aziendali aderisce alle misure di sicurezza standard del settore per garantire che i tuoi dati siano sempre al sicuro. Offrono anche funzionalità come l'accesso basato sui ruoli, l'accesso basato su IP e l'accesso ai revisori per garantire che diversi stakeholder con ruoli diversi abbiano accesso solo ai dati che decidi di far loro vedere.

Un software di gestione delle spese ti aiuta ad automatizzare l'intero sistema di gestione delle spese, risparmiando tempo e costi. Aiuta anche a ridurre i rischi e le frodi, aumentando al contempo il morale dei dipendenti e la redditività complessiva. Se desideri controllare, rigorosamente in termini di denaro, il RoI di un software di gestione delle spese, ecco un calcolatore del ROI gratuito che puoi utilizzare.

Come scegliere un software di gestione delle spese per la tua azienda

Se hai utilizzato il calcolatore del ROI di cui stavamo parlando, probabilmente sei convinto che un software di gestione delle spese valga l'investimento.

Ma automatizzare la rendicontazione delle spese è più di un semplice ROI. È necessario scegliere un software per note spese adatto alle proprie esigenze aziendali. Per aiutarti durante il processo, abbiamo compilato una pratica lista di controllo per aiutarti a selezionare le migliori opzioni software di spesa per la tua azienda:

Verifica le funzionalità indispensabili per la gestione delle spese

Il fornitore del software di gestione delle spese scelto dovrebbe offrire le seguenti funzionalità per garantire che tu possa automatizzare ogni singola fase del processo di gestione delle spese:

• Un'app mobile con facili opzioni di monitoraggio delle spese per i dipendenti.
• Flussi di lavoro di approvazione delle spese completamente personalizzabili.
• Un robusto motore di regole aziendali (automazione delle politiche di viaggio e spesa).
• Funzionalità di riconciliazione automatica di banche e carte di credito.
• Analisi dei dati di spesa approfondita e in tempo reale.
• Un dashboard completo per la gestione delle spese.
• Integrazioni con travel desk, software ERP, contabilità e HRMS.
• Sistemi ERP potenti e facili da implementare con integrazioni API.

Comprendi i tuoi requisiti di assistenza clienti

È necessario comprendere i requisiti di assistenza clienti della propria organizzazione prima di selezionare i fornitori. Se hai dipendenti che viaggiano frequentemente, potresti aver bisogno di un fornitore altamente qualificato con risposte rapide, chat dal vivo attive e assistenza clienti tempestiva.

Se preferisci avere video tutorial dettagliati, documenti e altre risorse, assicurati che il tuo fornitore possa rendere tali risorse facilmente accessibili per il tuo team. Ciò garantisce un'adozione più rapida e semplice della tecnologia più recente.

Controlla le recensioni degli utenti su piattaforme affidabili

Le recensioni dei clienti che utilizzano un software forniscono informazioni dettagliate sulle loro esperienze dopo l'implementazione. Queste recensioni svolgono un ruolo cruciale nel capire se un particolare software è un prodotto valido o meno per la tua azienda.

Le piattaforme di revisione del software come G2 semplificano e velocizzano il processo valutando il software in base alle recensioni degli utenti reali su varie piattaforme. Valutano il software in base a diversi criteri come facilità d'uso, qualità del supporto, facilità di implementazione e altro ancora. Ciò fornisce una scorciatoia affidabile per mettere le mani sul miglior software di note spese per raggiungere gli obiettivi aziendali desiderati.

A prova di futuro i tuoi profitti

Gli ingredienti principali per il successo di un'organizzazione sono una perfetta collaborazione tra i team con un aumento costante della produttività finanziaria e dei dipendenti. Ciò può essere ottenuto semplificando il processo di gestione delle spese per risparmiare tempo, fatica, garantire accuratezza e sicurezza e fornire preziose informazioni dettagliate sulle spese.