Come creare una lettera di offerta che rafforzi le tue nuove assunzioni

Ottenere l'assunzione giusta è fondamentale per qualsiasi attività.

Il primo scambio di documenti formali che avviene tra il datore di lavoro e il lavoratore è una lettera di offerta . Discutiamo dell'importanza di un documento così cruciale e di quali componenti dovrebbero essere inclusi.

Che cos'è una lettera di offerta?

Una lettera di offerta è la prova della conferma per un lavoro. Il documento viene condiviso con il candidato selezionato, indicando le offerte di lavoro. Contiene dettagli di base come la designazione del candidato, il compenso totale, i vantaggi e la data di inizio del rapporto di lavoro.

Il candidato dovrà firmare la lettera per confermare l'accettazione dell'offerta.

L'intero processo di selezione, assunzione e invio di lettere di offerta ai dipendenti è un'attività limitata nel tempo che richiede che tu sfori i documenti richiesti rapidamente e con errori minimi o nulli. Ecco alcune cose da fare e da non fare prima di inviare la lettera di offerta al tuo dipendente.

Fare:

• Usa la carta intestata della tua azienda per condividere le tue lettere di offerta. Questo specificherà chiaramente il nome della tua azienda.
• Assicurati di aggiornare correttamente il nome del dipendente e l'indirizzo completo.
• Specificare chiaramente la designazione, la durata del rapporto di lavoro, la retribuzione e i benefici
• Indicare la clausola "a volontà" per evitare che il candidato assuma la lettera di offerta come contratto legalmente vincolante. Tale clausola consente al datore di lavoro o al lavoratore di recedere dal rapporto di lavoro in qualsiasi momento senza motivo o preavviso
• Specificare altre eventualità che regolano l'accordo e il rapporto di lavoro come requisiti per la sottoscrizione del patto di riservatezza, patto di non concorrenza, eventuali corsi di formazione o prove specifiche, ecc.
• Utilizzare un linguaggio semplice che il dipendente possa capire. Cerca di mantenere il linguaggio semplice per non confondere il dipendente.
• Accogli il dipendente nella tua organizzazione. Indica che sei felice che il dipendente faccia parte della tua organizzazione e non vedi l'ora di lavorare con lui.

Non:

• Indicare eventuali promesse di promozioni o valutazioni
• Usa il gergo tecnico e legale. Ciò può portare a interpretazioni errate e causare problemi inutili.

Ottenere un nuovo dipendente a bordo può essere molto eccitante, ma assicurati di comunicare chiaramente i termini con il tuo dipendente. Non lasciare spazio ad alcuna ambiguità. Cosa includere e cosa non includere potrebbe variare a seconda di dove opera la tua azienda (quale paese o regione). Una lettera di offerta accuratamente formulata può soddisfare alcune o tutte le disposizioni di legge necessarie.

Ci sono ancora alte possibilità di singhiozzo come perdere una clausola o un termine particolare, un gergo legale errato o errori di ortografia. Per affrontare tali situazioni, puoi utilizzare modelli di lettera di offerta verificati che possono essere personalizzati in base ai requisiti e alle linee guida della tua organizzazione. Questo semplifica il processo di creazione del documento e ti dà un vantaggio.

Fai molta attenzione a quale documento stai preparando. Le persone spesso si confondono tra l'uso e lo scopo di una lettera di offerta e di una lettera di lavoro. Eliminiamo quell'aria di confusione prima di immergerci in profondità nei componenti della lettera di offerta.

In che cosa una lettera di offerta è diversa da un contratto di lavoro?

Le lettere di offerta sono documenti concisi rispetto al contratto di lavoro. Le lettere di offerta contengono i termini e le condizioni di base. I contratti di lavoro, d'altra parte, sono documenti lunghi che includono termini e condizioni più complicati che regolano la durata del rapporto di lavoro.

Quindi ecco alcuni punti che mettono a tacere la tua confusione:

La differenza di fondo tra lettere di offerta e contratti di lavoro è che - Le lettere di offerta sono una conferma scritta di un accordo verbale che ha avuto luogo tra il candidato e il datore di lavoro. Considerando che il contratto di lavoro è un contratto vincolante a cui entrambe le parti devono attenersi per tutta la durata del rapporto di lavoro.

10 componenti da includere nella tua lettera di offerta di lavoro

Ci sono 10 diversi componenti che vengono messi insieme per creare una lettera di offerta. È fondamentale includere questi componenti in un formato ben strutturato per una migliore comunicazione e comprensione. Di seguito sono riportati alcuni componenti di base da includere durante la creazione di una lettera di offerta.

1. Titolo e descrizione del lavoro

Indicare il titolo del ruolo per il quale il candidato è selezionato. Seguilo con una breve descrizione di ciò che ci si aspetta dal ruolo e menziona tutti i requisiti specifici richiesti da questo lavoro. Questo può essere un buon punto di riferimento in caso di domande sul ruolo e sulle sue responsabilità in futuro.

