Manfaatkan Pemetaan Perjalanan Karyawan untuk Retensi Bakat yang Lebih Baik

Pemetaan perjalanan karyawan adalah bagian penting dari proses SDM.

Ini mengungkapkan bagaimana perasaan karyawan Anda tentang organisasi Anda dan bagaimana Anda dapat meningkatkan pengalaman mereka saat mereka bekerja dengan Anda. Pelajari bagaimana Anda dapat memanfaatkan pemetaan perjalanan karyawan untuk meningkatkan retensi bakat di organisasi Anda. Kami telah menguraikan beberapa tip dan template bermanfaat untuk Anda di bawah ini.

Apa itu pemetaan perjalanan karyawan?

Banyak bisnis menggunakan saluran penjualan yang komprehensif dan proses pemikiran desain untuk memetakan pengalaman pelanggan guna meningkatkan retensi pelanggan. Namun, mereka sering lupa bahwa karyawan sama pentingnya dengan bagian dari organisasi sebagai pelanggan. Mengembangkan peta perjalanan karyawan sangat penting untuk mempertahankan bakat berharga di perusahaan Anda.

Laporan Pengoptimalan Bakat 2020 mengungkapkan bahwa tingkat pergantian karyawan dengan kinerja paling tinggi pun sekitar 47%. Pemetaan perjalanan karyawan adalah latihan kunci karena mengungkap "momen yang penting" dalam perjalanan karyawan. Mengoptimalkan momen seperti itu dapat membantu meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan.

Ketika orang-orang di organisasi Anda merasa puas secara emosional dengan pengalaman kerja mereka dan terlibat dalam apa yang mereka lakukan, mereka memberikan upaya yang bebas, yaitu mereka menghabiskan waktu dan usaha ekstra hanya karena mereka menginginkannya. Dengan jumlah karyawan yang lebih besar yang menunjukkan upaya diskresioner, output dan keuntungan perusahaan pasti akan meningkat. Ada juga ketidakpuasan di tempat kerja secara internal karena karyawan senang dan cenderung tidak pergi.

Mari kita lihat beberapa statistik dari pemetaan perjalanan pelanggan untuk mendukung penggunaan pemetaan perjalanan karyawan oleh bisnis.

Sumber

Jika kami mengekstrapolasi data ini ke karyawan, bisnis diharapkan memiliki pengembalian investasi karyawan 54% lebih besar, peningkatan biaya SDM 10 kali lipat, dan perekrutan 3,5 kali lebih banyak dari referensi karyawan.

Selain itu, maraknya pekerjaan jarak jauh berarti menjaga karyawan Anda tetap termotivasi dan terlibat sangat penting sekarang lebih dari sebelumnya. Oleh karena itu, pemetaan perjalanan karyawan adalah alat utama yang harus digunakan oleh manajer SDM di mana pun.

Memahami perjalanan karyawan

Sekarang kita tahu betapa pentingnya peta perjalanan karyawan, mari kita lihat tentang apa itu.

Peta perjalanan karyawan biasanya terdiri dari 10 tahap dasar, atau momen yang penting:

• Sumber dan perekrutan
• Pra-naik pesawat
• Orientasi
• Kompensasi dan keuntungan
• Pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan
• Keterlibatan yang sedang berlangsung
• Perencanaan kinerja, umpan balik, dan ulasan
• Penghargaan dan pengakuan
• Kemajuan
• Memecat, mengundurkan diri, atau pensiun

Saat-saat ini diilustrasikan di bawah ini untuk memberi Anda gambaran yang adil tentang urutan kronologis mereka dalam perjalanan seorang karyawan.

Namun, perhatikan bahwa urutan momen dalam fase "selama masa kerja" tidak harus ditetapkan untuk setiap karyawan. Ini dapat bervariasi untuk karyawan yang berbeda dan kepribadian mereka (yang akan kita bahas nanti). Mari menelusuri peta perjalanan karyawan dan membahas setiap tahapannya secara mendetail.

Sumber dan perekrutan

Sumber dan rekrutmen bagian dari perjalanan karyawan mungkin yang paling penting. Karena ini adalah titik kontak pertama karyawan dengan organisasi Anda, ini adalah kunci untuk mengembangkan citra merek perusahaan. Sejak awal, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda adalah organisasi yang peduli dan menghargai karyawannya.

