Kami berinvestasi dalam asuransi karena suatu alasan: Untuk melindungi masa depan kami dan untuk mempersiapkan diri kami menghadapi saat-saat sulit yang tak terhindarkan dalam hidup. Organisasi Anda dapat mengasuransikan masa depannya juga dengan pembelian paket asuransi literal, dan pembuatan strategi keamanan dan komunikasi yang jelas. Ini dapat membantu Anda memperkirakan tujuan waktu pemulihan (RTO) organisasi Anda dengan lebih baik, atau jumlah waktu yang diperlukan untuk membuat organisasi Anda aktif kembali dan berjalan.
Untuk organisasi nirlaba, bencana bisa berupa apa saja, mulai dari pemberitaan yang buruk hingga gempa bumi. Tergantung pada jenis bencananya, pertama-tama kami akan memandu Anda tentang cara menstabilkan situasi Anda. Kemudian, kita akan membahas langkah-langkah untuk berkomunikasi dengan publik untuk mengamankan kesehatan dan reputasi organisasi Anda.
Bagian I: Keamanan dan Stabilitas
Ada beberapa jenis bencana yang mungkin dihadapi organisasi Anda selama masa pakainya, semuanya dengan tingkat keparahan yang berbeda. Kami akan membahas tiga kategori kemunduran yang berbeda untuk membantu Anda mempertimbangkan bagaimana pendekatan akan berbeda dalam setiap situasi.
Untuk memberi Anda struktur yang berguna untuk bekerja melalui skenario ini, kami telah mengelompokkan kemungkinan bencana yang menjadi perhatian terbesar organisasi Anda dengan cara berikut: Hubungan Masyarakat (PR), Kegagalan Sistem atau Pelanggaran Keamanan, dan Bencana Alam dan Perampokan . Seperti halnya bencana apa pun, keselamatan tim Anda adalah yang paling penting dan harus dipastikan sebelum Anda memulai protokol eksternal apa pun. Kemudian Anda dapat melihat langkah selanjutnya yang perlu Anda ambil untuk menstabilkan situasi dan berkomunikasi dengan publik.
Bencana PR
Bergantung pada perspektif Anda, ini adalah skenario bencana yang tidak terlalu ekstrem dalam artian kemungkinan tidak memengaruhi keselamatan fisik setiap individu yang terkait dengan organisasi Anda. Namun, kata "bencana" masih berlaku, karena insiden PR yang benar-benar membawa bencana berpotensi merusak reputasi organisasi Anda secara permanen, dan dengan demikian menghentikan kemampuan organisasi Anda untuk menjalankan misinya dan kehidupan yang terkait dengannya.
Bencana hubungan masyarakat biasanya berasal dari tindakan anggota staf individu atau afiliasi atau organisasi Anda sendiri. Namun, mereka juga dapat muncul ketika individu atau entitas di luar organisasi Anda secara terbuka mengejek atau menyalahkan organisasi Anda. Bencana PR juga dapat terjadi ketika merek Anda bersalah karena asosiasi, atau secara langsung bertanggung jawab atas insiden yang berasal dari pers yang buruk, menurut artikel fastcompany.com baru-baru ini.
Saat ini, kesalahan manusia di media sosial adalah contoh dari bentuk bencana PR yang lebih umum. Pada tahun 2011, tweet tentang konsumsi alkohol yang ditujukan untuk akun pribadi di-tweet dari akun Palang Merah Amerika. Sebagai balasan, mereka menghapus tweet dan menanggapi pengikut mereka dengan bercanda, dengan mengatakan, "Kami telah menghapus tweet nakal tetapi yakinlah Palang Merah sadar dan kami telah menyita kuncinya." Dalam hal ini, Palang Merah Amerika memberikan contoh yang baik untuk pulih dari insiden semacam itu dan mengingatkan kita akan beberapa tip penting.
Dalam kasus seperti ini, penting untuk merespons dengan cepat dan dengan perasaan tenang. Untuk mencapai ini, pertimbangkan tips ini:
- Waktu respons yang cepat penting untuk membantu mengurangi intensifikasi negatif dari masalah ini.
