Mengapa Proses Pembuatan Konten Anda Membutuhkan DAM

Merek menciptakan banyak aset digital, seperti konten tertulis, gambar, dan video, untuk mempromosikan produk dan layanan mereka. Tetapi bagaimana pemasar memastikan tim di berbagai departemen (misalnya, penjualan, manajemen produk, PR, komunikasi, dan mitra agensi) dapat mengakses dan menggunakan kembali aset terbaru secara efisien?

Sistem manajemen aset digital (DAM) memberi Anda kendali atas proses pembuatan konten dan alur kerja distribusi untuk menghemat waktu dan uang sambil memastikan konsistensi merek di semua saluran dan titik kontak. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang DAM: apa itu DAM, mengapa Anda membutuhkannya, dan bagaimana memilih sistem yang memenuhi kebutuhan Anda.

Apa itu manajemen aset digital?

Perangkat lunak manajemen aset digital memungkinkan manajer aset digital untuk menyimpan dan mengatur perpustakaan aset digital dan membuatnya tersedia melalui lokasi terpusat untuk karyawan di seluruh organisasi. Tim dapat menemukan versi terbaru dari setiap aset media, seperti gambar, video, animasi, PDF, dan banyak lagi, bersama dengan catatan dari tim pemasaran (misalnya, hak penggunaan) untuk merampingkan alur kerja sekaligus menghilangkan proses manual yang memakan waktu.

Bagaimana cara kerja manajemen aset digital?

Tujuan DAM adalah untuk memberikan konten yang tepat kepada orang yang tepat melalui saluran atau perangkat apa pun secara (hampir) secara real-time sambil memungkinkan organisasi untuk melacak penggunaan dan mengukur kinerja semua aset digital. Untuk sebagian besar aplikasi DAM, aset merujuk ke media dan metadatanya — informasi seperti nama file, penulis, tanggal pembuatan, hak penggunaan, biaya, dan ucapan yang dikonversi menjadi teks dari video — yang merupakan kunci untuk membuat aset dapat dicari dan dapat digunakan.

Mengapa manajemen aset digital penting?

Ada banyak manfaat untuk menerapkan perangkat lunak manajemen aset digital dan menyiapkan alur kerja manajemen aset digital. Inilah mengapa perusahaan berinvestasi di DAM:

Mendukung kolaborasi antara tim internal dan eksternal

Perangkat lunak DAM memungkinkan pihak eksternal seperti pekerja lepas dan agensi untuk mengirimkan aset dan berkolaborasi dengan tim internal untuk membuat perubahan, melacak pembuatan versi, dan menyetujui materi iklan. Anda dapat membuat portal yang disesuaikan untuk entitas luar yang berbeda sehingga mereka dapat melihat dan mengunduh aset tertentu tanpa mengakses seluruh repositori DAM.

Mempromosikan penggunaan sumber daya digital yang ada secara efisien

Pengelola aset digital dapat menambahkan metadata ke setiap file sehingga pembuat konten dapat menemukan aset yang tepat untuk kampanye mereka menggunakan kemampuan penelusuran sistem DAM. Anggota tim tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk memilah-milah gambar, menonton rekaman video, atau membuat ulang konten yang mirip dengan aset yang ada.

Merampingkan tinjauan dan persetujuan internal

Banyak sistem DAM menawarkan fitur manajemen proyek untuk memfasilitasi kolaborasi dan mengotomatisasi alur kerja sehingga pengguna dapat mengarahkan aset ke pemangku kepentingan yang sesuai untuk ditinjau dan disetujui. Fitur otomatisasi membantu meminimalkan tugas manual yang membosankan dan berulang sambil menghilangkan kemacetan dan inefisiensi.

Memfasilitasi penggunaan aset di seluruh saluran

Sistem DAM menawarkan fitur pemotongan dan pengeditan otomatis atau manual untuk mempercepat konversi aset ke dalam berbagai ukuran, rasio aspek, dan format file sehingga Anda dapat dengan cepat menyesuaikan aset untuk berbagai platform dan saluran pemasaran. Anda juga dapat mengonversi aset ke berbagai ukuran atau format file saat Anda mengunduhnya.

Pastikan kepatuhan dengan persyaratan lisensi

DAM memungkinkan pemasar untuk memiliki kontrol yang lebih besar atas penggunaan aset digital. Misalnya, Anda dapat mencegah penyebaran aset saat perjanjian lisensi berakhir hanya dengan menetapkan tanggal kedaluwarsa atau menghapusnya dari peredaran pada perangkat lunak DAM dengan beberapa klik mouse.

Hadirkan citra merek yang konsisten

Sistem DAM memastikan aset yang digunakan di setiap titik kontak pelanggan mematuhi standar merek, memperkuat nilai merek Anda, dan menghadirkan citra merek yang konsisten. Ini membantu membangun kepercayaan dan loyalitas dengan pelanggan di berbagai perangkat, outlet media, dan platform pemasaran.