Pengadaan dan rekrutmen terdiri dari penyelenggaraan pameran karir dan rekrutmen di berbagai universitas dan memasang iklan lowongan kerja di media digital atau cetak. Atau, itu juga bisa menjadi rujukan dari mulut ke mulut oleh salah satu karyawan Anda saat ini kepada calon karyawan. Dorongan rekrutmen yang baik, iklan pekerjaan, atau rujukan karyawan adalah salah satu yang menghasilkan banyak pendaftaran oleh calon kandidat. Ini adalah kisah menarik dari karyawan saat ini, yang dihasilkan dari pemetaan perjalanan karyawan yang mengarah ke hal ini.

Langkah ini juga melibatkan seluruh proses seleksi dan wawancara kandidat dan komunikasi yang terjadi antara perwakilan dari HR dan departemen lain tempat kandidat melamar. Anda dapat memastikan proses rekrutmen yang lancar dengan mendefinisikan dan mengomunikasikan deskripsi pekerjaan, peran dan tanggung jawab, kriteria seleksi, dan tenggat waktu lamaran secara jelas kepada calon kandidat. Penting juga untuk menindaklanjuti kandidat ini, menjadwalkan wawancara tepat waktu, dan memastikan tidak ada kesalahan langkah dalam proses wawancara.

Pra-naik pesawat

Pre-boarding membantu menenangkan kecemasan memulai pekerjaan baru. Kenalkan karyawan Anda yang baru direkrut dengan semua detail yang diperlukan dari tempat kerja baru mereka. Di manakah lokasi kantor? Di mana lokasi pin di Google Maps? Dimana tempat parkirnya? Apa aturan berpakaian yang dapat diterima? Anda dapat menyiapkan manual ringkas bagi karyawan baru untuk memberi mereka gambaran tentang apa yang harus mereka harapkan dari minggu pertama pekerjaan mereka. Namun, cobalah untuk tidak terlalu berlebihan. Beberapa tips cepat saja sudah cukup.

Orientasi

Onboarding adalah di mana karet menyentuh jalan. Di sinilah karyawan Anda mendapatkan rasa sebenarnya dari sifat pekerjaan dan lingkungan kerja. Apakah Anda membuat karyawan baru Anda duduk di meja yang kemudian ditempati oleh orang lain? Apakah laptop mereka mengalami masalah dan mereka tidak dapat mulai bekerja selama dua hari? Apakah tim mereka menyambut mereka dengan hangat? Hal-hal ini mungkin tampak sepele tetapi hal-hal kecil itu benar-benar penting dalam hal bagaimana perasaan seseorang tentang bekerja di perusahaan Anda.

Dengan tren budaya kerja jarak jauh yang berkembang pesat, orientasi menjadi lebih penting. Anda harus menjadwalkan sesi pemecah kebekuan dan orientasi virtual dengan karyawan baru dan anggota tim mereka. Hal ini membuat para pekerja baru lebih terbiasa dengan orang-orang yang seharusnya bekerja dengan mereka. Mereka juga mendapatkan gambaran tentang bagaimana informasi tugas dan pelaporan mengalir di dalam dan di antara tim.

Anda dapat merancang proses orientasi yang mulus dengan mensurvei karyawan terbaru Anda tentang kekurangan dalam proses orientasi saat ini (jika Anda memiliki kecepatan, yaitu). Pastikan untuk bertanya kepada mereka tentang apa yang berhasil atau tidak bekerja dengan baik untuk mereka. Ini akan mengungkapkan pola kekuatan dan kelemahan proses orientasi Anda dan memungkinkan Anda untuk mempertahankan atau membuang praktik.

Kompensasi dan keuntungan

Sementara jabatan yang bagus atau nama majikan yang bereputasi sangat menarik bagi resume karyawan, gaji yang cukup juga diperlukan. Karyawan tidak ingin menghabiskan lebih dari apa yang mereka peroleh untuk suatu pekerjaan. Sebelum karyawan memulai pekerjaan baru di perusahaan Anda, pastikan untuk mengomunikasikan paket kompensasi dan tunjangan dengan jelas kepada mereka. Tutupi semua biaya yang harus mereka keluarkan untuk memulai pekerjaan baru mereka dan cobalah untuk tidak terus-menerus mengubah kebijakan tunjangan.

Pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan

Selain budaya perusahaan yang hebat, jika pekerjaan di organisasi Anda tidak cukup menantang untuk mendorong pembelajaran dan pengembangan yang berkelanjutan, karyawan mungkin mulai mencari peluang lain di Glassdoor atau LinkedIn selama istirahat makan siang.

Agar perjalanan karyawan tetap memuaskan dan menantang, Anda dapat merancang sasaran bulanan, triwulanan, atau setengah tahunan untuk mereka. Tujuan-tujuan ini dapat berfokus pada membangun keterampilan yang berbeda. Misalnya, Anda dapat meminta Rekanan Pemasaran Digital untuk mengikuti kursus Google Analytics atau SEMRush selama bulan pertama mereka, merancang kampanye iklan yang dioptimalkan untuk SEO di bulan kedua, dan mengubah seluruh strategi pemasaran setelah enam bulan.

Budaya pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan memastikan bahwa karyawan Anda tidak menabrak tembok dan mengundurkan diri dari pekerjaan karena kurangnya kegembiraan setiap hari.

Keterlibatan yang sedang berlangsung

Keterlibatan berkelanjutan berkaitan dengan aktivitas sosial karyawan Anda. Apakah anggota tim bergaul dengan baik satu sama lain dan pergi keluar untuk minum kopi setelah bekerja, atau apakah mereka hanya mengemasi tas mereka dan bergegas ke rumah mereka segera setelah jam menunjukkan pukul 5 sore?

Pernahkah Anda melihat seorang karyawan yang tidak nongkrong atau berpartisipasi dalam aktivitas kerja Anda seperti yang lainnya? Siapa saja yang makan siang sendirian dan sering terlihat pendiam? Ini mungkin terdengar seperti cuplikan dari buku harian seorang remaja yang kesepian. Tetapi "penerimaan sosial" adalah kebutuhan yang valid dalam hierarki kebutuhan manusia dan juga berlaku untuk karyawan Anda. Bagaimanapun, mereka menghabiskan sebagian besar hari mereka di kantor Anda.

Ini adalah tanggung jawab manajer SDM untuk memastikan bahwa karyawan mereka merasa diterima, diakui, dan dihargai di tempat kerja mereka dan oleh rekan-rekan mereka. Terlepas dari betapa cocoknya mereka untuk pekerjaan itu, jika seorang karyawan tidak merasakan hubungan sosial dengan orang-orang di tempat kerja mereka, mereka kemungkinan besar akan pergi ke tempat di mana mereka merasa lebih nyaman.

Perencanaan kinerja, umpan balik, dan ulasan

Tidak ada yang suka menyia-nyiakan waktu mereka dengan sia-sia. Tanpa visi yang jelas dalam pikiran, karyawan hanya merasa terganggu, kehilangan motivasi, dan jengkel. Ketika seseorang bergabung dengan organisasi Anda, Anda harus mengomunikasikan tujuan mereka dengan jelas dan memberi mereka waktu yang praktis untuk mencapainya. Jangan berharap manajer media sosial melaporkan lonjakan 1K+ di Twitter perusahaan Anda setelah lebih dari dua minggu.

Setelah Anda menetapkan tujuan untuk setiap karyawan dan menetapkan kerangka waktu bagi mereka untuk mencapai tujuan ini, Anda dapat meninjau kemajuan mereka. Ini dapat dilakukan setiap triwulan, setengah tahunan, atau tahunan.

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan saat merencanakan tinjauan kinerja dan umpan balik:

• Siapa yang meninjau karyawan? Manajer lini langsung atau Direktur departemen?
• Seperti apa proses peninjauannya? Metrik output atau produktivitas mana yang menjadi fokusnya?
• Apakah ulasannya lebih kualitatif atau kuantitatif?
• Apa periode pengulangan tinjauan?
• Umpan balik seperti apa (positif atau negatif) yang diperoleh karyawan?
• Apa penyebab umpan balik yang mereka terima?
• Bagaimana cara karyawan meningkatkan kinerjanya?
• Apakah ada kekurangan dalam proses review itu sendiri? Bagaimana itu bisa ditingkatkan?