- Akui dan akui kesalahan untuk mendapatkan kembali dukungan dan kepercayaan.
- "Kami tidak tahu saat ini," atau "Kami sedang mengerjakannya," selalu lebih baik daripada diam.
- Tunjukkan sisi kemanusiaan organisasi Anda untuk membangun landasan bersama.
- Jangan takut untuk mengolok-olok diri sendiri. Gunakan humor saat yang tepat untuk melewati situasi.
Organisasi Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk membantu mencegah terjadinya masalah PR ini.
- Gunakan perangkat lunak untuk membantu mengotomatisasi proses bila memungkinkan dan menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia.
- Berikan pelatihan dan panduan media sosial kepada seluruh staf Anda untuk digunakan di halaman mereka sendiri. Staf Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang informasi apa yang bersifat rahasia dan apa yang dapat mereka rasa berdaya untuk berbagi dengan jaringan mereka.
- Tinjau protokol untuk menangani informasi sensitif dengan staf mana pun yang secara langsung bertanggung jawab atas komunikasi luar organisasi Anda termasuk media sosial, perangkat lunak manajemen media sosial, buletin email, surat langsung, dan situs web Anda.
Kegagalan Sistem dan Bencana Pelanggaran Keamanan
Kegagalan sistem dan bencana pelanggaran keamanan menimbulkan ancaman serius bagi organisasi Anda. Mereka dapat terjadi secara terpisah, atau juga sebagai gejala bencana alam atau perampokan. Dalam kasus pemulihan data dan kegagalan sistem, lebih sedikit yang dapat dilakukan setelah krisis. Menerapkan tindakan pencegahan sangat penting untuk mengatasi badai teknis dan menyimpan data yang berharga bagi organisasi Anda dan bagi donor Anda. Tech Impact, sebuah organisasi nirlaba yang membantu organisasi nirlaba dan komunitas lainnya menavigasi teknologi untuk melayani tujuan mereka dengan lebih baik, merekomendasikan untuk bersiap menghadapi kegagalan sistem dengan cara berikut:
Kegagalan Sistem
- Tetap terhubung dengan tim TI organisasi Anda dan kebutuhan perangkat keras untuk memahami berapa lama perangkat keras akan bertahan dan kapan perbaikan atau penggantian mungkin perlu dilakukan untuk setiap bagian. Misalnya, Anda harus tahu berapa banyak waktu yang dimiliki server Anda sebelum perlu diganti.
- Siapkan anggaran untuk bencana sistem. Saat Anda membutuhkan server baru, Anda tidak ingin harus menunda proses pemulihan dengan memindahkan uang.
- Pertimbangkan alternatif perangkat keras berbiaya rendah, seperti pindah ke cloud sehingga organisasi Anda tidak terlalu bergantung pada perangkat keras jika terjadi bencana.
- Identifikasi data apa yang penting untuk operasi Anda dan kembangkan rencana untuk mengambil data penting ini. Tujuan titik pemulihan Anda atau (RPO) adalah seberapa jauh Anda perlu memulihkan data untuk melanjutkan operasi normal Anda.
- Lengkapi pencadangan reguler.
- Miliki server cadangan—mirip dengan generator cadangan—yang mengambil alih jika terjadi kegagalan server.
Selain kegagalan sistem, bencana teknologi juga dapat berupa pelanggaran keamanan organisasi Anda. Untuk mengamankan donasi, Anda sering mengumpulkan informasi sensitif dari donatur. Bagaimana jika informasi sensitif itu terancam? Bagaimana hal itu memengaruhi hubungan Anda dengan para donor? University of California, San Diego, merekomendasikan praktik berikut untuk membantu menghindari pelanggaran dalam keamanan organisasi Anda.
Pelanggaran Keamanan
- Lindungi informasi sensitif dan hak milik dan pastikan itu tidak dapat diakses oleh publik melalui Internet.