Mempersingkat waktu produksi dan promosi konten

Banyak DAM terintegrasi dengan alat pembuatan konten (misalnya, Adobe Creative Cloud) dan platform otomatisasi pemasaran sehingga tim dapat menemukan aset yang mereka butuhkan secara efisien. Proses pembuatan dan distribusi konten yang efisien membantu Anda menjadi lebih gesit dalam menanggapi perubahan harapan pelanggan dan permintaan pasar.

Aktifkan personalisasi pemasaran yang efektif

Alat DAM terintegrasi dengan sistem martech lainnya untuk mengirimkan konten yang ditargetkan kepada audiens Anda berdasarkan tahap siklus hidup pelanggan mereka dan interaksi waktu nyata dengan merek Anda. Kemampuan ini membantu Anda menciptakan pengalaman pelanggan yang unggul yang memenuhi harapan konsumen saat ini dan mendorong konversi.

Lacak penggunaan aset dan ROI pada pembuatan konten

DAM memungkinkan pemasar untuk melacak distribusi dan kemanjuran aset digital. Anda dapat memanfaatkan wawasan untuk menggandakan pembuatan konten yang hemat biaya dan taktik promosi sambil menghilangkan yang tidak efektif dari strategi Anda. Anda dapat melihat ROI dari upaya pemasaran konten Anda dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.

Apa yang harus dipertimbangkan ketika memilih sistem manajemen aset digital

Sebelum memilih alat DAM, Anda harus memiliki proses pembuatan konten yang terdefinisi dengan baik berdasarkan strategi tata kelola yang komprehensif. Anda juga harus merinci kriteria organisasi untuk sistem DAM dan menentukan siapa yang akan menggunakannya, bagaimana mereka akan menggunakannya, dan tujuan utama yang ingin Anda capai.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

• Jenis aset apa yang perlu Anda kelola?
• Apa tujuan penggunaan aset tersebut?
• Apakah aset tersebut akan digunakan oleh tim internal, pihak eksternal, atau keduanya?
• Format file apa yang harus didukung DAM?
• Bagaimana organisasi Anda akan mengakses, memproses, dan mengarahkan aset?
• Izin dan standar tata kelola apa yang harus dipenuhi aset sebelum dapat dipublikasikan?

Kemudian, buat daftar kemampuan yang Anda butuhkan dari sistem DAM. Ini harus mencakup manajemen alur kerja, pemformatan file, konversi aset, distribusi dan manajemen izin pengguna, metadata dan kemampuan pencarian, manajemen hak digital, tata kelola perusahaan, penyimpanan data, keamanan informasi, kontrol akses, integrasi, serta pelaporan dan analitik.

Perjelas proses perusahaan Anda sebelum memutuskan solusi

Tidak ada solusi DAM satu ukuran untuk semua, jadi jangan berharap perangkat lunak Anda langsung bekerja secara optimal. Bersiaplah untuk menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk mengonfigurasinya agar memenuhi kasus penggunaan, alur kerja internal, dan persyaratan tata kelola Anda. Karena itu, Anda harus mengklarifikasi pertimbangan operasional perusahaan Anda sebelum mengevaluasi pilihan Anda.

Pertama, petakan siklus hidup konten Anda dan proses yang mengambil aset dari ide hingga distribusi. Buat daftar semua tugas dalam alur kerja tipikal di berbagai tahap (misalnya, perencanaan, pembuatan, produksi, aktivasi, dan pengukuran.) Kemudian, isi aktivitas di setiap langkah. Ulangi proses ini untuk setiap jenis aset yang Anda hasilkan untuk memastikan bahwa persyaratan Anda mencakup semua dasar.

Selanjutnya, tentukan peran dan tanggung jawab dengan mengidentifikasi pihak-pihak yang bertanggung jawab dan akuntabel untuk setiap tugas. Ambil kesempatan ini untuk mendapatkan gambaran menyeluruh tentang proses Anda dan lihat bagaimana Anda dapat meningkatkan alur kerja untuk menghilangkan inefisiensi, redundansi, dan kemacetan. Juga, pertimbangkan apakah Anda dapat memasukkan departemen lain dalam alur kerja untuk memfasilitasi kolaborasi dan penyelarasan lintas disiplin.

Manajemen aset digital: Alat penting untuk pemasar konten

Sistem DAM memungkinkan pemasar untuk mengelola koleksi aset digital yang terus bertambah dengan hemat biaya dan memaksimalkan anggaran pembuatan konten mereka. Ini membantu memfasilitasi kolaborasi, merampingkan alur kerja, dan memastikan citra merek yang konsisten di seluruh titik kontak sambil memberikan konten yang relevan kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat untuk pengalaman pelanggan yang luar biasa.