2. Data di inizio del rapporto di lavoro

Specificare la data di adesione in grassetto nella lettera di offerta. Ciò assicurerà che sia tu che il dipendente siate sulla stessa pagina. Una data di adesione chiara fornisce al dipendente il tempo per gestire e concludere gli obblighi precedenti e entrare a far parte della tua organizzazione senza precedenti sbornie di lavoro. Ciò è particolarmente applicabile nei casi in cui un dipendente si trasferisce o si prende una pausa prima di entrare in azienda.

3. Team e struttura di rendicontazione

Informare il dipendente sulla squadra con cui lavorerà e sui manager a cui riferirà porta un senso di fiducia e conforto. Le informazioni relative ai team e alla struttura di reporting variano a seconda del ruolo per il quale viene assunto il dipendente.

Se un dipendente viene assunto per una posizione di livello base o di livello esecutivo, puoi menzionare chi sarà il suo manager con il titolo di manager insieme a una possibile struttura di reporting.

Considerando che un'assunzione a livello dirigenziale dovrebbe essere informata della squadra che dovrebbe gestire come il n. delle persone nel team e come la gerarchia nella struttura di reporting sarà applicabile al suo ruolo.

4. Cosa dovrebbero aspettarsi i candidati il ​​primo giorno

Sarà utile sia per il datore di lavoro che per il lavoratore essere preparati in anticipo. Elencare alcune aspettative di base darà al dipendente un'idea di cosa aspettarsi e può prepararsi per il lavoro di conseguenza. Queste informazioni aiuteranno anche il datore di lavoro a garantire un processo di inserimento regolare per il dipendente.

5. Stipendio, vantaggi e vantaggi

Una delle informazioni più critiche che comporta una lettera di offerta è lo stipendio, i benefici e i vantaggi che accompagnano il lavoro.

Descrivi quanto guadagnerà il dipendente, riceverà un bonus - se sì, ci sono condizioni specifiche ad esso collegate, qual è la struttura delle commissioni e qualsiasi altra struttura retributiva di cui dovrebbero essere a conoscenza.

Spiega come funziona il calendario dei pagamenti. Se i dipendenti saranno pagati giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Ciò che aiuta è menzionare l'importo totale che riceveranno e dividerlo secondo il programma di pagamento.

Ad esempio, un dipendente guadagna $ 12.000 all'anno e l'organizzazione per cui lavora paga mensilmente. Il dipendente guadagnerà $ 1.000 al mese.

Infine, devi menzionare i vantaggi offerti dalla tua organizzazione. I vantaggi vengono concessi al di là della retribuzione fissa di cui i dipendenti possono godere, come l'assicurazione sanitaria, il piano 401k, ecc. Alcuni datori di lavoro offrono anche piccoli vantaggi come buoni, buoni pasto, pagamenti di bollette telefoniche e molto altro.

6. KPI e KRA previsti per il ruolo

Le aree di responsabilità chiave (KRA) e gli indicatori chiave di prestazione (KPI) dei dipendenti chiaramente definiti dovrebbero essere inclusi nella lettera di offerta. L'identificazione di KRA e KPI porta chiarezza al ruolo, consente al dipendente di concentrarsi sull'attività per ottenere il risultato desiderato e aiuta a prendere decisioni che aggiungono valore alla crescita dell'organizzazione.

KRA vs KPI e come differiscono

C'è ancora una certa confusione su questi termini e sono costantemente usati in modo intercambiabile.

Ecco un esempio di KRA e KPI redatti per un dirigente di marketing.

KRA:

• Creazione di una campagna sui social media, ideazione di idee e strategie
• Ricerca e analisi del target di riferimento
• Distribuzione di contenuti commerciabili
• Competenza in attività promozionali

KPI:

• Numero di follower, visite al profilo, coinvolgimento con i post per giorno/settimana/mese dalla campagna sui social media appena lanciata
• Raggiungimento delle attività promozionali
• N. di contatti che arrivano attraverso la campagna sui social media
• N. di iscrizioni dai blog del sito web
• Backlink generati settimanalmente dai post degli ospiti

Puoi essere più esauriente quando elenchi i KRA e i KPI per i tuoi nuovi assunti per dare loro più chiarezza sul loro ruolo e sulle tue aspettative da loro.

7. Eventuali regole di prova o contingenza per l'assunzione

Un buon numero di datori di lavoro richiede nuove assunzioni per lavorare in libertà vigilata per un numero fisso. di giorni o mesi. La durata può variare da un'organizzazione all'altra. Se la tua azienda ha un periodo di prova definito, il dipendente dovrebbe esserne informato nella lettera di offerta insieme alle condizioni aggiuntive, se presenti.

La lettera di offerta dovrebbe anche specificare i dettagli su altre contingenze relative al presente accordo. Il datore di lavoro può chiedere loro di firmare qualche altro accordo come accordi di non concorrenza, di non divulgazione o richiedere alcuni documenti per condurre controlli sui precedenti. A volte il dipendente può anche dover sottoporsi a un test antidroga per assicurarsi che l'offerta rimanga valida.

Non ci dovrebbe essere alcun elemento di sorpresa quando si tratta di qualcosa di così critico come le offerte di lavoro. È della massima importanza che il dipendente sia informato di tali eventualità prima di entrare a far parte dell'organizzazione.