- Gunakan kata sandi yang kuat dan samar dan kata sandi yang berbeda untuk akun yang berbeda.
- Rusak dokumen kertas dengan informasi pribadi yang sensitif.
- Bersihkan hard drive sebelum dibuang.
- Mintalah para profesional terlatih secara teratur memeriksa kerentanan yang mungkin dieksploitasi oleh peretas.
Bencana Alam dan Perampokan
Meskipun keadaannya sangat berbeda, baik bencana alam maupun perampokan sama sekali di luar kendali organisasi Anda dan dapat sangat merusak kesehatan organisasi Anda. Badai, banjir, tornado, gempa bumi, kebakaran, pemadaman listrik, dan perampokan bersenjata adalah contoh situasi yang mungkin perlu disiapkan organisasi Anda. Protokol keamanan dalam menanggapi masing-masing mengikuti struktur yang sama.
Jika organisasi Anda terkena dampak bencana alam atau perampokan, Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda sudah memiliki rencana keselamatan. Rencana ini harus dikomunikasikan kepada semua anggota staf dan ditegakkan secara teratur dengan menggunakan kuis atau latihan. Meskipun peristiwa ini tidak mungkin dicegah, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi dampaknya dan membantu organisasi Anda mengatasi badai.
- Buat pengikat pengaman. Kumpulkan semua nomor kontak darurat yang penting dan pohon telepon karyawan dan simpan binder di lokasi yang mudah diakses setiap saat.
- Latih staf Anda pada langkah fisik apa pun yang perlu diambil jika terjadi keadaan darurat, seperti strategi keluar dan lokasi pertemuan.
- Setelah keamanan fisik tim Anda ditetapkan, pertimbangkan hal-hal penting apa yang dibutuhkan organisasi Anda agar dapat terus berfungsi. Internet? Surel? Telepon? Lokasi yang aman?
Ketika Anda meluangkan waktu untuk mempertimbangkan berbagai jenis bencana sebelumnya, Anda menghemat waktu, sumber daya, dan bahkan nyawa yang berharga bagi organisasi Anda. Saat Anda merencanakan ke depan, penting juga untuk menentukan dana apa, jika ada, yang diperlukan untuk melaksanakan langkah-langkah ini jika terjadi keadaan darurat. Jumlah waktu yang diperlukan untuk memulihkan banyak kaitannya dengan dana yang tersedia. Jika Anda memesan anggaran untuk keadaan darurat, organisasi Anda akan memiliki garis hidup untuk memastikan langkah-langkah tindakan yang diperlukan yang diuraikan di atas dan di bawah dapat segera diambil.
Bagaimana organisasi Anda membagikan praktik internal ini kepada publik penting untuk membantu menjaga reputasi organisasi Anda dan menjaga hubungan positif dengan pendukung Anda. Lengkapi daftar periksa komunikasi berikut untuk mempersiapkan organisasi Anda berkomunikasi dengan publik tentang bencana apa pun.
Bagian II: Daftar Periksa Komunikasi
Penampilan adalah segalanya. Jika organisasi Anda diam, atau tampak kurang informasi atau tidak siap untuk membuat pernyataan, reputasi Anda di antara pendukung Anda akan menurun, yang kemungkinan akan mengakibatkan penurunan kontribusi keuangan.
Untuk mencegah hal ini, organisasi Anda perlu tampil setenang mungkin dan terinformasi sebanyak mungkin dalam menghadapi krisis. Ingat, bukan bagaimana Anda jatuh, melainkan bagaimana Anda bangkit kembali. Tinjau daftar periksa ini, yang terinspirasi oleh artikel Joanne Fritz “6 Tip Untuk Perencanaan Krisis yang Efektif,” untuk memahami pekerjaan apa yang dapat Anda lakukan sebelum, selama, dan setelah keadaan darurat untuk membuat organisasi Anda kembali berdiri secepat mungkin. Lengkapi daftar periksa ini untuk membantu memperkuat hubungan Anda dengan para donor dan pendukung di tengah krisis dan untuk menahan bencana sebanyak mungkin.