Penghargaan dan pengakuan

Seorang karyawan yang bekerja selama sembilan jam setiap hari tetapi tidak mendapatkan pujian yang layak bahkan setelah bertahun-tahun pasti memiliki pengalaman karyawan yang negatif di tempat kerja Anda. Karyawan berharap untuk melihat sesuatu yang keluar dari kerja keras mereka. Ini memerlukan pengakuan verbal, terkadang moneter untuk nilai yang mereka berikan. Seharusnya tidak hanya oleh anggota tim langsung dan pemimpin mereka, tetapi juga oleh eksekutif tingkat atas.

Karyawan harus tahu bahwa kerja keras mereka diakui dan dihargai; bahwa mereka menciptakan dampak. Membuat pesta untuk seorang karyawan setelah setiap lima tahun adalah bagian yang mudah. Ini benar-benar pengakuan atas kerja keras dan produktivitas harian mereka yang membantu mereka merasa positif tentang posisi mereka di sebuah perusahaan.

Kemajuan

Kemajuan atau promosi dalam karier adalah momen penting lainnya dalam perjalanan seorang karyawan. Ini meyakinkan mereka bahwa mereka maju dalam profesi mereka dan telah memperoleh keterampilan dan pengalaman yang cukup selama bertahun-tahun untuk mencapai posisi ini.

Namun, seorang profesional SDM juga harus memastikan bahwa karyawan yang bersangkutan menerima orientasi yang memadai saat mereka dipromosikan ke jabatan baru. Sinkronisasi intra-tim dan antar-tim penting untuk memastikan bahwa karyawan yang dipromosikan mengetahui tujuan perusahaan yang menyeluruh dan dapat mengembangkan tujuan tim berdasarkan itu. Penting juga untuk mendiskusikan bagaimana rutinitas harian karyawan berubah setelah promosi.

Memecat, mengundurkan diri, atau pensiun

Langkah ini mengakhiri perjalanan karyawan di organisasi Anda, meskipun banyak yang berpendapat bahwa mantan karyawan berdampak pada bisnis Anda bahkan setelah mereka pergi. Jawabannya terletak pada rujukan dan bagaimana keluarnya mereka berdampak pada anggota tim lainnya - tanggung jawab dan beban kerja mereka. Anda perlu memastikan bahwa pengetahuan, sumber daya, dan kredensial masuk mereka diteruskan kepada mereka yang menggantikannya.

Terakhir, seberapa mudah proses offboarding bagi seseorang yang pensiun, mengundurkan diri, atau dipecat dari kantor Anda? Apakah dingin dan mencerminkan bahwa Anda telah membakar jembatan dengan karyawan Anda? Atau apakah itu hangat dan pribadi?

Usahakan agar wawancara keluar tidak hanya asal-asalan tetapi mengidentifikasi alasan sebenarnya mengapa karyawan tersebut harus pergi. Apakah itu ketidaksesuaian antara deskripsi pekerjaan dan keahlian karyawan? Apakah itu budaya perusahaan? Apakah mereka menemukan pekerjaan dengan gaji yang lebih baik? Jika pensiun, seberapa puaskah mereka selama bertahun-tahun bekerja di perusahaan Anda?

Bagaimana merancang peta perjalanan karyawan yang sempurna

Sekarang setelah kita mengetahui langkah-langkah dalam peta perjalanan karyawan, mari kita pelajari cara membuatnya. Ada empat langkah dasar untuk membuat peta perjalanan karyawan.

1. Segmentasikan karyawan Anda

Perjalanan setiap karyawan berbeda-beda. Hal ini didasarkan pada kualifikasi mereka, keahlian, ciri-ciri kepribadian, tingkat kompensasi, dan kebutuhan internal dan driver mereka. Untuk alasan ini, penting untuk mengelompokkan karyawan Anda ke dalam persona yang berbeda dan mengembangkan peta perjalanan karyawan yang cocok untuk setiap persona. Ini semua tentang masuk ke dalam kepala karyawan Anda dan menemukan apa yang memotivasi mereka dan apa yang menahan mereka.

Anda dapat memberikan nama untuk setiap persona, misalnya Jane the Solutions Consultant. Anda bahkan dapat menambahkan detail seperti usia Jane, alamatnya, profil pekerjaannya, ambisi kariernya, dan perilakunya dengan rekan-rekannya.

