Por qué su proceso de creación de contenido necesita un DAM

Las marcas crean una gran cantidad de activos digitales, como contenido escrito, imágenes y videos, para promocionar sus productos y servicios. Pero, ¿cómo pueden los especialistas en marketing garantizar que los equipos de los diferentes departamentos (por ejemplo, ventas, gestión de productos, relaciones públicas, comunicaciones y socios de agencias) puedan acceder y reutilizar de manera eficiente los activos más recientes?

Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) le brinda control sobre su proceso de creación de contenido y flujos de trabajo de distribución para ahorrar tiempo y dinero al tiempo que garantiza la coherencia de la marca en todos los canales y puntos de contacto. Esto es lo que necesita saber sobre DAM: qué es, por qué necesita uno y cómo elegir un sistema que satisfaga sus necesidades.

¿Qué es la gestión de activos digitales?

El software de gestión de activos digitales permite a los administradores de activos digitales almacenar y organizar una biblioteca de activos digitales y ponerlos a disposición a través de una ubicación centralizada para los empleados de toda la organización. Los equipos pueden encontrar la última versión de cada recurso multimedia, como imágenes, videos, animaciones, archivos PDF y más, junto con notas del equipo de marketing (p. ej., derechos de uso) para optimizar los flujos de trabajo y eliminar los procesos manuales que consumen mucho tiempo.

¿Cómo funciona la gestión de activos digitales?

El objetivo de DAM es entregar el contenido adecuado a las personas adecuadas a través de cualquier canal o dispositivo (casi) en tiempo real, al tiempo que permite a las organizaciones realizar un seguimiento del uso y medir el rendimiento de todos los activos digitales. Para la mayoría de las aplicaciones DAM, un activo se refiere a los medios y sus metadatos (información como el nombre del archivo, el autor, la fecha de creación, los derechos de uso, las tarifas y la voz convertida en texto de un video), que es la clave para hacer que un activo se pueda buscar y usable.

¿Por qué es importante la gestión de activos digitales?

Existen muchos beneficios al implementar software de gestión de activos digitales y configurar flujos de trabajo de gestión de activos digitales. He aquí por qué las empresas invierten en DAM:

Apoyar la colaboración entre equipos internos y externos.

El software DAM permite a terceros, como autónomos y agencias, enviar activos y colaborar con equipos internos para realizar cambios, realizar un seguimiento de las versiones y aprobar creatividades. Puede crear portales personalizados para diferentes entidades externas para que puedan ver y descargar activos específicos sin acceder a todo el repositorio DAM.

Promover el uso eficiente de los recursos digitales existentes

Los administradores de activos digitales pueden agregar metadatos a cada archivo para que los creadores de contenido puedan encontrar los activos adecuados para sus campañas utilizando las capacidades de búsqueda del sistema DAM. Los miembros del equipo no tienen que pasar horas clasificando imágenes, viendo secuencias de video o recreando contenido similar a un activo existente.

Optimice la revisión y aprobación internas

Muchos sistemas DAM ofrecen funciones de gestión de proyectos para facilitar la colaboración y automatizar los flujos de trabajo para que los usuarios puedan enrutar los activos a las partes interesadas adecuadas para su revisión y aprobación. Las funciones de automatización ayudan a minimizar las tareas manuales tediosas y repetitivas al mismo tiempo que eliminan los cuellos de botella y las ineficiencias.

Facilitar el uso de activos en todos los canales

Un sistema DAM ofrece funciones de recorte y edición automáticas o manuales para acelerar la conversión de activos en varios tamaños, relaciones de aspecto y formatos de archivo para que pueda adaptar rápidamente los activos para diferentes plataformas y canales de marketing. También puede convertir activos a diferentes tamaños o formatos de archivo a medida que los descarga.

Garantizar el cumplimiento de los términos de la licencia

Los DAM permiten a los especialistas en marketing tener un mayor control sobre el uso de activos digitales. Por ejemplo, puede evitar que los activos se implementen cuando vence un acuerdo de licencia simplemente estableciendo una fecha de vencimiento o quitándolos de circulación en el software DAM con unos pocos clics del mouse.

Presentar una imagen de marca consistente

Un sistema DAM garantiza que los activos utilizados en cada punto de contacto con el cliente se adhieran a los estándares de la marca, refuercen el valor de su marca y presenten una imagen de marca coherente. Esto ayuda a generar confianza y lealtad con los clientes a través de diferentes dispositivos, medios de comunicación y plataformas de marketing.