8. Conoscenza della cultura aziendale

Garantire che tutti gli aspetti tecnici siano spiegati nella lettera di offerta è un must, ma ciò non dovrebbe impedirti di dare una sbirciatina alla cultura dell'organizzazione al tuo nuovo assunto. Accogli il dipendente con un tono allegro che lo faccia sentire parte della tua organizzazione. Menziona la missione e la visione generali della tua azienda. Fai sentire il nuovo dipendente desiderato e importante aggiunta al team.

9. Affrontare i tecnicismi legali

Infine, assicurati che tutte le informazioni necessarie richieste in una lettera di offerta siano incluse per mantenere le aspettative direttamente da entrambe le estremità come la clausola di volontà.

10. Conferma di accettazione dell'offerta da parte del candidato

Solo quando tutti i componenti richiesti sono inclusi e imballati completamente è possibile inviare la lettera di offerta al candidato per l'accettazione e la firma.

Una volta che la lettera di offerta è stata condivisa con il candidato, il tuo lavoro è finito, o no? Ci sono alcune altre cose che puoi fare per essere in cima al tuo gioco di assunzione.

Crea la tua lettera di offerta all'interno di uno strumento di gestione dei documenti in cui puoi tenere traccia dell'attività dell'utente, ad esempio se il documento inviato è stato aperto dal candidato, ha firmato il documento e così via.

Puoi anche garantire un processo di firma senza intoppi collegando la tua lettera di offerta con la funzione di firma elettronica. Il candidato può eliminare le seccature di scaricare, stampare, firmare e quindi inviare il documento via e-mail. Un semplice clic con lo strumento e-sign e la lettera di offerta viene firmata.

11. Dichiarazione conclusiva e ringraziamento

Concludi la tua lettera di offerta con un ringraziamento casuale a nome dell'azienda e comunica al dipendente che sei lieto che facciano parte e non vedo l'ora di accettarlo non appena accetta l'offerta.

Pagina di copertina della lettera di offerta

Per distinguerti e attirare l'attenzione del tuo candidato, dovresti qualcosa di diverso da quello che stanno facendo le altre aziende. Per questo, non è necessario lavorare sodo, ma lavorare in modo intelligente con modelli controllati e pronti all'uso; puoi redigere una lettera di offerta creativa che catturi l'attenzione del candidato e ti aiuti a lavorare più velocemente.

Aggiungi una copertina alla tua lettera di offerta che contenga informazioni standard come il logo della tua azienda e per chi è il documento preparato. Ecco come potrebbe essere una copertina:

Modello di lettera di offerta

[CARTA INTESTATA]

[Data]

[Nome completo del candidato]

[Indirizzo del candidato ]

Gentile [nome del candidato],

Siamo lieti di offrirti la posizione a tempo pieno di [designazione o titolo] presso [nome azienda]. La data provvisoria per l'adesione sarà [Data], subordinata al completamento con successo della verifica in background.

Dovrai lavorare per [n. di ore settimanali] dal lunedì al venerdì. Offriamo il lavoro a distanza fino a [n. di giorno alla settimana o al mese]. Viene allegato un riepilogo della tua descrizione del lavoro per familiarizzare con i ruoli, le responsabilità e la struttura dei rapporti.

Il tuo stipendio annuale sarà di $ [Importo] e verrà pagato mensilmente, soggetto alle tasse applicabili. Una ripartizione della retribuzione annuale è fornita nell'Appendice-A.

Questa offerta è valida fino al [Data]. Si prega di confermare l'accettazione di questa offerta firmando e restituendo questa lettera entro tale data. Se non confermi la tua accettazione, abbiamo il diritto di ritirare l'offerta.

Tieni presente che [Nome dell'azienda] ti offre questa opportunità di lavoro su base volontaria. Questa lettera di offerta non costituisce un contratto di lavoro e riceverai il tuo contratto di lavoro al momento dell'adesione.

Non vediamo l'ora di averti nel nostro team. In caso di domande, non esitare a contattarci.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome]

Allegati:

• Appendice A
• Riepilogo descrizione lavoro

[Inserire la ripartizione dello stipendio annuo]

[Definire i KRA e i KPI]

[Fornire una struttura di reporting]

[Nome e titolo del responsabile delle segnalazioni]

Conclusione

Ottenere risorse adatte a un ruolo può creare meraviglie per la tua organizzazione. Come accennato all'inizio del blog, l'assunzione è un lavoro molto limitato nel tempo. Se non assumi le persone migliori per il tuo lavoro, lo farà qualcun altro.

Per raggiungere questo obiettivo, è necessario inchiodare la prima interazione formale o semi-formale in termini di documentazione attraverso una lettera di offerta. Assicurati che tutte le tue i siano tratteggiate e le t tagliate prima di inviarlo al candidato per firmarlo.

La cosa più importante da tenere a mente per mantenere la lingua semplice. Non utilizzare un gergo legale e tecnico che potrebbe confondere il candidato. Mantieni la lettera semplice e al punto con informazioni sufficienti per trasmettere la tua offerta al candidato.

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