Anda dapat menggunakan template persona karyawan untuk memandu Anda dalam proses pembuatan persona.

Sumber

2. Tetapkan perjalanan untuk setiap persona karyawan

Setelah Anda selesai menyusun persona karyawan, Anda perlu membawa setiap karyawan Anda melalui aktivitas pemetaan perjalanan. Di sinilah langkah-langkah yang kami identifikasi di atas masuk. Tanyakan kepada karyawan Anda tentang pengalaman mereka di tempat kerja saat mereka melewati setiap langkah. Anda dapat mengambil bantuan survei keterlibatan karyawan untuk melakukannya. Anda dapat memilih apakah Anda ingin merahasiakan survei atau tidak, meskipun karyawan diharapkan memberikan jawaban yang lebih jujur ​​untuk survei anonim.

Setelah Anda memiliki jawabannya, benar-benar fokus pada apa yang karyawan Anda coba sampaikan kepada Anda. Jangan mengesampingkan kutil apa pun di sistem Anda. Bahkan jika itu hanya satu mata rantai yang rusak, itu harus segera diperbaiki atau dapat merusak seluruh rantai.

Selain itu, petakan status emosional karyawan Anda di setiap tahapan yang diidentifikasi di atas. Mungkin, Jane, Konsultan Solusi memiliki pengalaman rekrutmen yang luar biasa, tetapi dia benar-benar ditinggalkan sendirian selama proses orientasi dan memutuskan untuk berhenti nanti.

Saat membuat peta perjalanan karyawan, Anda juga dapat menyertakan aspek lain yang memengaruhi perjalanan karyawan seperti tujuan, titik kontak, hambatan, dan motivator mereka. Di bawah ini adalah template peta perjalanan karyawan untuk referensi Anda:

Sumber

3. Identifikasi momen-momen penting dalam setiap perjalanan

Satu hal yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa karyawan yang berbeda memberikan preferensi yang berbeda untuk tahapan yang berbeda dalam siklus hidup karyawan. Misalnya, untuk beberapa karyawan, orientasi yang sulit mungkin tidak seburuk peluang nol dalam pertumbuhan profesional. Anda benar-benar perlu mencari tahu apa tantangan terakhir bagi seorang karyawan. Motivator, hambatan, dan status emosional seorang karyawan dapat membantu mengungkap hal ini.

Sekarang setelah Anda memiliki seluruh profil pengalaman karyawan dan pendukung mereka, Anda dapat dengan mudah menyoroti area yang perlu ditingkatkan. Perhatikan bahwa ini adalah pengalaman karyawan yang netral dan negatif yang ingin kami temukan dan perbaiki di sini. Adapun yang positif, tanyakan kepada karyawan Anda apa yang membuat mereka bahagia sehingga Anda tahu apa yang berhasil dan kebijakan mana yang harus dipegang.

4. Tetapkan pengukuran untuk setiap tahap perjalanan karyawan

Setelah mengambil tindakan yang diinginkan, ukur apakah dan bagaimana pengalaman karyawan telah meningkat.

Berikut adalah beberapa metrik yang dapat Anda lacak:

• Absensi dan Tingkat Perputaran Karyawan
• Skor Promotor Bersih Karyawan (NPS)
• Keterlibatan karyawan
• Tarif Penawaran Penerimaan
• Keterlibatan Perjalanan Orientasi
• Pengembangan pribadi

Anda juga dapat memilih metrik kepuasan dan keterlibatan karyawan yang berbeda untuk dipantau berdasarkan apa yang ingin Anda capai.

Perjalanan karyawan yang positif adalah perjalanan perusahaan yang positif

Pemetaan perjalanan karyawan tidak hanya bermanfaat bagi pengembangan profesional dan pribadi karyawan, tetapi juga untuk kesuksesan organisasi. Pengalaman utama karyawan Anda adalah pengalaman yang harus Anda lacak untuk mengukur keberhasilan perusahaan Anda dalam perolehan dan retensi bakat.

Jika Anda rajin mengikuti teknik pemetaan perjalanan karyawan dan menghargai sentimen karyawan Anda, Anda pasti akan mempertahankan bakat paling luar biasa di organisasi Anda dan menurunkan biaya penggantian dan rekrutmen karyawan.