Acortar la línea de tiempo de producción y promoción de contenido

Muchos DAM se integran con herramientas de creación de contenido (por ejemplo, Adobe Creative Cloud) y plataformas de automatización de marketing para que los equipos puedan encontrar los activos que necesitan de manera eficiente. El proceso optimizado de creación y distribución de contenido lo ayuda a ser más ágil para responder a las cambiantes expectativas de los clientes y las demandas del mercado.

Permitir una personalización de marketing efectiva

Una herramienta DAM se integra con otros sistemas de martech para entregar contenido específico a su audiencia en función de las etapas del ciclo de vida del cliente y las interacciones en tiempo real con su marca. Esta capacidad lo ayuda a crear una experiencia superior para el cliente que cumple con las expectativas de los consumidores actuales e impulsa las conversiones.

Realice un seguimiento del uso de activos y el ROI en la creación de contenido

Los DAM permiten a los especialistas en marketing realizar un seguimiento de la distribución y la eficacia de los activos digitales. Puede aprovechar los conocimientos para duplicar la creación de contenido rentable y las tácticas de promoción mientras elimina las ineficaces de sus estrategias. Puede ver el ROI de su esfuerzo de marketing de contenido e identificar áreas de mejora.

Qué considerar al elegir un sistema de gestión de activos digitales

Antes de seleccionar una herramienta DAM, debe tener un proceso de creación de contenido bien definido basado en una estrategia de gobierno integral. También debe detallar los criterios de organización del sistema DAM y definir quién lo usará, cómo lo usará y los objetivos principales que desea alcanzar.

Aquí hay algunas preguntas a considerar:

• ¿Qué tipos de activos necesita administrar?
• ¿Cuáles son los propósitos de usar estos activos?
• ¿Los activos serán utilizados por equipos internos, partes externas o ambos?
• ¿Qué formatos de archivo debe admitir el DAM?
• ¿Cómo accederá, procesará y enrutará su organización los activos?
• ¿Qué permisos y estándares de gobierno debe cumplir un activo antes de que pueda publicarse?

Luego, enumere las capacidades que necesita de un sistema DAM. Estos deben incluir la gestión del flujo de trabajo, el formateo de archivos, la conversión de activos, la distribución y la gestión de permisos de usuario, las capacidades de búsqueda y metadatos, la gestión de derechos digitales, el gobierno corporativo, el almacenamiento de datos, la seguridad de la información, el control de acceso, las integraciones y los informes y análisis.

Aclare el proceso de su empresa antes de decidirse por una solución

No existe una solución DAM única para todos, así que no espere que su software funcione de manera óptima desde el primer momento. Esté preparado para invertir el tiempo y los recursos para configurarlo para cumplir con sus casos de uso, flujos de trabajo internos y requisitos de gobierno. Como tal, debe aclarar las consideraciones operativas de su empresa antes de evaluar sus opciones.

Primero, mapee el ciclo de vida de su contenido y los procesos que llevan un activo desde la ideación hasta la distribución. Haga una lista de todas las tareas en un flujo de trabajo típico en varias etapas (por ejemplo, planificación, creación, producción, activación y medición). Luego, complete las actividades en cada paso. Repita este proceso para cada tipo de activo que produzca para asegurarse de que sus requisitos cubran todas las bases.

A continuación, defina los roles y responsabilidades identificando las partes responsables y responsables de cada tarea. Aproveche esta oportunidad para obtener una vista panorámica de sus procesos y ver cómo puede mejorar los flujos de trabajo para eliminar ineficiencias, redundancias y cuellos de botella. Además, considere si podría incluir otros departamentos en los flujos de trabajo para facilitar la colaboración y la alineación interdisciplinaria.

Gestión de activos digitales: una herramienta esencial para los especialistas en marketing de contenido

Un sistema DAM permite a los especialistas en marketing administrar una colección creciente de activos digitales de manera rentable y maximizar su presupuesto de creación de contenido. Ayuda a facilitar la colaboración, agilizar los flujos de trabajo y garantizar una imagen de marca coherente en todos los puntos de contacto, al tiempo que ofrece contenido relevante a las personas adecuadas en el momento adecuado para una experiencia de cliente excepcional.